Archivar alfabéticamente es una forma de organizar documentos que son importantes tanto en la vida personal como profesional. El archivo alfabético le permite buscar y restaurar rápidamente archivos individuales. Esto asegura que todos los documentos estén protegidos y siempre a mano. Hay muchas reglas para la presentación alfabética en indonesio para mantener un sistema de presentación razonable.
Paso
Parte 1 de 2: Archivar alfabéticamente
Paso 1. Decida qué sistema alfabético utilizará
Si bien puede parecer simple, el sistema de archivo alfabético tiene varias opciones para elegir. Tienes que elegir un sistema y aplicarlo de forma coherente.
- El archivo letra por letra se basa en cada letra de cada palabra en el orden en que aparece e ignora los espacios entre palabras.
- El archivo palabra por palabra se realiza ordenando cada archivo según la primera letra de cada palabra en una fila.
- El archivo unidad por unidad tiene en cuenta cada palabra, abreviatura e inicial y las clasifica. Este es el sistema que generalmente se recomienda implementar.
Paso 2. Agrupe los archivos
Una vez que tenga todos los archivos que necesita archivar, decida cómo agruparlos. Puede utilizar un formato de diccionario, en el que todo se ordena alfabéticamente, independientemente del tipo de archivo o archivos que contenga. También puede usar el formato de enciclopedia, donde agrupa los archivos por tipo o tema y luego los ordena alfabéticamente.
Si tiene varios tipos de archivos para archivar (recibos, comprobantes de impuestos, cartas, etc.), le recomendamos que utilice el formato de enciclopedia. Agrupe los archivos por tipo primero y luego ordénelos alfabéticamente. Utilice un borde o un código de color para separar los documentos
Paso 3. Indexe los archivos archivados
La indexación consiste en agrupar cada sección del título del archivo en las unidades adecuadas. Para indexar archivos antes de archivarlos, debe dividir los elementos de cada nombre de archivo y crear un nuevo nombre que se ajuste alfabéticamente y sea diferente del nombre predeterminado. Como ejemplo:
- Supongamos que necesita indexar y archivar los siguientes archivos: un artículo sobre anoa titulado “Comportamiento alimenticio de Anoa”, una biografía del principal experto en anoa, Jasmin A. Dahlia, y un folleto promocional para una exposición de anoa en el zoológico de Yakarta.
- La biografía de Jasmin A. Dahlia está indexada como "Dahlia, Jasmin A.", porque en la presentación, el apellido debe ser el primero. Por lo tanto, los archivos se archivan en el grupo de letras "D".
- Si elige un método de clasificación, como un diccionario, el artículo "Comportamiento alimentario de Anoa" debe indexarse en consecuencia. En consecuencia, archívelo en el grupo de letras "P" (para "Comportamiento").
- De lo contrario, puede indexar "Anoa Eating Behaviors" como "Anoa, Eating Behaviors" si utiliza una agrupación con formato de enciclopedia, en lugar de simplemente archivar archivos relacionados con anoa. A continuación, este archivo se archiva en el grupo de letras "A".
- Un folleto promocional podría indexarse como "Anoa, exposición (Zoológico de Yakarta)" si predice que habrá mucho material en la exhibición de anoa. Por ejemplo, podría indexar otro archivo como "Anoa, exhibición (Zoológico de Bandung)".
- De lo contrario, el folleto promocional puede indexarse como "Zoológico de Yakarta, (Exposición de Anoa)" si espera recibir varios archivos relacionados con el zoológico de Yakarta, o si desea utilizar el formato de enciclopedia que agrupa los archivos por ubicación geográfica.
Paso 4. Ordene los archivos alfabéticamente según su nombre de índice
La regla general para archivar alfabéticamente es ordenar los archivos de la A (primero) a la Z (último). Utilice la información especial para definir la distinción y el orden de modo que pueda separar los archivos. Como ejemplo:
- El orden indexado en el paso anterior podría ser algo como esto (según el sistema utilizado): "Dahlia, Jasmin A.", "Zoológico de Yakarta (Exposición de Anoa)" y "Comportamiento de alimentación de Anoa" O "Anoa, exposición (Yakarta Zoo))”,“Anoa, Comportamiento alimenticio”y“Dahlia, Jasmin A.”.
- Los archivos de "Canguro" se ordenan después de los archivos de "Elefante". Los archivos de "Jirafa" estarán en el medio, y los archivos de "Anoa" se ordenan antes de "Oso" y "Oveja". Así, el orden es: "Anoa", "Oso", "Oveja", "Elefante", "Jirafa", "Canguro".
