Los informes comerciales son uno de los medios de comunicación más eficaces en el mundo empresarial actual. Los beneficios de los informes comerciales son muchos. Las empresas o las personas pueden utilizar los informes comerciales para tomar decisiones importantes. Si desea redactar un buen informe comercial, aprenda cómo y comprenda el propósito de redactar un informe.
Paso
Parte 1 de 2: decida qué tipo de informe comercial desea redactar
Paso 1. Utilice informes comerciales para transmitir ideas
Este informe se denomina "informe de justificación / recomendación". Puede utilizar este informe para compartir ideas con su gerente o director. Por lo general, deberá preparar un resumen y un cuerpo del informe. El resumen es un medio para transmitir ideas. El cuerpo contiene información sobre los beneficios, costos, riesgos y otra información relacionada con su idea.
Por ejemplo, desea comprar una impresora para su división. Para convencer al gerente de que la impresora es realmente necesaria, prepare un informe de justificación / recomendación para enviar formalmente una solicitud de compra de impresora a la gerencia
Paso 2. Presentar los riesgos que acompañan a la oportunidad de negocio
Los "informes de investigación" ayudan a los tomadores de decisiones a considerar los riesgos que deben enfrentarse cuando quieren tomar ciertas acciones para que la administración pueda anticipar los impactos no deseados. Este informe consta de una introducción, un cuerpo y una conclusión. El prefacio contiene información importante sobre el tema que se investiga. El cuerpo contiene una explicación de los hechos y los resultados de la investigación. La conclusión contiene un resumen del informe.
Por ejemplo, la empresa farmacéutica X quiere trabajar con la empresa farmacéutica Y que se enfrenta a un problema. La empresa X no quiere trabajar con empresas que actualmente están o han experimentado problemas financieros. Por lo tanto, la empresa X busca información completa sobre la empresa Y y luego prepara un informe de investigación para discutir los datos financieros de la empresa Y con el director financiero
Paso 3. Presentar la información de cumplimiento a las agencias gubernamentales
Este informe, comúnmente conocido como "informe de cumplimiento", es útil para demostrar la responsabilidad corporativa al demostrar a las agencias gubernamentales (ciudad, provincia, central, etc.) que la administración está trabajando de acuerdo con las leyes / regulaciones aplicables y administrando las finanzas de acuerdo con los procedimientos.. Este informe consta de una introducción, un cuerpo y una conclusión. El prólogo contiene una explicación de los principales temas tratados en el informe. El baúl contiene datos, hechos y otra información que las agencias gubernamentales necesitan saber. La conclusión contiene un resumen del informe.
Por ejemplo, el directorio de una compañía de seguros del gobierno debe presentar al ministro de finanzas que la gestión de la empresa se lleva a cabo de acuerdo con las leyes y reglamentos vigentes en 2019. Para ello, el directorio prepara un informe anual. informe de cumplimiento para presentar las actividades de la compañía durante 2019
Paso 4. Presentar la viabilidad de la idea o proyecto propuesto
Un informe que contiene una explicación para determinar si una idea es aceptada o rechazada se denomina "informe de viabilidad". Este informe consta de un resumen y un cuerpo. El resumen contiene ideas, mientras que el cuerpo describe los beneficios, posibles problemas, costos y otras cuestiones relacionadas con la idea propuesta. La gerencia puede utilizar el informe de viabilidad para responder las siguientes preguntas:
- ¿Se puede completar este proyecto dentro del presupuesto financiero?
- ¿Es este proyecto rentable?
- ¿Se puede completar este proyecto de acuerdo con un cronograma predeterminado?
Paso 5. Presentar los resultados de la investigación obtenidos a través del estudio
Un "informe de investigación" presenta los resultados de un estudio detallado de un tema o problema muy específico. Este informe consta de un resumen (resumen), prólogo, métodos utilizados, resultados de la investigación, conclusiones y sugerencias. Al realizar un informe, debe informar los resultados de los estudios que se utilizan como referencias.
Por ejemplo, la dirección quiere realizar un estudio que involucre a todo el personal para decidir si es necesario o no prohibir que los empleados fumen en el comedor de la empresa. La persona que realiza el estudio redactará un informe sobre los resultados de la investigación
Paso 6. Ayude a la empresa a mejorar sus políticas, productos o procedimientos mediante una supervisión constante
Luego, prepare un "informe periódico" que se escriba cada cierto período de tiempo, por ejemplo, semanal, mensual, trimestral, etc. Este informe presenta el nivel de eficiencia, las ganancias / pérdidas y otros datos de la empresa durante un período determinado.
