Los memorandos se utilizan generalmente para transmitir cierta información a un grupo de personas, por ejemplo sobre actividades, políticas o recursos disponibles, y para pedirles que tomen medidas. La palabra "memorándum" significa algo que se debe recordar o prestar atención. Puede escribir un memorando bueno y fácil de entender al estudiar estos consejos.
Paso
Parte 1 de 4: Escribir cabezas de notas
Paso 1. Escriba “MEMORRANDUM” en la parte superior del papel para escribir una nota
Primero, explique que este documento es un memorando. Escriba la palabra “MEMORDUM” a 3 cm del borde superior del papel en negrita como primera línea. Esta palabra se puede colocar en el centro o a la izquierda de la letra más grande.
Omita dos líneas en blanco antes de escribir la siguiente línea
Paso 2. Escriba correctamente el nombre del destinatario de la nota
Dado que la nota es un medio formal de comunicación comercial, el destinatario también debe figurar formalmente. Escriba el nombre completo y el título del destinatario de la nota.
Si esta nota está dirigida a todo el personal, escriba: "A: Todos los empleados"
Paso 3. Anote también los otros destinatarios en la línea "CC"
La línea "CC" (que significa Copia de cortesía) se usa para escribir el nombre de la persona o personas que recibirán una copia del memo, no a quien se enviará el memo. El nombre que aparece en la línea "CC" es la parte a la que se debe notificar sobre la política o el problema descrito en el memo.
Paso 4. Escriba su nombre en la línea "De"
El nombre del autor y del remitente de la nota debe estar en el encabezado de la nota. Escriba su nombre completo y título en esta línea.
Paso 5. Ingrese la fecha
Anote la fecha de preparación del memo en su totalidad con el formato fecha, mes, año. Por ejemplo: “Fecha: 9 de diciembre de 2015” o “12/9/2015”.
Paso 6. Determine el tema del memo y escríbalo como una línea separada con el título “Acerca de”
El tema de la nota le dará una idea de lo que se trata en la nota. Elija un tema específico, pero breve.
Por ejemplo, en lugar de escribir "Hormigas" como tema, elija algo más específico, por ejemplo: "El problema de las hormigas en la oficina"
Paso 7. Conozca bien el formato del encabezado de la nota
El encabezado de la nota debe estar en la parte superior del lado izquierdo. Puede utilizar letras mayúsculas o minúsculas para las palabras "Para:", "De:", "Fecha:" y "Acerca de:".
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El encabezado de la nota se verá como el siguiente ejemplo:
Para: Nombre y cargo del destinatario
De: Su nombre y cargo
Fecha: fecha de redacción de la nota
Asunto: temas cubiertos en la nota (use negrita o un color determinado para las cosas que crea que son importantes).
- Al escribir el encabezado de una nota, coloque un espacio después de los dos puntos para que se vea más ordenado.
- Cuando haya terminado de escribir el encabezado de la nota, omita una línea antes de continuar escribiendo la nota para separar el encabezado de la nota del cuerpo de la nota.
Parte 2 de 4: Redacción del cuerpo de la nota
Paso 1. Considere la audiencia que recibirá el memo
Para escribir una nota que haga que las personas se interesen en leer y responder, debe determinar el estilo, la extensión y la formalidad de su explicación en el cuerpo de la nota en función de la audiencia que la leerá. Para eso, debes saber quién recibirá y leerá este memo.
- Descubra cuáles son las prioridades y preocupaciones del destinatario del memo.
- Trate de anticipar las preguntas que harán los lectores de la nota. Respalde su explicación proporcionando algunos ejemplos, evidencia u otra información que pueda influir en el lector.
- Al considerar la audiencia que leerá el memo, puede transmitir la información u opiniones correctas en el memo.
Paso 2. No le dé un saludo formal
No es necesario que el memorando comience con un saludo como "Estimado Sr. Anwar". En su lugar, simplemente escriba una oración de apertura para explicar el tema que desea cubrir.
Paso 3. Indique el problema o problema en el primer párrafo
Describa brevemente los antecedentes de la acción que desea realizar. Al igual que con la presentación de una declaración de tesis, explique el tema y dé las razones por las que esta acción es importante. Puede utilizar esta frase introductoria como resumen o resumen de nota.
