Si es dueño de un negocio, es posible que deba escribir cartas a los clientes. Puede escribir algo para informar a los clientes sobre nuevos eventos o promociones especiales, o puede responder a las quejas de los clientes en nombre de la empresa. Independientemente del motivo de la carta, siempre debes mantener un estilo profesional.
Paso
Parte 1 de 2: Dar formato a una carta comercial
Paso 1. Utilice papel con membrete profesional
La carta comercial será una representación de su empresa. Por lo tanto, debe verse diferente y de alta calidad. La carta comercial también debe contener el logotipo o la marca de su empresa.
Puede crear papel con membrete utilizando muestras de color de papel con membrete prediseñado en Microsoft Word. Asegúrese de utilizar el logotipo o la marca que está en el membrete
Paso 2. Abra un programa de procesamiento de texto
Siempre debe escribir cartas comerciales en la computadora.
- Cree un nuevo documento y establezca un borde de 2,5 cm en el documento.
- Utilice un tipo de letra serif como Times New Roman, Georgia o Ariel. Asegúrese de utilizar siempre un tamaño de fuente que no sea mayor de 12 puntos ni menor de 10 puntos. Una carta comercial debe ser fácil de leer debido a la selección de la fuente o al tamaño de la fuente.
- Asegúrese de que el documento esté configurado en un solo espacio.
Paso 3. Ajusta la forma de los bloques
El formato de bloque es el formato más común utilizado en las cartas comerciales. Este formulario también es el más fácil de configurar y seguir. Cada título debe estar alineado y debe haber un espacio entre cada título. Comenzando en la parte inferior del documento, su carta comercial debe tener los siguientes títulos:
- La fecha de hoy o la fecha en que envió la carta. La fecha es importante porque se puede utilizar como nota y como nota del destinatario. Además, los dátiles también pueden tener usos legales. Así que asegúrese de que la fecha sea correcta.
- Dirección del remitente. Esta sección contiene su dirección formateada en el estilo de dirección estándar. Si su dirección ya está en el membrete, puede omitir esta sección.
- Dirección en el interior. Esta sección contiene el nombre y la dirección de la persona que recibió la carta. El uso de la palabra Sr. / Sra. Es opcional. Entonces, por ejemplo, si le escribió una carta a Nina Marlina, podría escribirle a la Sra. en su nombre si no está seguro de cuál es su estado civil.
- Saludos. Los saludos pueden utilizar las palabras "Estimada Sra. Marlina" o "Estimada Nina Marlina". Si no está seguro de quién leerá la carta, use la palabra "Atentamente". También puede usar "A las partes interesadas", pero solo como último recurso si no sabe quién es su audiencia.
- Cuerpo de la carta. Discutiremos esto más en la siguiente sección del artículo.
- Carta de presentación, con firma. Puede utilizar las palabras "Atentamente" o "Saludos".
Parte 2 de 2: Escribir una carta comercial
Paso 1. Identifique a su audiencia
El estilo de la carta siempre debe seguir siendo profesional, independientemente de quién sea la audiencia. Sin embargo, puede ajustar su idioma o elección de palabras según la persona que recibirá su carta. Si escribe para el departamento de recursos humanos de otra empresa, es posible que deba utilizar un lenguaje más formal. Pero si está escribiendo para un cliente específico, puede usar un lenguaje más informal o casual.
- Identificar a su audiencia también significa que evitará confusiones en su audiencia. Evite el uso de términos que sus lectores no entenderán. Es probable que los clientes no conozcan las siglas utilizadas para el programa espacial de su empresa, por ejemplo, así que evite usarlas en letras.
- La regla número uno para escribir una buena carta comercial es que debe ser clara, concisa y cortés.
Paso 2. Explique el propósito de la carta en la primera línea
Considere el propósito de la carta. ¿Es para que los clientes conozcan su nueva ubicación en una parte nueva de la ciudad? ¿Es para recordar a los clientes las facturas o los saldos impagos? ¿O para responder a las quejas de los clientes? Con este objetivo en mente, escriba una primera línea que le permita al lector saber inmediatamente de qué se trata la carta. No escriba el propósito de la carta que no esté claro. Ve al grano.
- Comience por usar "I" si está expresando su opinión como propietario de un negocio. Utilice "nosotros" si escribe en nombre de una empresa u organización.
- Enfócate en declaraciones directas como: "Con esta carta te informamos" o "Con esta carta te pedimos". También puede utilizar una declaración "I" si está escribiendo una carta como propietario de un negocio. Por ejemplo: "Me comuniqué con usted porque" o "Recientemente escuché acerca de … y quiero saber más acerca de …"
- Por ejemplo, si usted (el dueño de la empresa) le escribió a Nina Marlina sobre una factura sin pagar desde el mes pasado, comience la carta con: "Me comuniqué con usted porque tiene un saldo sin pagar en su cuenta desde marzo de 2015".
