La combinación de correspondencia es una función común en los programas de Office para ajustar un documento a varios destinatarios. Puede organizar y combinar todo tipo de documentos, incluidos sobres, etiquetas, cartas modelo, correos electrónicos, faxes y cupones numerados. Lea los pasos a continuación para descubrir cómo usar la combinación de correspondencia en una computadora.
Paso
Método 1 de 3: preparación
Paso 1. Cree un archivo de datos
Los datos pueden ser archivos de hoja de cálculo (hojas de trabajo), archivos de base de datos o incluso documentos de texto en un formato apropiado. Los archivos de hoja de trabajo son los que se utilizan con más frecuencia; Esta guía asume que está utilizando una hoja de trabajo.
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Los datos del archivo deben incluir toda la información que cambiará en cada copia. Por ejemplo, si está escribiendo una carta modelo, el archivo incluirá los nombres y posiblemente las direcciones de todas las personas a las que desea escribir.
Ingrese una información en cada celda a lo largo de la línea, de modo que cada tipo de información (nombre, apellido, honorífico, etc.) esté en su propia columna
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Cree nombres de columna razonables. La combinación de correspondencia lee los datos en cada columna y asume que la primera entrada en cada columna de información es el nombre común para ese tipo de información, así que use un nombre que tenga sentido.
Por ejemplo, comience el campo del nombre escribiendo "nombre", luego escriba todos los nombres debajo. Cuando se le pide que ingrese una columna de datos en una letra, verá "nombre" como una opción e inmediatamente recordará lo que hay en esa columna
- Los usuarios de Microsoft Office que utilizan Outlook como medio para enviar correo electrónico pueden utilizar la libreta de direcciones de Outlook como un archivo de datos, si lo desean.
Paso 2. Guarde el archivo de datos
Guarde el archivo para que pueda encontrarlo fácilmente. Asígnele un nombre que le resulte fácil de recordar.
Paso 3. Escribe tu documento principal
Este documento incluirá información en él. Por ejemplo, si está escribiendo una carta modelo, el documento principal es la carta. Cada elemento del contenido combinado por correo (como el nombre) se deja actualmente en blanco.
Método 2 de 3: Combinar correspondencia en MS Office
Paso 1. Abra el panel de tareas Combinar correspondencia
Desde el documento principal, haga clic en el panel para abrirlo. Si no lo ve, vaya al menú Herramientas y seleccione Combinar correspondencia en la lista.
Paso 2. Responda las preguntas formuladas por MS Office
La función de combinación de correspondencia de Office incluye varios pasos diseñados para facilitar la combinación de archivos de forma más inteligente y precisa.
- Comience seleccionando el tipo de documento que está escribiendo. Haga clic en el que mejor se adapte, luego haga clic en Siguiente.
- Seleccione el documento inicial que desea utilizar. Si sigue estos pasos, puede seleccionar usar este documento. Haga clic en Siguiente.
Paso 3. Seleccione los archivos que se fusionarán
Este es el archivo de datos que creó anteriormente. Seleccione el botón de radio apropiado y luego haga clic en Siguiente para ubicar el archivo y vincularlo al documento principal.
Si desea utilizar la libreta de direcciones de Outlook, haga clic en esa opción
Paso 4. Elija qué datos usar
Office le permite seleccionar o anular la selección de las filas de información que desee. Puede seleccionar los elementos de información en el archivo de datos que desea fusionar en el documento principal, de modo que el archivo de datos sea más útil más adelante si lo usa para diferentes cosas. Una vez satisfecho, haga clic en Siguiente.
Los datos se pueden ordenar haciendo clic en los encabezados de cada columna. Esto puede resultar útil si desea buscar rápidamente en una gran cantidad de información
Paso 5. Ingrese los campos de datos
En la página siguiente del panel de tareas, se le pedirá que escriba un documento si aún no lo ha hecho, y se le presentarán varias opciones para insertar datos del archivo en el documento.
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Ingrese una columna de datos colocando el cursor en esa columna de datos y luego haga clic en el botón apropiado en la barra de tareas para insertarlo allí.
