Muchas empresas piden a sus empleados que realicen informes de logros laborales evaluándose a sí mismos para que puedan informar de lo que han hecho durante un período determinado. Si trabaja como encargado de tomar notas en una reunión, es posible que también se le pida que haga el informe. Este artículo explica cómo preparar un buen informe de desempeño porque juega un papel importante para determinar el éxito o el fracaso de su carrera.
Paso
Parte 1 de 3: Comprensión del formato del informe de logros laborales
Paso 1. Empiece a preparar el informe escribiendo un breve resumen de sus logros
En la parte superior del informe, presente un resumen de la información que envió para brindar una imagen general de su desempeño laboral.
- Por ejemplo: trabaja para una organización sin fines de lucro y su jefe le pide que haga un informe de desempeño. Informe brevemente en un párrafo todas las tareas completadas, por ejemplo: ha organizado actividades que son beneficiosas para el propietario de la organización, ha logrado obtener reconocimiento en la industria y ha establecido relaciones con socios comerciales.
- No incluya cosas específicas en el resumen porque solo necesita presentar información importante para dar una descripción general de los logros laborales en general. Como guía, los informes deben presentarse en 2 páginas, a menos que el empleador especifique un formato diferente. Asegúrese primero de si tiene que hacer un informe de acuerdo con un formato determinado.
Paso 2. Proporcione datos de apoyo detallados
Para respaldar cada información en el resumen presentado al comienzo del informe, anote los detalles de acuerdo con las siguientes instrucciones:
- Utilice un formato de lista. Prepare informes para cada actividad por separado. Incluya la actividad como título del informe seguida de una descripción de la actividad debajo del título. Por ejemplo: la actividad que realizas es “Preparación y Ejecución de Eventos”.
- Debajo del título, haga una lista usando números o letras para describir breve y específicamente el evento que está organizando, incluyendo su propósito y beneficios para apoyar el logro de la misión de la organización.
Paso 3. Cree un informe en un formato estándar para que parezca profesional
No presente informes aleatorios. En su lugar, prepare un informe mecanografiado cuidadosamente en fuente profesional utilizando papel de tamaño estándar.
- Ponga el título del informe en el medio del papel en negrita para que la información esté ordenada.
- En la parte superior del informe, escriba la fecha en que se completó. También incluya el nombre, cargo y cargo de la persona que preparó el informe.
Paso 4. Escriba un diario durante el período del informe
Le resultará más fácil compilar informes si toma notas inmediatamente cuando se están ejecutando las actividades.
- Prepare un cuaderno o carpeta para registrar los logros laborales durante un período determinado. Esto le facilitará la preparación de informes si su jefe se lo pide.
- Si esto no se hace, es posible que se olviden los logros importantes al comienzo del período del informe.
Parte 2 de 3: Entrega de contenido de calidad
Paso 1. Describa el objetivo que desea alcanzar y las expectativas laborales que debe cumplir
Recuerde a los lectores que al comienzo del período del informe, hay un objetivo que desea alcanzar. Asegúrese de conocer los objetivos de la organización y la contribución laboral que se espera de usted. Si aún no lo sabe, pregúntele al empleador sobre estas cosas.
- Luego, explique que ha logrado su objetivo proporcionando datos reales. Realice un informe que presente una comparación de los datos entre el objetivo y su realización.
- Por ejemplo: logró recaudar más fondos de los previstos y este logro es algo positivo para los inversores y empleadores. Sin embargo, los resultados de este trabajo no pueden considerarse un éxito y es difícil determinar qué tan alto es su éxito si no hay datos de comparación.
Paso 2. Incluya información visual en el informe
Adjunte algunas tablas o gráficos que faciliten a los lectores la visualización de los datos que está presentando.
- Tenga en cuenta que los lectores ocupados normalmente solo leen informes. A veces, los medios visuales pueden transmitir información de manera más eficaz.
- Sin embargo, no presente demasiados gráficos. Elija 1-2 gráficos que puedan explicar información importante.
Paso 3. Concéntrese en “COCHE”
CAR significa: Desafío (desafío), Acción (acción), Resultados (resultados). Puede hacer un informe sistemático de logros laborales discutiendo estas tres cosas.
- Determina los desafíos a los que te enfrentas. Describe las acciones que tomaste para superar los desafíos y cuáles fueron los resultados. Por ejemplo: como gerente de un restaurante, escriba en un informe: “Desafío: las colas se hacen más largas durante las horas pico en la cena y los clientes que se quejan aumentan un 10%. Acción: solicite a 1 mesero que comience a trabajar 1 hora antes para mejorar la calidad del servicio durante las horas pico. Resultado: los clientes que se quejaron disminuyeron a 2 personas o disminuyeron en un 80%”.
- Haga un informe proporcionando información específica. Los logros que no son medibles, por ejemplo: “Soy capaz de trabajar bien en equipo” son inútiles porque todos pueden decir lo mismo. Por lo tanto, debe poder mostrar la relación entre los resultados y los problemas que se deben abordar y reportar el desempeño proporcionando datos e información específicos.
Paso 4. Describe la metodología que utilizaste
Si necesita recopilar datos como base para redactar un informe, describa brevemente la metodología de recopilación de datos que está aplicando.
- Informe al lector de las razones para elegir el método de encuesta, sus beneficios y resultados. También explique por qué el método se considera creíble. Continuando con el escenario del restaurante en el ejemplo anterior, explique por qué está utilizando los datos de quejas de los clientes como método de encuesta.
