Este wikiHow te enseñará cómo usar la función "Combinar correspondencia" en Microsoft Word. La función Combinar correspondencia le permite usar una hoja de información de contacto para asignar automáticamente una dirección, nombre o información diferente a cada copia de un documento. Esta función es útil cuando necesita personalizar un boletín o una declaración jurada porque no tiene que escribir manualmente cada nombre o dirección diferente en la parte superior de cada documento.
Paso
Parte 1 de 3: Creación de una hoja de contactos
Paso 1. Abra Microsoft Excel
El icono de la aplicación Microsoft Excel se parece a una "X" blanca sobre un fondo blanco. Después de eso, se mostrará la página "Nuevo".
Si ya tiene una hoja de contactos en Excel, vaya al paso de cargar o importar contactos de Excel
Paso 2. Haga clic en Libro en blanco
Está en la esquina superior izquierda de la página "Nuevo". Después de eso, se abrirá un nuevo documento de Excel.
Paso 3. Agregue el encabezado del contacto
Empezando desde la caja A1 ”Hacia la derecha, ingrese un encabezado o título de la siguiente manera:
- "Nombre": el nombre del contacto debe ingresarse en este campo (casilla " A1 ”).
- "Apellido": el apellido del contacto debe ingresarse en este campo (casilla " B1 ”).
- "Tel": el número de teléfono del contacto se agregará en este campo (casilla " C1 ”).
- "StreetAddress": la dirección de contacto debe introducirse en este campo (casilla " D1 ”).
- "Ciudad": la ciudad de origen / residencia del contacto debe agregarse a este contacto (casilla " E1 ”).
- "Estado": la provincia de origen del contacto se agregará en esta columna (casilla " F1 ”).
- "ZIP": el código postal donde vive el contacto debe agregarse a esta columna (columna " G1 ”).
- "Correo electrónico": la dirección de correo electrónico del contacto se ingresará en este campo (casilla " H1 ”).
Paso 4. Ingrese la información del contacto
Comenzando en la columna A del cuadro 2, ingrese la información de contacto de cada persona que desee agregar a la herramienta de combinación de correspondencia.
Asegúrese de que la información ingresada sea precisa antes de continuar con el siguiente paso
Paso 5. Guarde el documento
Para salvarlo:
- Windows: haga clic en " Expediente ", escoger " Guardar como ", haga doble clic " Esta PC ”, Seleccione una ubicación de almacenamiento de archivos en el lado izquierdo de la ventana, escriba un nombre de documento en el campo" Nombre de archivo "y haga clic en" Ahorrar ”.
- Mac: haz clic en " Expediente ", escoger " Guardar como… ”, Ingrese el nombre del documento en el campo" Guardar como ", seleccione una ubicación de almacenamiento haciendo clic en el cuadro" Dónde "y seleccionando una carpeta, luego haga clic en" Ahorrar ”.
- Recuerde la ubicación para guardar el archivo seleccionado. Luego, deberá ubicar la hoja de contacto de Excel en esa ubicación.
Paso 6. Cierre la ventana de Excel
Haga clic en el botón X ”En la esquina superior derecha de la ventana de Excel (Windows) o el círculo rojo en la esquina superior izquierda de la ventana (Mac). Ahora puede crear o utilizar la función de combinación de correspondencia en Microsoft Word.
Parte 2 de 3: Importación de contactos a Word
Paso 1. Abra Microsoft Word
El icono de la aplicación Microsoft Word se ve como una "W" blanca sobre un fondo azul oscuro. Al igual que en Microsoft Excel, la página "Nuevo" se mostrará después de que se abra el programa.
Si ya tiene un documento de Microsoft Word al que desea agregar contactos desde Excel, deberá hacer doble clic en el documento para abrirlo. Omita el siguiente paso si ya tiene un documento personalizado
Paso 2. Haga clic en Documento en blanco
Es un cuadro blanco en la esquina superior izquierda de la página. Después de eso, se mostrará un documento de Microsoft Word en blanco.
Paso 3. Haga clic en la pestaña Correos
Esta pestaña está en la parte superior de la ventana de Microsoft Word. Después de eso, la barra de herramientas aparecerá justo debajo de la fila de pestañas.
Paso 4. Haga clic en Seleccionar destinatarios
Está en la sección "Iniciar combinación de correspondencia" de la barra de herramientas " Correos " Después de eso, se mostrará un menú desplegable.
Paso 5. Haga clic en Usar una lista existente…
Esta opción está en el menú desplegable. Después de eso, se abrirá una nueva ventana.
- Si desea utilizar los contactos de Outlook, puede seleccionar la opción " Elija entre los contactos de Outlook ”En el menú desplegable.
- También puede escribir una lista temporal de información de contacto en Word seleccionando " Escriba una lista nueva " Esta función es útil cuando solo necesita crear cierta información de contacto.
Paso 6. Seleccione la hoja de contactos de Microsoft Excel
En el lado izquierdo de la ventana, haga clic en la carpeta que contiene la hoja de contactos de Excel. Después de eso, haga clic en la hoja de Excel para seleccionarla.
Paso 7. Haga clic en Abrir
Está en la esquina inferior derecha de la ventana.
Paso 8. Confirme su selección
Haga clic en el nombre de la hoja de Excel en la ventana emergente, luego haga clic en el OK ”Que está debajo de la ventana. Su hoja de Excel se seleccionará como la ubicación de origen del contacto.
Asegúrese de que la casilla de verificación "La primera fila de datos contiene encabezados de columna" en la parte inferior de la ventana esté marcada
Parte 3 de 3: Uso de la función Combinar correspondencia
Paso 1. Vaya al lugar o punto donde desea insertar la información de contacto
Busque el lugar donde desea agregar la información de contacto (por ejemplo, el encabezado del documento) y haga clic en él para colocar el cursor.
Paso 2. Haga clic en Insertar campo de combinación
Esta opción se encuentra en la sección "Escribir e insertar campos" de la pestaña ". Correos " Después de eso, se mostrará un menú desplegable.
Es posible que deba hacer clic en la pestaña " Correos ”Una vez más antes de seguir este paso.
Paso 3. Seleccione el tipo de información
En el menú desplegable, haga clic en el nombre de uno de los títulos o títulos de información del documento de Excel para insertarlo en el documento de Word.
Por ejemplo, si desea agregar la etiqueta de nombre de un contacto, haga clic en " Primer nombre ”En el menú desplegable.
Paso 4. Agregue otra información si es necesario
Esta información incluye dirección, apellido, número de teléfono de contacto, etc.
Paso 5. Haga clic en Finalizar y fusionar
Está en el extremo derecho de la barra de herramientas de la pestaña. Correos Después de eso, se mostrará un menú desplegable.
Paso 6. Determine las opciones de combinación
Haga clic en una de las siguientes opciones:
- “ Editar documentos individuales ”- Esta opción abrirá cada documento de destinatario para que pueda reajustar el documento.
- “ Imprimir documentos … ”: Esta opción le permite imprimir una copia del documento para cada persona que figura en la hoja de contactos.
- “ Enviar mensajes de correo electrónico … ”: Esta opción le permite enviar el documento como un correo electrónico. La dirección de correo electrónico del contacto se seleccionará como dirección de correo electrónico de destino.
Paso 7. Siga las instrucciones que se muestran en la pantalla
Es posible que tenga formularios adicionales para revisar, según las opciones seleccionadas (por ejemplo, si selecciona " Correo electrónico ", Debe ingresar un título y hacer clic en" OK "). Después de eso, se completa el proceso de combinación de correo.
