Al principio, escribir un informe de trabajo puede parecer difícil, pero en realidad es más fácil de lo que cree. Los informes de trabajo se utilizan generalmente para explicar el progreso de un proyecto en particular o proporcionar conclusiones y recomendaciones sobre ciertos temas en el lugar de trabajo. Para redactar fácilmente un informe de trabajo eficaz, comience por considerar su propósito, audiencia, investigación y mensaje. Redacte un informe utilizando el formato de informe comercial. Realice revisiones para que el informe sea efectivo.
Paso
Parte 1 de 3: Planificación de un informe de trabajo
Paso 1. Identifique el propósito y el tema del informe
A veces, se le puede pedir que presente un informe. El propósito o tema del informe probablemente se indicará en la solicitud. Si no está seguro acerca de un objetivo o tema, considere el mensaje que desea transmitir a sus lectores. También puede aclarar con su supervisor o superior.
Por ejemplo, su objetivo podría ser analizar un problema comercial, explicar los resultados de un proyecto en el que está trabajando o proporcionarle a un supervisor un resumen del progreso de su trabajo
Paso 2. Elija un tono y un lenguaje que se adapte al lector
Considere el conocimiento del lector y las jergas que conocen. Cuando escribe un informe, puede utilizar jerga y un lenguaje más profesional que cuando escribe para el público.
- ¿Quién leerá el informe? Considere a los lectores que probablemente utilicen su informe.
- Si su número de lectores es heterogéneo, escriba toda la información para el lector que tenga menos conocimiento de lo que está escribiendo. Sin embargo, use títulos para cada sección para que los lectores más educados puedan omitir la información que no creen que sea necesaria. También puede escribir secciones específicas para dirigirse a grupos específicos de lectores.
Paso 3. Recopile datos y materiales de apoyo, si los hubiera
Incluya el material que utilizó como base para sus conclusiones o recomendaciones. Hará referencia a estos materiales cuando prepare el informe. Es posible que también deba incluir estos materiales en el apéndice del informe. A continuación, se muestran los tipos de material que puede incluir al preparar un informe:
- Información financiera
- Diagrama
- Gráfico
- Información estadística
- Encuesta
- Cuestionario
- Resultados de entrevistas con expertos, compañeros de trabajo, clientes, etc.
Paso 4. Revise su progreso si está escribiendo un informe de progreso
En su lugar, dé un resumen del trabajo que ha realizado, el trabajo que hará y si el trabajo se ha realizado de acuerdo con el objetivo inicial. Piense en el informe como una respuesta a las preguntas que la gente pueda tener sobre su proyecto. A continuación se encuentran las preguntas que debe responder en el informe:
- ¿Ha cambiado el alcance del trabajo?
- ¿Qué trabajo ha realizado desde el último informe?
- ¿Qué trabajo harás?
- ¿Su proyecto se completará a tiempo? Si no es así, ¿por qué?
- ¿Qué problema enfrentó y cómo lo resolvió?
- ¿Qué lecciones aprendiste este mes?
Paso 5. Resuma la información que debe incluir en el informe
Escriba un esquema de su idea como guía. Cuando describa, desarrolle encabezados de informe para ayudar a organizar lo que va a decir. No es necesario que este esquema esté ordenado o bien escrito porque solo usted lo usará.
- Generalmente, el informe comienza con una explicación de los resultados, conclusiones o recomendaciones. Después de eso, explica cómo llegaste a esa conclusión y tu forma de pensar, si es posible.
- Si va a hacer una conclusión o recomendación controvertida, explique su proceso y razonamiento para que el lector comprenda las razones detrás de sus conclusiones y recomendaciones.
Parte 2 de 3: Redacción de un informe de trabajo
Paso 1. Utilice una portada o una página de título
La página de título debe contener el nombre del informe seguido de la fecha de envío en una línea separada. En la tercera línea, escriba los nombres de todos los autores del informe. Después de eso, escriba el nombre de la organización en la cuarta línea.
- En algunos casos, puede incluir una carta de presentación que explique por qué está escribiendo el informe, qué contiene y qué hacer a continuación. Este tipo de carta se usa comúnmente cuando el proceso de redacción de un informe lleva mucho tiempo o el autor siente que el lector necesita una explicación adicional antes de profundizar en el informe.
- Para los informes de progreso, escriba su nombre, el nombre del proyecto, la fecha y el período del informe en la portada. Escríbalos en diferentes líneas. Puede etiquetar cada línea con palabras, como "nombre", "nombre del proyecto", "fecha" y "período del informe". También puede escribir información sobre estas cosas sin etiquetas.
- Pregúntele a su jefe si hay recomendaciones específicas sobre el informe de trabajo. Estas recomendaciones son la mejor fuente de material para preparar informes.
