Las tablas dinámicas son tablas interactivas que permiten a los usuarios agrupar y resumir grandes cantidades de datos en un formato tabular compacto que facilita los informes y el análisis. Estas tablas pueden ordenar, calcular y agregar datos y están disponibles en varios programas de hojas de cálculo. Excel le permite crear fácilmente tablas dinámicas arrastrando y soltando información relevante en los cuadros correspondientes. Luego, puede filtrar y ordenar sus datos para encontrar patrones y tendencias.
Paso
Parte 1 de 3: Creación de una tabla dinámica
Paso 1. Cargue la hoja de trabajo que será la base para crear la tabla dinámica
Las tablas dinámicas le permiten crear informes visuales de datos a partir de una hoja de trabajo. Puede realizar cálculos sin tener que ingresar fórmulas ni copiar celdas. Para crear una tabla dinámica, todo lo que necesita es una hoja de trabajo con varias entradas.
También puede crear una tabla dinámica en Excel utilizando una fuente de datos externa, como Access. Puede insertar una tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo de Excel
Paso 2. Asegúrese de que sus datos coincidan con la tabla dinámica requerida
Es posible que las tablas dinámicas no siempre sean la respuesta que busca. Para aprovechar las funciones de la tabla dinámica, su hoja de trabajo debe cumplir con varios criterios básicos:
- Su hoja de trabajo debe contener al menos una columna con valores duplicados. Básicamente, solo significa que al menos una columna tiene datos repetidos. En el ejemplo que se analiza en la siguiente sección, la columna "Tipo de producto" tiene dos entradas: "Mesa" o "Silla".
- La hoja de trabajo debe contener información numérica. Esta información se comparará y se resumirá en la tabla. En el ejemplo de la siguiente sección, la columna "Ventas" tiene datos numéricos.
Paso 3. Ejecute el asistente de tabla dinámica
Haga clic en la pestaña "Insertar" en la parte superior de la ventana de Excel. Haga clic en el botón "Tabla dinámica" en el lado izquierdo de la cinta Insertar.
Si está utilizando Excel 2003 o una versión anterior, haga clic en el menú "'Datos'" y seleccione "Informe de tabla dinámica y gráfico dinámico …"
Paso 4. Seleccione los datos que utilizará
De forma predeterminada (predeterminado), Excel selecciona todos los datos en la hoja de trabajo activa. Puede hacer clic y arrastrar para seleccionar una parte específica de la hoja de trabajo o escribir en un rango de celdas manualmente.
Si está utilizando una fuente externa para sus datos, haga clic en la opción "Usar una fuente de datos externa" y luego haga clic en Elegir conexión…. Busque la base de datos de conexión almacenada en su computadora
Paso 5. Elija una ubicación para su tabla dinámica
Después de especificar su rango, seleccione su opción de ubicación en la misma ventana. De forma predeterminada, Excel colocará la tabla en una nueva hoja de trabajo que le permite cambiar de un lado a otro haciendo clic en las pestañas en la parte inferior de la ventana. También puede optar por colocar la tabla dinámica en la misma hoja que los datos para que pueda elegir qué celdas colocar.
Cuando esté satisfecho con sus elecciones, haga clic en Aceptar. Se colocará su tabla dinámica y la interfaz cambiará
Parte 2 de 3: Configurar tablas dinámicas
Paso 1. Agregue campos de fila
Cuando crea una tabla dinámica, básicamente está ordenando los datos por filas y columnas. Lo que agregue en un lugar en particular determinará la estructura de la mesa. Arrastre un campo de la Lista de campos a la derecha a la sección Campos de fila de la Tabla dinámica para insertar su información.
- Digamos que su empresa vende dos productos: mesas y sillas. Tiene una hoja de trabajo con números (Ventas) de cada producto (Tipo de producto) vendido en sus cinco tiendas (Tienda). Quieres ver cuánto se vendió cada producto en cada tienda.
- Arrastre el campo Almacenar desde la Lista de campos a la sección Campos de fila de la Tabla dinámica. Aparecerá una lista de sus tiendas, cada una con su propia fila.
Paso 2. Agregue campos de columna
Al igual que las filas, las columnas le permiten ordenar y mostrar datos. En el ejemplo anterior, el campo Tienda se agrega a la sección Campos de fila. Para ver cuánto vendió cada tipo de producto, arrastre el campo Tipo de producto a la sección Campos de columna.
Paso 3. Agregue un campo de valor
Ahora que ha terminado de diseñar el orden, puede agregar datos para mostrar en la tabla. Haga clic y arrastre el campo Ventas a la sección Campos de valor de la tabla dinámica. Verá su tabla que muestra información de ventas para ambos productos en cada una de sus tiendas, con la columna Total a la derecha.
