Los informes semanales se utilizan comúnmente en muchas empresas y en entornos de ventas minoristas, o en proyectos de investigación y pasantías. Escriba informes semanales breves y concisos para que su jefe tenga una idea clara del progreso que ha realizado.
Paso
Parte 1 de 3: Organización de la información
Paso 1. Identifique el propósito del informe
Aunque debe enviar informes semanales como parte de la tarea, el propósito del informe en sí no es mantener el trabajo. Conocer las razones por las que su jefe solicita un informe semanal le ayudará a determinar exactamente qué información debe incluirse en el informe y qué es lo más importante.
- Por lo general, los informes se escriben para mantener a los gerentes actualizados sobre el estado del proyecto en el que está trabajando o para ayudarlos a tomar decisiones.
- Por ejemplo, si es gerente de una tienda minorista, es posible que se le solicite que envíe un informe semanal que resuma las ventas de la semana. Los empleadores utilizan estos informes para evaluar el rendimiento de la tienda, los niveles de precios y los pedidos recibidos.
- Si envía un informe semanal para una pasantía o un proyecto de investigación, el propósito del informe es mostrarle a su jefe o instructor cuánto está progresando y compartir los principales avances y descubrimientos.
Paso 2. Decida quién leerá el informe
Saber quién es su audiencia es fundamental para planificar un informe. Si no sabe quién leerá el informe (y por qué), no tiene forma de saber qué información es más importante.
- Identificar a su audiencia también lo ayudará a comprender cómo se debe estructurar su informe y qué lenguaje usar. Por ejemplo, puede escribir un informe real si la audiencia es un grupo de niños de cinco años que si lo estuviera escribiendo para ejecutivos de una gran corporación.
- También obtendrá una imagen más clara de lo que su audiencia ya sabe y lo que necesita explicar con más detalle o necesita proporcionar fuentes de referencia adicionales. Por ejemplo, si está escribiendo un informe semanal sobre un tema legal y será leído por un grupo de abogados, no es necesario que proporcione un resumen detallado de la ley. Sin embargo, tal resumen puede ser necesario si está escribiendo un informe sobre el asunto para ejecutivos o administradores que no tienen conocimientos legales.
- Si el informe es requerido para una pasantía, proyecto de investigación u otra actividad académica, tenga en cuenta que la audiencia no es su conferenciante o instructor, aunque se le enviará el informe. Para encontrar una audiencia en este contexto, concéntrese en la naturaleza de su proyecto y su disciplina en su conjunto.
Paso 3. Dar prioridad a los puntos principales del informe
Si bien debe tratar de mantener su informe lo más conciso posible, es posible que su audiencia no lo lea todo. Para responder a esto, debe colocar la información más importante, o el resultado final, al comienzo del informe.
- Por ejemplo, si el informe tiene como objetivo comparar y contrastar tres marcas diferentes de equipos y recomendar la que cree que es la más adecuada para las necesidades de la empresa, la conclusión debe escribirse al principio. Luego, puede proporcionar una explicación de por qué.
- En general, la primera página del informe debe contener un resumen de los resultados, recomendaciones o conclusiones. Utilice el resto del informe para profundizar y los lectores leerán más si sienten la necesidad o desean ampliar su comprensión de sus hallazgos.
Paso 4. Sea consciente del “destino” que suele experimentar un informe
En la mayoría de los casos, los informes semanales se generan para los requisitos de retención de datos y se archivarán en los archivos correspondientes. Los informes semanales rara vez se leen en su totalidad en la mayoría de los contextos y no debe esperar lo contrario.
- Sin embargo, no utilice este hecho como excusa para falsificar informes o trabajar en ellos para que sean de baja calidad. Los informes deben reflejarlo a usted mismo y a su ética de trabajo. Es probable que se note un informe elaborado de forma descuidada y decir “Sabía que no lo leerías” no es excusa para producir un producto de trabajo de calidad inferior.
- Si bien el informe en su conjunto debe ser de alta calidad y estar bien redactado, concéntrese en las partes del informe que es más probable que lea la audiencia. Esta sección suele ser un resumen ejecutivo o una recomendación. Debes escribirlo sin el menor error.
- Tenga en cuenta que los superiores no leen todo el contenido del informe no porque no estén interesados o porque no sean importantes. Las personas que ocupan puestos ejecutivos o de alta dirección están muy ocupadas y son hábiles para recopilar la información necesaria para una toma de decisiones eficiente. No leerán el informe completo a menos que sea absolutamente necesario, pero lo guardarán en caso de que quieran volver a leerlo más tarde.
