¿Necesita escribir una carta profesional buena e impecable? La mayoría de las cartas comerciales siguen un formato fijo y fácil de aprender que puede aplicar a cualquier tipo de contenido. Las cartas comerciales siempre deben contener la fecha, la información del remitente y el destinatario, y algunos párrafos del cuerpo. Siga los pasos a continuación y realice las modificaciones de acuerdo con los estándares de su empresa.
Paso
Parte 1 de 4: Comenzar una carta
Paso 1. Conoce el formato
Cualquiera que sea el contenido de su carta, hay algunas presentaciones estándar de cartas comerciales a seguir. Las cartas comerciales deben estar escritas a máquina y redactadas con una fuente común, como Arial o Times New Roman. Utilice párrafos en bloque. Es decir, comienza un nuevo párrafo presionando Enter dos veces. En párrafos de bloque, no aplique sangría a la primera línea.
- Utilice un margen de 2,54 cm en todos los lados.
- Las cartas comerciales enviadas por correo electrónico también deben escribirse en una fuente común. No utilice scripts o colores que no sean blanco y negro en los correos electrónicos comerciales.
Paso 2. Elija el tipo de papel correcto
Las letras deben estar impresas en papel A4 de 21 x 29,7 cm o A4 de 21,5 x 29,7 cm. Se pueden imprimir varias cartas o contratos largos en papel F4 o en folio de 21 x 33 cm.
Si la carta se enviará por correo, considere imprimirla en papel con membrete de la empresa. El uso de papel con membrete reforzará una impresión profesional y proporcionará el logotipo de la empresa y la información de contacto
Paso 3. Incluya información sobre su empresa
Escriba el nombre y la dirección de la empresa y utilice una nueva línea para marcar cada parte de la dirección. Si trabaja por cuenta propia o contratista independiente, ponga su nombre en lugar del nombre de la empresa o encima del nombre de su empresa
- Si su empresa ya tiene membrete, puede utilizarlo en lugar de tener que escribir el nombre y la dirección de la empresa.
- Si es necesario escribir la dirección, debe alinearse a la derecha oa la izquierda de la parte superior de la página, según su preferencia y la de la empresa.
- Si la carta se envía al extranjero, escriba el nombre de su país en letras mayúsculas.
Paso 4. Ingrese la fecha
Anotar la fecha completa es la opción más profesional. Por ejemplo, escriba "1 de abril de 2012". La fecha debe quedar alineada a la izquierda, unas líneas por encima de la información del destinatario.
Si está escribiendo la carta durante varios días, use la fecha en que la completó
Paso 5. Agregue la información del destinatario
Escriba la información del destinatario en el siguiente orden: nombre completo, cargo (si corresponde), nombre de la empresa y dirección. Utilice una nueva línea para cada información. Si es necesario, incluya un número de referencia. La información del destinatario debe alinearse a la izquierda, unas líneas debajo de la fecha.
Le recomendamos que dirija la carta a una persona específica. De esta forma, el interesado podrá responder a su carta. Si no sabe el nombre de la persona a la que se dirige, investigue un poco. Llame al número de teléfono de la empresa receptora para obtener su nombre y cargo
Paso 6. Elija un saludo
Un saludo es un indicador importante de respeto, y el saludo que uses dependerá de quién lo reciba, si conoces bien al destinatario y también qué tan formal es tu relación con él. Considere las siguientes opciones:
- Utilice "A quien corresponda", sólo si no sabe exactamente a quién se dirige.
- Si no conoce al destinatario, "Estimado señor / señora" es una opción segura.
- También puede utilizar el nombre completo y el título del destinatario, por ejemplo, "Estimado Dr. Dewi Sari".
- Si conoce bien al destinatario y tiene una relación informal con él, podría considerar usar un nombre, por ejemplo, "Querida Susan".
- Si no está seguro de cuál es el sexo del destinatario, simplemente escriba el nombre completo, por ejemplo, "Estimado Kris Damanik".
- No olvide poner una coma después del saludo o un punto y coma si usa "A quien corresponda".
Parte 2 de 4: redacción del cuerpo de la carta
Paso 1. Utilice el estilo de escritura adecuado
Según el proverbio, el tiempo es dinero y a la mayoría de los empresarios no les gusta perder el tiempo. Por lo tanto, su estilo de escritura de cartas debe ser conciso y profesional. Organice su carta para que se pueda leer rápidamente, directamente al grano y solo incluya breves comentarios personales en el primer párrafo. Por ejemplo, puede comenzar con "Con respecto a …" y continuar desde allí.
- No pienses demasiado en hermosas transiciones, palabras difíciles u oraciones largas y tortuosas. El propósito de su carta es comunicar lo que debe decirse de la manera más rápida y clara posible.
