La gestión de eventos es una gran experiencia, ya sea una fiesta privada, un evento corporativo, para familiares y amigos, o una boda y otros eventos formales. Este trabajo es muy difícil de hacer, pero también muy satisfactorio. Realmente puede marcar la diferencia para las personas involucradas, quienes apreciarán su hospitalidad y esfuerzo para organizar una fiesta de cumpleaños, aniversarios, la boda en sí o cualquier otra celebración. Los pasos a continuación le enseñarán cómo ser un buen administrador de eventos, brindarán sugerencias para la resolución de problemas y evitarán todos los problemas mediante una planificación cuidadosa.
Paso
Parte 1 de 5: Dominar los conceptos básicos
Paso 1. Determine los objetivos y metas que desea alcanzar
Todo esto parece demasiado lógico, pero debe escribirlo para averiguar qué tamaño de lugar funcionará mejor, el presupuesto adecuado, el propósito del evento, el número (o tipo) de invitados y qué estrategias seguir para su evento específico. ¿Cuál es el resultado final ideal? ¿Qué quieres lograr?
- Una vez que haya decidido qué evento va a realizar (celebración, recaudación de fondos, educación, ventas, propuesta, etc.), piense por qué lo está haciendo. Conocer su motivación puede ayudarlo a mantenerse concentrado y lleno de energía.
- Establecer algunos objetivos también puede ayudarlo a alcanzar el objetivo correcto. ¡No puedes seguir intentando alcanzar una meta indeterminada! Cuando solo tenga IDR 40,000,000, 00 y quiera alcanzar IDR 50,000,000, 00, apunte a esa cantidad y se le ayudará a llegar a la línea de meta.
Paso 2. Seleccione la fecha y la hora
Estos dos son los factores más importantes en la planificación de eventos. No elija una fecha y hora que impida que mucha gente asista o todos sus esfuerzos de planificación de eventos serán en vano. Además, evite colocar estos dos elementos demasiado lejos del presente, o incluso demasiado cerca, o sus invitados se olvidarán de su evento y harán otros planes. ¡No te dejes atrapar por el síndrome de Ricitos de Oro mientras gestionas eventos!
Idealmente, notifique a los huéspedes con dos semanas de anticipación. De esta forma, tienen tiempo para hacer planes y puedes recordárselo una o dos veces más antes de que llegue el momento. Envíe las invitaciones a eventos con algunas semanas de anticipación si es posible
Paso 3. Elija un lugar
Después de determinar el tipo y la hora del evento, piense en el lugar. Acérquese a ubicaciones potenciales preparando fechas y lo que necesitará. ¿Qué tipo de edificio le gustaría usar y cómo se organizaría el espacio? ¿Se sentarán los invitados en bancos en filas, bancos normales, con una mesa de comedor o alfombras de picnic al aire libre? ¿Tendrán efecto las condiciones meteorológicas? ¿Habrá espacio para bailar, un podio de oradores o un escenario? Si es así, haga un plan para asegurarse de que el lugar que desea sea lo suficientemente grande.
- Siempre visite los lugares potenciales de antemano y dibuje un mapa. Este mapa puede usarse como un "plan de guerra" y le permite esbozar y asignar espacio en la mesa, rutas de servicio para alimentos, acceso para discapacitados (si es necesario) y rutas de salida del edificio, así como también cómo cargará los diversos equipos necesarios. También debe marcar la ubicación de los generadores de energía, equipos externos como refrigeradores, máquinas de hielo, parrillas o estufas, etc. Además, estudie la ubicación de las tomas de corriente y los cables (puede cubrirlos debajo de una alfombra) y cualquier otra cosa que pueda representar un peligro para la seguridad.
- ¿Necesitará legalmente un permiso del gobierno local? En la mayoría de los casos, este permiso se requiere para abrir barras, pero a veces también para ruido, acceso de vehículos y estacionamiento, grandes construcciones como pabellones, multitudes y otros fines.
Paso 4. Determine la cantidad de personas a invitar
¿A cuántas personas puedes invitar según el presupuesto y el lugar? Algunos eventos están estrictamente limitados a permitir que solo asistan invitados, lo que facilita la planificación, pero muchos otros pueden permitir personas adicionales, como hijos, cónyuges o amigos. También sepa que cuantos más invitados tenga, más miembros de la tripulación necesitará.
- Para evitar problemas logísticos, asegúrese de que siempre haya suficiente espacio para que las personas se muevan en el invitado.
- En los establecimientos más antiguos, por lo general se refieren al número de huéspedes como "pax", por lo que si ve las palabras "150 Pax" en un edificio de usos múltiples, esto significa que la capacidad es de 150 invitados.