- Incluya la fecha o el período de la encuesta y lo que le gustaría obtener de la encuesta.
Paso 5. Concéntrese en informar los logros laborales
Para mantener la información del informe enfocada en los logros laborales, piense en lo que más le enorgulleció durante el período del informe, por ejemplo: poder calmar a un invitado ansioso o brindar capacitación a un subordinado. No brinde información demasiado detallada al lector.
- Otra forma es utilizar el método "STAR", que significa: Situación (problema), Tarea (tarea), Acción (acción), Resultados (resultado). Describa brevemente la situación en la que se encontraba, la tarea que tenía que hacer, las acciones que tomó para completar la tarea y los resultados que logró. Al igual que el método "CAR", el objetivo es mostrar la relación entre "problema" y "resultado" y explicar cómo lograrlo.
- Concéntrese en crear informes que puedan mostrar lo siguiente: dificultad, privilegio, prioridad, alta visibilidad, plazos, innovación, descripción del trabajo y el impacto que su trabajo tiene en la organización.
- Por ejemplo: indique en el informe que la rotación anual de empleados era del 35% cuando fue ascendido a gerente de sucursal. Después de realizar encuestas de satisfacción de los empleados, orientar a los empleados y celebrar reuniones semanales con todo el personal, la rotación de empleados se reduce al 15%. Este ejemplo muestra que el informe de logros no necesita usar oraciones largas siempre que el lector pueda comprender la relación correctamente.
Paso 6. Explique los méritos de su acción
No se limite a entregar los resultados. También debe explicar por qué el logro es beneficioso para la organización.
- Por ejemplo: tiene una reunión con el personal. Explique qué es el seguimiento y sus beneficios para la organización. Piense detenidamente sobre lo que desea informar. Si no es útil, debe informar otro trabajo.
- Si la reunión con el personal puede aumentar la motivación laboral para que el absentismo de los empleados mejore y ahorre dinero a los propietarios de la empresa. Este es el resultado de un trabajo que se considera útil.
Paso 7. Verifique el informe antes de enviarlo
Los objetivos de redacción de informes no se han logrado si envía un informe que tiene muchos errores y formatos de redacción poco profesionales.
- Revisa la gramática, la puntuación y la ortografía de las palabras. Guarde su informe durante 1 noche y vuelva a leerlo por la mañana. No hagas informes de última hora.
- Imprima el informe en papel y compruebe si hay algo más que deba corregirse. A veces, nuestros ojos están tan cansados de mirar la pantalla de una computadora durante demasiado tiempo que los errores se ignoran.
Parte 3 de 3: Usar las palabras adecuadas
Paso 1. Di cosas negativas de forma positiva
Si hay un objetivo que no se alcanza, es mejor no informarlo. En lugar de mantener al lector enfocado en esto, intente informarlo de otra manera.
- Describe los resultados del trabajo insatisfactorios usando oraciones positivas, por ejemplo, enfocando la explicación en pasos concretos que tomarás para resolver el problema, en lugar de culpar a otras personas o poner excusas.
- No culpes a otras personas. Concéntrese en explicar las acciones que ha tomado y en demostrar que es una persona positiva. Comparta las cosas que usted o su equipo han hecho bien. Centrar los informes en el trabajo del que estar orgulloso.
Paso 2. Presente números y use métricas en los informes
Si puede presentar datos muy específicos, sus logros laborales serán más creíbles. Complete la información que transmite con algo medible como evidencia de apoyo.
- Las palabras superlativas que se usan mucho, por ejemplo: “mejor” o “confiable” son menos útiles. Todos pueden decir “Mi desempeño laboral fue muy bueno este año”.
- Recuerde esta frase: "¡Pruébelo, no se limite a hablar!" En lugar de decirle a otras personas que este año pudiste hacer un buen trabajo, muestra lo que hiciste bien en detalle con datos y métricas. No se limite a decir que puede entablar buenas relaciones con los clientes. En su lugar, cite los resultados de una encuesta de satisfacción del cliente, adjunte una carta que recibió de un cliente y proporcione datos sobre la reducción en el número de clientes que se quejan.
- Números actuales. Decir que eres capaz de dirigir a varios empleados no tiene sentido si los lectores no saben cuántas personas tienes en el personal. Presente los datos en forma numérica para que los lectores sepan cuántas personas llama “muchas” y explique una descripción del trabajo que ha realizado.
Paso 3. Diga la verdad en cualquier caso
No exagere ni mienta. Te meterás en un gran problema si te atrapan.
- Incluso si es totalmente involuntario, te meterás en un gran problema si mientes. Te sentirás inseguro y tu carrera se bloqueará.
- Realice una autoevaluación honesta para informar sus fortalezas y debilidades tal como son. Trate de superar las deficiencias de una manera positiva.
Paso 4. Reconozca el trabajo de los demás
Los cursos de redacción de informes de negocios e ingeniería sugieren que no use la palabra "yo", pero puede usarse en informes de desempeño en ciertos casos.
- Por ejemplo: si informa: “He contratado a 100 empleados”, no olvide explicar que su éxito está respaldado por las contribuciones de otras personas o del equipo.
- Obtendrá un valor extra si no es arrogante. Organice varias oraciones para que no siempre comiencen con la palabra "yo".
Consejos
- Nunca use palabras que expresen enojo en un informe de desempeño. Causará una buena impresión si siempre es positivo.
- Usa palabras profesionales. No utilice un estilo de lenguaje informal.
