Debido a que a menudo se usa con fines personales e informales, escribir un correo electrónico formal puede resultar abrumador. Sin embargo, si tiene que escribir un correo electrónico formal a un maestro, jefe, socio comercial, agencia gubernamental u otra persona que necesite formalidad, simplemente siga estas sencillas pautas. Exprese su punto de manera breve y clara, y siga las reglas de redacción, estilo y formato de carta formal. Finalmente, verifique y corrija su correo electrónico antes de enviarlo.
Paso
Método 1 de 3: formateo del correo electrónico
Paso 1. Utilice una dirección de correo electrónico profesional
Idealmente, la dirección de correo electrónico es una variación de su nombre real, no un nombre de usuario o apodo. Utilice puntos, guiones o guiones bajos, sin números ni otras letras, si es posible.
Por ejemplo [email protected] parecería poco profesional. Mientras tanto, [email protected] sería más apropiado para usar
Paso 2. Utilice una fuente profesional
La mayoría de los servicios de correo electrónico actuales le permiten escribir en una variedad de fuentes y textos. Sin embargo, para los correos electrónicos oficiales, es mejor ceñirse a fuentes oficiales como Times New Roman y Arial. Evite las fuentes decorativas como Comic Sans o Old English. Además de:
- Escriba su correo electrónico con una fuente fácil de leer, como el tamaño 12.
- Evite la escritura especial como cursiva, negrita o fuentes multicolores a menos que se adapte al contenido y propósito del correo electrónico.
- No escriba el correo electrónico completamente en mayúsculas. Escribir así hará que parezca que le estás gritando al destinatario.
Paso 3. Asigne al correo electrónico un título (asunto) breve y preciso
Utilice algunas palabras clave que se relacionen con el contenido del correo electrónico en el título. Esto ayudará a evitar que el destinatario ignore su correo electrónico. Los correos electrónicos enviados sin un título o con un título oscuro parecerán poco importantes para el destinatario.
- Los títulos de correo electrónico como "Preguntas rápidas", "Contactando contigo" o "Asuntos importantes" aparecerán oscuros para el destinatario.
- Mientras tanto, el título del correo electrónico "Programación, lista de invitados, invitación al almuerzo y resumen de la reunión del 12 de marzo" parecería demasiado largo y contendría varios temas a la vez.
- Por otro lado, el título del correo electrónico "Reunión sobre daños en escaleras mecánicas el 12 de marzo" es bastante breve y claro. Este título puede brindarle al destinatario una descripción general del tema principal, así como una fecha clara.
Método 2 de 3: redacción de contenido
Paso 1. Utilice un saludo apropiado
Siempre comience un correo electrónico formal con un saludo. Puede escribir el nombre del destinatario directamente (si lo sabe). Complete el nombre del destinatario con su título o cargo (Sr., Sra., Dr., etc.). También puede escribir "Estimado" antes del nombre y cargo del destinatario si lo prefiere.
- Si no conoce el nombre del destinatario del correo electrónico, simplemente escriba "Estimado señor / señora" o "A las partes interesadas".
- No use "Hola" o "Hola" u otros saludos informales.
Paso 2. Preséntese en el primer párrafo (si es necesario)
Si le está escribiendo a alguien con quien nunca antes se ha puesto en contacto, como un cliente nuevo, un gerente de recursos humanos o un funcionario gubernamental, preséntese y explique por qué está enviando un correo electrónico. Escriba esto en la primera o segunda oración de su correo electrónico.
Por ejemplo, al enviar una solicitud de empleo por correo electrónico, puede escribir: "Mi nombre es Maria Isabella. Me comuniqué con usted para solicitar un trabajo como asistente administrativa anunciado en el sitio web JobXYZ.com"
Paso 3. Priorice la información más importante
Después de presentarse y declarar su propósito principal para enviar el correo electrónico, puede continuar con el cuerpo del correo electrónico. Enumere la información más importante en la parte superior. De esa manera, apreciará más el tiempo del destinatario y aclarará el propósito del correo electrónico.
Al escribir un correo electrónico a un funcionario del gobierno, por ejemplo, puede comenzar con: "Mi nombre es Maria Isabella. Obtuve su dirección de correo electrónico del sitio web oficial del Tribunal Municipal de Salatiga. Le envío esta carta para expresar mi objeción al boleto que recibí el 29 de febrero de 2015"
Paso 4. Vaya directamente al punto de la letra
En una carta formal, puede expresar su punto directamente. Una pequeña charla solo confundirá al lector y hará que le resulte difícil entender lo que usted necesita o necesita de ellos.
- Por ejemplo, al escribir una carta a un profesor en el campus, no es necesario dar vueltas y vueltas y escribir cosas como: "Soy María Isabella. ¿Me conoces? Química 221 es mi curso favorito en este momento porque tu Los materiales didácticos están muy bien organizados. Por lo tanto, siempre puedo seguir y saber qué se evaluará. Con respecto al examen, recuerdo el próximo examen ".
- Por otro lado, escribir un correo electrónico como este podría aclarar: "Soy María Isabella. Soy una estudiante de Química 221 y quería contarte sobre un posible choque de horarios de exámenes".
Paso 5. Escribe un correo electrónico corto
Si bien no hay un límite de longitud específico, es una buena idea hacer un correo electrónico tan largo como una computadora portátil o la pantalla de una computadora.
Si su correo electrónico es lo suficientemente largo, divídalo en varios párrafos cortos. Deje una línea en blanco entre cada párrafo en lugar de escribirlo con sangría
Paso 6. Utilice el idioma oficial
Dado que los correos electrónicos formales se crean con fines profesionales, debe causar una buena impresión. Use oraciones completas y frases educadas. Evite lo siguiente:
- Jerga
- Abreviaturas innecesarias
- Uso de emoticonos y emoji
- Palabras irrespetuosas
- Broma
Paso 7. Utilice un saludo de cierre apropiado
Al igual que los saludos de apertura, existen varias opciones para los saludos de cierre que se pueden utilizar en cartas formales. Asegúrese de incluir su nombre completo y título, así como cualquier otro título (si corresponde). Ejemplos de saludos finales que se pueden utilizar incluyen:
- "Atentamente,"
- "Atentamente,"
- "Gracias,"
- "Saludos,"
- "Tu estudiante,"
Método 3 de 3: Preparación para enviar cartas
Paso 1. Incluya los archivos adjuntos necesarios
Si debe incluir un archivo adjunto, asegúrese de incluirlo en el cuerpo del correo electrónico para que las personas que lo lean puedan verlo. Intente limitar la cantidad de archivos adjuntos y tamaños de archivo, y utilice tipos de archivos comunes y ampliamente utilizados.
Por ejemplo, incluya un aviso como "Adjunto una copia en PDF de mi curriculum vitae y mi carpeta de trabajos"
Paso 2. Mejore el contenido, la ortografía y la gramática del correo electrónico
No confíe únicamente en los servicios de correo electrónico para detectar sus errores ortográficos y gramaticales. Lea su correo electrónico en voz alta o pídale a alguien que lo revise y lo corrija. De esa manera, puede encontrar fácilmente errores ortográficos y oraciones poco claras.
Paso 3. Asegúrese de que su correo electrónico no contenga información confidencial
Recuerde siempre que el correo electrónico no es una forma segura de comunicarse. Tenga en cuenta que los servidores de correo electrónico pueden ser pirateados o que el destinatario puede compartir, de forma intencionada o no, información que usted no desea revelar.