Por ejemplo, el propietario de una farmacia le pedirá a su vendedor que presente un informe de ventas mensual cada 3 del mes siguiente
Paso 7. Proporcionar un informe en caso de determinadas situaciones
A diferencia de los informes periódicos, los "informes de situación" se redactan para necesidades específicas, como simplemente proporcionar información en reuniones o informar sobre los esfuerzos para hacer frente a los desastres naturales. Este informe consta de una introducción, un cuerpo y una conclusión. La introducción contiene una explicación de los eventos informados y proporciona una breve descripción de los temas discutidos en el cuerpo del informe. En conclusión, explique las soluciones que se han llevado a cabo y que se llevarán a cabo.
Por ejemplo, el gobernador le pide al alcalde que proporcione un informe de situación después de que ocurre un huracán en el área bajo su responsabilidad
Paso 8. Presenta algunas soluciones para resolver el problema
El "informe de referencia" presenta varias opciones de solución para la toma de decisiones. De acuerdo con su propósito, el autor recomienda varias acciones que deben tomarse. Este informe consta de una introducción, un cuerpo y una conclusión. El prefacio explica el propósito de redactar el informe. El torso expresa la situación o problema en cuestión junto con varias opciones de solución. La conclusión transmite la mejor solución.
Por ejemplo, una empresa automotriz quiere construir una fábrica en Asia. Al redactar el informe de referencia, enumere un máximo de 3 países de acuerdo con las necesidades de la empresa y proponga la mejor ubicación en la conclusión
Parte 2 de 2: redacción de un informe comercial
Paso 1. Determine el propósito de redactar y formatear el informe
Pregúntese por qué quiere escribir un informe comercial. Elija el tipo de informe de la lista anterior según los objetivos a alcanzar.
- Cualquiera sea la razón, asegúrese de establecer metas breves y claras. Los lectores del informe se confunden si la formulación de los objetivos es larga, de modo que se pone en duda la credibilidad del informe.
- Por ejemplo, su departamento necesita fondos promocionales adicionales. Al redactar el informe, céntrese en el presupuesto del presupuesto promocional actualmente disponible y presente un plan de trabajo eficaz para aprovechar al máximo los fondos adicionales.
Paso 2. Considere la audiencia que leerá el informe
Los lectores de informes pueden provenir de fuera de la empresa (no empleados) o de dentro de la empresa. Al escribir un informe, considere qué tan bien el lector comprende o tiene información sobre el tema que se está discutiendo. Además, piense en cuán útil será para el lector la información presentada en el informe.
- Quien quiera que lea el informe, el aspecto financiero es siempre la máxima prioridad para la administración o los clientes.
- Por ejemplo, desea implementar un programa de trabajo compartido en su división. Para ello, deberá redactar un informe comercial que será leído por el director de personal, el director de operaciones y el director ejecutivo. Considere la posibilidad de que ya conozcan el programa para que pueda brindar información relevante en el informe. Si la gerencia nunca ha discutido un programa de trabajo compartido, su informe es informativo y útil. Si la empresa ya ha planificado este programa, su informe será ineficaz y menos persuasivo.
Paso 3. Determine qué se necesita aprender
El paso más difícil a la hora de preparar un informe comercial es no redactarlo. Sacar conclusiones y recopilar datos de apoyo es lo más difícil. Deberá tener una amplia gama de habilidades, por ejemplo, recopilar datos y analizar el mercado. ¿Qué necesitan saber usted y la gerencia para poder tomar decisiones informadas sobre los temas cubiertos en su informe?
Paso 4. Recopile datos relevantes para escribir un informe
Asegúrese de que los datos de respaldo que proporcione sean el resultado de una investigación. De lo contrario, podría perder credibilidad. La recopilación de datos también está determinada por el tipo de informe que se redactará. Asegúrese de utilizar datos precisos y relevantes para el propósito de redactar el informe.
- Los datos de fuentes internas suelen ser más rápidos de recopilar. Por ejemplo, los datos de ventas de productos se pueden solicitar al departamento de ventas por teléfono. Por lo tanto, los datos se reciben de inmediato y se incluyen en el informe.
- Los datos externos se pueden obtener de la empresa. Si otros departamentos han recopilado y analizado datos de consumidores, solicítelos para no tener que hacer su propia investigación. Los datos necesarios deben adaptarse al campo de los negocios, pero los redactores de informes comerciales generalmente no necesitan investigar primero.
- Por ejemplo, si desea escribir un informe de justificación / recomendación, investigue un poco para averiguar los beneficios de las ideas presentadas y luego incluya los resultados de la investigación en el informe.
Paso 5. Decida cómo estructurar el informe antes de escribirlo
Esta decisión está influenciada por el propósito de redactar el informe. Por ejemplo, cómo preparar un informe de cumplimiento y un informe de viabilidad son diferentes. Empiece a escribir cuando sepa cómo compilar el informe.
