Muchas empresas utilizan Microsoft Excel para supervisar los costes de los departamentos o de toda la empresa. Actualmente Excel se ha convertido en el programa predeterminado en computadoras con sistemas operativos Windows. Entonces puede usar este programa para monitorear sus facturas. Hay una serie de plantillas (impresiones) de Microsoft y otros sitios que puede utilizar para realizar un seguimiento de los gastos. Incluso en las últimas versiones de Excel, estas plantillas ya están disponibles en el programa. También puede crear sus propias hojas de trabajo para monitorear facturas en Excel. Este artículo discutirá ambas formas.
Paso
Método 1 de 2: usar una plantilla de Excel
Paso 1. Seleccione la plantilla de Excel predeterminada
La última versión de Excel tiene plantillas para monitorear gastos personales y plantillas para operaciones comerciales generales. Puede acceder y utilizar esta plantilla para monitorear los gastos en Excel.
- En Excel 2003, seleccione "Nuevo" en el menú "Archivo". Seleccione "En mi computadora" en el panel de tareas "Nuevo libro de trabajo" para que aparezca el cuadro de diálogo "Plantillas".
- En Excel 2007, seleccione "Nuevo" en el menú "Archivo" para que aparezca el cuadro de diálogo "Nuevo libro de trabajo". Seleccione la opción "Plantillas instaladas" del menú "Plantillas" en el panel izquierdo. Seleccione "Presupuesto mensual personal" de "Plantillas instaladas" en el panel central y haga clic en "Crear".
- En Excel 2010, haga clic en la etiqueta "Archivo", luego seleccione "Nuevo" en el menú "Archivo". Seleccione "Plantillas de muestra" en la parte superior del panel "Plantillas disponibles", luego seleccione "Presupuesto mensual personal" en la vista de plantillas de muestra y haga clic en "Crear".
Paso 2. Elija una plantilla en línea
Si la plantilla de presupuesto personal incorporada de Microsoft Excel no puede realizar un seguimiento de sus gastos, intente utilizar las plantillas disponibles en Internet. Puede descargar plantillas de sitios de terceros o usar Excel para conectarse con Microsoft Office Online.
- En Excel 2003, puede seleccionar la plantilla adecuada de la biblioteca de Microsoft Office Online en https://office.microsoft.com/en-us/templates/. (Aquí también puede encontrar plantillas para versiones anteriores de Excel).
- En Excel 2007, seleccione "Presupuestos" en la sección Microsoft Office Online del cuadro de diálogo "Nuevo libro". Debe tener una conexión a Internet para conectarse a la biblioteca de plantillas de Office en línea.
- En Excel 2010, seleccione "Presupuestos" en la sección Office.com del panel Plantillas disponibles. Debe tener una conexión a Internet para conectarse a la biblioteca de plantillas de Office en línea.
Paso 3. Ingrese la información en las celdas correspondientes
La información ingresada depende de la plantilla de hoja de trabajo utilizada.
Paso 4. Guarde su hoja de trabajo
Puede usar el nombre de la hoja de trabajo proporcionada por la plantilla o ingresar un nombre como desee. O simplemente puede escribir el nombre y el año de fabricación del papel de trabajo.
Método 2 de 2: cree su propia hoja de trabajo para monitorear los gastos
Paso 1. Abra Excel
Paso 2. Ingrese un nombre para la hoja de trabajo en la celda A1
Use un nombre claro, como “Presupuesto personal”, “Monitoreo de gastos personales” o algo similar. (No utilice comillas al escribir nombres. Aquí, las comillas se utilizan para indicar ejemplos).
Paso 3. Ingrese los encabezados de las columnas de la fila 2
A continuación, se muestran algunos nombres y secuencias que puede utilizar, "Fecha", "Pago hasta", "Memo", "Gastos", "Ingresos" (o "Ganancia" o "Depósito") y "Saldo". Ingrese estos encabezados en las celdas A2 a G2 y ajuste el ancho de la columna para que todo el texto sea visible.
Después de configurar los encabezados de columna y los encabezados, use la función "Congelar paneles" para que los encabezados de columna estén en la parte superior cuando se desplaza hacia abajo en la página. La opción Congelar paneles está en el menú "Ver" para Excel 2003 y versiones posteriores, y en el grupo "Ventana" en la cinta del menú "Ver" para Excel 2007 y 2010
Paso 4. Ingrese el primer gasto en la fila 3 de la celda
Paso 5. Ingrese la fórmula del saldo en la celda G3
El saldo se determinará por la diferencia entre ingresos y gastos, ya que esta es la primera entrada de saldo. La forma en que se establece depende de su deseo de ver el presupuesto desde el lado de los gastos o el efectivo que tiene.
