El memorando es un tipo de documento que se utiliza para la comunicación interna entre los empleados de la empresa. Los memorandos son un aspecto probado del mundo empresarial que, cuando se escriben correctamente, pueden ayudar a que las cosas fluyan.
Paso
Parte 1 de 3: Seleccionar un idioma y formato
Paso 1. Evite el lenguaje demasiado casual
En general, el lenguaje del memo debe ser claro y simple, pero profesional. Debe evitar el tono casual de conversación en la nota.
- Por ejemplo, no escriba: “¡Hola a todos! Gracias a Dios que es viernes, ¿eh? Quiero hablar sobre un asunto comercial importante ".
- En su lugar, vaya directo al grano: "Quiero compartir un informe de progreso del Proyecto Z".
Paso 2. Evite el lenguaje emocional
También debe intentar usar un tono neutral y evitar el lenguaje emocional. Trate de presentar hechos y pruebas para respaldar las afirmaciones.
- Por ejemplo, evite afirmaciones como "Creo que todos seríamos mucho más felices si nos permitieran vestirnos de manera informal los viernes".
- En su lugar, busque información de estudio sobre si la moral aumenta cuando los empleados pueden elegir ropa y mencione esa información en el memo.
Paso 3. Utilice frases de advertencia
Si desea citar evidencia o fuentes, asegúrese de usar un lenguaje que le permita al lector saber lo que está haciendo.
Por ejemplo, pruebe con la frase, "De acuerdo con nuestros hallazgos, …" o "La investigación completada por la EPA indica que …"
Paso 4. Elija el modelo y el tamaño de fuente adecuados
Las notas deben ser fáciles de leer. Por lo tanto, evite el uso de fuentes pequeñas, el tamaño predeterminado es 11 o 12.
También debe elegir una fuente simple, como Times New Roman. Este no es el momento de probar fuentes "divertidas" como Comic Sans (es posible que se rían de usted por elegir esta fuente)
Paso 5. Utilice márgenes estándar
El margen típico de una nota comercial es de 2,54 cm o 1 pulgada, aunque algunos programas de procesamiento de texto han preparado plantillas de notas con márgenes ligeramente más anchos (por ejemplo, 3,18 cm o 1,25 pulgadas).
Paso 6. Seleccione un solo espacio
Los memorandos comerciales no suelen utilizar espacios dobles. Para mantener la página del álbum de recortes pequeña, considere el espacio simple, pero agregue espacio entre párrafos o secciones.
Por lo general, no se requieren sangrías de párrafo
Parte 2 de 3: Preparación para escribir un memorando comercial
Paso 1. Decide si es necesario enviar la nota
Si tiene que compartir asuntos comerciales importantes con varias personas de su equipo, es una buena idea enviar una nota. Las notas también se pueden enviar incluso si solo se comunica con una persona, por ejemplo, o si desea mantener un registro de correspondencia.
- Sin embargo, en algunos casos, es más eficaz hablar directamente con la persona en cuestión.
- Además, es posible que cierta información sea demasiado sensible para enviarse en una nota.
Paso 2. Determine el propósito de escribir el memo
El contenido y la configuración de las notas varían según el propósito. La mayoría de los tipos de notas se escriben por las siguientes razones:
- Proponer una idea o solución. Por ejemplo, si sabe cómo resolver un problema con los horarios de las horas extras, la idea se puede escribir en un memo y enviarla a su jefe.
- Dar órdenes. Por ejemplo, enviar notas también es una forma eficaz de delegar la responsabilidad de una conferencia que organiza su departamento.
- Para informes. También puede enviar notas para informar a sus colegas sobre eventos recientes, informar actualizaciones sobre un proyecto, proporcionar informes de progreso o informar los resultados de la investigación.
Paso 3. Delimita el tema
Puede estar manejando varios proyectos y tener la tentación de enviar notas a colegas, jefes o clientes sobre el progreso de las cosas. Sin embargo, recuerde que los memorandos comerciales deben centrarse en un solo tema.
