Acaba de ser elegido o nombrado secretario del comité del que es miembro. ¡A salvo! ¿Sabes cómo crear, preparar y presentar actas? Ya sea siguiendo las "Reglas de orden de Robert" de la legislatura o tomando minutas en un entorno menos formal, aquí hay métodos importantes a seguir.
Paso
Parte 1 de 4: Preparación inicial
Paso 1. Comprenda las políticas de reuniones de su organización
Si se espera que la secretaria tome minutas formales, pregunte si el grupo sigue las Reglas de Órdenes de Robert u otras pautas. En un entorno más informal, pregunte qué debe incluirse en las actas o cómo se utilizarán.
- Como tomador de notas, no es necesario que esté familiarizado con toda la página de Reglas de orden. Sin embargo, obtener una copia del libro (o pedir prestado al presidente) puede ser útil para responder preguntas específicas.
- Comprenda bien su papel. Algunos secretarios que tomaron el acta no participaron en la reunión, mientras que otros tomaron el acta y también contribuyeron a la discusión. En ambos casos, el secretario no debe ser alguien que tenga otra función principal, como líder o facilitador de la reunión.
Paso 2. Prepare la plantilla de antemano
Las minutas de cada reunión contendrán gran parte de la misma información. Las plantillas crean un formato coherente para facilitar la referencia. Incluya espacios para la siguiente información.
- Nombre de la Organización.
- Tipo de reunión. ¿Es esta una reunión semanal o anual, una reunión de comité más pequeña o una reunión que se lleva a cabo con un propósito especial?
- Fecha, hora y lugar. Deje espacio para el inicio y el final de la reunión (apertura y disolución).
- Nombre del presidente o presidente de la reunión y el nombre del secretario (o su sucesor).
- Lista de "participantes" y "disculpas por ausencia". Este es un término elegante para las listas de asistencia. Tenga en cuenta si se alcanza un quórum (número suficiente de personas para la boleta).
- Deje espacio para su firma. Como tomador de notas, siempre debe firmar sus notas. Es posible que se requieran firmas adicionales cuando se aprueben las actas, de acuerdo con las políticas de su organización.
- Un libro de agenda, si está disponible. Si el presidente o el facilitador de la reunión no le pide que redacte una agenda, debe estar disponible a pedido. Tener una agenda de referencia le ayudará a organizar las actas de la reunión.
Paso 3. Lleve su computadora portátil o portátil con usted
Asegúrese de que lo que traiga sea cómodo para usted. Si va a tomar notas con frecuencia, mantenga un cuaderno para este propósito o cree una carpeta en su computadora.
- Si toma minutas de una reunión anterior que no ha sido aprobada, llévelas consigo.
- Si bien una grabadora de audio puede ayudarlo a transcribir los minutos más tarde, no sustituyen a los minutos. Si está grabando una reunión, asegúrese de que todos los presentes estén de acuerdo y no ceda a la tentación de hacer una transcripción palabra por palabra.
- Aprender taquigrafía acelerará la toma de notas, pero no es necesario que anotes cada palabra para tomar notas. De hecho, debes evitarlo.
- Si se le pide que redacte minutas públicamente en una reunión, utilice un OHP o una pizarra de presentación. Asegúrate de poder tomar notas después en casa sin decolorar la tinta para que puedas usar la mecanografía taquigráfica para escribir tus notas.
Parte 2 de 4: Elaboración de actas de reuniones
Paso 1. Comparta la lista de asistencia
Tan pronto como todos estén presentes, entregue una hoja de papel (más para reuniones más grandes) con suficiente espacio para que las personas escriban sus nombres e información de contacto. Puede usar este documento después de la reunión para completar la sección de la lista de asistentes de su plantilla, o pegar esta lista en sus actas terminadas.
Si no está familiarizado con la gran cantidad de personas presentes, esboce un diagrama de asientos y rellénelo cuando pida a todos que se presenten. Tenga esta hoja de tabla lista mientras escribe sus actas para que pueda nombrar a las personas por su nombre siempre que sea posible (como se explica a continuación)
Paso 2. Complete tanto como sea posible en las plantillas disponibles
Mientras espera que comience la reunión, anote el nombre de la organización, la fecha y el lugar de la reunión y el tipo de reunión (reunión semanal de la junta, reunión del comité especial, etc.). Cuando comience la reunión, anote la hora de inicio.