Paso 5. Determine el presupuesto
Lo ideal es contar con varias personas con las que pueda contar para calcular cuánto dinero necesitará para este evento. ¿Pagará al personal? ¿Alquilar equipos y lugares de reunión? ¿Suministrar comida y bebida? ¿Imprimir folletos o postales? Determine una cantidad razonable y ajuste el plan en función de esa cantidad. No permita que exceda su presupuesto si no es necesario.
Es posible que se encuentre en una situación en la que sea posible obtener patrocinadores o donaciones, pero la mayoría de nosotros generalmente no tenemos tanta suerte. Si no puede predecir el dinero extra que vendrá, ahorre tanto como pueda. En lugar de contratar servicios de catering, organice un evento de suerte (los invitados traen su propia comida). Aún puede preparar algo de comida, pero generalmente todo lo que tiene que hacer es proporcionar una mesa de comedor, utensilios de cocina y un refrigerador. En lugar de contratar a un fotógrafo, filme su propio evento. ¡Sea creativo cuando sea necesario
Paso 6. Reúna un equipo
Configure un equipo de servicio (incluso si este equipo incluye amigos y familiares u otros voluntarios) para manejar las diferentes secciones relevantes, incluso si no está dirigiendo el evento de manera profesional y solo está organizando pequeños eventos familiares. La esencia de una buena gestión de eventos a gran escala es lograr que las personas lideren áreas específicas y asegurarse de que todos los miembros del equipo conozcan el gran plan.
Su equipo debe estar informado de los asuntos importantes lo antes posible, al igual que cualquier otro equipo por el que pague y cualquier invitado que invite. Informe a cada miembro de la tripulación de la tarea lo antes posible y bríndeles opciones siempre que sea posible. También intente que algunas personas estén en espera, ya que siempre habrá algunos contratiempos menores en todos los aspectos del evento
Paso 7. Cree una agenda de eventos
Decide qué pasará en tu evento. ¿Cuándo empezarán a hablar los oradores? ¿Habrá juegos, actividades o presentaciones que programar? ¿Cuánto tiempo tardan los invitados en comer? Defina un cronograma detallado de actividades a lo largo del día.
Deje siempre un margen de error; no habrá un solo evento en este mundo que pueda salir exactamente como se planeó hasta el último minuto. La gente llegará tarde, los discursos serán más largos, las colas de comida no funcionarán sin problemas o un millón de otros problemas pueden surgir en su camino. Entonces, si bien necesita saber lo que está sucediendo, comprenda que es solo para ayudar con la organización y nada es seguro
Parte 2 de 5: Ejecución de eventos
Paso 1. Envíe la invitación
Si no es así, ¿de qué otra manera sabrá la gente que estás organizando un evento? ¡Envia una invitacion! No ignore esto. Las invitaciones son la cara principal de su evento. Primeras impresiones de lo que las personas pueden esperar y les hacen decidir si deben venir. Esta invitación debe ser buena.
-
Considere las invitaciones típicas, en forma de postales, folletos, etc. Pero también trate de no usar papel: envíe correos electrónicos, boletines informativos o use sitios como Facebook, Twitter y Eventbrite para enviar invitaciones, recuentos de invitados y calendarios.
Corrección: si desea atraer a la mayor cantidad de personas posible, use Facebook y Twitter. Si intenta limitarlo solo a invitados VIP, evite estos dos servicios o se meterá en problemas
Paso 2. Toma nota de quienes han confirmado su presencia
Deberá contar de antemano para saber cuánto y qué necesitará, ¡así que tome notas! Puede que no sean los números que aparecerán, pero aún así obtendrá una descripción general. Los sitios diseñados para administrar eventos pueden ayudar con esto, aunque también puede usar las hojas de trabajo de Facebook y Excel.
Paso 3. Maneje lo que tenga que alquilar
¿Necesita encontrar, contratar, reservar o delegar tareas a fotógrafos, constructores, diseñadores y decoradores, oradores invitados, patrocinadores, animadores o bandas, líderes o funcionarios religiosos, bailarines o eventos de demostración? Tenga en cuenta todos estos aspectos para los asientos y el catering, de modo que pueda preparar comidas y mesas para ellos si es necesario.
- ¿Prepararás comida y bebida? Si es así, ¿qué miembros del equipo supervisarán la cocción, el servicio y la higiene de los alimentos? ¿Qué tipo de comida deberías servir? ¿Es posible que los huéspedes tengan alergias, necesidades vegetarianas, diabetes, necesidades religiosas como halal o kosher, sin gluten, etc.? ¿Habrá bebés, niños pequeños o ancianos / heridos que no puedan comer alimentos sólidos?