Las notas deben ser concisas, claras y fáciles de leer rápidamente para las personas ocupadas. Por lo tanto, no deje que se ignore la información importante. Las notas enfocadas ayudan a garantizar que su mensaje sea recibido y entendido
Paso 4. Considere la audiencia
El contenido, el estilo y el tono de la nota comercial están determinados por la audiencia destinataria. Por lo tanto, piense detenidamente quién recibirá el memo.
Por ejemplo, un memo para un colega sobre la planificación de una fiesta sorpresa para alguien en la oficina es diferente de un memo para un supervisor sobre los resultados de una investigación que ha estado haciendo durante meses
Parte 3 de 3: redacción de un memorando comercial
Paso 1. Etiquételo
Hay muchos tipos de correspondencia comercial. La forma estándar de las notas es etiquetar explícitamente el documento.
- Por ejemplo, escriba “Memorando” o “Memorando” en la parte superior de la página.
- La posición puede estar centrada o alineada a la izquierda. Para inspirarse, revise los memorandos comerciales que ha recibido y copie el formato.
Paso 2. Escribe un título
La primera parte del memorando debe incluir los puntos importantes. La información detallada sobre cada componente se describirá en el siguiente paso.
- PARA: escriba los nombres y títulos de las personas que recibieron el memo.
- DE: escriba el nombre completo y el título.
- FECHA: escriba la fecha completa y precisa, no olvide el año.
- ASUNTO: escriba una descripción breve y específica del contenido del memo.
- Tenga en cuenta que el tema generalmente se indica con "Re:" o "RE:" (ambos significan referente).
Paso 3. Elija la lista de destinatarios con cuidado
Asegúrese de incluir a todas las personas que necesiten información o novedades. Limite la distribución de notas a las personas que necesitan saberlo.
- En lo que respecta a los negocios, no es aconsejable enviar notas a todos en la oficina si solo unos pocos están preocupados o involucrados.
- Las personas se sentirán abrumadas por una gran cantidad de memorandos y pueden tender a ignorar o simplemente hojear los memorandos irrelevantes.
Paso 4. Utilice los nombres, títulos y títulos correctos para las personas de la lista de destinatarios
Aunque usted y su jefe estén familiarizados a diario, es mejor mantener formal la correspondencia escrita. Por ejemplo, tal vez salude a su jefe por su nombre solo cuando se encuentre en el pasillo de la oficina, pero para los memorandos, salúdelo con “Sra. Riana” o “Dr. Riana.
Recuerde que la información que escribe está destinada a todas las personas de la lista de destinatarios. Entonces, escriba el nombre completo y el título
Paso 5. Busque el título de la persona a la que se dirige en la nota externa
Si está enviando una nota a alguien fuera de la oficina, es importante definir el saludo adecuado. Tómese el tiempo para buscar el perfil en cuestión, la información personal generalmente se describe en el sitio web de su empresa.
- Por ejemplo, dudas de que el título sea un doctorado. Si es así, generalmente el saludo correcto es Dr. X
- Cual es su puesto? ¿Es el subdirector o el decano? Si es así, asegúrese de mencionarlo en la nota.
Paso 6. Escriba el tema con cuidado
Asegúrese de que el tema sea breve, claro y no demasiado general.
- Por ejemplo, el tema de "Nuevos asuntos" parece vago, y si alguien está buscando el archivo con semanas o días de anticipación, es posible que tenga dificultades para decidir cuál de sus memorandos es.
- Un tema mejor sería algo como esto, "Informe de progreso de la investigación de expansión de la base de clientes".
Paso 7. Considere omitir el saludo
Puede elegir si desea iniciar el mensaje con un saludo, como “Estimado. Sra. Wardani”o“Querida. Colegas. Sin embargo, recuerde que no se esperan saludos en una nota comercial.
Los memorandos son un medio rápido y eficiente de transmitir información importante, y la audiencia sabe claramente quién recibió y envió el memo
Paso 8. Redacte la introducción
Explique su propósito al escribir y enviar el memo.
Por ejemplo, “Por la presente le informo que…”. La introducción debe proporcionar un resumen del contenido del memo
Paso 9. Mantenga breve la introducción
No es necesario proporcionar todos los detalles y / o pruebas en la primera sección.