- Si no tiene una plantilla, anote esta información en la parte superior de su nota.
- Si la reunión se lleva a cabo con un propósito o evento especial, guarde las notificaciones enviadas para informar a los miembros. Deberá pegarlo en la nota después de que se haya copiado.
Paso 3. Registre los resultados del primer movimiento
La mayoría de las reuniones formales comenzarán con una moción para adoptar una agenda, por lo que este paso se utilizará como ejemplo. Si la reunión comienza con una moción diferente, asegúrese de registrar toda la información relevante:
- La redacción adecuada para el inicio de la moción es "Hago una propuesta". Esto es generalmente para frases como "Propongo la adopción de esta agenda".
- Nombre del proponente (la persona que presenta la moción).
- Resultados de la votación. Si la votación tiene éxito, escriba "moción aceptada". Si falla, escriba "movimiento rechazado".
- Puede hacer que se presente una moción larga por escrito si no puede registrarla con precisión. Si esto se repite, pregunte al margen de la reunión si la presentación de mociones en este documento puede convertirse en política oficial para mociones con un cierto número de palabras.
- Si redacta la agenda, puede ser el proponente de esta moción así como el secretario de las actas. Se puede hacer; Siempre que se mantenga objetivo, no debería haber problemas para grabar sus propias acrobacias.
Paso 4. Registre otras mociones durante la reunión
Escuche atentamente toda la discusión, pero (¡a menos que se le indique lo contrario!) No la grabe. Cuando se realiza una nueva moción, registre la información relevante.
- Recuerde, cada moción debe incluir la redacción exacta de la moción, el nombre del proponente y el resultado de la votación.
- Algunas mociones requieren que los proponentes de las propuestas pasen a la boleta electoral. Si alguien dice "Apoyo esta moción" o palabras similares, anote el nombre de esa persona como partidario.
- Si no conoce el nombre del proponente o necesita que se repita la moción, interrumpa cortésmente la reunión. Registrar la información con precisión es importante para justificar pequeñas interrupciones.
- Si se corrige una moción, simplemente cambie la redacción de la moción en sus notas. A menos que el cambio sea controvertido y provoque una larga discusión, no es necesario señalar que el cambio ocurrió en la reunión.
Paso 5. Escuche el informe y obtenga una copia del mismo
Siempre que se lea en voz alta un informe, boletín de noticias o artículo similar, anote el título del informe y la persona que lo leyó (o el nombre del subcomité que lo redactó). Si se adjunta una moción, grábela como lo haría con cualquier otra moción.
- Lo más práctico es obtener una copia del informe al final de la reunión. Tome nota para solicitar una copia al lector o al líder de la reunión (presidente o presidente) después de la reunión. Adjuntarás una copia de cada informe hasta las actas previamente copiadas.
- Si no hay una copia disponible, anote dónde está almacenado el original. Es posible que deba solicitar esta información después de la reunión.
- Si los miembros están haciendo un informe oral (y no leyendo un documento), escriba un resumen breve y objetivo del informe. No incluya detalles especiales ni citas textuales de los oradores.
Paso 6. Registre las acciones tomadas o dadas
Esto incluye "verificar" las tareas en reuniones pasadas, así como nuevas acciones. ¿Se le ha asignado a alguien que escriba una carta? Anote sus nombres e instrucciones.
- Dependiendo de qué tan formal sea su reunión, muchas de estas acciones se incluyen en la categoría de "mociones". Para reuniones menos formales, es posible que deba vigilar las decisiones que no son muy claras.
- Incluya una breve moción de razones detrás de una decisión, si corresponde.
Paso 7. Registre todas las instrucciones y los puntos de decisión
Siempre que se ingrese una objeción al procedimiento, registre la objeción y su base, así como la decisión completa dada por el Presidente.
