Archivo y Autoarchivar son características de Office 2007 que le permiten mover archivos antiguos a una ubicación de archivo dentro de un período de tiempo específico. Generalmente, Outlook 2007 archiva archivos automáticamente cada 14 días, pero puede archivar archivos manualmente o configurar Autoarchivar para archivar archivos según una programación.
Paso
Método 1 de 2: Archivado manual
Paso 1. Haga clic en Archivo en la parte superior de la ventana de Outlook 2007, luego seleccione Archivar
Aparecerá un cuadro de diálogo de archivo.
Paso 2. Seleccione el botón Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas.
Paso 3. Haga clic en el menú junto a Archivar elementos anteriores a, luego seleccione la fecha que desee
Paso 4. Haga clic en Examinar, luego seleccione una ubicación para guardar el archivo
Paso 5. Haga clic en Aceptar
Se archivarán todos los archivos de Outlook que sean anteriores a la fecha que seleccionó.
Método 2 de 2: Personalización de Autoarchivar
Paso 1. Haga clic en Herramientas en la parte superior de la ventana de Outlook 2007, luego seleccione Opciones
Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones.
Paso 2. Haga clic en la pestaña Otro, luego haga clic en Autoarchivar.
Paso 3. Marque la casilla Ejecutar Autoarchivar cada, luego seleccione la frecuencia de escaneo en el menú disponible
Generalmente, Outlook 2007 analizará los archivos antiguos cada 14 días.
Paso 4. Marque una o más de las siguientes opciones según sea necesario:
- Preguntar antes de que se ejecute Autoarchivar: esta función mostrará un mensaje recordatorio antes del proceso de archivo, para que pueda cancelar la sesión de Autoarchivar si lo desea.
- Eliminar elementos caducados: esta función permite a Outlook eliminar archivos una vez que tengan la antigüedad suficiente.
- Archivar o eliminar elementos antiguos: esta función le permite archivar o eliminar ciertos archivos una vez que tengan la antigüedad suficiente.
- Mostrar carpeta de archivo en la lista de carpetas: cuando esta función está activada, el directorio de archivo aparecerá en el panel de navegación de Outlook, para que pueda examinar los archivos archivados fácilmente.
- Limpiar elementos anteriores a: esta configuración le permite especificar la antigüedad de los archivos que se archivarán, desde 1 día hasta 60 meses.
- Mover elementos antiguos a: esta función le permite elegir dónde guardar sus archivos archivados.
- Eliminar elementos de forma permanente: esta función permite a Outlook eliminar directamente archivos antiguos sin archivarlos primero.
Paso 5. Haga clic en Aceptar. La configuración de Autoarchivar se guardará y se activará.
