Los compañeros de trabajo no vendrán si se les invita a una reunión sin un propósito claro. Si usted es el encargado de establecer la agenda de la reunión, evítelo especificando los temas que se discutirán en la reunión y el tiempo que llevará cubrir cada tema. Al planificarlo y ejecutarlo lo mejor que pueda, puede lograr mejores resultados y los participantes de la reunión no se sentirán en desventaja por el tiempo perdido.
Paso
Parte 1 de 3: Preparándose
Paso 1. Solicite información a sus colegas
Los participantes de la reunión se sentirán más involucrados si participan en el establecimiento de la agenda de la reunión. Pídales que sugieran un tema que quieran discutir y luego póngalo en la agenda.
- Envíe un correo electrónico o reúnase con un compañero de trabajo que será invitado unos días antes de la reunión.
- Haga este paso con al menos 6 a 7 días de anticipación para que aún tengan tiempo de contribuir. Asegúrese de que la agenda de la reunión esté finalizada entre 3 y 4 días antes de la fecha de la reunión.
Paso 2. Determine el objetivo principal o varios objetivos a alcanzar
Asegúrese de que la reunión se lleve a cabo con un propósito específico, por ejemplo, para tomar decisiones, compartir información, hacer planes de trabajo o informar sobre el progreso de la realización de tareas. No es necesario celebrar una reunión si no tiene un propósito.
Las reuniones pueden tener varios propósitos, por ejemplo, para informar sobre el progreso del trabajo como base para tomar decisiones a largo plazo
Paso 3. Céntrese en temas que afecten a mucha gente
Los temas con suficiente discusión que involucren a 2 personas, no deben incluirse en la agenda. Tómese el tiempo para encontrar soluciones que requieran la participación de muchas personas.
- Por ejemplo, celebre una reunión separada (fuera de la reunión) si usted y un compañero de trabajo desean discutir una nueva tarea.
- Si está celebrando una reunión para discutir un problema que solo unas pocas personas pueden resolver, los participantes de la reunión que no estén involucrados en la discusión del tema deberían poder seguir trabajando. Esto los hace sentir decepcionados porque su tiempo de trabajo se desperdicia. Por lo tanto, aproveche esta oportunidad lo mejor posible porque realizar un encuentro que involucre a muchas personas no es fácil.
Paso 4. Organice la agenda de la reunión determinando selectivamente los temas que desea discutir
Priorice los temas importantes que deben discutirse en la reunión porque no puede incluir todos los temas en la agenda.
- Por ejemplo, es posible que desee enumerar "negociaciones de fechas límite del proyecto", "presentaciones de informes de progreso", "planes de nuevos proyectos" y "sugerencias". Debido a limitaciones de tiempo, no incluyó la sesión de lluvia de ideas en la agenda de la reunión.
- Considere si necesita celebrar una reunión con varias personas para discutir la agenda principal como preparación para la reunión plenaria.
Paso 5. Enumere primero los temas más importantes
Al planificar una reunión, es una buena política poner los temas más importantes al comienzo de la reunión. De esta manera, todos los participantes pueden discutir temas importantes mientras sus mentes están despejadas y en buena forma física cuando comienza la reunión.
- Por ejemplo, programe la "toma de decisiones" y luego la "presentación del informe de progreso" (a menos que se necesite un informe de progreso para la toma de decisiones).
- Además, se han discutido los temas más importantes en caso de que la reunión deba terminar antes o algunos participantes de la reunión tengan que abandonar la reunión antes de que finalice la reunión.
Paso 6. Calcule cuánto tiempo llevará cubrir cada tema
Si bien no puede estar seguro de cuánto tiempo llevará cubrir cada tema, haga una estimación. Considere cuánto durará la reunión y cuántos temas se tratarán. Asigne más tiempo a los temas más importantes.
- Por ejemplo, asigne 30 minutos para los informes de progreso, 10 minutos para la discusión y 10 minutos para establecer nuevos plazos.
- A menudo, las agendas de las reuniones no se pueden completar porque no hay una asignación de tiempo para cada tema. Divida el tiempo antes de que se lleve a cabo la reunión para asegurarse de que todos los temas de la agenda se puedan debatir hasta el final.
- Tenga en cuenta el número de participantes invitados a la reunión al calcular el tiempo extra. Si a la reunión asistirán 15 personas y usted dedica 15 minutos a cada tema, esto significa que cada persona tiene aproximadamente 1 minuto de tiempo de conversación por tema. Aunque no todos hablaron, el tiempo asignado fue demasiado corto.
Parte 2 de 3: Preparación de la agenda de la reunión
Paso 1. Escriba el título de la agenda de la reunión
Utilice el título de la agenda de la reunión para que el lector sepa que está leyendo la agenda que contiene el tema a discutir. Después de determinar el título, colóquelo en la parte superior del documento en blanco. Elija un título que sea simple y directo.
- Ejemplos de títulos de la agenda de la reunión: "Agenda de julio: discutir nuevas ideas de proyectos" o "Agenda de agosto de 2018: extender la fecha límite del proyecto".
- Escriba la agenda de la reunión con una fuente comercial, como Times New Roman o Calibri.
Paso 2. Tómese el tiempo para saludar y agradecer a los participantes por asistir a la reunión
Aproveche esta oportunidad para saludar a los participantes. En este momento, usted u otro presidente de la reunión pueden abrir la reunión y explicar los principales temas que se discutirán.
- Si muchos de los participantes de la reunión no se conocen, tómese el tiempo para aligerar el estado de ánimo.
- Si desea organizar una agenda de reunión para una reunión importante, como una conferencia, el tiempo necesario para abrir la reunión suele ser mayor. Para las reuniones de oficina regulares, la sesión de apertura generalmente toma solo unos minutos.