- Use un tono persuasivo. Lo más probable es que el propósito de su carta sea persuadir al lector para que haga algo, como cambiar de opinión, solucionar un problema, enviar dinero o tomar medidas. Por lo tanto, transmita su solicitud y sus razones en el tono correcto.
Paso 2. Utilice pronombres personales
El uso de los pronombres "yo", "nosotros" y "usted" en cartas comerciales es perfectamente aceptable. Exprésate como "yo" y el lector como "tú".
Tenga cuidado si escribe una carta en nombre de una organización. Si está tratando de transmitir las opiniones de la empresa, debe utilizar "nosotros" para que los lectores sepan que la empresa está detrás de su declaración. Si está expresando una opinión personal, use "Yo"
Paso 3. Escriba de forma clara y concisa
Asegúrese de que el lector realmente comprenda lo que está escribiendo. Los lectores solo responderán rápidamente si la intención de su carta es clara. En particular, si hay un resultado o acción que le gustaría que el lector tomara al recibir la carta, déjelo en claro. Describe tu puesto en la menor cantidad de palabras posible.
Paso 4. Use oraciones activas
Al describir una situación o hacer una solicitud, asegúrese de elegir la voz activa, no la pasiva. La voz pasiva hará que su escritura sea ambigua o general. Además, las oraciones activas son más eficientes y van directamente al meollo del problema. Por ejemplo:
- Pasivo: las gafas de sol no están diseñadas ni fabricadas pensando en la durabilidad.
- Activo: su empresa diseña y fabrica gafas de sol independientemente de su durabilidad,
Paso 5. Utilice un lenguaje conversacional si le parece apropiado
Las cartas están escritas por y para humanos. Evite copiar letras siempre que sea posible. No se pueden construir relaciones copiando letras estándar. Sin embargo, no utilice un lenguaje o jerga no estándar, como "ya sabes", "quiero decir" o "quiero". Aplique el estilo de escribir una carta comercial, pero escriba palabras amables y educadas.
- Si conoce bien al destinatario, puede agregar un saludo de una sola línea.
- Usa tu intuición para juzgar cuánta personalidad resaltará la carta. A veces, un poco de humor puede ayudar a nivel empresarial, pero piénselo bien antes de usarlo.
Paso 6. Sea cortés
Incluso si envía una carta de queja o queja, aún puede ser cortés. Considere la posición del destinatario y ofrezca toda la ayuda que pueda para adaptarse a la situación.
Un ejemplo de queja descortés: “Creo que tus gafas de sol apestan y no volveré a comprar tu producto”. Un ejemplo de queja educada sería: “Estoy decepcionado con la construcción de sus gafas de sol, en el futuro planeo comprar otra marca de gafas de sol”
Paso 7. Utilice un "segundo" membrete para las páginas adicionales
La mayoría de las cartas comerciales son lo suficientemente concisas como para caber en una página. Sin embargo, si tiene que escribir una carta más larga, como un contrato o una decisión legal, es posible que necesite páginas adicionales. Utilice un “segundo” membrete, que normalmente contiene una dirección corta y está hecho del mismo tipo de papel que el membrete principal.
Incluya el número de página en la segunda página y en las siguientes, en la parte superior de la página. También deberá incluir el nombre y la fecha del destinatario
Paso 8. Termine su carta
En el último párrafo, resuma sus puntos y subraye la acción que tomará o lo que espera del destinatario. Tenga en cuenta que el destinatario puede comunicarse con usted si tiene preguntas o inquietudes con respecto a la carta y luego agradecerle por su atención a la carta que envió.
Parte 3 de 4: Cierre de la carta
Paso 1. Elija un saludo de cierre
Un saludo de cierre, como un saludo de apertura, es un indicador de respeto y formalidad. "Atentamente" o "Atentamente" son los saludos finales más seguros. También puede considerar "Saludos cordiales" o "Saludos". Los saludos que no son demasiado formales pero que aún tienen un tono profesional son "Saludos de éxito", "Saludos" y "Gracias". Use una coma después del saludo de cierre.
Paso 2. Pon tu firma
Deje cuatro líneas en blanco para su firma. Firme después de que se imprima la carta, o si la envió por correo electrónico, escanee la imagen de su firma y péguela en la sección de firmas. La elección de la tinta para la firma es azul o negra.
Si está firmando una carta en nombre de alguien, escriba "pp:" antes de su firma. "pp" significa per procurationem, que significa "representante" o "en nombre de"
Paso 3. Ingrese su nombre e información de contacto escribiendo
Debajo de su firma, incluya su información, incluido su nombre, cargo, número de teléfono, dirección de correo electrónico y otros medios de contacto apropiados. Utilice una nueva línea para cada tipo de información.
