Un tono escrito que despierte el interés en su organización hará que su correo electrónico de solicitud de donación sea efectivo. El uso del correo electrónico como medio de recaudación de fondos está ganando popularidad porque es relativamente más barato que el correo físico y el teléfono. El correo electrónico hace que la comunicación sea más rápida. Hay varios pasos que puede seguir para crear un correo electrónico atractivo al que los lectores respondan y obtenga una gran cantidad de ingresos de donación.
Paso
Parte 1 de 3: Configuración de una estructura de correo electrónico
Paso 1. Cree un titular sólido
El titular es la primera línea de un correo electrónico que sirve como título. De todos los correos electrónicos enviados, solo se abrió el 15% de los correos electrónicos. Un titular llamativo llamará la atención de ese 15% de las personas y les animará a seguir leyendo. En la mayoría de las cuentas de correo electrónico, puede leer la primera línea (título) del correo electrónico junto al asunto. Esos titulares animan a las personas a abrir sus correos electrónicos y mantenerlos leyendo.
- Utilice verbos y sustantivos activos para llamar la atención. Utilice también las funciones de tamaño de fuente en negrita, centrada y más grande.
- Mantenga el título corto para que quede claro el propósito de su correo electrónico desde el principio. Anime a los lectores a pensar que leer este correo electrónico será útil, apropiado y relevante.
- Responda la pregunta del lector: ¿Qué obtendré?
- Las líneas de asunto pueden invitar a los lectores a hacer varias cosas, como responder a su correo electrónico, solicitar su asistencia a un evento en particular o compartir un lugar o evento de la comunidad local.
- Un ejemplo de un buen titular es "Riau contra la ley del gas natural en los tribunales".
Paso 2. Cuente toda la historia en el primer párrafo
Exprese sus metas desde el principio. No haga que el destinatario lea la mitad de su correo electrónico sin comprender lo que significa. Pueden descartar su correo electrónico sin hacer una donación. Escriba claramente en este párrafo cuál es su solicitud y por qué envía el correo electrónico.
- Solicite donaciones en el primer párrafo. Si habla directamente, debe preguntar con cuidado. Sin embargo, si está utilizando el correo electrónico, solicítelo en primer lugar. Facilite la lectura de esta solicitud escribiéndola en negrita o en letra más grande.
- En su solicitud, dígale al lector qué hará con su dinero. Si una pequeña donación le permite hacer algo, dígalo. Por ejemplo, si $ 5000 pueden alimentar a 100 niños, dígalo. Escribirlo le dará más respuestas que escribir lo que necesita Rp. 15,000,000 para construir una cabaña.
- Dígales a los lectores que tienen derecho a negarse. Las estadísticas muestran que las personas son más propensas a dar cuando se sienten libres de elegir que cuando se sienten obligadas.
- Explique y describa su misión en el primer párrafo para que el lector sepa inmediatamente para qué se utilizará el dinero. Demuestre que no solo está recolectando dinero.
Paso 3. Utilice el microcontenido de forma inteligente
El microcontenido son las frases cortas y los subtítulos que adornan los correos electrónicos. Utilice el microcontenido para resaltar sus puntos principales, de modo que los lectores que estén acostumbrados a hojear encuentren interesante leer su texto.
- El microcontenido incluye títulos, subtítulos, líneas de asunto, enlaces y botones.
- Utilice verbos activos, adverbios descriptivos y sustantivos. Tu objetivo es que lean el texto completo.
- Un ejemplo de un buen título es el siguiente: "Done 500.000 IDR para salvar a los delfines".
- Haz que el texto sea más grande o en negrita para que se destaque. Este subtítulo aparece antes de un párrafo o al comenzar una nueva sección.
- Escribe un subtítulo simple. Puede usar subtítulos o no, pero son útiles cuando su título es demasiado corto. Utilice los mismos principios: breve, práctico, audaz.
Paso 4. Escribe una historia
Escribir una historia en un correo electrónico atraerá la atención de más lectores. Escriba la historia en el cuerpo de su correo electrónico. Recuerde que las historias tienen un principio, un desarrollo y un final. Puede utilizar historias emocionales para animar a los lectores a donar. Escribe una historia real de los resultados de tus actividades.
Paso 5. Escribe un párrafo corto
Escriba su correo electrónico utilizando párrafos cortos y claros. Los lectores estarán cansados de recibir muchos correos electrónicos. Limitar la longitud de su correo electrónico le hará destacar.
- Haga uno o dos puntos principales.
- Mantenga su correo electrónico conciso incluso si tiene que editar y revisar muchas veces
- No incluya un historial de por qué solicita una donación. La oración en el párrafo inicial y su historia en el párrafo del cuerpo son suficientes para explicar su razonamiento.
