Una factura de pago, o también conocida como factura, es un documento que contiene detalles de los servicios prestados, así como una solicitud de pago, que se envía a la persona que realizó la compra. Por ejemplo, si es jardinero y ha agregado plantas a la página de inicio de un cliente, incluya detalles de sus servicios en la factura para obtener el pago.
Paso
Parte 1 de 3: Elegir un formato
Paso 1. Cree una factura profesional
Si escribe facturas con frecuencia, es una buena idea crear una plantilla de factura que pueda modificar cada vez que envíe una nueva factura a un cliente. Esta plantilla es especialmente útil para contratistas u otras personas que brindan servicios de manera continua. Puede crear plantillas de facturas con su programa de procesamiento de texto favorito o buscarlas en Internet.
- Una factura generalmente incluye un título con su nombre o su empresa, dirección y número de teléfono, así como el logotipo de la empresa, junto con los detalles de los servicios prestados, el monto a pagar e instrucciones de pago.
- Las facturas generalmente se crean electrónicamente, se numeran y se guardan en una computadora. De esa manera, siempre tendrá una copia de su factura y no tendrá que preocuparse por perder su papel de facturación. Sin embargo, asegúrese de hacer siempre una copia de seguridad de su archivo de factura utilizando un servicio de almacenamiento de archivos en línea, como Google Drive o Dropbox. De esa manera, si falla el disco duro de su computadora, aún tendrá una copia de sus facturas.
- Elija un sistema de numeración que le facilite la organización de sus documentos. Una opción es usar la fecha de creación. Entonces, "FTR311216" es una factura creada el 31 de diciembre de 2016. Si crea más de una factura en un día, ingrese las iniciales del proveedor.
Paso 2. Seleccione el libro de facturas
Los libros de facturas se pueden comprar en librerías o papelerías. Este libro ha incluido espacios para enumerar los servicios prestados y diversa información de pago. Cada vez que escribe una factura de pago, solo necesita completar el espacio en blanco proporcionado.
- Los libros de facturas son útiles para las personas que escriben facturas por los bienes que venden. Por ejemplo, si vende pasteles caseros, podría ser más fácil escribir una factura de pago en lugar de crear una factura en su computadora cada vez que realiza una venta.
- Elija un libro de facturas que tenga una capa de papel ídem detrás de cada factura en blanco para que usted y su cliente puedan obtener una copia.
- Sin embargo, aún necesita un área de almacenamiento segura. Asegúrese de guardar una copia de la factura en una caja fuerte antiincendios.
Paso 3. Utilice un sistema de pago en línea
PayPal o Square le permiten enviar facturas. Sin embargo, el servicio es de pago (2.9% + US $ 30 centavos por factura a enero de 2017), pero la conveniencia de pagar electrónicamente hace que este método sea más confiable.
- Desde su cuenta de PayPal, seleccione la opción de menú "Enviar y solicitar" en la parte superior. Luego, seleccione "Crear y administrar facturas" (crear y administrar facturas). Finalmente, haga clic en el botón "Crear" para crear una nueva factura.
- Deberá conocer la dirección de correo electrónico del cliente para completar la sección "Facturar a:" de la factura. PayPal o Square facturarán la cuenta con esa dirección de correo electrónico.
Paso 4. Obtenga una aplicación de factura personalizada
Las aplicaciones de facturación como Invoice2go le permiten enviar y rastrear facturas desde su teléfono y configurar recordatorios de pago automático. Los clientes pueden pagar en línea con una tarjeta de crédito o débito.
Paso 5. Cree facturas con software de contabilidad
Si utiliza software de contabilidad para administrar su negocio, debe incluir un sistema de facturación. Por ejemplo, QuickBooks tiene un botón "Factura" fácil de usar en el tablero que lo guía a través del proceso. Sus clientes no tendrán opciones de pago instantáneo, pero puede monitorear el estado de facturación junto con otros registros comerciales.
Parte 2 de 3: Incluir información básica
Paso 1. Incluya la información de la empresa
Ya sea que esté facturando en una computadora o utilizando un libro de facturas, escriba el nombre de la empresa en la parte superior. Incluya la siguiente información justo debajo del nombre de su empresa:
- Dirección completa de la empresa
- Número de teléfono de la empresa
- Dirección de correo electrónico o cualquier información de contacto
Paso 2. Anote la fecha
Usted y el cliente deben conocer la fecha de la factura. Esto se debe a que la fecha de vencimiento del pago generalmente se basa en la fecha de creación de la factura.
Paso 3. Número de factura, si es necesario
Necesitará números de factura secuencialmente según el número de transacciones realizadas con el cliente. Por ejemplo, si vendió un pastel al mismo cliente en 3 eventos diferentes, la factura de la tercera venta se numeraría como # 3.
- Si está utilizando un comprobante de factura estacionario comprado en la tienda, la factura ya debe estar numerada.
- Si utiliza un software de contabilidad o PayPal, la factura también se numerará automáticamente.
Paso 4. Anote la información del cliente
Incluya el nombre del cliente o cliente o empresa. Si brinda servicios de contratista a los clientes, también debe incluir la dirección y el número de teléfono de la empresa.
Parte 3 de 3: Escribir cosas específicas
Paso 1. Escriba una descripción de los servicios prestados
Incluya cualquier trabajo, servicio o producto que brinde el cliente. Si proporciona más de un servicio, incluya cada uno en una lista. Incluya la siguiente información sobre el servicio o producto en la lista relacionada:
- Servicios o productos prestados. Por ejemplo, "1 pastel de cumpleaños con adornos de Thomas".
- Fecha de entrega del servicio
- Tarifa de servicio
- Después de que se haya enumerado cada producto o servicio, calcule el total e incluya el monto final facturado.
Paso 2. Especifique las condiciones de pago específicas
Si desea que la factura se pague antes de una fecha determinada, incluya esa información. Ingrese detalles sobre el tipo de pago aceptado, ya sea en efectivo, cheque o tarjeta de crédito.
También calcule el impuesto que se agregará al costo. Busque las tasas impositivas aplicables en su país para que pueda determinar el monto facturado con precisión
Paso 3. Proporcione información adicional
En la parte inferior de la factura, escriba una descripción de la política de devolución. También puedes aprovechar esta oportunidad para agradecer al cliente y enumerar otros productos o servicios que también ofreces.
