Recibir llamadas es una habilidad importante en la vida diaria. Las situaciones profesionales, como una llamada de negocios o una llamada de la empresa a la que está solicitando un trabajo, pueden llamarlo en un entorno más formal. Si recibe una llamada de un amigo, una persona que le gusta o un familiar, lo mejor es responder de manera más informal y natural. Si responde una llamada de un número privado o desconocido, es mejor hacerlo de una manera más cortés y cuidadosa.
Paso
Método 1 de 3: recibir una llamada en la oficina
Paso 1. Manténgalo profesional
Cuando recibe una llamada en el trabajo, no siempre sabe quién le llama. Recibir una llamada de manera profesional iniciará la conversación correctamente.
- En caso de duda, responda con un simple saludo, "Hola, con la Palabra aquí".
- Aunque puede ver que ingresa el número de teléfono, ¡podría ser su jefe llamando al teléfono celular de su compañero de trabajo! Recibí una llamada que decía: "Oye, ¿qué diablos?" puede dar una impresión negativa y no seria.
Paso 2. Concéntrese en la conversación
Esté realmente "en" la conversación. Deje de hacer lo que esté haciendo y tómese un poco de tiempo para prepararse.
- Ponga la cara que desea proyectar antes de levantar el teléfono. Harás una diferencia si sonríes, frunces el ceño o te aburres porque la persona que llama puede escucharlo en tu tono de voz.
- Trate de no hacer clic en nada en Internet o distraerse cuando esté en una llamada. Si no escucha, la persona que llama puede averiguarlo.
Paso 3. Nombre usted mismo primero
En una situación empresarial, el procedimiento para recibir una llamada comienza indicando su nombre y la empresa para la que trabaja: “Buenos días, gracias por ponerse en contacto con PT. A B C. Con Dance. ¿Puedo ayudar en algo?"
- Si la llamada entrante es de dentro de la empresa y lo sabe, puede aceptarla indicando su departamento y nombre: “Hola, con finanzas, aquí baila. ¿Puedo ayudar en algo? " Este saludo mostrará que la persona que llama está conectada con la persona adecuada y que usted está listo para ayudar. Mantenga su tono de voz amigable para que la llamada sea más placentera para ambas partes.
- En muchas situaciones de oficina, existen pautas para recibir llamadas que todos los empleados deben seguir. Demuestre siempre que es sincero, sin importar cuán tontos sean sus saludos; los consumidores podrán saber si suena emocionado o simplemente leyendo esos saludos: "¡Bienvenido a Tofu House, el hogar de todo el tofu!" sonará ridículo si no lo dice con convicción.
Paso 4. Acéptelo con el nivel apropiado de cortesía
Sea paciente, respetuoso y agradable. Haga todo lo posible por ayudar a la persona que llama. Trate de no hablar con demasiada naturalidad hasta que descubra quién llama.
- Si la persona que llama no se presenta, diga: "¿Puedo saber con quién estoy hablando?". Es importante saber quién llama en caso de que tenga que devolverle la llamada o conectarlo a otro teléfono. Esta expresión también le permite a la persona que llama saber que está siendo tratado con cortesía y que es una persona importante. Es importante establecer buenas relaciones laborales con las personas que se comunican con usted más de una vez.
- Trate de no parecer grosero, incluso si está molesto. Recuerde que en situaciones laborales, sus palabras y acciones reflejan la empresa para la que trabaja. Si daña el nombre de su empresa, su negocio puede fracasar y su jefe no se lo tomará a la ligera.
Paso 5. Prepárese para tomar nota del mensaje
Si alguien llama para hablar con su jefe o compañero de trabajo, pero usted es el único que está allí para atender la llamada, pregunte cortésmente quién llama y qué pasa. Escuche con atención y registre tanta información relevante como sea posible:
- Si la persona con la que quieren contactar no puede contestar la llamada, diga: “Lo siento, pero Pak Bambang no está en su oficina en este momento. ¿Puedo anotar el mensaje?
