Una factura es una lista de precios de bienes vendidos o servicios prestados. Microsoft Word te permite crear facturas con plantillas existentes o con tu propio diseño. Los pasos a continuación lo guían para crear facturas en Word 2003, 2007 y 2010.
Paso
Método 1 de 1: descarga de plantillas listas para usar
Paso 1. Cree un nuevo documento
Aunque una plantilla lista para usar no es un documento nuevo, comience a facturar como si estuviera creando un documento nuevo.
- En Word 2003, seleccione "Nuevo" en el menú Archivo.
- En Word 2007, haga clic en el botón de Office en la esquina superior izquierda de la ventana, luego seleccione "Nuevo" en el menú Archivo.
- En Word 2010, haga clic en la pestaña Archivo y luego seleccione la opción Nuevo de la lista de opciones a la izquierda de la ventana.
- No haga clic en la barra de herramientas Nuevo en Word 2003 o en el botón Nuevo en la barra de herramientas de acceso rápido en Word 2007/2010. El botón solo le permite crear un nuevo documento con la plantilla Normal.dot o Normal.dotx. Utilice este método si desea crear una factura a partir de un documento en blanco.
Paso 2. Busque la plantilla que desee
- En Word 2003 y 2007, seleccione Facturas en la opción "Plantillas de Office disponibles" a la izquierda del panel de tareas Nuevo documento. Seleccione un tipo de plantilla de la lista en la ventana central, luego seleccione una de las plantillas de facturación que aparecen.
- En Word 2010, seleccione Facturas en la sección Plantillas de Office disponibles de Plantillas de Office.com. Haga doble clic en la carpeta de la plantilla que desea crear, luego seleccione una de las plantillas de facturación que aparecen.
Paso 3. Descargue la plantilla haciendo clic en el botón "Descargar" en el medio de la pantalla
Luego, puede realizar cambios en la factura, con la información disponible al final de este artículo. Después de realizar cambios, guarde el cargo.
También puede acceder a las plantillas de facturación para Word y Excel directamente desde el sitio web de Microsoft, en https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Asegúrese de seleccionar el factura con tu versión de Word
Paso 4. Segunda forma:
Creación de facturas a partir de documentos en blanco
Paso 5. Cree el cabezal de la factura
Escriba el nombre de su empresa e incluya la descripción correspondiente de "Facturación". Por ejemplo, puede enumerar "Ofertas" si el documento solo sirve como presupuesto, no como factura.
- Puede incluir el encabezado en la parte superior de la página o utilizar la función de encabezado de Word. Si está utilizando la función de encabezado de Word y predice que la factura superará una hoja, puede usar la opción Primera página diferente para enumerar los encabezados completos en la primera página y los encabezados de resumen en las páginas siguientes.
- El nombre de la empresa debe tener el mismo tipo de letra que los demás materiales de su empresa.
- El estado de cuenta debe estar escrito en un tamaño lo suficientemente grande para que el destinatario del documento pueda identificarlo.
Paso 6. Escriba la fecha de facturación cerca de la parte superior del documento, a la derecha del estado de cuenta
Sin embargo, no es necesario que incluya una fecha tan grande como la descripción.
Word tiene una función de fecha automática que puede insertar la fecha de hoy. Aunque es bastante útil, no utilice esta función para las facturas enviadas electrónicamente porque la fecha seguirá cambiando cuando se abra el documento. Si bien la fecha de retención no cambiará, la facturación buscará la fecha en la factura para ver cuándo se le pagó
Paso 7. Numere la factura
Este número también debe aparecer en la parte superior de la factura. La numeración de facturas le facilitará el seguimiento de sus facturas si tiene varias facturas abiertas. Puede numerar su factura de las siguientes dos formas:
- Numeración global no relacionada con el cliente. Por lo tanto, puede almacenar todos los documentos de facturación en una carpeta.
- Numeración especial para cada cliente. Utilice esta numeración si desea crear una carpeta separada para cada cliente. Es posible que desee incluir parte del nombre del cliente en el número de facturación, como "Swithin1".
Paso 8. Muestre la dirección del remitente y el destinatario
Incluya su dirección y nombre, así como la dirección del cliente en la factura.
Su información de contacto debe incluir el nombre de la empresa, el nombre del beneficiario, la dirección del cliente y la dirección de teléfono, fax y correo electrónico si es necesario
Paso 9. Anote la información de facturación
La función de tabla en Microsoft Word le facilita la creación de filas y columnas para la información de facturación, como la cantidad del artículo, la descripción del artículo / servicio, el precio unitario / cargo por servicio y el precio total del artículo comprado.
La función de tabla en Word también le permite realizar cálculos. En lugar de calcular manualmente el precio total de un artículo comprado, simplemente puede multiplicar la cantidad por el precio. Después de eso, puede calcular todos los subtotales para encontrar la factura total
Paso 10. Escriba la factura total en el lado derecho de la factura, justo debajo del precio por artículo
Puede resaltar la facturación total para facilitar la visualización.
Si está cobrando impuestos sobre las ventas, muestre un subtotal de todos los bienes / servicios, luego anote el impuesto facturado e incluya el porcentaje de impuestos a la izquierda del valor del impuesto. Después de eso, escriba la factura total debajo
Paso 11. Incluya reglas de pago
Puede mostrar las reglas de pago en la parte superior o inferior de la información de facturación. Una regla de pago comúnmente utilizada es "pagar cuando llegue la factura". "Vence en 14 días", "Vence en 30 días" o "Vence en 60 días".
Es posible que desee incluir una nota en la parte inferior de la factura que explique cómo pagar, información general o un agradecimiento al cliente por usar su servicio
Paso 12. Guarde la factura con un nombre que sea fácil de entender y describa el tipo de factura
También puede incluir el nombre de la empresa, el número de facturación y el nombre del cliente.
Consejos
- Después de guardar el documento de factura, puede utilizar el documento como plantilla para crear otra factura utilizando la función "Nuevo a partir de existente" al crear una nueva factura. También puede guardar facturas en formato de plantilla.dot o.dotx para uso futuro.
- Otra forma de ver las facturas y otra información es crear un libro de trabajo de Microsoft Excel y pegar un enlace al archivo de la factura en formato Word. Cuando actualice el libro de trabajo, haga clic con el botón derecho en la hoja de trabajo pegada y seleccione "Actualizar enlace" para ver los cambios.
