Por su naturaleza, el correo electrónico no es tan formal como una carta escrita. Sin embargo, hay ocasiones en las que necesita usar un tono más formal al escribir correos electrónicos. Considere quién es el destinatario y luego elija el saludo adecuado. Después de eso, puede pensar en un formato de saludo y escribir una oración de apertura.
Paso
Parte 1 de 3: Consideración de los destinatarios
Paso 1. Decida qué tan formal debe ser
Incluso si escribe un correo electrónico “formal”, el nivel de formalidad depende de la persona que lo reciba. Por ejemplo, el nivel de formalidad de un correo electrónico a un profesor no es el mismo que el de un correo electrónico para una solicitud de empleo.
En el primer contacto, para estar seguro, use un tono más formal
Paso 2. Busque el nombre del destinatario
Investiga un poco para encontrar destinatarios que no conoces. Conocer el nombre hará que el saludo sea más personal, incluso si utiliza una técnica formal.
Paso 3. Siga el ejemplo del destinatario
Si el destinatario le envía un correo electrónico primero, puede copiar el saludo que usa. Por ejemplo, si usa "Hola" y su nombre, puede responder con el mismo estilo, usando "Hola" y su nombre.
Parte 2 de 3: Elegir saludos
Paso 1. Utilice "Estimado"
Saludos "Estimado". (seguido del nombre del destinatario) se usa con mucha frecuencia por alguna razón. Este saludo es formal sin ser autoritario, y tan familiar que no recibe mucha atención, y eso está bien. No querrás un saludo que se destaque porque está fuera de lugar.
Paso 2. Pruebe con "Atentamente" si no conoce el nombre del destinatario
Este saludo es relativamente formal y se usa en correos electrónicos comerciales, especialmente si no conoce el nombre del destinatario. Sin embargo, es una buena idea buscar primero el nombre si es posible.
También puede utilizar "A quien corresponda" si el correo electrónico es muy formal y no conoce el nombre del destinatario. Sin embargo, este saludo a veces hace que la gente se ofenda porque no es personal
Paso 3. Considere "Hola" o "Hola" en un correo electrónico menos formal
Los correos electrónicos tienden a parecer menos formales que las cartas en general. Por lo tanto, puede utilizar un saludo como "Hola" en un correo electrónico bastante formal. Por ejemplo, si está escribiendo un correo electrónico a un conferencista, especialmente a uno con el que está familiarizado, es apropiado saludar.
Paso 4. No use "Hey"
Mientras que "Hola" es aceptable en correos electrónicos semiformales, "Hola" es una historia diferente. Este saludo es muy casual, incluso en un discurso directo. Entonces deberías evitarlo. Incluso si conoce bien a su jefe, evite usar "Oye" en los correos electrónicos dirigidos a él o ella.
Paso 5. Utilice el título en lugar del nombre si es necesario
A veces, cuando le escribe un correo electrónico a alguien, solo conoce su puesto en la empresa u organización. En este caso, simplemente use el título en lugar del nombre, como “Estimado. Gerente de Recursos Humanos, “Estimado. Comité de contratación”o“Estimado. Profesor.
Paso 6. Agregue un saludo para que el correo electrónico sea más formal
Si es posible, agregue "Señor", "Padre", "Madre", "Dr." o "Profesor" antes del nombre del destinatario para una impresión más formal. Además, use su apellido o nombre completo, no solo su nombre.
Parte 3 de 3: redactar e iniciar un correo electrónico
Paso 1. Coloque el saludo en la primera línea
La fila superior está ocupada por el saludo que seleccionó, seguido del nombre del destinatario. Utilice un título o título si es posible, como "Sr.", "Madre" o "Dr.", seguido de su nombre y apellido.
Paso 2. Use comas
Generalmente, debe usar una coma después del saludo. En una carta formal, puede usar dos puntos, pero esto suele ser demasiado formal para un correo electrónico. Una coma será suficiente, pero puede usar dos puntos si está escribiendo una carta de apertura en un correo electrónico.
Paso 3. Continúe con la siguiente línea
Salam tiene su propio lugar en la cima. Después de eso, presione la tecla Enter para continuar a la siguiente línea. Si está utilizando espacios para párrafos nuevos en lugar de sangrar oraciones, coloque una línea en blanco entre el saludo y el primer párrafo.
Paso 4. Preséntese en la oración inicial, si es necesario
Para el primer correo electrónico, preséntese incluso si conoce al destinatario en la vida real. Al proporcionar información personal, se alentará a los destinatarios a leer su correo electrónico.
- Por ejemplo, "Mi nombre es Jessica Hartono y soy la directora de marketing de ABC Company". También puede presentarse al destinatario, como "Mi nombre es Rama Susanto y tomo su clase de marketing (Marketing 101 todos los martes y jueves por la tarde)".
- Si ya conoce al destinatario y le ha enviado un correo electrónico, no dude en utilizar la primera oración como saludo. Por ejemplo, "Gracias por una respuesta tan rápida" o "Le deseo buena salud".
Paso 5. Escribe el cuerpo del correo electrónico
La mayoría de los correos electrónicos formales van directamente al meollo del asunto. Esto significa que la primera y la segunda oraciones deben abordar por qué le está escribiendo al destinatario. Recuerde, sea lo más breve posible acerca de su objetivo.
