Las conferencias son el lugar adecuado para que las personas que tienen los mismos intereses se conozcan e intercambien las últimas ideas en sus respectivos campos. Las conferencias suelen ser celebradas regularmente por instituciones educativas, empresas, grupos de marketing escalonados, comunidades religiosas y otros. Si desea realizar una conferencia, comience por preparar un plan de trabajo completo junto con una serie de actividades que deben realizarse, por ejemplo, determinar la ubicación de la conferencia, hacer una lista de participantes, recopilar materiales, preparar el equipo para las presentaciones., suministro de comidas y otras necesidades que deben ser pensadas y planificadas lo mejor posible. Si tiene problemas mientras pone sus planes en acción, cálmese y confíe en que puede pagar la conferencia. Un aspecto importante que determina el éxito de la realización de una conferencia es la implementación de las actividades una a una mientras se hace una lista de las tareas que se han completado y las que aún quedan por hacer.
Paso
Parte 1 de 4: Planificación de la conferencia: etapa inicial
Paso 1. Haga los preparativos con anticipación
La planificación de la conferencia debe comenzar con al menos ocho meses de anticipación, incluso antes si la conferencia será grande o grande.
- Tenga en cuenta que muchas salas de conferencias y establecimientos de restauración deben reservarse con varios meses de antelación. Además, los participantes que viven fuera de la ciudad deben organizar los horarios de viaje para poder asistir a la conferencia.
- Además, los patrocinadores y las grandes corporaciones también pueden tener que planificar su presupuesto anual con varios meses de anticipación. Por lo tanto, el apoyo financiero y no financiero de ellos para su evento debe negociarse con anticipación.
Paso 2. Forme un comité
Se deben decidir muchas cuestiones importantes al prepararse para una conferencia. Al formar un comité, obtendrá información de varias personas antes de tomar una decisión. También le ayudarán a pensar en los detalles.
- Contratar coordinadores, es decir, personal clave que tomará decisiones importantes y dedicará mucho tiempo a la coordinación. Si tiene fondos suficientes, contrate a un coordinador para que pueda ayudarlo a planificar y compartir tareas.
- Averigüe si ha habido conferencias sobre el mismo tema. Si es así, invite al coordinador que celebró la conferencia a unirse al comité. Si no puede participar, pregúntele si puede solicitar material que ya se haya tratado para facilitar la preparación de la conferencia.
Paso 3. Establezca metas y cree una agenda de trabajo
Anote el motivo de la conferencia que constituirá la base de cada decisión. Saber qué quiere dar y a quién antes de prepararse para la conferencia le facilitará la puesta en práctica de sus planes.
Si nunca ha celebrado una conferencia, comience por planificar una conferencia pequeña y breve. Considere la posibilidad de realizar una conferencia de 1 a 2 días con una capacidad de 250 a 300 participantes
Paso 4. Determine el lugar y la fecha de la conferencia
Aunque se pueden determinar nuevas fechas y ubicaciones después de haber elaborado un plan detallado, deberá estimar cuánto tiempo tendrá disponible para la preparación.
- Antes de fijar una fecha, busque información de antemano sobre en qué mes y día se suele realizar la conferencia para que la implementación no se vea obstaculizada. Por ejemplo, en Europa, las conferencias suelen celebrarse entre marzo y junio o entre septiembre y noviembre de lunes a martes o de jueves a viernes porque los participantes están menos interesados en asistir a las conferencias en otros momentos. Averigüe el horario exacto en su ubicación antes de decidir la fecha de la conferencia.
- La duración de la conferencia depende del número estimado de participantes y de todas las necesidades que se deben proporcionar durante la conferencia. Para 250-300 personas, programe una conferencia que durará 2 días completos.
- Considere la posibilidad de celebrar una conferencia dentro de la ciudad, pero asegúrese de que haya acceso al aeropuerto más cercano, alojamiento e instalaciones adecuadas. Le recomendamos que realice una conferencia en una gran ciudad o destino turístico para atraer a más personas que quieran unirse a la conferencia.
