La licencia es el momento de dejar el trabajo o la universidad oficialmente. Puede solicitar tiempo libre por diversas razones, como una enfermedad, un familiar enfermo o unas vacaciones prolongadas. En algunos casos, los trabajadores tienen ciertos derechos de licencia, como la licencia anual, la maternidad, el matrimonio o la muerte de un miembro de la familia inmediata. La definición de "licencia" varía según la hora del día. En algunos casos, una licencia corta, como menos de un mes del trabajo o la universidad, no se considera licencia, mientras que en otros casos, solo una semana de licencia puede considerarse licencia. Comprender la definición de licencia en su oficina o universidad es muy importante antes de escribir una solicitud de licencia, esto se debe a que la duración de la licencia que está solicitando puede no cumplir con los requisitos para solicitar formalmente una licencia.
Paso
Parte 1 de 3: Solicitud de licencia del trabajo
Paso 1. Dígaselo a su jefe con suficiente antelación
Antes de solicitar una licencia del trabajo, debe notificar a su jefe con suficiente antelación. Notificaciones como esta, por supuesto, no siempre se pueden realizar en ciertas condiciones, como la muerte repentina de un miembro de la familia. Sin embargo, si puede informarles con anticipación (por ejemplo, si solicita unas semanas o meses de licencia), intente escribir una carta de solicitud de licencia con anticipación, para que su jefe y compañeros de trabajo puedan ajustar sus planes de trabajo a tratar con él. La mejor manera de informarle a su jefe con anticipación es hablar sobre sus planes de licencia antes de enviar formalmente la carta. De esa manera, su jefe conoce de antemano la primera oración de la carta y no lo sorprende.
Paso 2. Especifique las fechas de licencia
Determina la fecha exacta en la que planeas irte. Trate de no dudar en determinar su tiempo libre. Si bien establecer fechas exactas de licencia es importante para que su jefe y compañeros de trabajo administren su trabajo durante su tiempo libre, en algunos casos, es posible que no pueda estar seguro. Entonces, si es posible, intente anotar las fechas de su licencia planificada lo más específicas posible en la carta que envíe.
Paso 3. Explique honestamente el motivo de la licencia a su jefe
Dígale a su jefe las razones por las que debe tomarse un tiempo libre. Esto no significa que deba entrar en todos los detalles. Incluso en muchos casos, su jefe no tiene derecho a conocer algunos aspectos de su vida personal. Sin embargo, decirle el motivo de su licencia de manera honesta y abierta reducirá las posibilidades de que tenga problemas con la administración de la oficina.
Paso 4. Discuta cómo completar su trabajo durante la licencia
En su carta de licencia, debe indicar que comprende sus responsabilidades laborales y, antes de irse, debe discutir de buena fe cómo completar su trabajo durante su licencia. También puede incluir sus consideraciones al completar el trabajo (por ejemplo, enumerando notas detalladas para ayudar a sus subordinados a completar proyectos durante su licencia y proporcionando información de contacto con la que sus subordinados pueden contactar si necesitan su ayuda).
Paso 5. Sepa a qué tipo de licencia tiene derecho
Legalmente, tiene derecho a una licencia determinada. Es importante comprender la diferencia entre dicha licencia y la licencia otorgada con la aprobación del empleador.
- Por ejemplo, en los Estados Unidos, la licencia por maternidad o posterior a la adopción se otorga durante 12 semanas en virtud de la Ley de Licencia Médica y Familiar. Determine si cumple con los requisitos de las reglas de licencia. El requisito es haber trabajado durante al menos 12 meses antes del inicio de la licencia y haber trabajado 1250 horas durante ese período de 12 meses. El propietario del negocio para el que trabaja también debe emplear al menos a 50 personas en un lugar, o en un lugar que esté a 120 km de ese lugar. El propietario del negocio donde trabaja también debe incluirse en la categoría que se requiere para otorgar licencia de acuerdo con estas reglas.
- Si está solicitando una licencia que legalmente tiene derecho a tomar, puede escribir una solicitud que corresponda a la licencia. Por ejemplo, podría escribir "Como todos sabemos, tengo derecho a tomar una licencia por maternidad. Me gustaría poder tomar una licencia intermedia (inserte la fecha de su licencia planificada). ¿Cómo puedo tomarme un tiempo libre sin comprometer la productividad de la empresa?" Preguntar cómo mantener la productividad laboral mostrará su preocupación por la continuidad de la empresa y hará que lo vean como un buen trabajador en la oficina.
- Si solicita una licencia que no es su derecho, cambie el contenido de su carta de solicitud para que parezca culpable de interferencia en el trabajo y prometa compensar su tiempo libre tanto como sea posible.
- Notifique a su jefe si tiene licencia sin goce de sueldo.
- Incluya esta información en la carta para que RR. HH. pueda considerar volver a solicitar su licencia si su empleador rechaza su solicitud de licencia.
Paso 6. Incluya sugerencias para dividir su trabajo durante la licencia
Si bien, en última instancia, es su jefe quien decidirá, intente ofrecer consejos sobre quién es el más adecuado para completar ciertas partes de su trabajo mientras está de licencia. Trate de no ceder todo su trabajo a una sola persona, ya que esto aumentará la carga de trabajo.