- Si luego agrega los archivos “Armadillo”, estarán después de “Anoa”. Como ambos comienzan con la letra "A", tendrás que mirar la letra después de la A ("N" para anoa y "R" para "armadillo") para determinar el orden. Así, el nuevo orden es: "Anoa", "Armadillo", "Oso", "Oveja", "Elefante", "Jirafa", "Canguro".
Paso 5. Etiqueta tu carpeta de archivos
Para que sea más fácil de encontrar, etiquete cada carpeta de archivo con el nombre de índice correspondiente al archivo que contiene. Este método también facilita el archivado de archivos nuevos en orden.
- Coloque el archivo en su carpeta.
- Sería más fácil si codificara por colores la carpeta para aumentar su usabilidad. Por ejemplo, si utiliza la agrupación en formato de enciclopedia, a cada grupo se le asigna su propio color y cada archivo de cada grupo se etiqueta de acuerdo con su color.
Paso 6. Documente el sistema de indexación y archivo
Su sistema de indexación y archivo debe implementarse de manera consistente. Asegúrese de que todos los que tengan acceso al archivo conozcan el sistema en el que se está ejecutando. Por ejemplo, puede crear o compartir un documento que contenga detalles de las reglas de su sistema de archivo. Esto ayudará a que todos puedan usar el sistema de archivo de manera eficiente.
Paso 7. Archive el nuevo archivo correctamente
Coloque los archivos en el armario por nombre de índice y orden alfabético, de acuerdo con su sistema. Si es necesario, mueva el archivo actual para incluir el nuevo archivo en su lugar correcto.
Parte 2 de 2: Manejo de casos especiales
Paso 1. Archivar archivos de acuerdo con términos significativos
A veces, es más fácil archivar archivos por palabra clave, en lugar de por el título o el nombre que se enumeran allí. Esto garantiza que los archivos se puedan indexar y buscar utilizando los términos más lógicos. Como ejemplo:
“El primer banco de Yakarta” puede indexarse y archivarse como “Yakarta, primer banco”. "Yakarta" es el término clave en esta entrada, en lugar de "Primer" o "Banco", especialmente si tiene otros archivos con un nombre similar, como "Primer banco en Bandung" o "Primer banco en Medan"
Paso 2. Ordene los nombres por apellido
El archivo estándar recomienda que los apellidos de las personas se indexen primero, ya que se consideran términos significativos.
- Por lo tanto, "Jasmin A. Dahlia" está indexada y archivada como "Dahlia, Jasmin A.".
- Incluya el título (Dr., Ir, etc.) al final. Por ejemplo, “Dr. Jasmin A. Dahlia”está indexada y archivada como“Dahlia, Jasmin A., Dr.”.
- Por lo general, los nombres se ordenan según su ortografía letra por letra. Por ejemplo, "MacDonald" estará antes de "McDonald". Por tanto, “D '”, “L'”, “Le”, “de”, etc. considerado como parte del nombre y no como una unidad separada. Esto generalmente se aplica a nombres extranjeros. Por ejemplo, los archivos "Heinlein", "Le Guin", "L'Engle" y "Wolfe", se han ordenado correctamente (NO "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Por lo general, se aplica una excepción a esta regla cuando el nombre de una persona forma parte del nombre de una empresa u organización. En este caso, trate el nombre de la persona como una unidad en el nombre de la empresa. Por ejemplo, "Servicios de control de plagas de Jasmin A. Dahlia" se archiva bajo el grupo de letras "J" y NO está indexado como "Servicios de control de plagas de Dahlia, Jasmin A.".
Paso 3. Ignore artículos, conjunciones y preposiciones
Artículos (por ejemplo, "a", "una" y "el" en inglés), conjunciones (por ejemplo, "y", "pero" y "o") y preposiciones (por ejemplo, "con", "de" y " to”) generalmente se omite al indexar y archivar alfabéticamente porque no se considera un término significativo. Esto es cierto incluso si los artículos, las conjunciones o las preposiciones forman el nombre del archivo. Como ejemplo:
- El archivo titulado "Una investigación de las prácticas de alimentación de emú" se archiva en el grupo de la letra "E", para "Emu" (una palabra significativa en el título del archivo), en lugar de la letra "A" de "an", ya que es un Artículo en inglés.