Paso 6. Proporcione enlaces y botones, pero no se desvíe del mensaje
Es posible que desee incluir cientos de enlaces, pero esto puede distraer a los lectores de su mensaje principal, que es pedir donaciones. Una manera fácil de proporcionar información sin distraerse es incluir toda la información en su sitio web e incluir solo un enlace en el correo electrónico, el enlace a su sitio web. Por ejemplo, si hay un estudio que respalda su afirmación, no incluya un enlace a un estudio largo y complejo en el correo electrónico. Coloque el enlace de investigación en su sitio web (y asegúrese de que se destaque la elección de hacer una donación).
Paso 7. Agregue la imagen con cuidado
Es posible que desee agregar una imagen o dos para enfatizar su punto, pero esto no es necesario. De hecho, los colores y las imágenes pueden hacer que sus correos electrónicos parezcan spam. Si incluye una imagen, colóquela en la parte superior o inferior del correo electrónico y utilícela solo cuando sea absolutamente necesario para comunicar su punto o generar simpatía.
- Un ejemplo de una imagen útil sería su objetivo de recaudación de fondos que recibe donaciones, como una foto de un niño que recibe ropa nueva por primera vez.
- Como excepción, puede insertar su logotipo en un lugar discreto, como la esquina inferior de un correo electrónico. Este logotipo puede hacer que los lectores reconozcan su organización.
Paso 8. Escriba la información de seguimiento / próximos pasos
El final del correo electrónico contiene información sobre cómo realizar el seguimiento. Destaque esta información para que los lectores puedan verla antes de leer las razones por las que deberían donar. Esta información le dice al lector por qué envió el correo electrónico. Escriba claramente sobre cómo hacer una donación.
- Si un lector no comprende el contenido de su correo electrónico, es probable que lo tire a la basura.
- Asegúrese de que esta “solicitud” final se destaque e indique claramente lo que está pidiendo. Dedique un párrafo a esto, usando negrita o una fuente más grande o una tipografía diferente. Escribe un enlace o crea un botón con un color diferente.
- Si el lector tiene que presionar un botón o vínculo determinado o si el lector tiene que responder a un correo electrónico para obtener más instrucciones, dígale claramente: "¡Haga clic en este botón para salvar un simio ahora mismo!" o "Presiona el botón de respuesta y escribe" información de donación "en el cuerpo del correo electrónico".
- Será más fácil si el lector puede presionar el botón de inmediato. También obtendrás más donaciones de esta manera. Por lo tanto, proporcione un enlace o un botón a su organización.
- Cree un sitio web o una página de donaciones en línea para que los lectores puedan donar en línea. Después de todo, esto es algo que los lectores esperan de un correo electrónico de donación.
Paso 9. Sea breve
Si su correo electrónico es largo, será difícil para los lectores leerlo. Escribir párrafos y encabezados cortos hará que su correo electrónico sea fácil de leer de un vistazo antes de que los lectores decidan seguir leyendo.
Parte 2 de 3: Consideración de lectores
Paso 1. Haga que el tono de su escritura sea más informal que una carta
Una carta enviada por una organización a un individuo a menudo suena formal e impersonal debido al medio de comunicación utilizado. Sin embargo, el correo electrónico, como los blogs, tiene un tono más informal.
- Utilice pronombres de segunda persona para el lector.
- Utilice expresiones cotidianas para que el lector se sienta cercano a usted, como "Está trabajando duro" o "No se quede de brazos cruzados".
- Use un lenguaje claro, honesto y abierto cuando hable con los lectores para que se sientan cerca de usted y piensen que su solicitud es sincera.
Paso 2. Haga que sus palabras sean fáciles de leer
Utilice un tipo de letra y una apariencia visual simples. No use cursiva: use fuentes Serif y no use un tipo de letra diferente para los títulos y el texto. Varíe el tamaño de fuente o negrita para enfatizar.
Su correo electrónico debe ser fácil de entender desde un punto de vista lingüístico; es mejor usar un lenguaje que los estudiantes de secundaria puedan entender. No cree un correo electrónico demasiado complejo. Su redacción debe ser clara, sin errores (estructura del idioma u ortografía) y fácil de leer
Paso 3. Utilice el servicio de un proveedor de correo electrónico
Si desea asegurarse de que sus correos electrónicos estén abiertos o determinar qué tipo de personas leen sus correos electrónicos, no tiene que esperar para obtener esta información junto con las respuestas o las donaciones. Si usa un servicio como MailChimp, puede usar los datos de métricas generados por este servicio para crear correos electrónicos que resuenen con su público objetivo.
- Puede ver datos de métricas, como la cantidad de clics, la cantidad de correos electrónicos abiertos y la cantidad de correos electrónicos leídos.
- La cantidad de datos de correos electrónicos abiertos ayuda a determinar los encabezados de temas populares y aumenta la cantidad de personas que leen sus correos electrónicos.