- O, si es empleado de una empresa y está escribiendo para responder a la queja de un cliente sobre el programa espacial de la empresa, comience la carta con: "Hemos recibido su queja sobre nuestro programa espacial Marte".
- Si está escribiendo una carta para informar a los lectores que ganaron un concurso o que tienen un lugar en un programa de posgrado, comience con una frase como: "Me alegra decirte que …" o "Nosotros Me encantaría decirte que … ".
- Si está dando malas noticias, comience con una frase como: "Es con gran pesar que le decimos que …". O, "Después de una cuidadosa consideración, he decidido no …".
Paso 3. Use oraciones activas, no pasivas
Usamos la voz pasiva todo el tiempo en el habla ordinaria. Pero la voz pasiva puede hacer que su escritura parezca monótona o confusa. Las oraciones activas son mucho más efectivas en las cartas comerciales porque muestran un estilo de lenguaje más asertivo.
- Un ejemplo de oración pasiva es: "¿Qué queja puedo manejar por usted?" El sujeto de la oración, es decir, el cliente ("usted"), aparece al final de la oración, no al principio de la oración.
- Un ejemplo de oración activa sería: "¿Qué puedo hacer para abordar su queja?" Esta versión de la oración, en voz activa, es mucho más clara y fácil de entender para el lector.
- El uso de la voz pasiva puede ser una buena manera de transmitir su mensaje sin llamar la atención sobre los puntos incorrectos o desagradables. Pero use la voz pasiva solo en este caso. En general, la voz activa es mucho más eficaz en una carta comercial.
Paso 4. Consulte los eventos anteriores o las comunicaciones anteriores con los lectores, si los hubiera
Es posible que se haya puesto en contacto con Nina Marlina a principios del mes pasado con una advertencia sobre su factura impaga. O tal vez los clientes expresaron su decepción con el programa espacial el mes pasado en una conferencia. Si ha tenido contacto con lectores antes, dígalo. Esto recordará al lector sus contactos anteriores y hará que la carta comercial sea más urgente e importante.
Utilice frases como: "De acuerdo con mi carta anterior sobre su factura impaga …" o "Gracias por su pago en marzo". O "Fue muy útil enterarse de sus problemas con el programa espacial en una conferencia en mayo"
Paso 5. Solicite u ofrezca ayuda
Muestre un estilo de lenguaje positivo al lector haciendo una solicitud cortés o una oferta de ayuda en forma de una relación de trabajo.
- Supongamos que es propietario de un negocio que intenta que los clientes paguen sus facturas. Utilice frases como: "Agradezco su pronta atención a su factura impaga".
- Suponga que escribe en nombre de su empresa. Utilice frases como: "Nos gustaría concertar una reunión cara a cara con usted y nuestro jefe de Recursos Humanos".
- También debe ofrecerse a responder cualquier pregunta o inquietud que puedan tener los lectores. Utilice frases como: "Me complacerá responder cualquier pregunta o inquietud que pueda tener sobre su facturación" o "¿Le gustaría que le brindemos más detalles sobre este programa?"
Paso 6. Resume la carta
Agregue un llamado a la acción, de su parte o del lector. Esta solicitud podría ser una solicitud de pago en una fecha específica o una nota sobre cómo programar una reunión formal con el lector.
- Agregue una oración para contactar al destinatario de la carta en el futuro. "Espero verte en la reunión de presupuesto la semana que viene". O "Espero seguir hablando de esto con usted durante su visita a nuestra sede".
- Registre cualquier documento que haya incluido con su carta. Agregue frases como "Facturas impagas adjuntas" o "Copia adjunta de nuestro programa de extensión espacial".
- Termine la carta con una frase de cierre. Utilice "Atentamente" o "Atentamente" para un cliente o cliente.
- Utilice "Saludos" para cartas formales a personas que no conoce en absoluto.
- Simplemente use "Saludos" o "Atentamente" si está escribiendo a alguien que conoce bien o con quien tiene una relación laboral.
Paso 7. Corrija la letra
¡Todo el formato y la escritura cuidadosos se desperdician si la carta está llena de errores ortográficos!
- Busque cada oración que use la voz pasiva e intente convertir la oración en una oración activa.
- Preste atención a las oraciones que sean demasiado largas o poco claras y directas. En las cartas comerciales, menos es mejor, así que reduzca la longitud de la oración si es posible.