-
¿Se han cuidado los aspectos de entretenimiento y logística? En esta sección se puede hablar de equipos musicales, pabellones o carpas, así como de los efectos decorativos de la dirección escénica que necesitarás, como micrófonos y amplificadores, iluminación, líneas eléctricas, proyectores y pantallas para presentaciones de diapositivas, máquinas de humo u otros efectos escénicos mágicos.., como espejos, pancartas y carteles de empresas, etc.
Si contrata a un subcontratista para ejecutar el entretenimiento, consúltelo para asegurarse de que puedan suministrar y preparar el equipo ellos mismos, además de la ubicación, el escenario y el horario del servicio. De esta manera, puede saber qué hacer para ayudarlos
- Los proveedores de servicios de catering, floristas, entretenimiento y otras personas importantes necesitan mucho tiempo para prepararse. Las solicitudes repentinas suelen costar más. Además, si no pueden cumplir su palabra, aún tendrá tiempo para buscar alternativas.
Paso 4. Encuentre a alguien que sea el anfitrión (MC)
El MC no siempre tiene que organizar todo el evento, pero lo guiará. El MC suele ser un miembro del grupo, que redactará un discurso, anunciará una serie de eventos como una comida, baile, invitados importantes o entretenimiento. Comuníquese con esta persona con frecuencia y manténgala al día.
A veces puede que tengas que ser el MC. Si es así, su tarea será mucho más difícil porque tendrá que trabajar hasta que se complete todo el evento. Configure líderes de grupo para su equipo de servicio para que puedan delegarles la mayoría de las tareas normales
Paso 5. Reúna el equipo
Al contratar un equipo, verifique dos veces y asegúrese de que tengan los elementos necesarios con ellos. En algunos casos, es posible que solo se preparen ellos mismos o ciertos artículos; Es posible que deba obtener el equipo que necesitan por separado. Puedes alquilar, comprar o incluso pedir prestadas estas herramientas de tus redes sociales. Consulte la lista de necesidades, desde servilletas hasta un sistema de altavoces y cables de conexión.
La decoración es una parte importante de cualquier evento. Manteles, flores, regalos, velas, globos, pancartas o fondos fotográficos, alfombras rojas, etc. siempre debe planificarse bien con anticipación
Paso 6. Satisfacer las necesidades básicas
Una de las cosas que muchos principiantes olvidan es la superioridad de las instalaciones en el lugar del evento. ¿El lugar tiene suficientes instalaciones? Ejemplos son aseos y duchas, plazas de aparcamiento, fácil acceso para personas con discapacidad, vestuarios, trasteros y cocinas, desagües, vinotecas, acceso a la luz, etc. De esta forma, puede anticipar los obstáculos que puedan surgir.
Piense también fuera del evento: ¿necesitará transporte y alojamiento para invitados de fuera de la ciudad o en el extranjero, o delegados del hotel? ¿Tiene que reservar un lugar para su transporte hacia y desde el evento?
Paso 7. Sepa con quién se reunirá
Comprender la jerarquía social de un evento, incluso si no es su evento, es esencial para saber cómo manejar cualquier situación. Dado que los clientes necesitan creer en usted, averigüe estas cosas:
- Quiénes son los invitados clave, esto suele ser fácil de identificar cuando el evento es una celebración, por ejemplo, los novios en una boda. Sin embargo, el cliente no siempre es el invitado clave, aunque todavía puede ser clasificado como una de las partes del grupo. O es posible que su cliente ni siquiera asista.
- ¿Quiénes son los invitados que son el tipo de huésped anfitrión? Estas son personas que a menudo actúan como anfitriones en sus respectivas mesas y tienden a ser buenas para socializar y motivar a otros invitados. Son útiles para mantener un ambiente agradable y conversar cuando las cosas se calman, animar a la gente a bailar o presentar a otras personas a otros invitados para entablar nuevas amistades. También suelen ser fiables y útiles para mantenerse al día con los eventos, ya que pueden ayudar o incluso servir como oradores invitados / MC en una emergencia. Personas como esta son las que mantienen un evento funcionando sin problemas a la vanguardia.
- ¿Quiénes son los invitados tipo pacificadores? Debe tener en cuenta a estas personas en todo momento, ya que son las personas a las que buscará consultar sobre los problemas. También los involucrará en el manejo y el debate si es necesario. Los invitados de este grupo suelen ser el cabeza de familia, el tutor o el jefe de seguridad.
