El trabajo y los negocios, especialmente en un entorno de oficina, exigen un cierto nivel de colaboración. Por ejemplo, las decisiones importantes a menudo requieren más desde la perspectiva de un individuo y, en general, el éxito de un trabajo importante requiere la experiencia de varias personas. Las reuniones son una forma de crear una colaboración estructurada y organizada, pero sin un propósito o control, las reuniones pueden volverse demasiado largas e ineficaces. Saber cómo planificar, preparar y dirigir reuniones puede marcar la diferencia entre una reunión eficaz y una que pierde tiempo.
Paso
Parte 1 de 3: Preparación para la reunión
Paso 1. Discuta la próxima reunión con los participantes
Cuando te enteres de que estarás presidiendo una próxima reunión, una de las primeras cosas que debes hacer es dedicar un poco de tiempo a hablar con las personas que participarán (especialmente personas importantes y de alto nivel). Pregunte si hay algo en particular que les gustaría discutir en la reunión. Registre sus respuestas y utilícelas como guía mientras escribe su agenda.
Preguntar a los participantes sobre lo que les gustaría discutir es una decisión inteligente, no solo para facilitarle la redacción de la agenda, sino también para involucrarlos en el proceso de la reunión incluso antes de que comience la reunión. Es más probable que las personas asistan y presten atención durante las reuniones cuando saben que se discutirán temas que son importantes para ellos
Paso 2. Escribe y comparte una agenda
La agenda de la reunión no solo es útil para el líder de la reunión, sino también para los invitados presentes. La agenda incluye información útil sobre la reunión, como cuándo, dónde y quiénes asistirán. Más importante aún, la agenda también describe los temas de discusión que se discutirán, para que todos puedan hacer preparativos. Envíe la agenda antes de la reunión en sí; cuanto más importante sea la reunión, antes debe enviar la agenda.
Una cosa que debe incluirse en la agenda es el límite de tiempo estimado para cada discusión. Tener un cronograma aproximado delineado anteriormente puede facilitarle la puesta en marcha de la reunión. Si bien algunos de los eventos en su agenda tomarán más tiempo (y otros más rápido), el horario le facilitará la organización y el ajuste del tiempo total
Paso 3. Investigue un poco sobre el tema de las discusiones y reuniones anteriores
Es posible que las personas que asistan a la reunión no conozcan toda la información sobre el tema que planea discutir; es posible que algunos no hayan asistido a la última reunión, mientras que otros pueden haberlo olvidado. Es una buena idea que usted, como presidente de la reunión, conozca la historia de la discusión hasta el momento. Intente hablar con personas que asistieron a reuniones importantes antes para averiguar cualquier problema no resuelto para poder discutirlo en la reunión. También necesitará obtener las actas de la última reunión del funcionario que guarda las notas para ayudarlo a organizar sus planes.
Las actas de reuniones anteriores pueden ser un recurso importante para usted como líder. Las actas resumen las discusiones y decisiones que ocurrieron durante la última reunión, para que pueda encontrar toda la información importante con relativa rapidez y facilidad. Es posible que deba compartir las minutas importantes de la reunión con los participantes junto con una agenda
Paso 4. Prepare el lugar de reunión de antemano
El día de la reunión, debe asegurarse de que la sala o el lugar que se utilizará esté limpio, ordenado y listo para albergar a los participantes de la reunión. Debe asegurarse de que todos los componentes de la tecnología de reuniones (como presentaciones, proyectores, dispositivos visuales, etc.) funcionen correctamente y estén listos para usar; el desorden técnico puede perder un tiempo valioso e interrumpir el buen funcionamiento de una reunión.