Paso 2. Cree un resumen ejecutivo que contenga información clave
Incluya sus conclusiones, justificaciones y recomendaciones. El lector comprenderá los puntos clave del informe sin tener que leerlo en su totalidad. No es necesario que entre en demasiados detalles, pero el lector debe comprender la descripción de su informe. El resumen ejecutivo debe ser de media página a una página.
- No es necesario resumir todo el informe. Concéntrese en las ideas importantes del informe, como su principal recomendación o conclusión.
- Si está escribiendo un informe de progreso, omita esta sección.
Paso 3. Cree una tabla de contenido
Enumere todos los títulos de las secciones del informe y sus números de página. Esta lista facilitará que los lectores utilicen su informe y encuentren la información que necesitan.
- Utilice títulos y títulos para cada sección para que el informe sea fácil de leer.
- Si está escribiendo un informe de progreso, por lo general no es necesario que cree una tabla de contenido a menos que su jefe se lo pida. Sin embargo, incluya un título y un encabezado para cada sección para facilitar la lectura del informe.
Paso 4. Escriba una introducción para dar una idea de su informe
Dígale al lector por qué escribió el informe. Resuma el contexto detrás del informe y explique su propósito. Indique las preguntas que responderá en el informe o los problemas que resolverá. Describa el alcance y la organización del informe.
- La introducción no tiene por qué ser larga. Escriba clara y específicamente para que los lectores conozcan el contexto y el propósito sin tener que leer una explicación demasiado larga.
- Escribe de 2 a 4 párrafos para la introducción.
- Para un informe de progreso, una sección introductoria de 1-2 párrafos es suficiente. La introducción debe resumir su proyecto y sus objetivos. También puede mencionar el trabajo que ha completado y sus próximos planes.
Paso 5. Explique los resultados o conclusiones que ha mencionado
Describe cualquier investigación o evaluación que hayas completado con respecto al proyecto. Escriba una discusión e interpretación de los hallazgos y su relación con el tema del informe.
- Generalmente, esta sección consta de un párrafo introductorio y una lista de sus conclusiones.
- La conclusión se puede escribir así, “1. La población está envejeciendo, por lo que los riesgos para la salud de nuestros clientes están aumentando ".
- Si escribe un informe de progreso, no tiene resultados ni conclusiones. Escriba los logros o el trabajo que haya completado después de la introducción. Puede escribir de 2 a 4 párrafos para esta sección. Sin embargo, normalmente una lista será suficiente. Escribe: "Recaudaron 200.000.000 IDR para alquilar carpas para festivales", "Firmó un contrato con Party Planning Company para planificar el festival" y "Realicé una encuesta a 1.500 residentes para recabar la opinión pública".
Paso 6. Proporcione recomendaciones para pasos futuros
Las recomendaciones deben explicar lo que sucederá en el futuro. Describe qué problema podría resolverse con tu solución y cómo se relaciona con la conclusión que extrajiste. Después de escribir la explicación, enumere las recomendaciones por número. Empiece cada oración con un verbo. Haz una lista de recomendaciones y comienza con las más importantes.
- Por ejemplo, podría escribir “1. Brindar capacitación en reanimación cardiopulmonar a los empleados ".
- Si está escribiendo un informe de progreso, debe hacer una lista de trabajos u objetivos en los que trabajará / alcanzará en el próximo período. Por ejemplo, puede escribir "Encuentre un proveedor para el festival", "Determine el diseño del festival" y "Solicite un póster promocional".
Paso 7. Discuta el proceso y el marco que subyace a la conclusión
Describe el enfoque que usaste para analizar el tema, asunto o problema. Revise sus hallazgos y luego explique cómo se utilizaron como base para las recomendaciones. Divida la discusión en secciones. Título de las secciones según su contenido.
- Esta sección también contiene una discusión más extensa sobre investigación y evaluación.
- Esta debería ser la sección más larga de su informe.
- Si está escribiendo un informe de progreso, puede omitir esta sección. Puede reemplazarlo con una sección sobre cuellos de botella mientras trabaja en un proyecto y cómo superarlos. Podría escribir: “Muchos residentes no devuelven las encuestas porque no vienen con franqueo prepago. Después de esto, incluiremos el franqueo prepago o proporcionaremos una opción de encuesta digital ".
Paso 8. Enumere las referencias que utilizó para preparar el informe
Las referencias pueden ser artículos de revistas, noticias, entrevistas, encuestas, cuestionarios, hallazgos estadísticos y otra información relacionada. Cite estas referencias al final del informe. Titúlelo "Bibliografía".
- A menos que se le pida que utilice un estilo de cita específico, utilice el formato APA en los informes comerciales.
- Omita este paso si está preparando un informe de progreso.