- Quién es el que toma las decisiones. En la mayoría de los casos, quien toma las decisiones es usted mismo como gerente, pero cuando necesite consultar con los invitados sin involucrar a un grupo clave (ya que generalmente se enfocan en ser buenos anfitriones), averigüe a quién debe ver en caso de emergencia. En pocas palabras, esta persona pagará la factura de sus servicios, o quien sea que usted llame "cliente".
Parte 3 de 5: Acercándose a la línea de meta
Paso 1. Conozca el lugar
Antes de que comience el evento, verifique el lugar y decida cómo va a armar las cosas. Es posible que deba especificar arreglos adicionales para acomodar el plano del piso, por ejemplo, en términos de cableado, iluminación, etc. Y si estas cosas le resultan difíciles de encontrar, los huéspedes también pueden experimentar lo mismo, ¡así que considere el aspecto práctico!
Elabore un plan de implementación y los tiempos siempre que sea posible. Si algo no encaja, deshágase de él. Hable con el administrador del sitio y averigüe qué puede hacer para ayudar, y si hay alguna regla de zonificación que deba seguir, especialmente en una emergencia
Paso 2. Considere preparar regalos para su equipo
Los miembros de la tripulación trabajarán duro. Para mostrar agradecimiento y mantener el desempeño, prepare un pequeño obsequio para dar después de que finalice el evento. Las bebidas embotelladas, las barras de granola, los chocolates, otros artículos pequeños, lo que más le convenga, ayudarán a mantener la moral.
También considere darles un broche o un marcador de fiesta pequeño para que se sientan parte del evento y lo recuerden. ¡También asegúrese de que se mantengan alimentados y regados! El equipo es un recurso que debería poder seguir utilizando en el futuro
Paso 3. Revise todos los equipos y personas externas
Antes del evento, asegúrese de que todos estén de acuerdo. Dé a la tripulación instrucciones claras sobre cómo llegar al lugar y proporcione su número de contacto o tarjeta de presentación para que puedan llamar para obtener instrucciones. Concluya asegurándose de que todo no tenga preguntas.
Asegúrese de que todos se sientan cómodos con la tarea. Es posible que algunas personas no quieran decir esto, así que intente leerlas. ¿Se ven confiados y confiados? Si no es así, tranquilícelos, revise las asignaciones y haga algunas preguntas básicas. En caso de duda, empareje al que duda con un compañero más capaz
Paso 4. Prepare su lista de contactos y otros archivos si es necesario
La configuración personal es tan importante como la organización del evento. Si siempre estás ordenado, incluso si algunas cosas se estropean, todo estará bien. Pero, de lo contrario, el estado del evento se arruinaría por completo. Aquí hay algunas formas de prepararse:
- Cree una hoja de contacto con números de teléfono y direcciones. ¿La pastelería pensó que eras tú quien vendría a tomar el pedido? No importa. Llame a un miembro de su equipo que viva cerca de la tienda y pídale que lo recoja de camino al lugar del evento.
- Crea una lista de verificación. Sabrá qué elementos, equipos y elementos aún faltan según los informes del equipo.
- Prepare el comprobante de pago y las necesidades de facturación en consecuencia. Cuanto más minucioso sea, menos problemas tendrá en el futuro.
Paso 5. Evite los cambios de última hora
¿Habrá cambios artísticos regulares? Las bodas suelen ser así, y el cliente desea un cambio de diseño de última hora, así que asegúrese de decirle la fecha final del cambio. Por lo general, esta fecha límite es 1 semana antes del evento, para mantener a los clientes libres, pero también está protegido de los cambios de última hora que son engorrosos y costosos de realizar.
Si los cambios son simples, pequeños o básicos y podrían utilizar las decoraciones ya instaladas, trate de no rechazar la solicitud del cliente tanto como sea posible. Asegúrese de adaptarse lo mejor que pueda a las necesidades del cliente en un evento que pueda ser muy emotivo
Parte 4 de 5: Manejo del evento real
Paso 1. Prepara todo
Sea el primero en estar en la escena para supervisar los preparativos. Asegúrese de que todos informen correctamente y comience a llamar si no lo hacen. Ayude a los que necesitan ayuda, señale a los que necesitan ser dirigidos y hágase a un lado cuando sea necesario. Evite lesionarse hasta que termine el evento.