Asegúrese de incluir referencias a las Reglas de orden de Robert, las reglas organizativas internas o los protocolos de la empresa
Paso 8. Solo cuando se le solicite, grabe un resumen de la discusión
Oficialmente, las actas son un registro de lo que se "hizo", no de lo que se "dijo". Sin embargo, cumpla con todas las solicitudes específicas de la organización que se le hayan hecho.
- Cuando grabe discusiones, sea lo más objetivo posible. Incluya puntos concretos, no opiniones, y minimice el uso de adjetivos y adverbios. ¡La escritura seca, objetiva y aburrida es tu objetivo!
- No menciones a las personas por su nombre en el resumen de la discusión. Esto es especialmente importante en discusiones candentes que pueden causar problemas.
Paso 9. Cierre al final de la reunión
Registre la hora a la que terminó la reunión. Recuerde pedir una copia del informe o recordarle a alguien que se lo envíe.
Escanee sus notas para ver si se perdió algo o si necesita una aclaración. Si necesita hacerle una pregunta a alguien, hágalo ahora antes de que se vaya
Parte 3 de 4: Copia de minutos
Paso 1. Inicie este proceso lo antes posible
Es mejor copiar las actas oficiales inmediatamente después de la reunión, mientras los eventos aún están frescos en su memoria.
Paso 2. Utilice una computadora para escribir las actas de la reunión
Probablemente haya hecho esto si usa su computadora portátil en una reunión. Guarde sus notas y cree un nuevo documento para las actas para que pueda comparar sus notas y notas una al lado de la otra.
Paso 3. Formatee sus notas en párrafos prolijos
Cada nueva moción, decisión o punto de instrucción debe incluirse en un párrafo separado. Cuando cree el formato, compruebe que:
- Utilice la ortografía y la gramática correctas. Utilice un corrector ortográfico si es necesario.
- Utilice la misma forma de lenguaje en todo el informe. Utilice el tiempo pasado o el tiempo presente, pero nunca los cambie en el mismo documento.
- Escribe de la manera más objetiva posible. Su opinión no debe inferirse de las actas. Está intentando crear un registro objetivo para que todos lo utilicen.
- Utilice un lenguaje sencillo y definido. El lenguaje vago debe reemplazarse por palabras definidas. La descripción florida debe omitirse por completo.
- Simplemente enumere las acciones tomadas, no la discusión. A menos que se le pida que grabe una discusión, debe concentrarse en lo que hecho, no lo que dijo.
- Proporcione números de página para facilitar la referencia.
Paso 4. Comparta su borrador de las minutas con los miembros
Envíe una copia a cada miembro utilizando la información de contacto en la lista de asistencia. Si no tiene su información de contacto, el líder de la reunión debería poder comunicarse con ellos.
Paso 5. Traiga sus minutas para su aprobación
Es posible que se le pida que lea las actas en voz alta en la próxima reunión y las envíe para su aprobación. Si la moción tiene éxito, marque que se aceptan las actas.
- Si las actas están justificadas antes de ser aceptadas, registre los cambios en el documento e indique al final que las actas han sido corregidas. No describa la corrección específicamente.
- Si se hace una moción para corregir las actas después de que se hayan recibido, incluya la redacción exacta de la moción en las actas correspondientes y si la moción fue aprobada o no.
Parte 4 de 4: Uso de plantillas de actas de reuniones
Paso 1. Visite el sitio del agregador de plantillas de reuniones
Esta plantilla lista para usar le ayudará a ahorrar tiempo en la preparación de las actas de la reunión y, al mismo tiempo, evitará errores al tomar notas.
Paso 2. Tómese su tiempo para explorar estos sitios
Utilice la función de búsqueda y explore las opciones disponibles para encontrar la mejor para usted.
Si necesita una plantilla especial, general o estándar, por ejemplo, explore el sitio para encontrar una que se adapte a sus necesidades específicas y luego descárguela haciendo clic en el botón "descargar" o "usar plantilla". Asegúrese de guardarlo en un lugar fácil de encontrar para no perderlo
Paso 3. Abra el archivo de plantilla
Una vez descargado, abra el archivo zip y luego ábralo con Microsoft Word o Excel. Para obtener una plantilla de la más alta calidad y facilitar su uso, utilice la última versión de Microsoft Word. El uso de la última versión simplificará su trabajo y le permitirá utilizar nuevas funciones.