Paso 4. Agregue las iniciales del mecanógrafo
Si la persona que escribe la carta y el autor es una persona diferente, debe agregar las iniciales del mecanógrafo debajo del bloque de firma. En ocasiones, también se incluyen las iniciales del autor de la carta. Así, quién trabajó en la carta quedará claro.
- Si incluye solo las iniciales del mecanógrafo, escríbalas en minúsculas, por ejemplo, mj.
- Si también incluye las iniciales del autor, escríbalas en mayúsculas con las iniciales del mecanógrafo en minúsculas, por ejemplo, RW: mj. Otros estilos agregan una barra entre las iniciales, como RW / mj.
Paso 5. Incluya la información del archivo adjunto
Si está adjuntando documentos adicionales para que los revise el destinatario, anote unas líneas debajo de la información de contacto indicando el número y tipo de documentos adjuntos. Por ejemplo, escriba: "Apéndice (2): curriculum vitae, folleto". O, en el estilo tradicional, escriba la descripción del adjunto en la parte superior de la carta, debajo de la fecha.
También puede abreviar "Adjunto" con "Lámpara"
Paso 6. Incluya una copia de la información
Si está enviando una copia de la carta a otra persona, debe incluirla en la carta. Esto se indica escribiendo "cc:" o "Copia" debajo de la línea "Adjunto", junto con el nombre y el cargo del destinatario de la copia ("cc" significa copia de cortesía, pero en el pasado significaba copia al carbón cuando las cartas todavía se mecanografían en una máquina de escribir y se copian con papel carbón).
- Por ejemplo, escriba: "cc: Mari Santi, directora adjunta de marketing"
- Si agrega más de un nombre, alinee el segundo nombre debajo del primero, pero sin el "cc:"
Parte 4 de 4: Completar cartas
Paso 1. Realice ediciones
La presentación es un elemento clave de la profesionalidad. Asegúrese de que el destinatario pueda verlo fácilmente como una persona capaz y responsable editando su carta y verificando si hay errores. Utilice el corrector ortográfico de su procesador de textos, pero no olvide leerlo detenidamente antes de enviarlo.
- Pregúntese, ¿la carta es clara y concisa? ¿Hay párrafos de más de 3 a 4 oraciones? Si es así, determine si puede eliminar declaraciones innecesarias.
- Si la carta es muy importante, es posible que deba pedirle a un amigo o compañero de trabajo que la lea. A veces, otras personas pueden ayudar a detectar errores de lenguaje o incomodidad de los que quizás usted no se dé cuenta.
Paso 2. No sujete las páginas juntas con una grapadora
Si su carta consta de varias páginas, no debe utilizar una engrapadora. Si desea asegurarse de que las páginas estén en orden, sujételas con un clip en la esquina superior izquierda.
Paso 3. Envíe
Si envía la carta por correo, utilice un sobre comercial. Si está disponible, utilice un sobre con el logotipo de su empresa. Escriba cuidadosamente la dirección del remitente y la dirección del destinatario. Dobla la carta en tercios para que el destinatario despliegue la parte superior primero antes de abrir la parte inferior. Asegúrese de pegar suficientes sellos y luego envíelo.
- Si cree que su letra no es excelente y no coincide con su personalidad profesional, escriba la dirección en su procesador de texto e imprímala en el sobre.
- Si la carta es urgente y / o apresurada, considere enviarla por mensajería.
- Si desea enviarlo por correo electrónico, primero conviértalo a HTML o guárdelo como PDF para que el formato no cambie. Sin embargo, sería bueno que la carta se enviara físicamente.
Consejos
- Utilice un bolígrafo de calidad para firmar las letras.
- Responda a las cartas rápidamente. Si no puede responder dentro de una semana, entréguelo al destinatario y dígale cuándo puede esperar su respuesta.
- Enfatiza el lado positivo. Habla de lo que puedes hacer, no de lo que no puedes. Por ejemplo, si un producto no está en stock, no le diga al cliente que no puede cumplir con su pedido. En su lugar, diga que el producto es muy popular y se agotó. Luego dígales cuándo puede cumplir con su pedido.
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Si está escribiendo una carta compleja, escriba primero el esquema.
- Escriba cualquier tema que desee cubrir, no es necesario pensar en el pedido.
- Para cada tema, haga una lista de palabras clave, ejemplos, argumentos y hechos.
- Tenga en cuenta la relevancia de cada tema de la lista para el propósito y el destinatario de la carta.
- Deseche las piezas que no necesite.
- Ordene la información en el orden que sea mejor para el lector.
Advertencia
- No uses un lenguaje halagador. Los elogios sinceros son aceptables, pero demasiados elogios significan que en el trabajo dependes de los elogios, no de la competencia.
- No uses un lenguaje contundente o agresivo. Recuerde, está intentando reparar o iniciar una relación comercial a través de esta carta.