Te sentirás un poco más tranquilo si tienes una lista de verificación. Prepare esta lista para la tripulación, la tripulación exterior, la decoración e instalación y el equipo. Una vez que todo esté verificado, puede respirar aliviado
Paso 2. Delegar tareas
No tengas miedo de hacerlo. El principal factor que causa estrés en un evento es el tiempo. Para ahorrar dinero, esté preparado para dividir el trabajo. Si alguien no trabaja de manera óptima, dele otra tarea que sea más adecuada para él. No está siendo un reparador o traspasando los límites; Solo está haciendo el trabajo que es su obligación.
Al delegar tareas, sea firme pero educado. Diga: "John, te necesito aquí ahora para ayudar con el catering. Gracias". Su equipo debe ser un apasionado de la gestión del evento. Asegúrese de que todo vaya bien siendo la figura líder necesaria
Paso 3. Sea flexible
Esto significa que debe asegurarse de que todo vaya de acuerdo con el plan y la ayuda o ejecutar un plan de respaldo en caso de que algo salga mal, y poder aceptarlo. Si comienza a estresarse, no podrá pensar con claridad. Cuando la mente no está clara, nunca obtendrá buenos resultados. Entonces, cuando el hablante tarda diez minutos más e ignora tus señales o intenta distraerlo, relájate. Solo ajusta la sesión de postres, nadie se dará cuenta. El evento también seguirá desarrollándose sin problemas.
Los problemas siempre ocurrirán. No puede predecir todo, y cuanto antes pueda aceptar esto, mejor. Un administrador de eventos tranquilo y estable puede ser muy útil para cualquier evento; pero si está tenso y no calmado, las cosas pueden ir mal. Así que relájate y sigue la corriente: ¡tu espectáculo está llegando a su fin
Paso 4. Cuénteles a todos los últimos desarrollos
Asegúrese de que el número y las necesidades de los invitados sigan siendo correctos el día del evento y notifique al equipo de servicio de cualquier cambio lo antes posible. Tienes que ser el primer par de ojos en notar si algo anda mal.
Consulte al cliente para ver cómo se siente; puede estar emocionado, nervioso, preocupado, aburrido o agotado y teniendo problemas. Puede ayudarlo siendo comprensivo, diciendo palabras amables y ayudándolo prácticamente. Tómese el tiempo para generar entusiasmo entre los huéspedes y el equipo cuando sea necesario
Paso 5. Haga su trabajo
Confíe y respete al equipo de servicio para que haga lo suyo; una vez que les haya dado una base sólida, estarán bien. Ofrézcase para ayudar si es necesario, pero este miembro del equipo debe tener la experiencia suficiente para no necesitar ninguna ayuda. Aquí hay algunas cosas que debe tener en cuenta:
- Actúe como recepcionista o recepcionista al principio. Conozca y salude (si es necesario) a cada invitado cuando llegue. Transfiera roles a MC cuando comience el evento. Aquí, su papel como gerente será más activo al resolver problemas y garantizar que todo el trabajo entre bastidores, como la preparación y el servicio de alimentos, se realice de acuerdo con el plan.
- Preste atención a los invitados y manténgase en contacto con el MC. Hágalo en secreto en caso de que necesite cambiar sus planes.
- Manténgase alejado de los invitados clave (este programa trata sobre ellos), pero asegúrese de estar al alcance de la mano registrándose en ciertos momentos. Pregúnteles cómo se sienten con respecto al programa, así como sobre los posibles problemas, solicitudes o sugerencias que tengan.
Paso 6. Para eventos de marketing, prepare souvenirs
Asegúrese de que todos los invitados recuerden los buenos momentos que tuvieron. Incluso puede querer algo más que recuerdos felices: como visitas a sitios web, donaciones futuras, aspectos del boca a boca, etc. Para asegurarse de que su evento dé en el blanco, comparta recuerdos. Ya sea una imagen, un póster o un bolígrafo, darles a los invitados algo para recordarles el evento es una excelente manera de asegurarse de que lo recuerden.
Paso 7. Felicitaciones a usted mismo después de que finalice el evento
La mayoría de los eventos son autónomos cuando comienzan, pero el trabajo duro está en el período de preparación, del cual nadie se da cuenta. ¡Así que felicítate porque mereces ser feliz!