Parte 2 de 3: Dar formato a los informes
Paso 1. Solicite una muestra
Muchas empresas tienen un formato estándar para los informes semanales y los gerentes o ejecutivos pueden estar acostumbrados a recibir información de esta manera. El uso de diferentes formatos puede generar frustración y confusión.
- Esto es muy importante en la preparación de informes de ventas. Los gerentes están acostumbrados a ver los informes de un vistazo y saber en qué parte de la página encontrarán ciertos números o información. El uso de diferentes formatos se convierte en una medida ineficaz porque se ven obligados a leer el informe completo para encontrar la información que necesitan.
- Consulte con el asistente administrativo para ver si hay una plantilla que pueda utilizar para redactar un informe. De esa manera, no tiene que crearlo desde cero con una aplicación de procesamiento de texto. Muchas empresas tienen plantillas de documentos con la configuración correcta, incluidos márgenes, tablas, estilos de párrafo y fuentes.
Paso 2. Considere los métodos de envío
Si envía el informe como un documento impreso o como un archivo adjunto de correo electrónico, el formato será diferente que si lo escribió como parte del texto del correo electrónico.
- Por ejemplo, si envía el informe como un archivo adjunto de correo electrónico, debe incluir un resumen ejecutivo en el texto del correo electrónico. De esta manera, los lectores no tienen que abrir el apéndice para comprender los aspectos principales de su informe.
- Si presenta su informe como un documento físico, lo más probable es que deba incluir una carta de presentación o una página de título para que el informe se pueda identificar y archivar correctamente.
- Independientemente de cómo envíe su informe, asegúrese de que su nombre esté incluido en todas las páginas y de que todas las páginas estén numeradas en el formato “X de Y” (lea: página X de Y en total). Las hojas de informes se pueden dispersar fácilmente y con un vistazo rápido uno debería poder saber si el informe está completo y quién lo hizo.
- Puede incluir fácilmente la información requerida como un encabezado (encabezado) en cada página. Por ejemplo, el encabezado podría decir lo siguiente “Informe de ventas de Sarita Hakim, domingo 23, p. 3 de 7 ".
Paso 3. Incluya un resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo es un breve resumen de todo el informe, generalmente solo uno o dos párrafos, con algunas oraciones para cada sección del informe. La idea general es que un ejecutivo puede leer este resumen y, siempre que se alinee con sus expectativas iniciales sobre el tema en cuestión, puede tomar medidas sin seguir leyendo.
- Al crear un resumen ejecutivo, es muy importante utilizar un lenguaje claro y conciso para que sea fácil de entender. Evite la jerga o los términos específicos que requieran explicación, incluso si sabe que su audiencia está muy familiarizada con esos términos.
- Escriba el resumen ejecutivo al final, después de haber completado todas las demás secciones del informe. Después de todo, no se puede resumir algo que aún no se ha escrito. Incluso si ya tiene un esquema detallado de lo que debe escribir en su informe, las cosas pueden cambiar durante el proceso de redacción.
Paso 4. Cree una estructura para los párrafos y secciones del informe
Una vez que comprenda el formato que se utilizará para escribir el informe, cree un esquema para las secciones del informe que se adapte al propósito del informe.
- Revise el esquema para asegurarse de que todo fluya lógicamente de una sección a otra y asegúrese de que el esquema esté diseñado para adaptarse a la audiencia que se ha identificado para el informe.
- En general, el informe incluirá un resumen ejecutivo, una introducción, conclusiones y recomendaciones, hallazgos y discusión, y una lista de referencias. Puede incluir archivos adjuntos que contengan datos relevantes, así como una tabla de contenido para informes más extensos. Sin embargo, los informes semanales no suelen ser tan largos.
- Cada sección del informe aborda un tema específico. En esa sección, cada párrafo aborda una idea. Por ejemplo, si una sección del informe tiene el título “Marcas populares para niños”, podría escribir un párrafo separado para cada marca. Si está haciendo una distinción entre la ropa de niños y niñas, cree una subsección (con los subtítulos adecuados) para cada marca, luego un párrafo que discuta la ropa de niños que ofrece la marca y otro párrafo para la ropa de niñas.
Paso 5. Cree una página de título o una carta de presentación si es necesario
Es posible que los informes más breves no requieran una página de título separada, pero los informes más largos deben incluir una página dedicada que lo identifique como el autor del informe y explique brevemente el propósito del informe.
- La portada es diferente del resumen ejecutivo y en esencia incluye la información necesaria para cumplir con los propósitos administrativos para que el informe se pueda presentar correctamente.
