Es necesario organizar una reunión eficaz para respaldar el buen funcionamiento de las actividades de la empresa u organización. Las reuniones son una oportunidad para coordinar el trabajo, compartir información, mejorar el trabajo en equipo y lograr metas de manera eficiente. Las reuniones eficaces requieren una buena preparación, liderazgo y delegación de tareas. Durante la reunión, intente aumentar la motivación de los participantes e involucrar a todo el equipo.
Paso
Parte 1 de 3: Celebración de reuniones
Paso 1. Prepárese para la reunión lo mejor que pueda
En primer lugar, elabore una agenda de la reunión que contenga el calendario y los temas a discutir y determine las cosas importantes que deben reafirmarse antes de que finalice la reunión.
- Llegue a la sala de reuniones a tiempo porque el lugar donde trabaja afectará la forma en que otras personas lo perciben. Esperar en la sala de reuniones 15 minutos antes hace que otras personas piensen que eres menos productivo o que quieres dejar otro trabajo con la excusa de ir a una reunión.
- Prepara una fotocopia del orden del día. Aunque puedes crear una agenda digital, también prepara una fotocopia de la agenda para que sea más fácil de usar.
Paso 2. Dirija la reunión
Cuando dirija una reunión, asegúrese de cubrir todos los temas de la agenda y escuche lo que todos los participantes tienen que decir de las siguientes maneras:
- Circule la lista de asistencia. La reunión es un medio de difusión de información dentro del equipo y se convierte en una oportunidad de discusión para que todos conozcan sus respectivas responsabilidades para que puedan brindar el desempeño laboral esperado. Al hacer circular la lista de asistencia, sabrá quiénes no han llegado para que puedan ser contactados y unirse a la reunión. También muestra que la información que compartirá en la reunión es importante.
- Utilice la agenda como guía para que a cada participante de la reunión le resulte más fácil concentrarse y saber lo que debe hacer. Los participantes de la reunión pueden venir por turnos. Por lo tanto, preparar la agenda antes de la reunión lo hace más enfocado a la hora de liderar la reunión.
Paso 3. Desarrolle un plan de trabajo
El plan de trabajo es el resumen final que confirma el trabajo a realizar después de la reunión y es un plan continuo que afecta a todos los participantes de la reunión. Haga un plan de trabajo de acuerdo con las siguientes instrucciones:
- Designe a alguien como la persona a cargo de un objetivo específico. La persona designada no tiene que lograr el objetivo personalmente porque será el gerente del proyecto a cargo de conectar a los miembros del equipo que deben involucrarse y preparar los recursos necesarios.
- Solicite informes de progreso de manera formal e informal para que el personal designado informe el trabajo que se ha logrado dentro de un cierto lapso de tiempo.
Paso 4. Enfóquese en el tema de acuerdo con la agenda de la reunión
Después de discutir un tema de la agenda y realizar las discusiones necesarias, presente un resumen de los resultados de la discusión, brinde la oportunidad de hacer preguntas y luego continúe la reunión discutiendo el siguiente tema.
Paso 5. Determine el horario de la próxima reunión
Anuncie el horario de la próxima reunión cuando todos estén reunidos para que sea más fácil para ellos programar. De esa manera, ha informado el programa de reuniones con anticipación para evitar que los horarios colisionen.
Pida a los miembros del equipo que sugieran por correo electrónico qué temas deben estar en la agenda. Una vez finalizada la reunión, hágales saber que utilizará la misma agenda para la próxima reunión y pida a los participantes de la reunión que envíen sugerencias de temas que apoyen el logro de los objetivos de la empresa / organización
Parte 2 de 3: Preparación para la reunión
Paso 1. Decida quién presidirá la reunión
Este rol generalmente se asigna a un gerente, pero puede brindar a los miembros del equipo la oportunidad de dirigir reuniones departamentales para que luego puedan presidir reuniones en un nivel superior.
Paso 2. Invite a los oradores
Un orador es una persona que es invitada a asistir a una reunión por un motivo específico porque tiene experiencia en la gestión de recursos humanos y otros recursos para que los miembros del equipo puedan lograr el mejor desempeño, incluida la explicación de los procesos de trabajo y los resultados de manera efectiva. Además, también puede brindar asesoramiento para anticipar circunstancias imprevistas y aumentar los recursos según sea necesario.