Después del evento, tómese el tiempo para conocer y agradecer al cliente. Se recomienda que les ofrezcas un regalo apropiado y sentido para recordar tu tiempo con ellos, ya que son pequeños toques como estos los que enriquecen la experiencia y les permiten sugerir tus servicios en el futuro. Si está dando obsequios en un evento, obsequios posteriores al evento como flores, fotos de los momentos favoritos de su evento (p. Ej., Corte de cinta, clímax del espectáculo, ceremonia de premios, beso de boda, soplar velas de cumpleaños, etc.) u otros obsequios puede ser apropiado
Paso 8. ¡Limpia el lugar y vete a casa
Como dicen las mamás, "Déjelo en las mismas condiciones en las que llegó", así son los principios que se aplican a los lugares. Las cosas deben dejarse en el mismo estado en el que estaban antes de acudir a ellas: el negocio de la gestión de eventos es un negocio delicado que no tiene mucho margen de error. Así que déjeles saber a los miembros de su equipo que es hora de limpiar el sitio y no los deje ir a casa hasta que todo esté arreglado. ¡Tú también deberías intervenir!
Además de ser algo bueno, también evita que le cobren facturas más caras. Muchos lugares cobrarán extra por la limpieza si tienen la oportunidad de hacerlo. Por lo tanto, haga todo lo posible para evitar cargos ocultos
Paso 9. Complete el negocio de cambio, pago y agradecimiento a todas las partes involucradas
Es posible que deba organizar la devolución del equipo alquilado o prestado y consultar con el cliente sobre su experiencia. Incluso si no le pagan, tómese el tiempo para agradecerles y decirles que disfrutó llevar a cabo el evento con ellos. ¿Pueden intercambiar tarjetas de visita?
¡Gracias también a los miembros de la tripulación! Asegúrese de que todas las partes estén pagadas (y hayan pagado), guarde las facturas y haga las cosas. Tienes que ser una de las últimas personas en abandonar el lugar; asegúrate de que todo esté en orden
Parte 5 de 5: Solución de problemas
Paso 1. Sepa cómo tratar con los huéspedes que llegan tarde y tienen otros problemas
Este es un problema común, por lo que es mejor que se prepare. Los retrasos son inevitables (por ejemplo, debido a problemas de tráfico imprevistos) y, por lo general, pueden ser tolerados por otros huéspedes que llegan a tiempo. Por lo tanto, hay varias cosas que puede hacer para prevenirlo:
- Asegúrese de que la hora del evento esté claramente escrita en la invitación. Si está ejecutando un sistema RSVP, asegúrese también de que la hora esté confirmada. Comuníquese con (a través de su hoja de contacto) el MC, los invitados relevantes (generalmente el miembro principal del grupo), los animadores y el personal de la cocina una vez que encuentre un obstáculo que no pueda resolverse fácilmente. Si los invitados retrasados son el foco del evento (por ejemplo, el novio y la novia), normalmente:
- Debe comunicarse directamente con el huésped pendiente para verificar la hora estimada de llegada. Comuníquese con la cocina de inmediato sobre los últimos desarrollos para que puedan ajustar la velocidad de cocción para que coincida con el tiempo.
- Evite anunciar que el evento ha sido pospuesto debido a ciertos invitados (porque la fiesta lo resolverá por sí misma), pero déjele saber a los invitados principales que usted está al tanto de la situación. Dígales lo que está planeando, pero permítales que también ofrezcan sugerencias, ya que generalmente conocen al invitado y saben qué hacer en ese contexto.
- Preste atención al momento del discurso. Si los invitados clave llegan tarde, sirva aperitivos adicionales y / o bebidas tempranas para evitar que otros huéspedes que lleguen a tiempo se aburran y asegurarse de que se mantengan ocupados.
- Si los invitados van a llegar muy tarde (por ejemplo, cuando sirven comida que no se puede retrasar, como souffles), comience el evento según lo planeado. Cuando vengan, sirva la siguiente porción (incluso si esta porción es postre).
- Prepárese para bailes, juegos, comedia o algún otro tipo de entretenimiento (especialmente música) y asegúrese de que haya distracciones adicionales, como fotos grupales. Esta estrategia de copia de seguridad debería haberse iniciado el día anterior.
-
Para los huéspedes que lleguen tarde intencionalmente, no tome esto como su culpa como gerente. Por lo tanto, es su trabajo poner a los demás invitados en primer lugar y asegurarse de que se satisfagan sus necesidades. En esencia, actúa como si nada estuviera mal y sigue adelante con el evento.
Paso 2. Sepa cómo lidiar con los problemas alimentarios
Los problemas en esta área son raros, especialmente si ha planeado cuidadosamente sus planes, pero los accidentes ocurren ocasionalmente (como un invitado o un niño pequeño que ensucia la mesa de la cena o un incidente en la cocina). Primero debe conocer los tipos de invitados que asistirán, para que pueda considerar cuándo y dónde se mostrarán los alimentos (por ejemplo, para platos tipo buffet) y la posición de los invitados.