Paso 4. Agregue el logotipo de la empresa y la marca de derechos de autor en el encabezado de la plantilla
Elimine el logotipo de muestra, pero asegúrese de leer los términos de uso del sitio de origen de la plantilla. No querrás enfrentarte a problemas legales innecesarios, ¿verdad?
Paso 5. Cambie el título
En la sección del título, resalte la palabra "Reunión / Grupo" y luego escriba un título para las actas de la reunión.
Paso 6. Cambie el tema (opcional)
Para hacer que las actas de las reuniones sean más hermosas y profesionales, considere cambiar los colores o elegir un tema prefabricado. El truco es simple, busque "Diseño de página" y luego abra la sección "Colores y temas". En esta sección, puede establecer la apariencia de la plantilla. Incluso puede personalizar el color para que coincida con el color del logotipo de la empresa.
Paso 7. Nombra las partes de la plantilla
Debe haber varias secciones en la plantilla. Es posible que necesite más o menos, o simplemente no le gusta el nombre. Puede cambiarlo para que se adapte a las necesidades específicas de su reunión.
Paso 8. Guarde esta plantilla en su computadora portátil para que pueda llevarla consigo para llevar las minutas de la reunión
Si todavía usa Microsoft Office, este trabajo será fácil y rápido de realizar. También debería poder asistir a las reuniones con mayor regularidad y precisión que antes. Alternativamente, también puede imprimir una plantilla y escribir el acta a mano. Sin embargo, asegúrese de que las secciones sean lo suficientemente anchas para que pueda incluir toda la información que necesite.
Paso 9. Verifique su plantilla
¡A salvo! Ha terminado de crear la plantilla de acta de la reunión. Su productividad y precisión del trabajo durante las reuniones deberían mejorar considerablemente ahora que tiene una plantilla de guía para organizar las notas de las reuniones. Al igual que con cualquier otro trabajo, lea los detalles de la plantilla para ver si falta algo o no está claro. Una vez que se haya asegurado de que todo esté correcto, podrá utilizar esta plantilla y estará mejor preparado para su próxima reunión.
Consejos
- Escriba sus actas tan pronto como termine la reunión. Es mejor hacer esto mientras los eventos aún están frescos en su memoria. Es importante que los participantes obtengan una copia del elemento de acción lo antes posible después de la reunión.
- Siéntese lo más cerca posible del líder de la reunión. Esto te permitirá escuchar todo y pedir una aclaración sin tener que levantar la voz.
- Pídale a la gente que registre sus movimientos para que usted no tenga que grabar en el acto.
- Guarde las actas en un archivo seguro.
No tema interrumpir y pedir aclaraciones en cualquier momento.
- Las notas son muy importantes. Estos registros se guardan y pueden usarse para referencia futura. Cuando se trata de asuntos legales, por ejemplo, la reputación de alguien puede depender de sus minutos.
- Lea las secciones de las Reglas de orden de Robert, especialmente la sección sobre la profesión de secretario.
- Escriba las cosas importantes cuando hablen. Si el mismo tema se menciona dos veces, no los agrupe.
Advertencia
- No incluya demasiados detalles en las actas. Incluso si se le pide que grabe una discusión, hágalo lo más breve y directo posible. Limítese a registrar los puntos importantes planteados o se sentirá abrumado al llenar las actas con detalles innecesarios.
- Las interpretaciones y sentimientos personales del tomador de notas no deben incluirse en las notas.
- Si una parte de la reunión cae en la categoría de confidencialidad abogado-cliente, no grabar esa parte. Tenga en cuenta que "El abogado informa que esta discusión incluye la confidencialidad abogado-cliente. Esta discusión no se registra".
- Si se le pide que registre discusiones confidenciales, como entre abogados y clientes, haga actas "diferentes" y manténgalas separadas de las actas habituales. Marque confidencial y deje en claro quién tiene acceso al documento.