Paso 3. Determine el horario de reuniones correcto
Al establecer un horario, tenga en cuenta la disponibilidad de tiempo y las limitaciones de los participantes. Por ejemplo: todos los participantes pueden asistir a la reunión del viernes por la tarde, pero no es el momento adecuado para discutir temas importantes.
- Para que todos los miembros del equipo puedan asistir a la próxima reunión, primero pregunte a la persona del proyecto a cargo del cronograma y luego solicite a todos los participantes que organicen sus respectivos horarios de acuerdo con el plan.
- Determine quién tomará las actas y asegúrese de que la información sobre los resultados de la reunión también se envíe a los participantes ausentes.
Paso 4. Prepare la agenda de la reunión
La agenda de la reunión debe contener al menos una lista de temas a discutir, delegación de tareas de presentación y asignación de tiempo para discutir cada tema. Puede organizar la agenda de la reunión de acuerdo con las siguientes sugerencias:
- Solicite la opinión de todos los participantes de la reunión enviando un correo electrónico al menos 2 días antes de la reunión. El correo electrónico es la mejor herramienta para esto porque recibirá solicitudes por escrito.
- Haga una agenda de reuniones de mesa para registrar todos los temas a discutir, los ponentes y la asignación de tiempo. Si hay una solicitud de un tema que se desvía del tema general, comuníquese con la persona interesada y pídale que haga una solicitud específica para ser discutida en la próxima reunión.
- Haz un horario realista. Las explicaciones y discusiones que toman 30 minutos no deben ser forzadas a terminar en 15 minutos. Haga un horario según sea necesario y finalice la reunión temprano cuando se hayan discutido todos los temas.
Paso 5. Proponer las reglas de la reunión
No es necesario que establezca reglas formales o imponga sanciones, pero la implementación de las reglas hace que la reunión se desarrolle sin problemas y todos puedan expresar bien su opinión.
Establezca las reglas cuando comience la reunión diciendo: “Para ahorrar tiempo, los participantes pueden hacer preguntas y responder después de que el orador haya terminado de presentar. Si aún tiene comentarios después de que finalice el tiempo de discusión, envíeme un correo electrónico para que podamos discutirlo más"
Paso 6. Determine la división del tiempo
Establezca la agenda de la reunión determinando cuánto tiempo necesitará cada orador y discutiendo cada tema.
- Informe la división del tiempo antes de que comience la reunión para que todos los participantes sepan cuándo pueden contribuir y evitar discusiones aleatorias o distorsionadas.
- Como guía, permita un mínimo de 10 minutos para discutir después de que se hayan discutido ciertos temas.
Paso 7. Envíe la agenda de la reunión
El día antes de la reunión, envíe la agenda de la reunión a todos los participantes para que todos tengan una fotocopia del horario y conozcan el propósito de la reunión. Además, también pueden avisarle si hay información incorrecta en la agenda.
Paso 8. Envíe un recordatorio
Antes de comenzar una reunión por primera vez o que no sea de rutina, envíe un recordatorio con una hora de anticipación para que todos los asistentes lleguen a tiempo.
Parte 3 de 3: Convertirse en un líder de reuniones eficaz
Paso 1. Sea un buen líder de reuniones
Intente comunicarse con todos los participantes durante la reunión para que se logren los objetivos de la reunión. Delegar la responsabilidad de presidir las reuniones a los oradores invitados para discutir temas específicos. Usted mismo debe participar activamente durante la discusión.
Paso 2. Informar los objetivos de trabajo que se han logrado y los que no se han logrado
Si el propósito de la reunión es discutir varios objetivos, informe el progreso que se ha logrado y quién es el responsable del logro.
- Si hay un plan de trabajo que no ha progresado desde la última reunión, pregunte por qué.
- Si esto se debe a la falta de tiempo u otros recursos, discuta la solución con la persona designada para estar a cargo del proyecto o discuta el problema en detalle fuera de la reunión.