- Todos los derrames deben limpiarse de inmediato por razones de seguridad, incluso si eso significa que debe deshacerse de la alfombra roja o las decoraciones y muebles elegantes para hacerlo. Es imposible ocultar una mancha sin afectar la apariencia o la integridad de un artículo (como un mueble antiguo), así que deshágase de ella primero. Si tiene una copia de seguridad, úsela; de lo contrario, mueva el objeto discretamente para que los invitados no se den cuenta.
- Se recomienda que use cuerdas, cortinas o pantallas para ocultar áreas de comida (por ejemplo, una mesa desordenada o mientras prepara su próximo plato), ya que algunos invitados pueden percibir la comida visible como algo que se puede consumir libremente en cualquier momento. - si bien esto puede no ser necesariamente el caso, de acuerdo con su intención.
- Mezclar menús. Si un plato no se puede servir (por ejemplo, porque está quemado), deshágase de todo o busque una nueva alternativa. Reduzca las porciones para ahorrar en alimentos, pero aumente las porciones de otros alimentos para mantenerlas equilibradas. Informe a los invitados si es necesario.
- Los vegetarianos, los quisquillosos con la comida, las personas alérgicas o las personas religiosas o de dietas especiales deben tener sus necesidades atendidas; usted debe poder hacer esto con una buena planificación. Sin embargo, a veces los invitados traerán a un familiar, cónyuge o amigo cercano sin avisarle, especialmente si la invitación es gratuita. Cuando esto sucede, la solución es fácil. Cuente los huéspedes recientes y cuando lleguen a la puerta, pregunte sobre las necesidades dietéticas especiales e informe al personal de servicio y de cocina de inmediato.
- Para grupos grandes que no asistan al evento como invitados oscuros, envíe a un miembro del equipo a la cocina y pídale que cuente las existencias. Si es necesario, compre alimentos adicionales. La sección de cocina generalmente exagera las porciones por si acaso, por lo que las cancelaciones son más comunes que la escasez de alimentos. También se pueden ahorrar porciones limitadas si proporciona rellenos adicionales, como panes, ensaladas o platos de verduras, ingredientes que se pueden obtener fácilmente en su supermercado local.
Paso 3. Sepa cómo tratar con los niños pequeños
Tenga en cuenta que muchos gerentes a menudo olvidan o subestiman la inteligencia y las necesidades y deseos de los niños en un evento. Son los mismos que los adultos: quieren divertirse y no aburrirse. Recuerde, los padres también se ofenderán si un evento no puede satisfacer las necesidades de sus hijos. Es una buena idea pedir confirmación de asistencia (RSVP) para cualquier niño que pueda estar asistiendo.
- Los niños más pequeños (menores de 10 años) se sirven mejor con comida o bocadillos con anticipación, ya que la cena no se puede servir hasta las 20:00. Esta hora de servir suele ser demasiado tarde para las comidas de la mayoría de los niños. La comida que les dé a sus hijos también debe ser divertida y saludable, pero especial con un toque especial para ellos; esto ayuda a que los padres sean ayudados y puedan disfrutar del evento como invitados.
- Por lo general, a los niños mayores de 10 años se les puede dar comida y porciones para adultos, incluso si no se terminan, pero también ofrecerles un menú infantil (con el permiso de los padres, por supuesto) si no parece que les guste. Por lo general, los adolescentes de 13 a 18 años suelen pedir los mismos alimentos que los niños más pequeños, como hamburguesas y papas fritas, en lugar de comidas de restaurante más formales. La comida para niños generalmente se escribe con el término "Menú alternativo". Vaya a lo seguro y discuta con sus invitados clave sus planes para continuar satisfaciendo con éxito a jóvenes y mayores desde hace mucho tiempo.
- Proporcione un área para madres con niños pequeños. Satisfaga sus necesidades, como descansos en el baño, necesidades de lactancia, etc., y prepare un lugar de descanso para los niños muy pequeños para que puedan dormir si están cansados.
Paso 4. Sepa cómo tratar con invitados borrachos o groseros, intrusos y más
Estos invitados a veces causan problemas, tanto en eventos familiares como corporativos. Llevan tanto la política como el drama y, como forastero, es posible que no te des cuenta. Por lo tanto, esté siempre alerta.
- Consulte con el cliente o los invitados clave antes del evento para conocer posibles problemas como este, o con algunos selectos si los invitados clave no deben ser molestados. De esta manera, puede asegurarse de que las personas estén sentadas en el lugar correcto y de que no causará ningún problema. Prepare al personal de servicio o invitados clave para que actúen como supervisores informales, estén alerta y ayuden cuando sea necesario. Su trabajo es asegurarse de que el evento se desarrolle sin problemas y mantenerse alejado de los asuntos personales, a menos que sea absolutamente necesario. Por lo tanto, asegúrese de saber quién en el evento está clasificado como invitado del tipo "pacificadores" (aquellos que pueden ayudar a que el evento se desarrolle sin problemas).
