Todas las empresas, grandes o pequeñas, necesitan controlar todas sus transacciones. Hay muchos sistemas de software financiero simples a la venta, pero aún necesita tener una comprensión clara de cómo funcionan las transacciones contables. Ingresará todas las transacciones comerciales, como recibir ingresos o pagar facturas, en un diario contable similar a un libro mayor. Aquí, debe recopilar varias categorías llamadas cuentas, y registrará en un débito o crédito (según aumente o disminuya). Más adelante se darán ejemplos. Los fabricantes de software de contabilidad también siguen esta fórmula al crear sus programas, pero el proceso se ha hecho más fácil para los usuarios ocasionales.
Paso
Parte 1 de 3: Ingresar transacciones
Paso 1. Recopile todos los documentos relacionados con las transacciones comerciales
Estos documentos generalmente incluyen recibos de proveedores, facturas de servicios públicos (como agua y electricidad), notas de crédito emitidas a los clientes, declaraciones de impuestos, cheques emitidos e información de nómina. Verifique que todas las facturas y pagos recibidos sean precisos y verificados antes de registrar el diario contable. Asegúrese de que todo haya sido reconocido por el supervisor o propietario de la empresa antes de ingresar transacciones en el sistema.
Paso 2. Configure diferentes cuentas o categorías para cada tipo de transacción
Cuentas que se registran, por ejemplo, efectivo, inventario, gastos, etc. Piense en estas cuentas como páginas separadas en un cuaderno o una línea de artículos que figuran en un presupuesto personal. Configure los siguientes tipos de cuenta:
- La cuenta de ventas o ingresos registra todas las ventas a los clientes.
- Una cuenta de gastos registra todo el dinero que gasta una empresa, por ejemplo, para operar una instalación comercial, fabricar productos y vender productos.
- Además, las empresas también deben registrar sus activos, como efectivo, cuentas por cobrar (ventas impagas) y propiedades, planta y equipo, como edificios y equipos.
- Una cuenta de pasivo registra todo el dinero que la empresa toma prestado de terceros, como préstamos bancarios, cuentas comerciales por pagar (por ejemplo, a proveedores) y salarios por pagar (salarios que ya se adeudan a los empleados pero que no se han pagado).
- Estas grandes categorías generalmente se subdividen en cuentas específicas más pequeñas.
Paso 3. Determine si la cuenta está cargada o acreditada
Es importante recordar que cada transacción involucra cuentas de débito y crédito y el número total de débitos y créditos debe ser el mismo. Por ejemplo, cuando recibe un pago de un cliente, registrará Efectivo como débito y Cuentas por cobrar como crédito. Cuando pague por publicidad, registrará Gastos de publicidad en un débito y Efectivo en un crédito.
- Registre cualquier aumento en gastos, activos (como efectivo y equipo) y cuentas de dividendos como débitos y registre las disminuciones como créditos. En otras cuentas, como pasivos e ingresos, los aumentos se registran como créditos y las disminuciones se registran como débitos. Este sistema de contabilidad tiene su propia lógica y comienza a recordar mientras usa su lógica para determinar las causas de "aumento" y "disminución" en las cuentas.
- Tenga en cuenta que los números que se registran en el diario de débitos y créditos pueden no ser los mismos, pero los totales deben ser los mismos. Por ejemplo, si un cliente paga un producto en parte con efectivo y en parte con crédito, dos cuentas se registran en el diario de débito, a saber, efectivo y cuentas por cobrar. Mientras que la cuenta que se registra a crédito es solo una, a saber, Ventas.
- Todos los sistemas de software de computadora facilitarán el registro de los diarios contables al ingresar todas las cuentas en sus lugares correctos en el Diario.
- Es posible que deba crear un nuevo nombre de cuenta en el diario si tiene una transacción extraordinaria, como la venta de acciones o la compra de un terreno.
Paso 4. Verifique todas las transacciones contables ingresadas en el diario al menos dos veces
Cada transacción aparecerá en su propia categoría: por ejemplo, débito en un lado del diario, y el monto debe ser igual al monto que aparece en el lado del crédito del diario.
Por ejemplo, registrará una transacción de pago de factura de electricidad ingresando Cuentas por pagar en el lado de débito de Rp. 500,000 y Efectivo de Rp. 500,000 en el crédito. asegúrese de incluir el número de recibo y una breve descripción en la sección de notas
Paso 5. Mueva las cuentas del diario al libro mayor periódicamente
El libro mayor es una colección de todas sus cuentas. Por ejemplo, hay páginas para cada categoría de efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, gastos, etc. en su libro mayor. Luego, podrá ver el monto total de cada cuenta durante un período de tiempo.
- Un libro mayor registra información por cuenta, en contraste con un diario que registra transacciones. En otras palabras, una transacción que se mueve al libro mayor estará en al menos dos lugares (cuentas) en el libro mayor.