Paso 3. Vuelva a concentrarse si la discusión se desvía del tema
A veces, la discusión pierde su rumbo debido al entusiasmo o la decepción de los participantes. Enfocar la atención y redirigir las discusiones perdidas de las siguientes maneras:
- Piense en la reunión como una misión de recopilación de datos. Dé a cada participante la oportunidad de hablar para que pueda recopilar la mayor cantidad de información posible. Este método también hace que los participantes de la reunión hablen por turnos, incluidos aquellos a quienes les gusta dominar la reunión.
- Utilice Cyberstorming, un programa de comunicación electrónica para compartir ideas en grupos y se puede utilizar para reuniones informales. Este método evita la competencia entre los miembros del equipo por querer ser escuchados porque todos en el grupo pueden ver los comentarios de otros miembros.
- Sea neutral si alguien en la reunión discute un tema fuera de la agenda, por ejemplo diciendo: “¡Interesante idea, Bob! Podemos hablar de eso más tarde ". Muchas personas no se dan cuenta de que están discutiendo cosas que se desvían de la agenda de la reunión, pero acudirán a usted para discutirlas si el tema es realmente importante.
- Controle la dirección de la discusión. Además de los participantes que hablan demasiado, pueden surgir problemas en la reunión porque alguien continúa discutiendo temas que están fuera de la agenda. Para superar esto, primero escuche lo que tiene que decir y luego sugiera que el tema se debata más en la próxima reunión. Enfatice que la reunión continuará discutiendo los temas enumerados en la agenda.
- Tenga una conversación privada con la persona que domina la reunión y pregunte por qué. Muestre preocupación, en lugar de enfadarse. Concéntrese en lo que observó durante la reunión y permítale explicar su comportamiento. Ofrezca ayudarlo a dejar de dominar la reunión.
Paso 4. Continúe con el siguiente tema según lo programado
Practique la gestión del tiempo siendo asertivo, no sea grosero. Establecer bien el tiempo hace que cada participante sepa que la reunión aún está en curso y las discusiones que no están relacionadas con la reunión pueden continuar una vez finalizada.
No tengas prisa. Incluso si tiene que tomar el control de la situación, la reunión será menos útil si la discusión se abrevia. Antes de que se reanude la reunión, dé a los participantes la oportunidad de hacer preguntas o dar su opinión. Asegúrese de que todos los miembros del equipo se sientan incluidos, en lugar de sentirse abandonados
Paso 5. Enfatice el tema importante
Enfatizar los principales objetivos a alcanzar y su relación con otros objetivos que apoyan el logro de los principales objetivos.
Explique a los participantes de la reunión para que comprendan el alcance del proyecto en el que están trabajando y sus respectivos roles como parte importante de una unidad
Paso 6. Si es necesario, ayude a tomar notas
Antes de que comience la reunión, decida quién tomará las actas. Si está abrumado, échele una mano o tome notas usted mismo.
Paso 7. Aclare en caso de malentendidos
Después de que se hayan discutido todos los temas, el líder de la reunión hará un resumen para que los participantes conozcan los resultados de la reunión y hagan preguntas si todavía hay cosas que no están claras.
Como líder de la reunión, brinde explicaciones detalladas para que todos los participantes comprendan los resultados de la reunión
Paso 8. Antes de cerrar la reunión, proporcione un resumen completo
Los líderes firmes en la toma de decisiones evitarán el estancamiento y la indecisión, harán que los empleados trabajen con diligencia y motivación, sean receptivos a los cambios y a la nueva información. Esto se puede ver en las siguientes características:
- Tenga objetivos claros para garantizar que exista una alineación entre las decisiones con los objetivos y la ética de la empresa / organización.
- Cuidar mostrándose ejemplar en la vida y cumpliendo con la ética laboral como base para una toma de decisiones eficaz y eficiente.
- Demostrar transparencia, es decir, altruismo, demostrando que las decisiones que benefician a la empresa brindan a todos la oportunidad de desarrollarse.
- Ver el fracaso como una oportunidad de aprendizaje que será un trampolín para poder tomar mejores decisiones. Cuando algo sale mal, un líder decisivo es capaz de comprender la situación.
- Comunicarse abierta y efectivamente de acuerdo con la cultura corporativa / organizacional para evitar inconsistencias o contradicciones al comunicarse con subordinados o superiores.
