Al planificar una reunión, debe comunicar toda la información relevante de forma clara y concisa. Debe proporcionar una descripción de la hora, el lugar y el tema de discusión. También es posible que deba tomar notas si se necesitan preparativos o materiales para la reunión. Independientemente del medio que utilice, correo electrónico o aplicación de Outlook, asegúrese de que se transmita la información importante para que todos los invitados la sepan y puedan predecir a qué se enfrentarán.
Paso
Método 1 de 3: escribir materias fuertes
Paso 1. Escriba un tema breve y relevante con la fecha y el tema de la reunión
Escribir estas cosas en el cuadro de asunto permite a los invitados comprender la hora y el tema de la reunión sin tener que abrir el correo electrónico. Por ejemplo, podría escribir "Reunión 01/03: nuevas pautas para la presentación de informes".
Advertencia:
Si no escribe un tema de reunión, las personas pueden responder para preguntar si la reunión es relevante para su departamento o si deberían asistir. ¡Así que asegúrese de escribir el tema de la reunión!
Paso 2. Solicite la confirmación de asistencia en el cuadro de asunto
Si debe saber quién va a asistir, solicite confirmación en el cuadro de asunto. De esa manera, los lectores sabrán que deben responder lo más rápido posible incluso si no han abierto el correo electrónico. Puede escribir: "Reunión de recursos humanos del viernes 10/06, confirme pronto".
También puede escribir "Responda: reunión de RR. HH. 10/06"
Paso 3. Si la reunión es urgente, escríbalo en el cuadro de asunto
Si el tema de la reunión es urgente o requiere una decisión rápida para que la reunión se lleve a cabo de inmediato, coloque una marca de emergencia en el cuadro de asunto. Por ejemplo, podría escribir, "Reunión de emergencia el lunes 31/02: ciberseguridad".
Es muy importante explicar el tema de la reunión para que el lector adivine lo que se discutirá
Paso 4. Escriba si la reunión es obligatoria o solo una sugerencia
Si trabaja para una gran empresa, es posible que la presencia de determinadas personas no siempre sea necesaria. Escriba los departamentos relevantes en el cuadro de tema o hágales saber si deben asistir. Por ejemplo, podría escribir "Reunión de marketing obligatoria 6/10".
Si no se requiere que el lector asista, puede escribir "Se recomienda asistir a la reunión del 6/10 sobre tácticas de marketing eficientes"
Paso 5. Utilice palabras completas en el cuadro de asunto para evitar confusiones
Las abreviaturas pueden parecer eficaces, pero en realidad son menos específicas que las palabras completas y pueden generar confusión. Por ejemplo, "KK" puede significar "Tarjeta familiar" o "Tarjeta de crédito", según quién comprenda o no su idioma personal.
Sin embargo, puede utilizar abreviaturas comunes, como "RSVP", "HR" y "KTP"
Método 2 de 3: escribir contenido de correo electrónico
Paso 1. Escriba una breve introducción y notas breves
Presentarse es necesario si trabaja para una gran empresa o si no conoce a todos. En esta breve introducción, debe comunicar si hay documentos o materiales que se deben completar / traer a la reunión.
Cree una presentación amigable o relevante para el trabajo. Por ejemplo, “¡Hola, Tim! ¡No puedo esperar a que se lance el nuevo programa la próxima semana!"
Propina:
Recuerde a los lectores si tienen que completar una tarea específica o traer algo a una reunión. Por ejemplo, "No olvide traer 4 copias impresas de su lista de contactos de proveedores".
Paso 2. Escriba la fecha y la hora en una línea separada para que se destaque
Esta es información importante para los invitados. Por lo tanto, déjelo claro y destaque de las otras oraciones que lo rodean. Separe dos líneas arriba y abajo o escríbalo en negrita.
- Ejemplo: "6 de octubre de 2020, 10.30 - 11.45 WIB"
- Si la reunión se lleva a cabo en línea, proporcione información sobre la zona horaria para que las personas de diferentes zonas horarias no se queden atrás debido a problemas de comunicación. Por ejemplo, podría escribir: "6 de octubre de 2020, 10.30 - 11.45 WIB (GMT + 8)"
Paso 3. Escriba la ubicación después de la fecha y la hora
Asegúrese de que la ubicación también esté escrita de manera destacada, como la fecha y la hora, especialmente si la reunión se lleva a cabo en una nueva ubicación, es difícil de encontrar o si sabe que algunos de los invitados no están familiarizados con la ubicación. Para reuniones virtuales (a través de foros en vivo o chat de video), proporcione un enlace directo para que los invitados accedan fácilmente al foro o al enlace de video.