- Por ejemplo, los cobros en efectivo de los clientes sobre las ventas se registrarían en el diario como una transacción y se reconocería el efectivo en el débito y los ingresos en el crédito. cuando se transfieren al libro mayor, estos asientos se registran en ubicaciones separadas: cuentas de efectivo y de ingresos. De esa manera, puede ver cómo las transacciones afectan a cada cuenta individual.
- Los registros del libro mayor deben estar fechados para que se pueda identificar el origen de la transacción. Algunos contables también incluyen un número de referencia, por ejemplo, en forma de número de serie, para que las transacciones se puedan monitorear fácilmente en el diario.
Parte 2 de 3: Balance de transacciones contables
Paso 1. Equilibre el libro mayor antes de cerrar cada vez que ingrese una transacción contable
Prepare balances de prueba y otros informes para asegurarse de que los números y las cuentas registradas para cada transacción sean correctos. No importa cuántas transacciones se registren, el total de débitos debe ser igual al total de créditos.
Si toma notas manualmente o con un programa de computadora, se sumarán todos los números de los débitos y créditos, independientemente de la categoría. La cantidad total de débitos y créditos debe ser la misma
Paso 2. Verifique si hay errores en el Balance de prueba
Si los débitos no son iguales a los créditos, tendrá que buscar errores en las entradas de su diario. De hecho, aún pueden ocurrir errores incluso si los montos de débito y crédito son los mismos, por ejemplo, debido a un doble registro o transacciones ingresadas en la cuenta incorrecta.
- Por ejemplo, cuando recibe un pago de un cliente, es posible que haya registrado Efectivo pero se olvidó de registrar Cuentas por cobrar para que el diario parezca que las cuentas por cobrar aún están impagas. Por lo tanto, el monto del débito será diferente al del crédito.
- En algunos casos, es posible que deba rastrear los registros hasta la entrada inicial en el diario para encontrar errores. Es por eso que la fecha de la transacción y / o el número de referencia deben registrarse en el diario para que el seguimiento sea fácil.
Paso 3. Ejecute informes para el estado de resultados, el balance general y el informe de cambio de capital
Estos informes financieros se pueden realizar manualmente o con un sistema de software de contabilidad. Es a partir de estos informes que obtiene una imagen completa de su negocio.
- Por ejemplo, el estado de resultados restará los ingresos obtenidos por los gastos incurridos durante un cierto período de tiempo, y de este informe usted sabe que la empresa ha obtenido ganancias o pérdidas.
- El balance muestra todos los activos y pasivos de la empresa. Los activos de la empresa incluyen efectivo, equipo, terrenos y cuentas por cobrar. Los pasivos incluyen cuentas por pagar y documentos por pagar.
- Si ha pagado dividendos (recompensas) a los accionistas en períodos anteriores, también necesitará un estado de cambios en el patrimonio. Este informe muestra la cantidad de ganancias generadas (no ingresos netos) menos los dividendos pagados. Las ganancias retenidas representan ganancias que se reinvierten en la empresa.
Parte 3 de 3: Mantener registros detallados de transacciones contables
Paso 1. Incluya una breve descripción de cada transacción ingresada en el diario
Por ejemplo, "pagos de publicidad televisiva en efectivo, febrero de 2016". Por lo tanto, el monto, la causa y el proceso de registro de cada transacción serán más claros.
Paso 2. Mantenga una copia de seguridad de su diario de transacciones
Es necesario realizar copias de seguridad en caso de errores o preguntas futuras. La documentación de todos los registros se puede archivar ingresando una cantidad de registros y la fecha de un diario en un solo paquete. Todos deberían poder buscar entradas de diario en el libro mayor y luego acceder a la documentación de respaldo fácilmente
Paso 3. Conserve copias impresas de toda la documentación durante al menos un año
Esto incluye asientos de diario y libros de contabilidad, junto con todas las facturas y otros documentos de transacciones. Todos estos documentos son necesarios por motivos fiscales y de auditoría.
Paso 4. Conserve la documentación en formato electrónico durante al menos siete años
Escanee sus documentos en papel, de ida y vuelta, y guárdelos en dos estuches electrónicos: uno para guardarlos en la oficina y otro en otro lugar para usarlos en caso de emergencia. Siempre existe la posibilidad de que los impuestos corporativos sean auditados durante los últimos años, por lo que estos documentos deben conservarse.
Consejos
- Equilibre su diario todos los días. Supervise todos los errores y corríjalos de inmediato. Esto es tan importante que se convierte en una de las primeras lecciones para los estudiantes de contabilidad.
- Brinde capacitación cruzada a los empleados para que más de un empleado pueda conocer la comprensión del sistema de contabilidad y cómo ingresar transacciones.
