No importa en qué tipo de negocio se encuentre, agradecer a sus clientes es una forma segura de fortalecer las relaciones y hacer que regresen. Cada carta de agradecimiento que escriba debe ser única, no hay ejemplos exactos, pero hay pautas que pueden ayudarlo a llegar al grano. Si desea saber cómo escribir una carta de agradecimiento como expresión de agradecimiento a un cliente, siga leyendo este artículo.
Paso
Parte 1 de 3: redacción de cartas
Paso 1. Escriba correctamente el nombre del cliente en la sección de apertura
Muchos estudios revelan que la mayoría de los mensajes a los clientes son ineficaces si el nombre del cliente no se escribe correctamente. Asegúrese de escribir el nombre del cliente en la parte superior de la carta de agradecimiento de acuerdo con la ortografía que el cliente escribió para su nombre.
Paso 2. Determine la razón para hacer la nota de agradecimiento
Hágalo lo más claro posible. Está bien decir algo genérico como "gracias por comprar", pero es mejor mencionar lo que compró el cliente y cómo se entregó. Esto les recuerda a los clientes su relación única con su tienda.
- Esta es tu oportunidad para agradecerte sinceramente. Está bien agregar algunas citas sobre sus conversaciones con los clientes.
- Trate tanto como sea posible de no repetir lo mismo en cada carta o hará que parezca un agradecimiento enviado a todos.
Paso 3. Incluya preguntas de retroalimentación
Las cartas de agradecimiento son una excelente manera de hacer preguntas de retroalimentación para asegurarse de que los clientes sientan que han recibido un buen servicio. Un buen manejo de seguimiento a menudo hace que los clientes regresen y esto es bueno para su negocio. No es necesario que reaccione exageradamente a esto, pero prestar atención a las necesidades del cliente es una parte importante del servicio.
- Exprese su expectativa de que a los clientes les gustarán los productos comprados y estará listo para atender si tienen preguntas o quejas.
- Pregunte si hay algo que pueda hacer para que el cliente se sienta más satisfecho.
Paso 4. Incluya la marca de su producto
Es mejor si el nombre de su empresa, el logotipo u otra información relacionada con su marca están impresos en papel de escritorio. Esto es útil para ofrecer una buena imagen de su empresa.
- Si está escribiendo una nota de agradecimiento en una tarjeta, asegúrese de mencionar el nombre de su tienda.
- Si utiliza material de oficina de la empresa con el logotipo de la empresa impreso claramente, no es necesario que mencione el nombre de su tienda en la carta.
- Si se envía un agradecimiento por correo electrónico, el nombre y el logotipo de la empresa deben incluirse debajo de su firma.
Paso 5. Elija el saludo de cierre correcto
Esta sección debe alinearse con la relación que tiene con sus clientes y la impresión que desea causar en su negocio. Por ejemplo, "sinceramente" es a veces demasiado formal para ser reemplazado por "saludos" u otras expresiones informales apropiadas. También se utilizan a menudo otros saludos de clausura que son de estilo personal pero que se utilizan comúnmente en el mundo empresarial.
Paso 6. Firme la carta a mano
Intente siempre poner una firma en cada letra. Las grandes empresas suelen tener dificultades para mostrar letras que parecen personales. Incluso una firma generada por computadora es mejor que un nombre escrito a máquina, porque hace que parezca que la carta fue enviada personalmente.
Parte 2 de 3: Usar el estilo correcto
Paso 1. No caiga en la tentación de volver a destacar su producto
Estás escribiendo para agradecer a un cliente que haya comprado contigo, por lo que ya no es necesario promocionar. Suponga que ha tenido éxito en esto. Haz que los clientes se sientan parte de la empresa.
- Frases como "esperamos que vuelva a comprar en un futuro próximo" son demasiado comunes; mejor deshacerse de esta expresión. No digas algo que no les dirías a tus amigos.
- No mencione las ventajas de los productos, programas promocionales u otras cosas que sean como anuncios.
Paso 2. Envíe la carta con un sello postal
Incluso si envía cientos de cartas, es mejor no utilizar sellos de suscripción. Le hará saber al cliente que envió muchas cartas de agradecimiento y hará que se sienta menos especial. La realidad es que su carta de agradecimiento puede terminar en un montón de cartas que pasan desapercibidas.
Paso 3. Escriba la dirección a mano siempre que sea posible
Nuevamente, cuanto más personal sea con su carta de agradecimiento, mejor impresión causará. Si no puede escribirlo usted mismo, pídale a otra persona que lo escriba. Incluso si no escribe la dirección, los clientes quedarán impresionados con la letra.
Paso 4. Incluya sus datos de contacto y esté abierto a la comunicación
Asegúrese de que su número de teléfono y dirección estén incluidos en el correo e invite a los clientes a llamar si tienen alguna pregunta. Si te llaman, prepárate para responderles de inmediato.
Parte 3 de 3: Usar el formato correcto
Paso 1. Escribe la carta a mano
Imprimir una carta en un formato estándar se siente como enviar un folleto a un cliente. En lugar de hacer que los clientes se sientan especiales y valorados, hace lo contrario y hace que la gente se sienta molesta. Considere hacer una nota de agradecimiento personal, escrita a mano.
- Si tiene muchas notas de agradecimiento que escribir, pida ayuda al personal. Esto realmente ayuda a ahorrar tiempo.
- Si no puede preparar un saludo escrito a mano, deberá encontrar una manera de hacer que la carta sea más personal. Como mínimo, el nombre del cliente y su firma real deben incluirse en cada carta.
- En algunos casos, está bien enviar una nota de agradecimiento por correo electrónico en lugar de enviar una carta. Esto se puede hacer si tiene una buena relación con el cliente. La clave es asegurarse de que el correo electrónico esté escrito de forma personal y sincera. Si existe la posibilidad de que su correo electrónico se interprete como un anuncio, es mejor enviarlo a mano.
Paso 2. Elija un buen papel de letras para escribir una nota de agradecimiento
Tanto las tarjetas de felicitación como el papel de carta se pueden utilizar para escribir notas de agradecimiento en un entorno empresarial. Si tiene poco de qué escribir, una excelente tarjeta de felicitación disponible en las papelerías puede hacer que sus clientes se sientan especiales. De lo contrario, utilice papel grueso y bonito con el logotipo de su empresa en el membrete.
- Evite los tipos de papel habituales para escribir notas de agradecimiento.
- Elija una tarjeta de felicitación adecuada para cualquier evento empresarial. Si su negocio es único e informal, está bien usar tarjetas coloridas que reflejen el alma de su empresa. No elija tarjetas con imágenes o mensajes demasiado personales.
Paso 3. Considere enviar un regalo
Si quieres dar más agradecimiento, puedes enviar un obsequio con un pequeño saludo. Esto no siempre tiene que hacerse, pero se puede proporcionar para clientes especiales. Los regalos deben ser pequeños y útiles. Proporcione un artículo que represente a su empresa o algo completamente ajeno pero apropiado.
- Pequeños obsequios como marcadores, imanes, dulces, camisetas o certificados de regalo.
- Los premios van desde 250.000 IDR a 500.000 IDR. Tenga en cuenta que algunas empresas ahora tienen una regla de no obsequios.