- Asegúrese de anotar el nombre, el número de teléfono y el motivo de la llamada. Mida la urgencia de la llamada: ¿suena la persona que llama como si tuviera asuntos que atender en las próximas dos horas o en una semana? Si la llamada es una llamada comercial importante, debe manejar el asunto de la manera más rápida y eficiente posible, así que asegúrese de eliminar el mensaje lo antes posible.
Paso 6. Tenga cuidado con las llamadas en busca de información de la empresa
Si no reconoce a la persona que llama y esta le pide detalles sobre usted y otro compañero de trabajo, tenga cuidado de no revelar demasiada información interna de su empresa.
- Incluso si la persona que llama le dice su nombre y compañía, debe tener cuidado a menos que sea una persona confiable. Si no está seguro, posponga la llamada un minuto y pídale consejo a su compañero de trabajo: “¿Tuvimos negocios con el Sr. Haris antes? Hizo muchas preguntas sobre el proceso de trabajo y la capacidad de esta empresa, y quería asegurarme de que era una persona de confianza ".
- En una situación de negocios, diga “Lo siento, señor / señora. La política de nuestra empresa nos prohíbe proporcionar dicha información. ¿Puedo saber por qué lo necesita? y haga su juicio sobre la persona de allí.
Método 2 de 3: recibir llamadas telefónicas privadas
Paso 1. Personalice los saludos en función de quién llama
Si sabe quién lo está llamando, según el nombre que figura en el teléfono y su experiencia, diríjase a la persona como si se estuviera reuniendo en persona. Si no sabe quién llama, tome la llamada de manera más formal y espere a que la persona que llama diga lo que quiso decir.
- Para el saludo estándar aceptado internacionalmente, diga "¿Hola?". Levante el teléfono con una voz ligeramente elevada al final de su saludo, como un tono interrogativo. "¿Hola?" Esto hará que la persona que llama responda a su saludo y, en la mayoría de los casos, le explicará por qué llamó.
- Si su amigo está llamando, dígale hola casualmente: “¡Oye, Jono! ¿Como estas amigo?"
- Si su supervisor, conocido o posible empleador lo llama, salúdelos de manera más cortés, pero con un poco de familiaridad: “Buenas tardes, Sr. Sungkar. ¿Cómo estás?"
- Si no sabe quién llama, diga algo tan simple como "¿Hola?"
Paso 2. Después de decir “¿Hola?
", espera la respuesta. Cuando dice "¿Hola?", Le está pidiendo a la persona que llama que se presente. Eche un vistazo al siguiente ejemplo (sus palabras negrita, y las palabras de la persona que llama están en cursiva:
- "¿Hola?"
- "Hola, Jono, este es Tono."
- "¡Oh, hola Tono! ¿Por qué, amigo?"
- "No, solo quería preguntarte si tienes un evento esta noche. Quiero ver la película" Star Wars "aquí".
- "¿Te gustaría ver" Star Wars "? ¡Es una locura si no lo haces!"
Paso 3. Crea tu saludo
A medida que adquiere más experiencia en la recepción de llamadas telefónicas, puede comenzar a desarrollar patrones de saludo y frases que utilice una y otra vez.
- Considere identificarse con un saludo como: "Hola, soy Jono" o "Jono está aquí".
- Considere ser creativo con variaciones informales de "¿Hola?": "¡Oye!", "¡Haiyah!", "Oye, ¿cómo estás?", O "Oye, ¿dónde has estado?". Este saludo informal es adecuado para recibir llamadas de amigos y conocidos no profesionales.
Paso 4. Configure el correo de voz para usarlo cuando no pueda atender llamadas
Cualquiera, desde amigos hasta familiares o su jefe, probablemente escuche su correo de voz de vez en cuando, así que asegúrese de grabarlo cortésmente y sin más preámbulos. Manténgase alejado de las bromas o las bromas a menos que esté seguro de que solo sus amigos llamarán.
- Diga: “Este es el correo de voz de Jono. Lo siento, no puedo descolgar el teléfono en este momento. Deje un mensaje y le devolveré la llamada lo antes posible ".
