Quizás necesite escribir un informe de evento para evaluar el éxito de un evento comparando los resultados con sus objetivos. Este informe es requerido por la empresa o la persona que realiza el evento para determinar si es necesario realizar cambios. Hay varias formas de garantizar que un informe de eventos exitoso esté bien redactado. ¡Lo necesitará si está organizando otro evento!
Paso
Parte 1 de 3: compilación de informes de eventos
Paso 1. Determine el estilo y formato de presentación para cada audiencia
Los informes de eventos se pueden grapar, grapar, en forma de archivos PDF, presentaciones de PowerPoint, etc.
- Asegúrese de que el informe del evento esté organizado en secciones claras. Debe determinar cómo comparar los resultados del evento con sus objetivos. Resume los principales resultados de los eventos realizados.
- Personalice los informes de eventos según las necesidades e intereses de cada patrocinador y audiencia. Considere los objetivos de los patrocinadores. Hasta cierto punto, los patrocinadores son la audiencia clave para los informes de eventos. Quieren evaluar la elegibilidad del evento patrocinado. Así que asegúrese de saber lo que quieren y lo que más les interesa.
- Personalice los informes de eventos para satisfacer también necesidades específicas con respecto a eventos y patrocinadores únicos. No escriba un informe como si estuviera dirigido a un tipo de audiencia. Los altos ejecutivos y gerentes financieros también son otra audiencia para el informe de su evento.
Paso 2. Cree un proceso para monitorear la información necesaria durante todo el evento
No puedes simplemente confiar en la memoria.
- Controle la información clave antes, durante y después del evento para crear informes más específicos y, sobre todo, más efectivos. Este método también le permite compilar informes de acuerdo con una línea de tiempo.
- Considere la posibilidad de realizar una recopilación de datos continua con la ayuda de varias personas, si es necesario (incluidos los pasantes). En esencia, la presentación de informes no debe esperar a que se complete el evento.
Paso 3. Resuma el informe a los puntos principales
Uno de los problemas con los informes de eventos es que tienden a cubrir poco de la agenda o se enfocan en declaraciones dulces. No hagas eso. Es una buena idea resaltar los puntos centrales de forma clara y analítica.
- Seleccione algunas partes importantes del evento para discutirlas con más detalle. Encuentra las tres cosas que sucedieron con más éxito y los tres puntos que más sorprendieron.
- No llene el informe con detalles sin importancia, como el menú del almuerzo o un resumen detallado de toda la presentación principal. Debe incluir las cosas que son importantes.
Parte 2 de 3: Incluir el contenido correcto en el informe
Paso 1. Escribe un resumen ejecutivo
El informe de eventos debe incluir una descripción general, que es una versión abreviada del informe completo. Piense en el resumen ejecutivo como una introducción al informe del evento.
- Puede crear dos informes, un resumen ejecutivo creado para las personas interesadas en el resultado del evento y un informe más detallado para las personas involucradas en la preparación, ejecución y patrocinio del evento.
- En el resumen ejecutivo, debe discutir y centrarse en los objetos y resultados clave. El resumen ejecutivo debe ser breve, solo una página o dos. El informe debe resumir los elementos clave del evento e incluir una breve interpretación de los datos.
Paso 2. Incluya ayudas visuales profundas en sus informes
A menudo, los informes son más efectivos cuando incluyen gráficos que ilustran tendencias estadísticas, en lugar de simplemente informar al lector de un montón de números.
- Si el evento incluye un producto nuevo, le recomendamos que incluya una foto de ese producto. Las fotografías que muestren el momento durante el evento pueden ayudar al lector del informe a hacerse una idea del evento que se está realizando. Intente tomar fotografías que muestren la participación del patrocinador en el evento para que se documenten en el informe. Una vez más, esta tarea no puede esperar a que se complete el evento.
- También puede incluir muestras, reproducciones y otros ejemplos que ocurran en el sitio. Informe el número de personas que recibieron cupones patrocinados, etc. Documente la exposición en el sitio y fuera del sitio generada por el evento, en los medios, al público, para los patrocinadores.
Paso 3. Documente toda la publicidad y la exposición a los medios
Le recomendamos que evalúe la comparación de los medios resultantes con los objetivos declarados del evento.
- Concéntrese en los anuncios impresos y los artículos que incluyan el nombre y el anuncio del patrocinador, además del número de distribuciones diarias de periódicos y clasificaciones de anuncios.
- Documente los comerciales de televisión, los anuncios públicos, las hojas de tarifas y los valores de las tarjetas de calificación, y la cobertura de noticias.
- No olvide la documentación de radio, los anuncios de hojas de tarifas, las calificaciones de publicidad y promociones, los informes auditados, etc.
Paso 4. Incluya una declaración del propósito del evento
Deberá relacionar los objetivos del evento con el resultado, así que asegúrese de incluir un recordatorio de la misión y los objetivos originales del evento.