Paso 9. Adjunte archivos adjuntos a materiales como encuestas, cuestionarios o correos electrónicos
No todos los informes requieren un archivo adjunto. Sin embargo, puede incluirlos si desea proporcionar material que haya citado o información adicional que pueda ayudarlos a comprender su tema o sus hallazgos con mayor facilidad. Etiquete cada archivo adjunto con una letra diferente.
- Por ejemplo, podría tener “Apéndice A”, “Apéndice B” y “Apéndice C”.
- Si está escribiendo un informe de progreso, no es necesario que incluya esta sección.
Paso 10. Escriba una breve conclusión que resuma todos sus hallazgos o avances
Es posible que no necesite escribir una conclusión, pero una conclusión puede resaltar los esfuerzos que ha realizado. Haga una conclusión de 3 a 4 oraciones para resumir toda la información que ha presentado en el informe.
Podría escribir: “El proyecto de planificación del festival de arte se ha llevado a cabo según lo programado. Hemos completado el 90% de las actividades de planificación y hemos pasado al proceso de compra de materiales. Actualmente, el proyecto no enfrenta ningún obstáculo, pero nos ocuparemos de cualquier problema que pueda surgir en el futuro”
Parte 3 de 3: Redacción de informes eficaces
Paso 1. Utilice un título claro para que el informe sea fácil de usar
Haga que el título sea claro y no detallado. Al mirar el título, el lector debe comprender inmediatamente de qué se trata su informe.
- Los títulos que puede necesitar incluyen: Introducción, Trabajo completado, Objetivo del próximo período, Barreras y soluciones, y Conclusión.
- Cree un título que coincida con la información del informe.
- Para los informes de progreso, es probable que sus lectores sean supervisores, equipos o clientes.
Paso 2. Utilice un lenguaje sencillo y directo para transmitir ideas
Los informes de trabajo no requieren palabras complicadas ni frases floridas. Solo necesita transmitir los puntos importantes al lector. Transmita ideas utilizando las palabras más simples posibles y llegue al corazón de la idea.
Escriba, "Los ingresos aumentaron un 50% en el cuarto trimestre", en lugar de "Los ingresos aumentaron un 50% e hicieron que las ganancias del cuarto trimestre fueran brillantes"
Paso 3. Utilice una redacción concisa para que su informe sea breve
Escribir demasiado largo es solo una pérdida de tiempo para usted y el lector. Elimine las palabras innecesarias y vaya directo al grano de su declaración.
- Algunos informes de trabajo son naturalmente largos porque contienen mucha información. Sin embargo, la forma en que lo escribe debe ser concisa.
- Es mejor escribir "Las ventas aumentaron en el último trimestre después de que el personal hizo marketing telefónico", en lugar de "Los ingresos aumentaron drásticamente en el último trimestre, ya que nuestra talentosa y dedicada fuerza de ventas comercializó clientes potenciales por teléfono para que compraran más. productos ".
Paso 4. Presentar ideas usando un lenguaje objetivo y sin emociones
Escriba los hechos y deje que los lectores construyan sus propias conclusiones basándose en un punto de vista objetivo. Puede hacer recomendaciones sobre cómo manejar un problema en particular, pero no intente provocar las emociones del lector para persuadirlo. Permita que los lectores construyan ideas y decisiones basadas en una perspectiva objetiva.
En lugar de escribir, "El personal infeliz generalmente carece de moral, por lo que la oficina se siente como una máquina sin alma", podría escribir: "El personal con una productividad relativamente baja dice que se siente infeliz"
Paso 5. No use un lenguaje informal y las palabras "yo" o "yo"
”Es posible que pueda usar la palabra“I”en un informe de progreso si está trabajando solo en el proyecto. De lo contrario, no use la palabra "yo" o palabras muy informales en los informes de trabajo. Sin embargo, puede usar la palabra "usted" al dirigir ciertas oraciones a su público objetivo.
Utilice un lenguaje profesional en los informes
Paso 6. Vuelva a leer el informe para asegurarse de que no haya errores
Los errores gramaticales y ortográficos reducirán la reputación del profesionalismo del informe. Vuelva a leerlo para asegurarse de que no haya errores ortográficos, frases incorrectas o elecciones de palabras incorrectas. Sería mejor si pudiera volver a leer el informe dos veces.
- Si es posible, pídale a otra persona que lea el informe, ya que a veces puede ser difícil encontrar fallas en usted mismo.
- Si tiene tiempo, deje el informe durante 24 horas antes de volver a leerlo.
Consejos
- Después de escribir el primer informe de trabajo, utilícelo como plantilla para informes posteriores.
- Su lugar de trabajo puede tener una plantilla de informe de trabajo. Pregúntele a su supervisor si puede usar la plantilla de oficina.
- Si puede hacer esto, use el formato de informe de trabajo existente de la organización para la que trabaja. Revise los archivos en la oficina o pídale a un supervisor o compañero de trabajo una copia del informe.