Si está utilizando una presentación electrónica (como PowerPoint, etc.), tómese el tiempo para familiarizarse con el control remoto o clicker que se utilizará en la presentación. Ciertamente, no querrá perder el tiempo jugando con esos controladores mientras se discuten temas importantes
Parte 2 de 3: Actuar como líder durante las reuniones
Paso 1. Abra la reunión oficialmente
Cuando se acabe el tiempo programado y todos los participantes (o al menos todos los participantes importantes) estén presentes, llame la atención sobre todos los presentes en la sala. Preséntese como el líder y cuál es el propósito de la reunión. Establezca un marco de tiempo indicando cuándo finaliza su reunión planificada; puede tener una reunión larga o corta, pero establecer un límite de tiempo con anticipación ayudará a que la reunión sea puntual. Si algunos de los participantes no se conocen, tómese el tiempo para leer los nombres de los participantes brevemente y presentar a los participantes importantes.
Cabe señalar que algunas empresas y organizaciones tienen procedimientos estrictos y regulares para la apertura y realización de reuniones. Por ejemplo, hay algunas organizaciones que abren reuniones con el golpe de un martillo
Paso 2. Proporcione resúmenes relevantes de reuniones anteriores
Al comienzo de una reunión que forma parte de un proyecto en curso prolongado, debe proporcionar información breve sobre el proyecto proporcionando un resumen rápido de los eventos o decisiones de la reunión anterior. No todos los participantes saben tanto como usted sobre el tema de discusión, por lo que este paso puede ser útil para que la reunión sea efectiva y eficiente.
- En lugar de resumir los resultados de reuniones anteriores usted mismo, puede pedirle al secretario de la reunión o al funcionario que toma notas que lea las actas de reuniones anteriores para darle al resumen un toque formal.
- También debe considerar leer correspondencia o comunicaciones importantes que ocurrieron después de la reunión anterior.
- Cabe señalar que si proporciona a los participantes copias de las actas / correspondencia, es posible que no sea necesario leerlas.
Paso 3. Permita que los participantes importantes informen sobre la situación general
A continuación, invite a personas con conocimientos relevantes para que le informen de los nuevos desarrollos que han ocurrido desde la última reunión. Esto puede ser cualquier cosa, por ejemplo, nuevos problemas que enfrenta la empresa u organización, cambios en el personal, desarrollos de proyectos y cambios en la estrategia, todos los cuales se pueden discutir aquí. Los participantes de la reunión también quieren conocer los resultados de acciones específicas tomadas como resultado de reuniones anteriores.
Paso 4. Termine todos los asuntos pendientes
Si hay problemas sin resolver y decisiones que no se han tomado en la última reunión, intente resolverlos antes de discutir nuevos problemas. Cuanto más tiempo permanezca en espera el problema anterior, menos participantes querrán asumir la responsabilidad, así que intente definir y resolver cualquier asunto pendiente durante la reunión. Por lo general, los asuntos pendientes se marcan específicamente como "indecisos" o "sometidos a discusión adicional" en el acta de la reunión anterior.
- Dependiendo de la cultura y las regulaciones en las que trabaje, su empresa u organización puede tener procedimientos específicos para tomar decisiones; por ejemplo, es posible que los participantes de la reunión solo necesiten alcanzar un consenso mayoritario, o tal vez un grupo de personas de alto nivel tenga la tarea de tomar decisiones. todas las decisiones.decisión.
- Tenga en cuenta que algunas cosas son demasiado grandes para terminar durante una reunión. No tiene que pensar en el progreso a largo plazo de los proyectos inconclusos. Sin embargo, debe plantear una decisión o proyecto que requiera acción en este momento.
Paso 5. Discuta el nuevo negocio
A continuación, plantee los nuevos problemas, inquietudes y problemas que deban discutirse. Estas son cosas que naturalmente se derivan de los desarrollos que tuvieron lugar entre las reuniones anteriores y actuales. Trate de obtener decisiones concretas y definitivas de los participantes: cuantas más cosas deje sin respuesta, más problemas sin resolver traerá a su próxima reunión.
Paso 6. Lea la conclusión de la reunión
Una vez que haya resuelto todos sus problemas antiguos y actuales, reserve un tiempo para leer la conclusión de la reunión para todos los presentes. Enumere todas las decisiones que se han tomado individualmente y, si es necesario, describa las acciones específicas que se espera que tomen los participantes antes de la próxima reunión.