- Dado que negarse a dar alcohol a los invitados borrachos o lidiar con invitados enojados y groseros puede ser difícil, es mejor involucrar a un invitado pacificador. Comuníquese con el personal legal solo cuando sea necesario y después de haber consultado con los invitados clave. Todavía tienes que estar atento, incluso cuando realizas pequeños eventos o en el patio trasero.
- Los invitados no invitados son un asunto difícil. Si vienen y hacen un escándalo, deséchelos si es necesario; consulte a los invitados clave para verificar que estas personas no sean buscadas. Si hay muchos alborotadores violentos, su trabajo es proteger a otros invitados y ponerse en contacto con la seguridad o la policía si estos alborotadores se niegan a abandonar las instalaciones después de que usted como gerente y / o invitados clave se lo hayan pedido.
- A los invitados generalmente les gusta mover las tarjetas de presentación alrededor de la mesa, para que puedan sentarse junto a la persona que desean o en la mesa que desean. Consulte a los invitados clave sobre qué tan permitido está. Por lo general, debe organizar los planes de la mesa con anticipación y contar con la aprobación de los invitados clave. Si se supone que la posición de esta mesa es la correcta, es mejor mantener a los invitados alejados del comedor antes de que llegue el momento. Por lo general, el área del bar, el vestíbulo o la sala de espera se pueden utilizar para acomodar a los invitados. Si ciertas agrupaciones son particularmente importantes debido a asuntos familiares, reúna a las personas y guíelos por grupo para que separen las mesas y siéntelos en el orden correcto.
Paso 5. Sepa cómo manejar las inclemencias del tiempo
En todo el mundo, a veces habrá mal tiempo inesperado, como lluvia o nieve. Los vientos fríos o el aire caliente también pueden causar problemas. Si bien el clima generalmente no tiene mucho impacto cuando el evento se lleva a cabo en interiores, debe estar preparado para los desafíos de estar al aire libre. Si puede predecir las inclemencias del tiempo, considere cambiar la ubicación del evento. Si no puede, alquile una carpa o un pabellón grande (el precio puede ser caro, especialmente si se hace por capricho). Hacer un seguimiento del clima es importante; Si el evento ya se ha estropeado a causa de él, es casi imposible arreglarlo, así que aproveche al máximo lo que ya sabe y tiene.
Muchas partes del mundo ahora tienen pólizas de seguro para el mal tiempo u otros problemas. Si se encuentra en un área conocida por cambios repentinos en el clima, busque confirmación si el evento se puede reprogramar, para que los clientes puedan al menos ahorrar en el costo de alquiler de equipo, lugar y personal de servicio
Consejos
- Prepare un espacio pequeño lleno de artículos como servilletas adicionales para limpiar derrames, extintores de incendios, botiquines de primeros auxilios y otros botiquines adicionales. No lo necesitará si las cosas van bien, pero es mejor estar atento a un gran evento.
- Los invitados y oradores que están cansados o experimentan jet lag deben asegurarse de que estén en forma. Si es necesario, consulte directamente con ellos o sus asistentes para solicitar tratamientos de spa y masajes u otras formas de refresco corporal. También puede enviarles comida si no han comido en un tiempo, o medicamentos si se sienten un poco mal (como dolor de cabeza por volar o nerviosismo, o dolor de estómago). Refiera a un médico si es necesario. Los invitados y oradores cansados pueden arruinar un evento, aunque es posible que pueda superar todos los demás desafíos.
- Asegúrese de que todos puedan ver y escuchar el escenario, la música o el discurso.
- También recuerde que manejar los eventos de otras personas es un honor. Si bien esto puede parecer muy estresante y difícil, su contribución puede hacer feliz a muchas personas, por lo que recordarán el evento por el resto de sus vidas. Además, también estás acostumbrado a tener habilidades que te son útiles en la vida diaria.
- Como gerente, es posible que deba actuar como un anfitrión improvisado o incluso como un compañero de baile para asegurarse de que el evento se desarrolle sin problemas. Desarrolle habilidades para hablar y bailar, pero al mismo tiempo, delegue los roles gerenciales a otros miembros del equipo que pueden ocupar su lugar temporalmente. El objetivo aquí es asegurarse de que nadie se quede quieto en la mesa.