Bastará con unas pocas frases o un breve párrafo
Paso 10. Defina la configuración del cuerpo de la nota
Después de la introducción, un memorando de negocios generalmente incluye de dos a cuatro párrafos adicionales antes de la conclusión. El contenido y la configuración dependen del tema.
Por ejemplo, puede organizar la información en orden de importancia. O, si describe un proceso, divida el cuerpo del memo para que coincida con las etapas del proceso
Paso 11. Decide si quieres incluir subtítulos
Los memorandos comerciales deben constar de secciones claras. Por lo general, los memorandos comerciales están claramente divididos para que el destinatario pueda leer y digerir la información fácilmente. Puede ayudarlos a comprender las viñetas etiquetando las subsecciones.
Paso 12. Escribe un subtítulo específico
Asegúrese de que el enfoque de cada subsección sea claro para el destinatario.
Por ejemplo, incluya las siguientes subsecciones cuando escriba un memorando sobre una mudanza de oficina planificada: “Nueva ubicación para nuestra oficina central”, “Instrucciones importantes para suministros de oficina” y “Programa de finalización de mudanza de oficina”
Paso 13. Incluya la oración principal en el párrafo principal
La primera oración de cada subsección o párrafo debe transmitir el punto principal de la sección.
Cada párrafo o sección del memorando debe enfocarse en una sola idea
Paso 14. Considere usar viñetas
Si desea resaltar puntos importantes, las listas o viñetas pueden ser muy útiles. Este formato anima a los lectores a prestar atención a los puntos importantes y les ayuda a leer las notas de forma más rápida y eficaz.
Paso 15. Mantenga la nota breve
Generalmente, los memorandos comerciales no tienen más de una o dos páginas.
Este límite de páginas estándar es generalmente para documentos a espacio simple sin líneas adicionales entre secciones
Paso 16. Decide si necesitas un párrafo de resumen
En general, las notas no requieren un resumen, especialmente si tienen menos de una página.
Sin embargo, si la información descrita es compleja o si la nota es más larga de lo normal, es útil tener un resumen de los puntos clave
Paso 17. Ingrese una sección o párrafo final
Incluso si no necesita un memorando de resumen, debe terminarlo con una oración final. Piense en lo siguiente:
- ¿Cuál es el mensaje central del memorando? ¿Quieres que el destinatario haga algo? ¿Tienen que responder a más tardar un día determinado? En caso afirmativo, indíquelo claramente.
- Si no se requiere ninguna acción, incluya una oración de cierre simple, como "Estaré encantado de discutir más" o "Por favor, comuníquese conmigo si tiene algún problema o pregunta".
Paso 18. Firma si quieres
Por lo general, no es necesario agregar un nombre o una firma al final de la nota. Sin embargo, recuerde que es más seguro seguir otros ejemplos de notas en su campo.
- Si el otro termina formalmente (por ejemplo, “Atentamente, Dr. Sari), siga el ejemplo.
- Aunque no requiere firma, es posible que deba incluir sus iniciales al final del documento.
Paso 19. Indique si hay archivos adjuntos
Si la nota también incluye archivos adjuntos, como tablas, gráficos o informes, asegúrese de mencionar los archivos adjuntos al final de la nota. Por ejemplo, "Adjunto: Tabla 1".
- También debe hacer referencia al archivo adjunto en el cuerpo de la nota.
- Por ejemplo, para notificar a los empleados sobre una mudanza inminente de oficina, puede escribir información como la siguiente: “Tenemos la intención de completar el proceso de mudanza para fines de este trimestre. Consulte la Tabla 1 adjunta para obtener un programa más detallado ".
Paso 20. Lea nuevamente el memorando cuidadosamente escrito
Antes de enviar, vuelva a leer y corrija. Asegúrese de que la gramática de la oración sea correcta, que no haya errores ortográficos ni uso de signos de puntuación y que el contenido sea fácil de entender.
- Considere posponer la entrega después de la primera corrección si el tiempo no es un problema. Si vuelve a leer el memorando una o dos horas más tarde, es posible que encuentre errores que inicialmente se pasaron por alto.
- Si la nota contiene información confidencial, consulte las políticas de la empresa para ver quién puede revisar la nota por usted y dar la aprobación final de su contenido.