Para todos los pasos anteriores, puede arrastrar los campos al cuadro correspondiente debajo de la Lista de campos en el lado derecho de la ventana en lugar de a la tabla
Paso 4. Agregue varios campos a una sección
Las tablas dinámicas le permiten agregar varios campos a cada sección a la vez para que pueda controlar con más detalle cómo se muestran los datos. Usando el ejemplo anterior, digamos que crea varios tipos de mesas y sillas. Su hoja de trabajo registra si un artículo es una mesa o una silla (Tipo de producto), así como exactamente qué modelo de mesa o silla se vendió (Modelo).
Arrastre el campo Modelo a la sección Campos de columna. Las columnas ahora mostrarán un desglose de las ventas por modelo, así como el tipo general. Puede cambiar el orden en el que se muestran estas etiquetas haciendo clic en los botones de flecha junto a los campos respectivos en los cuadros de la esquina inferior derecha de la ventana. Seleccione "Subir" o "Bajar" para cambiar el orden
Paso 5. Cambie la forma en que se muestran los datos
Puede cambiar la forma en que se muestran los valores haciendo clic en el icono de flecha junto a un valor en el cuadro Valores. Seleccione "Configuración del campo de valor" para cambiar la forma en que se calculan los valores. Por ejemplo, puede mostrar estos valores como un porcentaje en lugar de un total, o promediarlos en lugar de sumarlos.
Puede aprovechar esta oportunidad agregando el mismo campo al cuadro Valor varias veces. En el ejemplo anterior, se muestran las ventas totales de cada tienda. Al agregar el campo Ventas nuevamente, puede cambiar esa configuración de valor para mostrar las segundas Ventas como un porcentaje de las ventas totales
Paso 6. Aprenda varias formas de manipular valores
Al cambiar la forma en que se calculan los valores, tiene varias opciones, según sus necesidades.
- Suma (suma): este es el valor predeterminado para el campo de valor. Excel sumará todos los valores en el campo seleccionado.
- Recuento: esto contará el número de celdas que contienen datos en el campo seleccionado.
- Promedio: esto calculará el promedio de todos los valores en el campo seleccionado.
Paso 7. Agregue filtros
El área "Filtro de informe" contiene campos que le permiten ver una descripción general de los datos que se muestran en la tabla dinámica al filtrar el conjunto de datos. Estos campos actúan como filtros para el informe. Por ejemplo, si configura el campo Tienda, no Etiqueta de fila, como filtro, puede seleccionar tiendas individuales para ver las ventas totales por tienda o ver varias tiendas al mismo tiempo.
Parte 3 de 3: Uso de tablas dinámicas
Paso 1. Ordene y filtre los resultados
Una de las características clave de las tablas dinámicas es su capacidad para ordenar los resultados y ver informes dinámicos. Cada etiqueta se puede ordenar y filtrar haciendo clic en el botón de flecha hacia abajo junto al encabezado de la etiqueta. Luego puede ordenar la lista y filtrarla para mostrar solo entradas específicas.
Paso 2. Actualice su hoja de trabajo
La tabla dinámica se actualizará automáticamente una vez que cambie la hoja de trabajo base. Esta capacidad es importante para monitorear sus hojas de trabajo y realizar un seguimiento de los cambios.
Paso 3. Juegue con la tabla dinámica
Las tablas dinámicas le facilitan cambiar la ubicación y el orden de los campos. Intente arrastrar diferentes campos a diferentes ubicaciones para obtener una tabla dinámica que se adapte a sus necesidades exactas.
Aquí es de donde proviene el nombre Pivot Table. Mover datos a diferentes ubicaciones se conoce como "pivotar". Es cuando cambia de dirección que se muestran los datos
Paso 4. Cree un gráfico dinámico
Puede utilizar gráficos dinámicos para mostrar informes visuales dinámicos. Su gráfico dinámico El gráfico dinámico terminado, por lo que el proceso de creación del gráfico es muy sencillo.
Consejos
- Si usa el comando Importar datos del menú Datos, tiene más opciones sobre cómo importar un rango de datos desde conexiones de bases de datos de Office, archivos de Excel, bases de datos de Access, archivos de texto, ODBC DSN, páginas web, OLAP y XML / XSL. Luego puede usar sus datos como lo haría con una lista de Excel.
- Si está utilizando Autofiltro (en "Datos", "Filtros"), desactive esta función al crear la tabla dinámica. Puede volver a habilitarlo después de crear la tabla dinámica.