Paso 7. Escriba una carta cortésmente
Independientemente de las circunstancias, escriba una carta de solicitud de licencia por cortesía. En otras palabras, debe solicitar y no obligar a que se le otorgue la licencia, incluso si tiene derecho a ella. Solicitar cortésmente una licencia reducirá su conflicto con la dirección de la empresa.
Parte 2 de 3: Solicitud de licencia universitaria
Paso 1. Busque el formulario de solicitud de licencia
Los estudiantes que deseen solicitar un permiso de ausencia generalmente deben completar ciertos formularios. Es posible que pueda descargar este formulario en el sitio web de la universidad. Este formulario también debe estar disponible en las secciones académicas y estudiantiles del campus.
Paso 2. Complete el formulario de solicitud de licencia
Por lo general, este formulario debe completarse con su nombre, número de estudiante, nombre y dirección del campus, así como la especialidad de su curso.
- Es posible que este formulario también deba completarse con su ciudadanía o estado de visa, ya que la licencia de estudio afecta el estado de visa de estudiante internacional. Porque, si eres un estudiante internacional, tu visa se otorga por tu condición de estudiante. Como resultado, si deja de estudiar durante mucho tiempo, es posible que se le solicite que regrese a su país de origen y que tenga que solicitar otra visa para regresar. Descubra cómo el tiempo libre afecta su visa si es un estudiante internacional y tiene una visa de estudiante. Esta política puede diferir de un país a otro y está regida por el ministerio correspondiente.
- En las universidades de EE. UU., Este formulario también le preguntará sobre su estado como beneficiario de una beca del gobierno federal. Si estudia en los EE. UU. Y recibe una beca del gobierno federal, generalmente tendrá que continuar estudiando para obtenerla. La licencia puede afectar su estado como beneficiario de esta beca, por lo que debe comunicarse con la oficina de becas y hablar con un consejero allí para averiguar cuál es la mejor manera de solicitar la licencia.
Paso 3. Cree una carta de licencia acompañada de otros documentos de respaldo
La carta de solicitud de licencia suele ir acompañada de los documentos de respaldo que su universidad necesitará para otorgarla. Si solicita una licencia para cumplir con su servicio militar obligatorio, incluya el servicio militar obligatorio que recibió. Si solicita una licencia por motivos de salud, incluya una carta del médico que la confirme. Sin embargo, si solicita una licencia por motivos personales, describa las condiciones y las razones de su solicitud de licencia en la carta.
Paso 4. Explique sus razones honestamente
Si su solicitud de licencia se debe a razones personales, debe explicárselo públicamente a su comandante. Para que puedan determinar si su condición es realmente elegible para una licencia.
Paso 5. Enumere todas las cosas en las que aún desea trabajar durante su licencia
Por ejemplo, supongamos que desea registrarse como asistente de investigación fuera del campus. Los estudiantes de último año de doctorado suelen tener derecho a solicitar una licencia por este motivo. Sin embargo, antes de que se otorgue la licencia, los estudiantes deben discutir este plan con su supervisor académico. De esa manera, el supervisor académico puede garantizar que cumplirá con los objetivos de investigación del departamento. Mencione lo que quiere hacer durante sus vacaciones.
Parte 3 de 3: Dar formato a las cartas de permiso
Paso 1. Ingrese la dirección de devolución
Incluir su dirección puede parecer trivial si su oficina y el dueño del negocio para el que trabaja están ubicados en el mismo edificio. Sin embargo, esto asegurará que su correo sea devuelto a la dirección correcta si no se entrega. Al departamento de recursos humanos también le resultará más fácil presentar su carta si hay una dirección escrita allí.
Paso 2. Incluya la fecha en que se escribió la carta
A menudo, los redactores de cartas incluyen la fecha en que se inició la carta, pero si le tomó unos días escribirla, recuerde cambiar la fecha de la carta a la fecha en que se completó y firmó.
Paso 3. Incluya la dirección de destino
Incluya el nombre y la dirección de la dirección postal, así como el título académico (por ejemplo, Dr. Ridwan o Prof. Susan).
Paso 4. Utilice el nombre que aparece en la dirección postal del saludo
Incluso si conoce bien a su jefe, escriba un saludo formal en la carta escribiendo su título profesional o académico seguido de su apellido.
Paso 5. Decida qué formato de letra utilizará para los párrafos de las letras
El formato que se usa comúnmente es el formato directo, que sigue las reglas de escritura:
- Cada línea de la letra del párrafo tiene un espacio de espacio.
- Todas las líneas de una letra deben estar alineadas a la izquierda.
- Todas las oraciones comienzan en el margen izquierdo y el comienzo del párrafo no tiene sangría.
- Deje una línea en blanco para marcar el final del párrafo.
- Puede ver un ejemplo de una carta en formato simple aquí.
Paso 6. Termine su carta con un cierre cortés como "Atentamente"
- Dé una línea en blanco entre el último párrafo con un saludo final.
- Ponga cuatro líneas en blanco entre "Atentamente" y su nombre.
Paso 7. Firme la carta
Después de imprimir la carta, ponga su firma en las cuatro líneas en blanco entre el saludo de cierre y su nombre.