- Considere configurar grabaciones de voz familiares si usa un teléfono fijo. Diga: “Hola, soy con la familia Jono. Lo siento, no podemos contestar el teléfono en este momento. ¡Deje un mensaje y le devolveremos la llamada lo antes posible!”. Puede divertirse con estas grabaciones familiares: intente que todos los miembros de su familia hablen al mismo tiempo o haga que los miembros de su familia digan parte del mensaje individualmente.
- Considere pedirle a la persona que llama que brinde detalles sobre sí mismo, en lugar de simplemente pedirle que deje un mensaje: "Por favor, diga su nombre, número de teléfono y propósito de la llamada, y le devolveré la llamada lo antes posible". Este método más específico es más adecuado para su número de teléfono que generalmente recibe muchas llamadas comerciales.
Método 3 de 3: recibir llamadas telefónicas de números desconocidos
Paso 1. Piense en quién podría estar llamándolo
Si está esperando una llamada de alguien, un nuevo conocido, su organización o un empleador potencial, responda la llamada con un pensamiento. Evalúe si la llamada es un poco más formal o menos formal, pero elija ser formal, por si acaso.
- Responda cortés y semiformalmente, en este caso. Saludos simples como "¿Hola?" puede ser usado. No es necesario que se identifique directamente; si la persona que llama lo conoce personalmente o tiene su nombre en la lista, puede preguntar: "Hola, ¿puedo hablar con Jono?"
- Si la llamada dice "desconocido" o "bloqueado", no es necesario que conteste la llamada. Levante el teléfono, si lo prefiere, o espere a ver si la persona que llama dejó un mensaje en el correo de voz o no. Puede devolverle la llamada si tiene asuntos importantes.
Paso 2. Tenga cuidado con las llamadas entrometidas
Si recibe una llamada y la llamada resulta ser tonta y ofensiva, probablemente sea solo una broma. Algunas personas que llaman entrometidas suelen ser vulgares y obvias, pero otras personas que llaman entrometidas intentarán engañarte haciéndote pensar que la llamada es muy importante. Trate con las personas que llaman entrometidas de la misma manera que con los matones: si se queda callado y sigue sus quejas, sentirán que han ganado. Puede ser útil guardar silencio y fingir que está en una trampa, si puede adivinar quién llama. Algunas compañías telefónicas en Estados Unidos ofrecen servicios de seguimiento de llamadas: si marca * 69 después de colgar, el servicio de mensajería automática le enviará información pública sobre el último número que lo llamó.
Paso 3. Tenga cuidado con los vendedores por teléfono
Si recibe una llamada de un número desconocido y la persona que lo llama comienza a preguntar por usted, es posible que esté tratando de recuperar su dinero.
- Los vendedores telefónicos llaman a docenas de personas todos los días, y la mayoría de ellos no están interesados en lo que vende el vendedor telefónico. No se sienta culpable diciendo: “Gracias, pero no estoy interesado. Buenas tardes”, luego cuelga el teléfono. No pierda su tiempo y su tiempo.
- Si no desea recibir llamadas de esta compañía, pídale al vendedor telefónico que ponga su número en su lista de "No llamar". La mayoría de las empresas harán lo que quieras y ya no te molestarán.
- Si está interesado en lo que vende el vendedor telefónico, responda la llamada y escuche el tono. Recuerda que cuanto más les respondas, ¡más intentarán venderte su producto!
- Si quiere hablar contigo u otro miembro de la familia, pídele que diga su nombre y organización antes de decir nada, ¡para que no le des demasiada información al vendedor por teléfono! Si es reservado y no revela su identidad, téngalo en cuenta: no tiene que responder.
Consejos
- "¿Hola?" es el saludo número uno. Su saludo siempre sonará cortés al decir, "¿Hola?", Ya sea que la persona que llama sea un amigo, amante, madre, jefe, oficial de policía local o un extraño.
- El “identificador de llamadas” puede resultar útil. Si puede averiguar quién llama antes de contestar, puede estar mejor preparado para la llamada.
- " Qué ?" o "¿Eh?" No es una buena forma de atender una llamada, incluso si no le agrada la persona que llama o si está de mal humor. Sea cortés cuando esté en una llamada.