- Los empleadores pueden tener una página de introducción especial necesaria para los informes semanales. Si es así, asegúrese de que está utilizando el formato correcto.
- Como mínimo, la página de título debe incluir el título o la descripción del informe (por ejemplo, "Informe de ventas semanal"), su nombre y los nombres de otros contribuyentes, el nombre de la empresa y la fecha en que completó o envió el informe..
Parte 3 de 3: Uso de lenguaje fuerte
Paso 1. Cree títulos y subtítulos eficaces
Los títulos y subtítulos permiten a los lectores encontrar rápidamente secciones específicas del informe que les interesan o lo que quieren leer para obtener más información de apoyo sobre sus conclusiones o recomendaciones.
- Asegúrese de que el título y el subtítulo describan el contenido de la sección o subsección de forma directa y precisa.
- Por ejemplo, al redactar un informe de ventas semanal, puede incluir secciones en las que se analicen las "Tendencias de la ropa de las mujeres", las "Tendencias de la moda de los hombres" y las "Marcas populares para niños". Dentro de esas secciones, puede colocar subtítulos para resaltar ciertas tendencias o marcas populares.
- Utilice la misma construcción gramatical para todos los títulos para que los informes suenen lógicos y coherentes. Por ejemplo, si el primer título dice "Construir un punto de apoyo en la ropa de hombre", el segundo título debería ser "Liderar la tendencia de ropa de mujer", no algo como "Cifras de ventas de ropa de mujer".
Paso 2. Escriba un informe utilizando oraciones claras y sencillas
La escritura concisa con oraciones estructuradas en un orden estándar "sujeto-verbo-objeto" proporciona claridad de pensamiento y otorga credibilidad a sus recomendaciones y conclusiones.
- Después de escribir la primera versión del informe, léalo detenidamente y elimine todo lenguaje innecesario. Encuentre la acción para cada oración y coloque quién realizó la acción junto al verbo. Piense en cada oración como si dijera "quién hizo qué".
- Elimine las oraciones innecesarias y use frases de pausa como "aparte de", "con un propósito" o "en orden".
- Puede pensar que este estilo de escritura es aburrido, pero el propósito de escribir informes semanales no es entretener. Este estilo es más eficaz para transmitir su punto de vista y transmitir información al lector.
Paso 3. Asegúrese de que su escritura sea objetiva e imparcial
Sus recomendaciones deben basarse en evidencia concreta, no en opiniones o sentimientos. Convence al lector con hechos sólidos y claramente escritos.
- Evite los adjetivos innecesarios y otras palabras y frases que tengan connotaciones negativas o positivas. En cambio, concéntrese en escribir argumentos basados en hechos.
- Por ejemplo, supongamos que recomienda una promoción para uno de los vendedores en su informe semanal. Respalde la recomendación con hechos que demuestren que el empleado es digno, en lugar de escribir detalles subjetivos o emocionales. La frase "Sari tiene ventas consistentemente altas en nuestra tienda, aunque solo trabaja 15 horas a la semana" sería mejor que "Sari es mi empleada más amigable y siempre hace todo lo posible, aunque tiene que limitar sus horas para cuidarla. madre enferma ".
Paso 4. Use palabras fuertes
Al escribir con voz activa, usa la única palabra que le dice al lector qué acción está ocurriendo en la oración, a saber, el verbo. Use verbos cortos y fuertes que describan claramente la acción que está ocurriendo.
- Elija verbos simples. Por ejemplo, "usar" es mejor que "usar".
- Los verbos que describen procesos, como pensar, saber, comprender y creer, a veces son necesarios, pero generalmente son menos poderosos que los verbos que describen acciones. Es posible que deba profundizar en una declaración y convertirla en acción. Por ejemplo, podría escribir "Creo que nuestras ventas aumentarán en los próximos meses". Modifique la declaración y descubra por qué la cree. Luego, puede escribir una oración que lleve a una acción como, “Históricamente, las ventas aumentan durante la temporada navideña. Pronostico que las ventas aumentarán en noviembre y diciembre ".
- Para mantener la escritura orientada a la acción, revise el informe e intente eliminar las preposiciones y reemplazarlas con verbos más fuertes. Por ejemplo, "consenso general" puede simplificarse a "consenso", y si alguien está "proporcionando protección", la impresión se hace aún más fuerte al decir que está "protegiendo".
Paso 5. Evite la voz pasiva
Cuando escribe en voz pasiva, pone menos énfasis en la persona que lo hace y pone más énfasis en el objeto de la acción. Aunque en algunos casos es necesario por razones políticas o diplomáticas, el uso de la voz pasiva a menudo resulta en una escritura poco clara y confusa.
