Los gastos realizados por una empresa (pero aún no pagados) generalmente se denominan gastos a pagar. Los gastos por pagar se clasifican como obligaciones de deuda que deben reembolsarse en el balance. Aprender a reconocer y registrar los gastos de la deuda requiere una sólida comprensión de los principios básicos de la contabilidad, pero el proceso y la práctica son bastante fáciles.
Paso
Parte 1 de 2: Saber qué gastos son gastos a pagar
Paso 1. Comprenda qué es un gasto pendiente
Los gastos por pagar ocurren durante el período de cierre del libro y hay desembolsos de efectivo no registrados y obligaciones de deuda impagas. Por ejemplo, los salarios de los empleados que se han pagado pero que aún no se han desembolsado pueden denominarse gastos de deuda. La empresa maneja los gastos por pagar ajustando los libros en el diario general.
Paso 2. Comprenda por qué es necesario registrar los gastos en valores devengados
La base devengado de la contabilidad financiera (por tiempo u ocurrencia) establece que los ingresos y gastos deben registrarse cuando ocurren las transacciones y no cuando se recibe o paga el efectivo por esas transacciones. El principio relacionado con el gasto se denomina principio de concordancia.
- El principio de emparejamiento establece que los contadores deben registrar los gastos cuando ocurren y los gastos coinciden o equilibran los ingresos recibidos.
- La implicación de este principio es que no es necesario esperar hasta que se pague en efectivo para registrar los gastos. Por ejemplo, una empresa tiene un gasto en forma de salario que se paga quincenalmente por un monto de Rp.100,000,000.00, pero el período de pago realizado se divide uniformemente en 2 partes entre los 2 períodos contables. Es decir, parte del salario se ha pagado al final del período contable actual. La contabilidad de los gastos, que es la mitad del salario total a pagar (Rp50,000,000.00), debe registrarse en el período contable actual, aunque los salarios de los empleados no se registran hasta el siguiente período contable.
Paso 3. Determine los gastos que deben registrarse sobre una base devengada
Con base en este principio, los gastos incurridos pero aún no pagados deben registrarse sobre una base devengada en el balance. Los siguientes son gastos por pagar que a menudo se encuentran en los libros:
- Salario a pagar
- Intereses adeudados
- Impuesto a pagar
Parte 2 de 2: Registro de cuentas por pagar
Paso 1. Calcule las acumulaciones registradas que se han distribuido
Una vez que se ha identificado el gasto por pagar, el monto total debe calcularse asignando las porciones de los gastos totales que deben registrarse en el período contable actual. Una vez que se ha determinado el cálculo y la suma de todo el dinero, es el momento de registrar el informe en el libro mayor.
Según el ejemplo anterior, el 50% del salario total se registra porque el pago de la mitad del salario cae en el período contable
Paso 2. Tome las notas de ajuste adecuadas
La contabilidad de acumulación (o devengo) se realiza ajustando los estados financieros en el libro mayor. Los ajustes a los estados financieros ocurren en el período de cierre y afectan el balance general (sobre pasivos a pagar) y el estado de resultados (sobre gastos).
- El ajuste de los estados financieros debe realizarse de la siguiente manera: calculando el gasto correspondiente como débito y luego calculando la obligación a pagar como crédito. Tenga en cuenta que el débito significa aumentar la cantidad de gastos y el crédito significa aumentar la cantidad de responsabilidad.
- Utilizando el ejemplo anterior, la implementación es la siguiente, calculando gastos en forma de sueldos de empleados de Rp. 50,000,000.00 como débito, luego calculando el gasto de responsabilidad de Rp. 50,000,000.00 como crédito. Es necesario entender que los gastos en forma de salarios son solo gastos, luego, debido a que estos gastos no se han pagado, estos gastos se convierten en la carga de las obligaciones de la deuda (salarios pagaderos). Por tanto, lo que realmente se convierte en crédito es la propia obligación de deuda.
- Es necesario hacer ajustes en la contabilidad, porque al ignorarlos, la empresa subestimará el significado de responsabilidad y considerará los ingresos como todo.
Paso 3. Prepare una entrada de reversión para el próximo período contable
Las reclamaciones relacionadas con el registro de acumulación llegarán a tiempo y se procesarán en las actividades comerciales generales. Por lo tanto, para evitar calcular los gastos dos veces, los registros financieros iniciales deben registrarse en el diario de reversión para el siguiente período contable.
La mayoría de los programas de computación para contabilidad facilitan al usuario establecer una fecha de reversión para los libros ajustados. La reversión de los balances para la contabilidad ajustada también se puede realizar manualmente con los diarios reversibles
Consejos
- Los principios contables basados en el principio de devengo tienen el mismo principio de funcionamiento en varios países. Sin embargo, cada país tiene su propio proceso detallado para registrar la deuda pendiente y depende de las normas contables de cada país. Los Estados Unidos de América tienen un estándar de contabilidad llamado EE. UU. GAAP (Normas de contabilidad generalmente aceptadas) mientras que se utilizan globalmente las NIIF (Normas internacionales de información financiera). En la propia Indonesia tiene un estándar de contabilidad, a saber, INA GAAP o PSAK (Declaración de estándares de contabilidad financiera) que se realiza utilizando los EE. UU. GAAP e IFRS como fuentes principales. Los ejemplos enumerados anteriormente se pueden establecer de acuerdo con las normas contables de Indonesia.
- A veces, los gastos acumulados son elementos inexistentes, como facturas de luz y agua, costos de seguro mensual o tarifas de suscripción. Al registrar los gastos de acumulación, debe considerar el valor del registro de acumulación con el tiempo y el esfuerzo necesarios para calcularlo y registrarlo. Es posible ignorar el registro de acumulaciones si el tiempo necesario para calcular el informe es más importante que el valor de los gastos acumulados en sí.
- Para ayudar a procesar el registro de acumulaciones con mayor precisión, es una buena idea proporcionar los números apropiados en la sección de responsabilidad y la sección de gastos. Por ejemplo, una empresa asigna un "2" a sus pasivos y un "4" a sus gastos. A continuación, la empresa asigna el número "40121" para los gastos salariales de los empleados y el número "20121" para los gastos salariales impagos. En términos simples, el número 4 está asociado con los gastos, el número "2" está asociado con las obligaciones y el "0121" está asociado con el salario. Esto puede ayudar a reducir los errores que se pueden cometer en el proceso de cálculo y en el diario de reversión.