- Otra razón para utilizar los servicios de un proveedor de correo electrónico es que evita ser sospechoso de ser un spammer. También pasará mucho tiempo creando una lista de direcciones de correo electrónico, desglosándolas para cumplir con el número máximo de direcciones (la mayoría de los correos electrónicos tienen un límite máximo de 50 destinatarios por correo electrónico), respondiendo un correo electrónico a la vez y administrando correos electrónicos que rebotaron porque la dirección ya no estaba activa.
Paso 4. Asegúrese de que las personas de la lista de correo electrónico se preocupen por su misión
Revise periódicamente su lista de correo electrónico para asegurarse de que las personas en ella leerán sus correos electrónicos, especialmente las personas que expresan su interés explícitamente. Los resultados de sus datos métricos serán mejores y utilizará su tiempo de manera más eficiente.
Paso 5. Cree un correo electrónico personalizado por segmento
Utilice diferentes tonos según el grupo donante. Por ejemplo, si tiene un grupo de personas que responden a sus correos electrónicos de forma regular, envíe el correo electrónico en un tono personal. Haga otra lista con los nombres de las personas que no suelen abrir sus correos electrónicos. Envíe el correo electrónico en un tono menos informal. También haga correos electrónicos con un tono de "explicación" para las personas que reciben su correo electrónico por primera vez.
Un proveedor de servicios de correo electrónico lo ayudará a personalizar su correo electrónico al incluir el nombre del lector, como "Estimado Sr. Henry"
Paso 6. Ingrese los datos que respaldan su recaudación de fondos
Para que sus lectores se sientan involucrados, proporcione datos sobre cómo se están utilizando o se utilizarán sus fondos. Esta información se puede colocar en el párrafo de apertura o en la sección donde solicita el seguimiento del lector o en ambas secciones. Es más probable que las personas donen cuando saben que sus fondos se han utilizado para una buena causa.
Paso 7. Da las gracias después de recibir la donación
No olvide enviar una nota personal de agradecimiento después de recibir su donación. Este tipo de acto simple puede garantizar donaciones repetidas en el futuro. Debe enviar este saludo lo antes posible; Piense en este saludo como un recibo de dinero.
Si recibe una gran donación cada mes, cree una plantilla que pueda copiar para poder pegarla en su borrador de correo electrónico y personalizarla rápidamente
Parte 3 de 3: Creación de una lista de direcciones de correo electrónico
Paso 1. No compre una lista de direcciones de correo electrónico
Vender y comprar una lista de direcciones de correo electrónico de posibles donantes es una actividad ilegal de acuerdo con el Reglamento del Gobierno de la República de Indonesia Número 82 de 2012 sobre la implementación de sistemas electrónicos y transacciones. Hay empresas que le permiten "alquilar" listas de correo electrónico para un solo uso, pero son muy caras. Miles de direcciones de correo electrónico suelen obtener pocos resultados. Mejor gaste su dinero en otra cosa y encuentre una mejor manera de crear una lista de direcciones de correo electrónico.
Paso 2. Recopile nombres y direcciones en sus eventos
Siempre que su organización sin fines de lucro participe en un evento, asegúrese de proporcionar una forma para que las personas pongan su dirección de correo electrónico en su lista de correo electrónico. Asegúrese de que el documento de registro indique claramente que están dispuestos a ser agregados a su lista de direcciones de correo electrónico.
Intente realizar un sorteo o concurso para obtener más nombres. En un evento, organice un sorteo o concurso para las personas que registren sus direcciones de correo electrónico
Paso 3. Utilice las redes sociales
Asegúrese de que su organización sin fines de lucro tenga un perfil sólido en las redes sociales, desde Twitter hasta Facebook e Instagram. Es fácil llegar a las personas a través de las redes sociales y, si tiene material interesante, las personas pueden compartir sus escritos o comenzar a ayudarlo a solicitar donaciones. Pídale a su red en las redes sociales que registre sus direcciones de correo electrónico para que no se pierdan anuncios importantes.
Paso 4. Facilite el registro
Su sitio web debe decirles a los visitantes cómo registrar su dirección de correo electrónico. No es necesario que el sitio sea llamativo, pero debe ser fácil de encontrar y usar.
Consejos
- Lea cartas antiguas (en papel y electrónicas) que se utilizan para recaudar fondos. Use frases similares si cree que las letras son efectivas. Muchas organizaciones utilizan cartas antiguas como ejemplos para crear nuevas cartas.
- Utilice su logotipo para reconocer instantáneamente los correos electrónicos. Los lectores a menudo asocian organizaciones o empresas con sus logotipos.
- Utilice los servicios de un proveedor de correo electrónico para crear correos electrónicos más atractivos y generar métricas que mejorarán el rendimiento de sus correos electrónicos en el futuro. MailChimp es una buena opción.
- Asegúrese de que su correo electrónico tenga una etiqueta blanca antes de enviarlo. Si utiliza una plataforma de recaudación de fondos en línea, como Fundraise.com, esta plataforma lo hará automáticamente.