Como guía general, la sección de apertura debe estar escrita en un párrafo
Paso 4. Por ejemplo, al principio de la nota puede escribir:
“Con efecto a partir del 1 de enero de 2016, PT XYZ implementará una nueva política de protección de la salud. Todos los empleados y sus familiares recibirán beneficios de salud de clase 1 de BPJS todos los meses”.
Paso 5. Describe el contexto del problema que planteaste en el memo
Los lectores pueden necesitar información sobre los antecedentes del problema que está presentando. Explique brevemente el contexto y solo diga lo que es importante.
Si es relevante, continúe escribiendo la nota explicando por qué desea que se aplique esta política. Por ejemplo, escriba: “El gobierno ha emitido un reglamento que exige a todas las empresas que registren a los empleados y sus familiares como participantes de BPJS Kesehatan”
Paso 6. Apoye su plan proporcionando una explicación en la sección de discusión
Describe brevemente la acción que emprenderás. Proporcione evidencia y razones lógicas para respaldar su propuesta. Comience por transmitir la información más importante, luego proporcione datos específicos o de respaldo. Indique qué beneficios recibirá el lector de su acción propuesta o el daño que ocurrirá si no se toma esta acción.
- Si desea crear una nota más larga, presente también gráficos, listas o cuadros relevantes y persuasivos.
- Para notas más largas, puede proporcionar un título breve que describa el contenido de cada sección. Por ejemplo, en lugar de crear el título "Política", escriba "Nueva política para todos los empleados". Haga que el título sea específico y breve para que el lector pueda conocer inmediatamente las cosas importantes del memorando.
Paso 7. Sugiera las acciones que debe realizar el lector
A través de un memo, pide a otros que actúen sobre un tema específico, ya sea un anuncio sobre un nuevo producto, una nueva política sobre informes de gastos o una declaración sobre cómo la empresa resuelve un problema. Explique qué acción se debe tomar en un párrafo u oración final.
- Por ejemplo, escriba: "Todos los empleados deben utilizar el nuevo sistema de contabilidad a partir del 1 de marzo de 2016".
- También proporcione evidencia de apoyo para su propuesta.
Paso 8. Cierre la nota proporcionando un resumen positivo y de apoyo
El último párrafo debe describir el siguiente paso que podría resolver el problema. Transmitir también un mensaje de apoyo sobre la solidaridad organizacional.
- Puede decir: "Estoy dispuesto a seguir debatiendo esta propuesta e implementar la decisión que acordamos mutuamente".
- O puede cerrar la nota escribiendo: “Estamos muy entusiasmados con el plan de agregar una línea de producción. Creemos que este plan desarrollará la empresa y asegurará la continuidad de nuestro negocio”.
- Cierre la nota con solo una oración o dos.
Parte 3 de 4: Finalización de la nota
Paso 1. Conozca bien el formato de la nota
Utilice el formato de nota estándar para facilitar la lectura. Escriba el memo en fuente Times New Roman o Arial, tamaño 12 con márgenes izquierdo, derecho e inferior de 3 cm.
Utilice un formato de párrafo alineado a la izquierda. Omita las dos líneas en blanco al final del párrafo y no es necesario dejar un espacio al principio del párrafo
Paso 2. Revise su nota
Vuelva a leer y edite el memorando para asegurarse de que sea correcto, claro, conciso y persuasivo. Asegúrate de usar el estilo de escritura correcto. Elimine los términos científicos o la jerga innecesarios.
- Verifique nuevamente para ver si todavía hay errores de ortografía, gramática y discusión. Preste atención a escribir nombres, fechas y números.
- Asegúrese de que su memo sea lo suficientemente breve y elimine la información redundante.
Paso 3. Inicialice junto a su nombre
No es necesario que la nota esté firmada, pero sí debe poner sus iniciales con un bolígrafo en el encabezado de la nota justo al lado de su nombre. Las iniciales indican que ha aprobado esta nota.
Paso 4. Utilice papel con membrete
Hay papeles de carta que se imprimen con membrete especialmente diseñado para notas o simplemente usan papel de carta normal.