Paso 5. Determine el título de la conferencia
Después de determinar el título, puede publicar y hacer planes porque ya hay certeza sobre el material como base para difundir información a través de las redes sociales.
Elija un título que implique el propósito y / o antecedentes de los participantes de la conferencia. Busque inspiración utilizando los títulos de las conferencias que se han celebrado, pero asegúrese de decidir por su cuenta
Parte 2 de 4: Preparación para la conferencia
Paso 1. Haga un presupuesto financiero
No se puede realizar ninguna actividad sin calcular en detalle la cantidad de fondos que se deben gastar, por ejemplo, para alquilar un edificio, preparar materiales y pagar los honorarios de los ponentes. Todos los gastos deben referirse al presupuesto financiero. Si está delegando responsabilidades, asegúrese de que su asistente se ciña al límite presupuestario que ha establecido.
El monto del presupuesto está influenciado por la presencia o ausencia de patrocinadores. Puede pedirle al patrocinador que proporcione fondos para financiar la conferencia. Sin embargo, el patrocinador también tiene derecho a determinar algunas cosas en la conferencia. Por ejemplo: determinar quién realizará una presentación o proponer un orador como uno de los panelistas, por ejemplo: un empresario exitoso en una empresa patrocinadora e introducir una marca colocando un logotipo en todos los materiales de la conferencia. La ventaja es que el patrocinador proporcionará fondos por adelantado para que pueda usarlos de inmediato para realizar el plan
Paso 2. Determine el precio y el método de venta de boletos
Algunas conferencias son gratuitas, otras son muy caras. Antes de determinar los precios de los boletos y cómo venderlos, considere los siguientes aspectos:
- ¿Cuáles son los costos involucrados en la preparación de la conferencia? Si desea realizar una conferencia a pequeña escala que no cueste mucho dinero, le recomendamos que no cobre a los participantes. Alternativamente, los participantes deben pagar las entradas para cubrir los costos de preparación de la conferencia.
- Determine la tarifa de inscripción si desea realizar una conferencia durante varios días o proporcionar comidas. Las tarifas de inscripción a conferencias en las principales ciudades de Indonesia oscilan entre varios cientos de miles y millones de rupias.
- Muchas conferencias cobran tarifas escalonadas según la posición o el estado del participante. Por ejemplo: las conferencias académicas suelen cobrar menos a los estudiantes que a los profesores. A los empleados de los patrocinadores también se les cobra menos que a los participantes habituales.
Paso 3. Decida el lugar de la conferencia
Al elegir una ubicación, tenga en cuenta la cantidad de participantes, la facilidad para llegar a la ubicación, la disponibilidad de espacio de estacionamiento, la distancia desde y hacia el transporte público, los aeropuertos y los hoteles. Además de encontrar un lugar adecuado para la conferencia, asegúrese de que todos los participantes puedan llegar fácilmente.
Busque información sobre edificios u hoteles que ofrezcan salas de conferencias dentro de la ciudad. Para conferencias pequeñas, alquile una sala en una iglesia u otro centro de reuniones
Paso 4. Aproveche la ayuda del personal que trabaja como personal administrativo del centro de reuniones
Si hay recursos disponibles en el edificio que elija para la conferencia, aproveche al máximo. El personal está familiarizado con sus tareas diarias y está listo para responder preguntas, resolver problemas o brindar asesoramiento cuando sea necesario.
Puede utilizar los servicios del personal que se encarga de gestionar las actividades en la sala de reuniones, por ejemplo, para gestionar los arreglos detallados de la conferencia. Aunque hay una tarifa, no es necesario que realice todas estas actividades usted mismo, ya que tomará mucho tiempo durante varias semanas
Paso 5. Determinar el menú de consumo
Tenga en cuenta que los participantes deben encontrar comida durante la conferencia y es probable que muchos participantes no sepan qué alimentos hay disponibles en el lugar de la conferencia. Considere si necesita utilizar un servicio de catering para proporcionar desayuno, almuerzo y refrigerios o averigüe si el gerente de la sala de conferencias puede preparar comidas para todos los asistentes.