Este paso es crucial: es su última oportunidad para asegurarse de que todos salgan de la reunión sabiendo exactamente dónde se encuentra el proyecto y qué se espera de ellos
Paso 7. Concluya exponiendo los conceptos básicos para la próxima reunión
Finalmente, indique lo que se discutirá en la próxima reunión y, cuando haya comenzado a planificar, indique cuándo y dónde se llevará a cabo la reunión. Esto ayuda a los participantes a crear un sentido de continuidad de un proyecto o decisión importante al siguiente y les da un marco de tiempo para continuar o completar la tarea que se les asignó.
Vale la pena señalar que no tiene que planificar otra reunión si ha cubierto todos los temas antiguos y nuevos en la reunión actual. Sin embargo, si hay suficientes problemas sin resolver que requieren más discusión o si desea ver el progreso de un proyecto en particular, otra reunión podría ser una buena idea
Parte 3 de 3: Dirigir reuniones de manera eficaz
Paso 1. Guíe la discusión, pero no la domine
Uno de sus roles como líder de la reunión es mantener la discusión fluida. Su función no es ofrecer una opinión sobre todos los temas o asegurarse de que la discusión se desarrolle en un horario fijo. Debe tener flexibilidad. Permita que otros participantes hablen libremente y permita que surjan nuevos temas de discusión incluso si no están en la agenda. Es posible que deba terminar un tema sutilmente o cambiar cierto tema de discusión para mantener la discusión en marcha, pero no debe sentir que tiene que controlar todos los aspectos de la reunión. Después de todo, las reuniones son un proceso colaborativo.
Durante la reunión, preste atención a su agenda. Si una reunión está fuera de la agenda, es posible que deba omitir ciertos temas de discusión o posponerlos para más adelante. No tenga miedo de hacer esto si el tema que se está discutiendo es muy importante
Paso 2. Anime a todos los participantes a participar
Como líder de la reunión, su trabajo es garantizar una reunión abierta y productiva. Si nota que ciertos participantes que tienen conocimientos relevantes al tema que se está discutiendo no están abiertos al grupo, anímelos a hablar. No necesita desafiarlos o llamarlos directamente, simplemente diga algo como "Creo que la experiencia de la Sra. Mitha será de utilidad aquí", y esa es una excelente manera de involucrar a los miembros menos activos en la reunión.
Paso 3. Asegúrese de que todos comprendan lo que se está discutiendo
Es difícil recordar que todos los asistentes a una reunión tienen la misma experiencia o conocimiento del tema de discusión. Para asegurarse de que los participantes inviertan su tiempo sabiamente en la reunión, es posible que desee aprovechar la oportunidad para simplificar brevemente un asunto o tema complejo. Los participantes que no conozcan esta información seguramente lo agradecerán.
Paso 4. No ignore las preguntas difíciles o incómodas
Si tales preguntas no están controladas por un líder competente, la reunión será improductiva. Trate de asegurarse de que todos los temas importantes que desea discutir se discutan en la reunión. No permita que los participantes echen la culpa o den excusas vagas por problemas no resueltos. Trate de aclarar y obtener respuestas a los problemas que nadie quiere discutir. Aunque los participantes no lo deseen, son las preguntas las que deben responderse para que la reunión sea eficaz.
Asegúrese de que se registren todas las decisiones importantes (si tiene un funcionario o un tomador de notas, delegue esta tarea en ellos). Si tiene que tomarse la molestia de hacer una pregunta difícil, querrá asegurarse de que sus respuestas estén bien documentadas
Paso 5. Cuide su tiempo
Hay una razón por la que las reuniones tienen mala reputación: para la mayoría de las personas, las reuniones son una actividad que consume mucho tiempo. Para evitar que una reunión se prolongue demasiado, use su poder como líder para mantener la discusión en movimiento. No tema posponer ciertos temas o conversaciones sin importancia hasta la próxima discusión si parece que la reunión va a durar más de lo esperado. Debe estar preparado y dispuesto a ajustar el horario para asegurarse de que no se pierda el tiempo de ningún participante.