- Puede incluir una lista de eventos del programa. También debe discutir quiénes serán los participantes clave durante el evento. Sin embargo, sea breve.
- Asegúrese de pasar mucho tiempo registrándose y discutiendo los resultados clave específicos del evento y comparándolos con los resultados registrados. Sea realista y no endulce las cosas que no funcionan como deberían.
Paso 5. Incluya la información financiera del informe del evento
Debe proporcionar una discusión detallada del presupuesto corriente del evento y los gastos reales. Asegúrese de incluir una comparación de su presupuesto con los gastos reales, además de destacar algunas de las cosas que salieron bien y las áreas que necesitan mejoras.
- También debe detallar los costos, incluidos los costos de las actividades de marketing y promoción, los gastos de personal y los costos de patrocinio. Le recomendamos que cree un presupuesto detallado. Los gerentes financieros y los altos ejecutivos querrán ver evidencia para respaldar sus conclusiones de gastos.
- Incluya cálculos de ingresos, por ejemplo, de entradas, patrocinadores y exposiciones. Sin embargo, asegúrese de comparar los ingresos reales con los pronósticos.
Paso 6. Incluya estadísticas que sean relevantes para el lector
No permita que su informe se llene de información dulce. La cantidad de personas que asistieron al evento es uno de los datos que debe incluir. Le recomendamos que proporcione datos medibles en los informes.
- Estadísticas y otros datos relacionados que se pueden incluir, como el número de ventas y el número de visitantes en un stand en particular. El informe del evento será más creíble si los datos proporcionados están completos. Incluya información sobre participantes / visitantes. Incluya datos demográficos, número de visitantes y resultados de la investigación de visitantes (por ejemplo, hábitos de compra).
- Informe la cantidad de personas que respondieron a las campañas patrocinadas, así como las donaciones a organizaciones sin fines de lucro. Documentar el impacto económico y la participación de los empleados.
Paso 7. Incluya elementos cualitativos que contextualicen los datos
Su informe debe incluir algunas estadísticas, pero también necesitará citas de personas para proporcionar comentarios relacionados con el contexto.
- Recopile comentarios y opiniones de los asistentes y los miembros del equipo del evento para que la evaluación del éxito del evento no provenga solo de los redactores de informes del evento. Esto hace que su informe sea más creíble.
- También considere incluir investigaciones de terceros. Valorar la exposición a los medios es un ejemplo de lo que pueden investigar los terceros.
- Valor del espacio y preparación de eventos. Debe tomarse el tiempo para evaluar la efectividad del sitio y la preparación desde el punto de vista de otra persona. Discuta cómo usar el espacio para conferencias, eventos, etc.
Parte 3 de 3: Completar el informe de eventos
Paso 1. Haga un informe de eventos a tiempo
Intente redactar y publicar el informe lo antes posible después del evento. Asegúrese de programar esto en su calendario para asegurarse de que sea a tiempo. Algunas personas recomiendan publicar el informe 30 días después del evento, pero otros argumentan que el informe debería publicarse solo unos días después del evento.
- Siempre que sea la fecha límite, asegúrese de no perderla. Quizás, está escribiendo un informe de evento para una agencia que es solicitado por un cliente en particular. Preste atención a todas las solicitudes.
- En esencia, su audiencia espera un informe completo y oportuno. Por lo tanto, cree informes que estén a la altura de las expectativas y no espere demasiado para que se vuelvan obsoletos.
Paso 2. Revise el informe de su evento
Asegúrese de que el informe del evento utilice una buena gramática y esté libre de errores ortográficos, puntuación y otros errores.
- Asegúrese de que sus respuestas no sean superficiales. Como regla general, debe utilizar la técnica de escritura "muestre, no diga". Esto significa que debe proporcionar algunos ejemplos específicos para respaldar los puntos generales incluidos en el informe.
- No olvide a su audiencia y asegúrese de que la redacción del informe se vea formal y profesional. Los informes de eventos no son documentos informales; Este documento es importante para determinar la viabilidad de adquirir el evento, por lo que debe sonar autorizado.
Consejos
- Toma más fotos de las que necesitas. Cuantas más opciones, mejor.
- Cuando recopile cotizaciones de líderes y planificadores, no vaya directamente a ellos. Son personas que todavía están mucho después de que finalice el evento. Es mejor preguntar primero a la gente de la multitud, ya que serán los primeros en irse. Además, no moleste al orador o al líder del evento si está ocupado. Podrán ser interrogados más tarde.
- Cuando recopile citas, mantenga la conversación normal y siga haciendo preguntas de forma natural hasta que la otra persona esté dispuesta a decir lo que piensa.
- Recopile más cotizaciones de las que necesita. Mientras más, mejor.
- Una buena foto puede mostrar cómo fue el evento o cómo reaccionó la gente.
- Intente tomar fotografías que muestren el panorama general del evento en su conjunto, incluidas fotos de la multitud y los oradores en una imagen para mostrar a los lectores la magnitud del evento.