- Deje tiempo para anticipar cambios en la agenda cuando comience la reunión.
Paso 3. Incluir una agenda de reuniones en forma de preguntas para despertar la curiosidad de los participantes
Se preguntarán si formula la agenda de una reunión en tan solo unas pocas palabras. Las preguntas pueden revelar el contexto que se va a debatir, de modo que los participantes de la reunión tengan la oportunidad de pensarlo mucho antes de la reunión.
- Por ejemplo, en lugar de escribir "Discusión de los plazos del proyecto", incluya "¿Es necesario ampliar los plazos del proyecto a medida que aumenta la demanda?"
- Si es necesario, proporcione una breve explicación debajo de la pregunta.
Paso 4. Enumere el tiempo estimado junto a cada tema
Si bien es posible que las estimaciones de tiempo no estén en la agenda, esta información ayuda a los compañeros de trabajo a prepararse o solicitar tiempo adicional si es necesario.
También tuvieron tiempo de acortar el informe que se presentará de acuerdo con el tiempo asignado
Paso 5. Prepare un flujo de discusión para cada tema de la agenda
El flujo de discusión es un método para discutir cada tema. Por ejemplo, cuando se discute la extensión de la fecha límite de un proyecto, todos debatirán de acuerdo con un flujo predeterminado. Por lo tanto, todos los participantes de la reunión tendrán la misma perspectiva.
Por ejemplo, la reunión discutirá la extensión del plazo del proyecto para satisfacer la creciente demanda. Para eso, prepare un flujo de discusión consistente en "10 minutos para discutir el avance del trabajo hasta la fecha; 15 minutos para decidir cómo aumentar la productividad; 10 minutos para considerar aspectos positivos y negativos; 5 minutos para decidir si se extiende o no el plazo"
Paso 6. Decida quién dirigirá la discusión de cada tema
Pon su nombre al lado del tema para que pueda prepararse. Confirme esta tarea con la persona en cuestión unos días antes de la reunión y póngala en el orden del día.
Si va a presidir la reunión de principio a fin, indíquelo en el encabezado de la agenda de la reunión
Paso 7. Asigne tiempo si hay oradores invitados en la reunión
Si la reunión tendrá varios oradores invitados discutiendo un tema importante, deberá asignarles parte del tiempo de la reunión. Establezca un horario en la agenda para que cada invitado tenga la oportunidad de hablar incluso si quiere discutir varios temas. De esta forma, pueden preparar lo mejor posible el material a entregar.
Unos días antes de la reunión, llame al orador invitado para preguntarle cuánto tiempo se necesita para discutir el tema que desea cubrir. Esto te ayudará a organizar tu agenda para que no entren en conflicto entre sí
Paso 8. Tómese el tiempo para discutir otros asuntos
Programe esta sesión al final de la reunión. Aproveche esta sesión para preguntar a todos los participantes si hay algo más que les gustaría discutir antes de que finalice la reunión. Además, todavía pueden transmitir cosas que se han perdido o no se han discutido.
- Al incluir esta sesión en la agenda, el invitado sabe que puede contribuir incluso si lo que quiere transmitir no está incluido en la agenda de la reunión.
- Deje tiempo para preguntas y respuestas en esta sesión.
Parte 3 de 3: Finalización de la agenda de la reunión
Paso 1. Enumere los detalles relacionados con la realización de la reunión
Escriba la hora, la fecha y el lugar de la reunión en la agenda junto con los nombres de los participantes que pueden asistir a la reunión. De esa manera, ya saben con quién se encontrarán en la reunión cuando reciban la invitación.
- Es una buena idea incluir los nombres de los participantes que suelen asistir a la reunión, pero que no pueden asistir esta vez. Informar claramente que el nombre no puede asistir a la reunión.
- Adjunte un mapa de ubicación para las personas que no saben dónde se llevará a cabo la reunión.
Paso 2. Diga las cosas que deben prepararse antes de la reunión
Informe a los compañeros de trabajo que están invitados si hay cosas que deben preparar con anticipación, como leer informes, recopilar información para determinar soluciones o identificar problemas.
Incluya esta información al final de la agenda de la reunión usando letras en negrita o de colores para que sea clara y fácil de leer para todos los participantes de la reunión
Paso 3. Revise cuidadosamente la agenda de la reunión antes de distribuirla para que no haya errores
La agenda de la reunión es importante para las personas invitadas. Antes de distribuir, verifique la agenda de la reunión para asegurarse de que la información se haya escrito completa y correctamente y que no haya errores tipográficos. Además de demostrar una alta ética laboral, de esta manera se refleja que prestas atención a los detalles y los valoras.
Paso 4. Distribuya la agenda 3-4 días antes de la reunión
Los compañeros que reciben la invitación aún tienen tiempo para prepararse si han leído la agenda de la reunión unos días antes, pero no la envíen demasiado pronto porque existe la posibilidad de que sea ignorada.
Si desea realizar una reunión importante durante una conferencia, prepare la agenda con varios meses de anticipación
Consejos
- Utilice el formato de agenda de reuniones disponible en el programa Word. Muchos programas para crear documentos, como Microsoft Office, Pages para Mac, etc. que proporciona formatos de documentos personales y profesionales, por ejemplo para organizar rápida y fácilmente agendas de reuniones.
- Si existe un formato de agenda de reuniones estándar en su empresa, utilice ese formato.
- Asegúrese de que la reunión se desarrolle de acuerdo con un horario predeterminado, pero sea flexible. Debe realizar un seguimiento de la reunión consultando el reloj con frecuencia. Si la discusión de la primera agenda se ha completado, indique a los participantes que continúen la reunión discutiendo la próxima agenda. Puede decir cortésmente: "Cubriremos el siguiente tema para que la reunión termine según lo programado".