Si creó la nota en una computadora (y la envió por correo electrónico), cree su propio membrete utilizando el programa Word con el logotipo de la empresa y la información de contacto mostrada. Utilice esta plantilla de nota para futuros envíos de notas
Paso 5. Decida cómo enviar la nota
Elija la mejor forma de distribuir la nota. Puede imprimirlo y compartirlo o enviarlo por correo electrónico.
Para enviar notas por correo electrónico, puede convertir la nota de un documento de Word a HTML o PDF y enviarla como un archivo adjunto de correo electrónico
Parte 4 de 4: Uso de plantillas de notas
Paso 1. Busque una plantilla de nota
Las notas se pueden crear utilizando plantillas, en lugar de crearlas desde cero. Para eso, busque buenas plantillas de notas en Internet, por ejemplo, en Microsoft Word. Los formatos utilizados suelen ser casi los mismos, pero el tamaño, la longitud y el diseño de la fuente pueden variar.
- Descarga la plantilla que mejor se adapte a tus necesidades.
- Asegúrese de leer las reglas antes de usar plantillas de cualquier sitio web.
Paso 2. Abra la plantilla que ha descargado en su computadora
Después de hacer clic en el botón de descarga, la plantilla se descargará directamente a su computadora o hay varios pasos que debe seguir. Si el resultado es un archivo comprimido, primero debe descomprimir este archivo y luego abrirlo en Microsoft Word.
Le recomendamos que utilice la última versión del programa Microsoft Word para que no experimente problemas y esta plantilla le funcionará bien. Si todavía usa una versión anterior del programa Microsoft Word, actualícela antes de descargar cualquier archivo
Paso 3. Defina su propio membrete
Todas las plantillas se pueden cambiar. Puede personalizar cada parte de la plantilla de notas según sus necesidades. Por ejemplo, agregue un logotipo y una marca de registro de marca comercial a la plantilla en la sección de membrete. Haga clic en la sección del membrete para escribir la información de la empresa.
Paso 4. Complete los campos de la plantilla en el encabezado de la nota
Debe completar los campos "Para", "De", "CC" y "Acerca de". Tenga cuidado al completar cada campo para que no se confunda, se pierda o se escriba mal en esta sección.
Paso 5. Escriba su mensaje
Escriba la introducción, el contexto, la discusión y el resumen en el cuerpo del memo. Puede escribir notas en forma de lista para transmitir información punto por punto.
- Utilice el mismo formato de plantilla para mantener todos los párrafos de la nota perfectamente organizados con los márgenes y tamaños de fuente correctos.
- Puede utilizar la plantilla de nota para mostrar la tabla, si es necesario. Esto puede ser más útil, especialmente si la nota preparada en una lista u otro formato parece descuidada o difícil de leer.
- No olvide eliminar las palabras que ya están en la plantilla. Vuelva a comprobar cuidadosamente antes de enviar.
Paso 6. También revise los pies de desecho
El pie de la nota se encuentra en la parte inferior de la nota, que generalmente se utiliza para proporcionar información adicional, por ejemplo, para escribir la información de su empresa o el número de teléfono. Verifique cuidadosamente que toda esta información esté escrita correctamente. Por supuesto, desea enviar una buena nota sin información de contacto incorrecta o información faltante.
Paso 7. Ajuste la pantalla
Una de las ventajas que puede obtener de la plantilla es la oportunidad de cambiar el color del documento. La visualización de la nota se puede ajustar a la personalidad y hacerla más atractiva. Además, puede elegir el color que mejor se adapte a la situación actual para que sea más llamativo, pero profesional.
Paso 8. Guarde la nota como un documento nuevo
Asegúrese de guardar una copia de este archivo de memorando para que haya una copia de seguridad digital como evidencia de cualquier comunicación comercial que haya tenido.
Paso 9. Guarde esta plantilla para poder usarla nuevamente
Siempre que necesite crear una nota con un tema ligeramente diferente, reemplace la información que contiene con el tema de la nota que desea enviar. Además de ahorrar tiempo, puede crear notas en un formato coherente para que parezcan profesionales. De esa manera, los lectores prestarán más atención y leerán atentamente el memo que envíe.
Consejos
- No dé demasiadas razones. Necesita explicar por qué se deben tomar ciertas acciones, pero no se exceda.
- La explicación / información escrita en el memo debe presentarse brevemente.
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