Al dar instrucciones, sea lo más detallado posible. Ejemplo: “Por favor, acérquese a la sala de reuniones 592 en el edificio Sasana Widya Sarwono (Jalan Gatot Subroto No. 10). La habitación 592 está en el segundo piso del edificio. Así que tienes que tomar el ascensor desde la planta baja, detenerte en el piso 12 y usar el ascensor en el lado sur del edificio (a tu izquierda) para subir al piso 59"
Paso 4. Comparta el propósito de la reunión
Notifique al invitado del propósito de la reunión. Contar una agenda breve ayudará a los invitados a comprender qué tareas deben completar de antemano. Puede nombrar el tema (como "Actualización de ciberseguridad") o puede programar:
- 10.30 - 10.45 Proporcione la información más reciente sobre el estado del proyecto
- 10.45 - 11.10 Compare y elija ofertas decentes
- 11.10 - 11.30 Lluvia de ideas y objetivos de lanzamiento
Paso 5. Revise el correo electrónico para ver si hay errores gramaticales o informativos
Lo más importante que debe verificar es la fecha, la hora y el lugar de la reunión. ¡Asegúrese de que estas tres cosas sean correctas! También puede volver a leer la introducción, la agenda o cualquier otra nota que haya agregado para asegurarse de haber proporcionado toda la información requerida.
Lea en voz alta para asegurarse de que su escritura sea clara y concisa antes de enviar un correo electrónico
Método 3 de 3: uso de Outlook o la aplicación de calendario integrado
Paso 1. Haga clic en "Nueva reunión" en el menú de inicio de Outlook
Si su empresa utiliza una base de datos de comunicaciones con un calendario integrado, como Outlook, úsela para planificar reuniones. Este medio es generalmente el canal de comunicación elegido por las personas con las que trabaja.
Si su empresa no utiliza Outlook o un servicio similar, utilice el correo electrónico proporcionado por su agencia para enviar invitaciones
Paso 2. Seleccione la fecha y la hora en la ventana "Asistente de programación"
Después de crear una nueva reunión, aparecerá una ventana de calendario. Haga clic en "Asistente de programación" y resalte la fecha y hora disponibles para la reunión.
Asegúrese de elegir el momento adecuado para que asistan los invitados. Dependiendo de la aplicación de la empresa, es posible que deba cambiar la configuración de la pantalla para que el horario de todos (y el suyo) aparezca en la pantalla
Paso 3. Agregue invitados escribiendo sus nombres o usando la libreta de direcciones
Haga clic en el cuadro de texto para ingresar el nombre manualmente o desplácese por la libreta de direcciones y seleccione un nombre de invitado de la lista. Utilice la función "Asistente de programación" para verificar la disponibilidad del tiempo de invitación.
Si los invitados no tienen tiempo libre, sus nombres se resaltarán. El asistente del programador incluso proporcionará horarios recomendados para adaptarse a su horario y a otros invitados
Paso 4. Establezca la hora de inicio y finalización de la reunión
Asegúrese de que la fecha coincida con la que estableció anteriormente. Haga clic en el botón de calendario si necesita cambiarlo. Utilice la flecha hacia abajo a la derecha de la lista de horas para seleccionar una hora de reunión adecuada.
Anotar la hora de finalización de la reunión es su forma de respetar el tiempo de la otra persona para que pueda predecir lo que sucederá y planificar viajes o el trabajo del día
Paso 5. Haga clic en "Cita" en "Reunión" en la parte superior de la pantalla
Volverá a la pantalla de programación y podrá ver que su reunión ha sido programada. Después de eso, puede agregar un tema, una ubicación y notas.
Si no ve la entrada de la reunión en la pantalla de programación, vuelva a los pasos anteriores y repita hasta que aparezca la programación de la reunión
Paso 6. Escriba el tema, la ubicación y notas específicas
Informe el tema de la reunión en unas pocas palabras (Ejemplo: "Prueba de producto nuevo"). Dígale la ubicación específica. Escriba las instrucciones de ubicación si el lugar no se usa comúnmente para reuniones o es de difícil acceso. Dé notas adicionales (como los preparativos que tienen que hacer) que sean relevantes para la reunión.
- Proporcione la dirección de la ubicación aunque es probable que el invitado ya la conozca.
- Haga clic en "enviar" cuando haya terminado.
Propina:
No utilice un tema que sea demasiado amplio, como "lluvia de ideas" porque este tipo de palabras no dan información clara sobre el propósito de la reunión. Puede reemplazarlo con "cerebro mental acerca de un proveedor para un nuevo producto".
Consejos
- Al releer un correo electrónico o una invitación, asegúrese de que sea breve y ordenado.
- Usa un tono amigable y profesional.
- Verifique la lista de destinatarios para asegurarse de que se haya invitado a todos los destinatarios.
- Escriba la dirección de correo electrónico en el cuadro "Cco" si desea ocultar la dirección de correo electrónico completa a los destinatarios.
Advertencia
- No escriba invitaciones o correos electrónicos sin una fecha, hora y ubicación. Los invitados estarán confundidos y recibirás decenas de respuestas preguntando sobre estas cosas.
- No escriba todo en mayúsculas ya que se interpretará como gritos y eso es muy poco profesional.