- "Dahlia and Soetono, Pest Control Services" se enumeran después de "Dahlia, Jasmin A." Ambos nombres de índice comienzan con las letras "Dahlia" para que la determinación del orden se cambie al siguiente término significativo (en este caso, "Soetono" y "Jasmin") para determinar el orden de presentación. Ignore la palabra "y" porque no es significativa.
Paso 4. Maneje las abreviaturas como si fueran pronunciadas
Al presentar la solicitud, es posible que encuentre abreviaturas como "Tbk". (abreviatura de "Abierto"). Por lo general, indexa y archiva archivos como una palabra, en lugar de solo una cadena de letras.
Por ejemplo, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" se archiva después de "Jasmin A. Dahlia Tbk"
Paso 5. Presente los números como de costumbre
Cuando archiva archivos alfabéticamente, verá archivos que tienen números. Por lo general, estos archivos se archivan como de costumbre, en lugar de como si estuvieran detallados. Los números también se archivan antes de las letras.
- Por ejemplo, "3 días para siempre" se archivará antes de "100 consejos empresariales" (porque "3" viene antes de "100").
- Los "Consejos comerciales" y los "Consejos para jugar con acciones" se archivarán después de "100 Consejos comerciales" porque los números se ordenan antes que las letras.
- Los números escritos se tratan como palabras en lugar de números. Por ejemplo, los archivos "100 grandes líderes en el mundo empresarial", "Doscientos consejos poderosos para hacer negocios" y "Consejos para hacer negocios" están en orden.
- Sin embargo, si le facilita la presentación, no dude en hacer una excepción y ordenar siempre los números como si estuvieran escritos.
Paso 6. Manejar caracteres especiales
Se deben tener en cuenta todos los caracteres no alfabéticos o numéricos encontrados durante la indexación. Sin embargo, el manejo de caracteres relacionados depende del tipo:
- Los signos de puntuación (como apóstrofos, puntos y comas) generalmente se ignoran. Por ejemplo, los archivos "Washington's Best Coffee" y "Washington State Fair" se archivan en orden.
- Por lo general, los signos diacríticos se ignoran y se consideran letras relacionadas. Por ejemplo, "clair" se archiva como "Eclair" y "ber" como "Uber". Sin embargo, el método no se aplica si archiva el archivo alfabéticamente en un idioma que usa signos diacríticos, de modo que se deba obedecer el orden alfabético normal de ese idioma.
Paso 7. Utilice la regla "nada antes que algo" si es necesario
Normalmente, los espacios (incluidos la puntuación y otros elementos que se omiten) se ignoran al archivar alfabéticamente. Sin embargo, si encuentra archivos que comienzan de manera similar, use un espacio o la regla "nada antes de algo" para especificar el orden en el archivo.
- Por ejemplo, los archivos “Bank Jakarta”, “Bank Bandung” y “Bank Medan” se archivan en este orden.
- Así, el archivo "Dahlia, Jasmin A." fue antes de "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Paso 8. Distinga el archivo con información más detallada, si es necesario
En raras ocasiones, la información alfabética no es suficiente para determinar el orden de los archivos. Si es así. Utilice más información para indexar y archivar archivos. Marque la información adicional en cada archivo para que se puedan distinguir. Como ejemplo:
- Si tiene archivos de dos personas llamadas Jasmin A. Dahlia, ordénelas por fecha de nacimiento. El archivo “Dahlia, Jasmin A. (nacido en 1853)” viene antes que “Dahlia, Jasmin A. (nacido en 1967).
- También puede ordenar los archivos por ubicación geográfica. Si tiene archivos de tres bancos diferentes de tres ubicaciones diferentes, y cada banco tiene el nombre "Bank Mandiri", ordénelo como en el siguiente ejemplo: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Yakarta)" y "Bank Mandiri (Medan) ".
- Por lo tanto, si tiene dos archivos sobre osos o tipos de osos, diferenciarlos más por especie, ubicación geográfica, etc. Por ejemplo, los archivos de "Bear, Chocolate" y "Bear, Polar" (en orden), o archivos de "Bear (Europa)" y "Bear (North America)" (en orden).
Paso 9. Notifique todas las excepciones y reglas especiales
Asegúrese de que todos los que usen sus archivos estén al tanto de las excepciones a las pautas del sistema de archivo estándar. Esto ayudará a garantizar que todos utilicen el sistema de archivo de manera correcta y eficiente.