Al elegir un menú, tenga en cuenta que muchas personas no deben comer ciertos alimentos debido a alergias o preferencias. Los empresarios con experiencia en servicios de catering pueden ofrecer varias opciones, por ejemplo: menú vegetariano, sin nueces, sin gluten, comida halal u otras opciones de menú
Paso 6. Tómese el tiempo para hacer una verificación del sitio
Una vez que se haya ocupado de todas las cosas que deben prepararse, tómese el tiempo para visitar el lugar de la conferencia con un día de anticipación. No espere hasta que llegue su nuevo día D con los participantes que se unirán a la conferencia.
Un día antes, acércate al lugar de la conferencia y mantén una reunión con todo el personal involucrado para asegurarte de que todo esté bien preparado hasta el más mínimo detalle
Parte 3 de 4: Hacer el horario de la conferencia
Paso 1. Programe la conferencia
Después de tener un panorama general de los temas que se discutirán y determinar el título de la conferencia, prepare un programa desde la apertura de la conferencia hasta el cierre. Las conferencias se pueden realizar de diversas formas según el campo empresarial que se esté discutiendo. Para facilitar la programación, las conferencias generalmente se llevan a cabo en el siguiente orden:
- Comience la conferencia con una introducción o un discurso de apertura que generalmente es pronunciado por una persona conocida en un campo empresarial en particular y se ha convertido en un orador conocido. Puede realizar el evento por la noche y luego concluir con la cena o como primera sesión de la mañana para iniciar la conferencia.
- Divida el resto del programa en sesiones más cortas. Si la conferencia se realiza a pedido de los participantes de acuerdo con sus propuestas, ajuste el material a las necesidades de los participantes. Sin embargo, también puede incluir horarios de talleres, clips de películas u otro material en el horario de la conferencia. Dependiendo del número de participantes presentes, determine si cada sesión puede ser asistida por todos los participantes (llamado “plenum”) o si los participantes deben dividirse en varios grupos y cada grupo asistirá a diferentes sesiones en paralelo según su elección (llamadas “grupos”).
- Cierre la conferencia invitando a los oradores a presentar material que motive o desafíe a los participantes.
Paso 2. Decide cómo llevar a cabo la sesión
Puede elegir cómo llevar a cabo la sesión de acuerdo con las necesidades de la empresa, por ejemplo, enseñando, discutiendo casos, realizando seminarios, presentando las últimas políticas o resultados de investigación, haciendo preguntas o presentando mediante diapositivas.
- La elección de cómo entregar el material afectará la estrategia de publicación. Por lo tanto, prepare lo antes posible material que sea de gran utilidad para los participantes.
- La duración de cada sesión puede comenzar desde los 45 minutos hasta las 3 horas dependiendo del número de presentaciones y contenido entregado.
Paso 3. Considere si desea incluir otras actividades
Piense en actividades útiles que podrían incluirse en el programa y desempeñar un papel importante en el apoyo al éxito de la conferencia, por ejemplo:
- Programe actividades en beneficio de la organización participante de la conferencia, como una reunión de negocios o una presentación de premios.
- Proporcione comida si a los participantes se les cobra una tarifa de inscripción. Si no hay cargo, pida a los participantes que traigan el almuerzo (como última opción). Los participantes generalmente esperan comer al menos una comida. Si el lugar de la conferencia está en la ciudad, brinde un descanso para que los participantes puedan almorzar en un restaurante cercano.
- Pregunte a los participantes si les gustaría programar un evento de entretenimiento, por ejemplo: hacer un recorrido por la ciudad, ver un espectáculo de comedia por la noche, ver una película o asistir a un espectáculo en el teatro. El evento puede ser más apropiado para una conferencia celebrada en una gran ciudad o para una empresa, pero no siempre.
Parte 4 de 4: Publicación
Paso 1. Determine los participantes que asistirán
Las conferencias son muy diversas, por ejemplo, conferencias académicas, religiosas y de negocios con diferentes participantes. Antes de planificar, asegúrese de que haya suficientes participantes interesados en asistir a la conferencia.