Puede eliminar campos de datos extraviados o duplicados presionando la tecla Eliminar, al igual que las letras o números normales
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Las opciones predeterminadas cambiarán ligeramente según el tipo de documento que seleccione. Office hace todo lo posible para completar la información adecuada a partir de los datos que proporciona. Por ejemplo, si está escribiendo una carta de modelo comercial, es posible que vea una opción para insertar un bloque de dirección que incluya el nombre y apellido y la dirección completa de cada destinatario ordenada en varias líneas.
- Algunas opciones preestablecidas abrirán ventanas adicionales para que usted complete la información apropiada. Todo es más o menos sencillo y fácil de entender.
- Si utiliza las opciones preestablecidas y no puede encontrar la información adecuada, haga clic en el botón Coincidir campos para definir su propio nombre de columna de datos que coincida con el nombre predeterminado. Por ejemplo, puede especificar la categoría "Apellido" en un archivo de datos para completar los datos de "Apellido" en el bloque de direcciones.
- Para usar su propia columna, haga clic en más opciones. Podrá ver los nombres que le dio a cada columna y utilizarlos en su lugar.
Paso 6. Revise el correo
La combinación de correspondencia no mostrará información específica en los campos que aplique al documento principal hasta que lo imprima, pero Office ofrece una función de vista previa que le permite verificar y asegurarse de que la información que aparece coincidirá con las columnas que desea en el documento. Úselos hasta que esté satisfecho con el pedido que se muestra.
Paso 7. Complete la fusión
La pantalla final del panel de tareas de combinación de correspondencia le permitirá saber que todo está en orden y listo para imprimir su documento. Cada conjunto de información aparecerá por documento impreso y el programa imprimirá tantas copias del conjunto de información como haya.
Si desea editar letras específicas usted mismo, también puede hacerlo desde esta pantalla de la barra de tareas haciendo clic primero en "editar letras individuales"
Método 3 de 3: Combinar correspondencia en OpenOffice.org
Paso 1. Cree una base de datos
Paso 2. Ingrese los campos de datos
Ahora ha vinculado su información a una base de datos que OpenOffice.org puede comprender, y usar la base de datos para fusionar el correo es fácil siempre que sepa dónde buscar.
- En el menú Insertar, seleccione campos, luego otros … en el submenú. Alternativamente, puede presionar Ctrl + F2.
- En la ventana que aparece, haga clic en la pestaña Base de datos.
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Haga clic en el botón Examinar en la parte inferior derecha de la ventana y busque el archivo de base de datos que acaba de crear.
Una vez seleccionada, la base de datos aparecerá en una lista titulada selección de base de datos en el lado derecho de la ventana
- De la lista de tipos en el lado izquierdo de la ventana, seleccione campos de combinación de correspondencia.
- Haga clic en el "+" junto a su base de datos y aparecerá un archivo de hoja de trabajo debajo. Haga clic en "+" al lado de ellay verá el nombre de la columna de datos que seleccionó cuando creó la hoja de trabajo.
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Seleccione qué columna de datos desea insertar, luego haga clic en Insertar para colocar la columna de datos en el documento principal.
- Recuerda colocar el cursor donde quieras insertar la columna de datos antes de hacer clic en Insertar, de lo contrario tendrás que moverlo a la posición correcta.
- Al igual que en Office, los campos de texto se tratan como caracteres alfanuméricos en el documento principal. Puedes moverlo usando la barra espaciadora y borrarlo con la tecla Suprimir.
Paso 3. Complete la fusión
Compruebe la ubicación de cada columna de datos. Una vez hecho esto, imprima su documento principal. La combinación de correspondencia imprimirá una copia para cada conjunto de entradas en el archivo combinado en el documento.
Consejos
- Los programas de procesamiento de texto suelen tener plantillas que puede utilizar para crear el documento principal.
- Asegúrese de dividir las columnas en las palabras clave más específicas. Por ejemplo, puede usar apodos (Sr., Sra., Srta.), Nombre y apellido para los nombres. Use tres columnas separadas para el nombre con un tipo de columna de datos en cada columna.