- Si desea que una hoja de trabajo personalizada muestre los gastos, su fórmula de saldo es = E3-F3, donde E3 es la celda que contiene el saldo de gastos y F3 es la celda de saldo de ingresos. De esta forma, si sus gastos son mayores que sus ingresos, sus gastos totales tendrán un número positivo, lo que le facilitará la comprensión.
- Si desea que una hoja de trabajo personalizada muestre el dinero que tiene, la fórmula de saldo es = F3-E3. Por lo tanto, el papel de trabajo mostrará un flujo de caja positivo si el efectivo disponible es mayor que los gastos y negativo si los gastos son mayores que los ingresos.
Paso 6. Ingrese la segunda entrada de costo en la fila 4 de la celda
Paso 7. Ingrese la fórmula del saldo en la celda G4
Dado que el saldo de la segunda entrada y las siguientes registrarán el saldo actual, debe agregar la diferencia resultante en gastos e ingresos al saldo de la entrada anterior.
- Si desea que la hoja de trabajo muestre los gastos específicamente, la fórmula del saldo es = G3 + (E4-F4), es decir, G3 es la celda que contiene el saldo anterior, E4 es la celda que contiene los gastos y F4 es la celda que contiene los ingresos.
- Si desea que la hoja de trabajo muestre la cantidad de efectivo disponible, la fórmula del saldo es = G3 + (F4-E4).
- En realidad, no se requieren los paréntesis en la fórmula que muestran la diferencia entre costos e ingresos. Lo escribimos para que el concepto de la fórmula fuera más claro.
- Si puede dejar la celda del valor del saldo en blanco hasta que todas las entradas estén completas, use la palabra SI en la fórmula para que cuando ingrese la fecha, la celda del saldo no muestre el valor. La fórmula de este método para la segunda entrada es = SI (A4 = "", "", G3 + (E4-F4)) si desea que la hoja de trabajo monitoree la carga, y = SI (A4 = "", "", G3 + (F4-E4)) si desea un documento de trabajo para monitorear el flujo de caja disponible. (Los corchetes que rodean los gastos e ingresos pueden omitirse, pero los corchetes externos no pueden omitirse).
Paso 8. Copie la fórmula del saldo en otra celda de la columna G (columna Saldo)
Haga clic con el botón derecho en la celda G3 y seleccione "Copiar" en el menú emergente. Luego, desplácese hacia abajo hasta la celda que se encuentra debajo. Haga clic con el botón derecho en la celda seleccionada y seleccione "Pegar" en el menú emergente para pegar la fórmula en la celda seleccionada.. (En Excel 2010, elija la opción "Pegar" o "Pegar fórmulas" en el menú emergente). La fórmula actualizará las referencias de celda automáticamente para indicar el costo, los ingresos y las referencias de fecha (si se usan) de la fila actual y el saldo de referencia de la fila sobre la fila actual.
Paso 9. Guarde la hoja de trabajo
Dé a su hoja de trabajo un nombre claro, por ejemplo, “Monitoreo de costos.xls” o “Presupuesto personal.xls”. Puede ingresar el nombre y el año del archivo, al igual que el método para crear una hoja de trabajo con el. (Nuevamente, no necesita usar comillas ya que las escribimos solo para aclarar los nombres de archivo de ejemplo. No es necesario que escriba el tipo de extensión de archivo ya que Excel lo escribirá automáticamente).
Excel 2003 y las versiones anteriores guardan las hojas de trabajo en formato ".xls", mientras que Excel 2007 y 2010 guardan las hojas de trabajo en el formato más reciente basado en XML ".xlsx". Sin embargo, la última versión de Excel también tiene la opción de guardar archivos en formato ".xls". Si tiene varias computadoras y planea guardar esta hoja de trabajo en todas, use el formato anterior si su computadora tiene Excel 2003 o una versión anterior. Utilice el formato más reciente si todas sus computadoras tienen al menos Excel 2007
Consejos
- Use "Autocompletar" en las categorías de gastos e ingresos para que la ortografía ingresada sea correcta.
- Puede usar negrita, color de texto o sombreado de celda para distinguir entre costos no pagados, pagados y futuros.
- Para evitar que las fórmulas o los encabezados de columna cambien accidentalmente, es una buena idea proteger las celdas para que no cambien. Seleccione las celdas que desea reemplazar (fecha, categoría de beneficiario, gastos, ingresos y nota) y desbloquee esas celdas, luego aplique protección a toda la hoja de trabajo.