No necesita hacer mucha publicidad si desea realizar conferencias para grupos pequeños, como los empleados de la empresa o las comunidades de la iglesia. Puede informar los planes de la conferencia enviando un correo electrónico, anunciando en el boletín de la empresa y / o notificando en una reunión administrativa
Paso 2. Solicite la participación de los líderes de la empresa
Para convencer a las personas de su empresa, debe crear un título atractivo o invitar a un gran orador.
Después de recibir la confirmación de oradores conocidos, incluya la información en los materiales de la conferencia y notifique a los posibles participantes
Paso 3. Crea un sitio web
Hoy en día, los medios digitales son una herramienta muy importante para el éxito de las conferencias. Cree un nombre de sitio web con enlaces que sean fáciles de encontrar si busca la palabra clave del título de la conferencia u otras palabras relacionadas con la conferencia. Escriba información detallada sobre la conferencia en el sitio web e incluya un enlace en todos los materiales impresos y publicitarios relacionados con la conferencia.
- Incluya la fecha, hora y dirección del lugar de la conferencia en el sitio web, incluidos los nombres de oradores famosos. También informe sobre el transporte, el alojamiento, los lugares de interés y los horarios de conferencias, si los hubiera.
- Incluya un enlace al sitio web si los participantes pueden registrarse.
Paso 4. Coloque un anuncio
Empiece a anunciar con mucha antelación (con un año de antelación) para que los ponentes puedan presentar propuestas que contengan material para ser presentado en la conferencia. Elija la forma correcta de publicar de acuerdo con el tamaño de la conferencia y los antecedentes de los participantes. Considere de dónde obtienen su información los participantes potenciales, tal vez de:
- Redes sociales, por ejemplo, de las cuentas de Facebook y Twitter de la organización patrocinadora
- Lista de contactos en Listservs y direcciones de correo electrónico
- Blog, revista, periódico o revista comercial
- Carteles, folletos u otros avisos enviados a grupos, organizaciones o empresas relevantes.
Paso 5. Solicite propuestas
Al preparar un borrador de anuncio, indique que está abierto a la inscripción o que está esperando la presentación de propuestas individuales o grupales en forma de artículos, propuestas de paneles o materiales para talleres.
Puede determinar la duración de la propuesta según la línea de negocio. En el campo de la educación, las conferencias a pequeña escala generalmente requieren resúmenes de unos pocos cientos de palabras, mientras que las conferencias a gran escala requieren manuscritos completos
Paso 6. Empiece a aceptar registros
Preparar las instalaciones para que los participantes se puedan inscribir antes de la conferencia, aunque aún sea con unos meses de antelación. De esta manera, puede estimar el número de participantes que asistirán.
- Cree un sitio web que enlace al sitio web de la conferencia para registrarse. Si no tiene las habilidades técnicas para crear un sitio web, utilice un servicio existente. Por ejemplo, utilice los servicios pagos de RegOnline, que es una empresa que se encarga del registro en línea para varios eventos, procesa los datos y se los envía facilitando el acceso de los usuarios.
- Los participantes también pueden registrarse por teléfono o fax si tiene la posibilidad de procesar los recibos de pago con una tarjeta de crédito.
- Si no acepta el registro por Internet o por teléfono, cree un formulario de solicitud en PDF y cárguelo en el sitio web. Informe a los participantes que pueden imprimir el formulario, completarlo y enviarlo con un cheque o prueba de transferencia a la dirección de correo electrónico de su empresa.
- Para que los participantes se registren temprano, ofrezca descuentos para los participantes que realicen pagos con al menos un mes de anticipación. Los precios de las entradas son un poco más caros si los participantes pagan en el lugar de la conferencia.
Consejos
- Pregúntele al orador si necesita equipo adicional para la presentación, como un escenario, televisión, pantalla grande o computadora.
- Al elegir un menú de comida, asegúrese de que haya participantes que tengan que hacer una dieta de determinados alimentos.
- Al comparar los costos de alquiler, pregunte por los precios de alimentos, agua, refrescos, etc. porque puede resultar muy caro.
- Al elegir una sala, considere el propósito de la conferencia y decida si desea utilizar el auditorio o sillas y mesas para tomar notas.