- Clasifique los datos de apoyo en varios grupos. Los informes comerciales suelen contener una gran cantidad de datos e información. Dividir los datos en grupos es la clave para redactar con éxito un buen informe comercial. Por ejemplo, presente los datos de ventas por separado de los datos del cliente e incluya un título para cada resumen de datos.
- Compile informes clasificando los datos recapitulativos por título para facilitar su lectura y comprensión. Por lo tanto, los datos presentados pueden respaldar el propósito principal de redactar el informe.
- A veces, es necesario esperar a que otra persona analice o ingrese datos. Mientras espera, puede procesar el conjunto de datos completo.
Paso 6. Saque conclusiones y dé sugerencias específicas
Asegúrese de sacar conclusiones lógicas utilizando los datos contenidos en el informe. Explique las acciones que deben tomarse en base a estas conclusiones.
Cada solución que proponga debe ir seguida de acciones específicas y medibles. Describa cualquier cambio en la descripción del trabajo, el cronograma o la asignación de fondos necesarios para implementar el nuevo plan de trabajo. Asegúrese de que sus sugerencias estén respaldadas por datos que demuestren que la gerencia puede lograr los objetivos mediante la implementación de las soluciones presentadas en el informe
Paso 7. Prepare un resumen ejecutivo
Este resumen será la primera página del informe comercial, pero está escrito al final. El resumen ejecutivo es un medio de presentar los resultados del estudio y las conclusiones para dar una idea del contenido del informe si alguien no tiene tiempo de leerlo hasta el final. A modo de ilustración, un resumen ejecutivo es como un avance de película o un resumen de tesis.
Este informe se denomina resumen ejecutivo porque los ejecutivos ocupados solo pueden leer este resumen. Transmita información importante a los superiores en 200-300 palabras en forma de resumen ejecutivo. Podría leer más si quisiera conocer los detalles
Paso 8. Utilice infografías para transmitir datos específicos
A veces, es necesario proporcionar datos cuantitativos mediante gráficos o tablas. Presente los datos con varios colores para que sean más atractivos y fáciles de entender. Utilice viñetas, números secuenciales o tablas para facilitar la lectura de los datos. Este paso hace que la presentación de los datos se vea diferente para mostrar su importancia.
- Por lo general, las imágenes hacen que los informes comerciales parezcan más atractivos. Los informes parecen monótonos si solo contienen texto y números. Presenta infografías relevantes y útiles, pero no exageres.
- Escriba la información en recuadros en una página que sea casi en su totalidad texto, sin tablas ni números. Las páginas de texto completo tienden a ser aburridas. Se puede presentar un resumen de información importante en un recuadro.
Paso 9. Enumere las fuentes de información
Dependiendo del tipo de investigación que esté realizando, es posible que deba incluir el proveedor de información. En un informe comercial, una bibliografía o una página de origen tiene como objetivo proporcionar información al lector si desea verificar o buscar otros datos.
Utilice el formato correcto al incluir citas en informes por tipo de negocio
Paso 10. Verifique el informe 2 veces
No pareces serio cuando informas de errores ortográficos o gramaticales. Estos errores ponen en duda la credibilidad de su estudio. Además, presente información clara e inequívoca.
- Por ejemplo, no use palabras que sean difíciles de entender u oraciones que sean demasiado largas.
- Evite la variedad de conversaciones.
- Si el lector del informe está en el mismo negocio, puede utilizar jerga o términos técnicos, pero no se exceda.
- Por lo general, los informes comerciales se redactan con voz pasiva. Este informe es un ejemplo que muestra que escribir usando oraciones pasivas es mejor que oraciones activas.
- Al verificar los informes, los errores pueden pasarse por alto porque usted mismo los escribió. Haga que un compañero de trabajo comprensivo lea su informe y luego pida comentarios. Es mucho mejor conocer los errores de los compañeros de trabajo que de los superiores. Aproveche las aportaciones de sus compañeros para mejorar los informes y al mismo tiempo tener en cuenta las sugerencias.
Paso 11. Cree una tabla de contenido
Redacte un informe comercial de acuerdo con el formato oficial creando una tabla de contenido que sea útil como referencia a la hora de buscar una página específica. Incluya los números de página de cada sección del informe en la tabla de contenido, especialmente el resumen ejecutivo y la conclusión.
Paso 12. Es hora de encuadernar el informe
La mejor manera de mejorar un informe que proporciona una revisión completa útil es encuadernarlo lo mejor posible, por ejemplo, utilizando alambre en espiral, carpetas o cubiertas de cartón. Por lo tanto, el informe se ve limpio y atractivo para que otros quieran leerlo hasta el final.