- La voz activa premia a la persona que realizó la acción y muestra al lector del informe quién es responsable de la acción. Para entender por qué esto es importante, imagine que lee un artículo sobre un incendio que dice: "Afortunadamente, todos los niños se salvaron". La identidad de la persona (o personas) que salvaron a los niños es importante. Si la frase dice: “El sacerdote local, el padre Johan, pasó de un lado a otro por el fuego que rodeaba el orfanato y salvó a todos los niños”, ahora sabes quién merece el crédito por ser un héroe en esa situación.
- Las oraciones activas también son importantes para asumir la responsabilidad de acciones que pueden tener consecuencias negativas. Si escribe “Se ha producido un error” en su informe, su jefe querrá saber quién cometió el error para poder aplicar la sanción correspondiente. Si comete un error, admitir y asumir la responsabilidad del acto realmente lo ayudará.
- Para encontrar y eliminar oraciones pasivas por escrito, busque verbos que comiencen con "di-". Cuando lo encuentre, identifique la acción en la oración, averigüe quién lo hizo y muévalo al principio y al medio de la oración.
Paso 6. Transmitir información utilizando elementos visuales
Las tablas y los gráficos son mucho más fáciles de leer y seguir que los párrafos que proporcionan la misma información, especialmente si la información que se va a transmitir consta de muchos números.
- Elija los elementos visuales adecuados para transmitir información a los lectores de una manera que les sea útil y refleje el propósito del informe.
- Por ejemplo, puede elegir un gráfico de líneas para mostrar la tendencia de aumentar las ventas de chaquetas de lana. Esta forma de presentar la información será más efectiva para mostrar el aumento que una tabla con el número de chaquetas de lana vendidas cada mes porque la tabla requiere que el lector mire todos los números, los compare y reconozca que hay un aumento. Todo eso se puede hacer simplemente mostrando un gráfico lineal simple.
- Tenga en cuenta que el ojo se siente atraído por los elementos visuales. Asegúrese de que estos elementos se vean prolijos y organizados, y que estén colocados en la posición adecuada en la parte superior de la página. Simplemente presenta los elementos visuales que son importantes para su recomendación o conclusión.
Paso 7. Elimine la jerga
Cada industria o disciplina académica tiene ciertos términos inevitables, así como palabras de moda que ganan popularidad en libros o artículos conocidos. Si bien a veces son útiles, estas palabras generalmente no agregan valor o no transmiten el mensaje de manera efectiva.
- Escribir una lista de palabras clave comunes de la industria para no abusar de ellas en sus informes puede resultar útil. Cuando el informe esté completo, puede buscar estas palabras en el documento y reemplazarlas si es necesario.
- Tenga en cuenta que para el lector, el uso excesivo de palabras clave de moda no significa que esté "bien informado" en el campo, sino que crea la impresión opuesta. En general, los ejecutivos y gerentes son mayores y han visto cientos de tales palabras ir y venir. Si lo usas demasiado, pensarán que eres un vago y que no sabes de qué estás hablando, o que simplemente estás tratando de impresionarlos.
- También debe evitar el uso de términos demasiado complejos. Por ejemplo, si está escribiendo un informe que resume un problema legal, eso no significa que tenga que salpicarlo con mucha jerga legal.
Paso 8. Realice una cuidadosa verificación de caracteres
Los informes llenos de errores tipográficos y gramaticales pueden resultar incómodos para los lectores y reflejar una imagen negativa de usted. Redacte el informe mucho antes de la fecha límite para que tenga tiempo suficiente para hacer una verificación de carácter adecuada.
- Ejecute un programa de revisión gramatical y ortográfica en la aplicación de procesamiento de texto que está utilizando. Este programa omitirá muchos errores, especialmente los errores tipográficos que resultan en errores homofónicos (por ejemplo, escribir "cargado", cuando desea escribir "condición").
- Hacer una revisión cuidadosa de los caracteres en reversa (de atrás hacia adelante) es una buena manera de asegurarse de que no se pierda los errores. Además, si estás familiarizado con lo que quieres escribir, pasarás errores como palabras faltantes porque el cerebro las completa automáticamente. Esto no sucederá si lo verifica de atrás hacia adelante.
- Leer informes en voz alta es otra forma eficaz de detectar errores y editar el estilo de escritura. Si le resulta difícil leer una determinada oración o párrafo, es probable que esa parte sea difícil de entender porque los lectores también tendrán la misma dificultad. Corrija las partes difíciles para que fluyan mejor.
