Decidir el formato de carta correcto depende principalmente del tipo de carta que desea escribir y a quién se dirige la carta. El formato de carta que puede utilizar al escribir a un amigo será muy diferente del formato utilizado para escribir cartas formales. Además, el formato de carta tradicional enviado por correo es diferente del formato utilizado para el correo electrónico. Continúe leyendo para obtener más información sobre cómo formatear correctamente una letra que puede usar para escribir su próxima letra.
Paso
Método 1 de 4: Dar formato a una carta formal o comercial
Paso 1. Escriba su nombre y dirección en la parte superior de su carta
Incluya direcciones de calles, ciudades, provincias y códigos postales en bloques, alineados a la izquierda y a espacio simple.
- La ciudad, la provincia y el código postal se escriben en una línea, mientras que las direcciones de las calles se escriben en una línea separada.
- Si envía una carta con membrete que ya incluye esta información, omita este paso. No incluya la dirección de devolución dos veces.
Paso 2. Escriba la fecha justo debajo de su dirección
Escriba la fecha en que se escribió la carta o la fecha en que se completó, depende de usted.
- La fecha se escribe a la izquierda, lo mismo que escribir la dirección que está justo encima.
- Escriba la fecha en formato “mes-día-año”. Escribe el mes con letras, pero usa números para escribir el día y el año. Por ejemplo: 9 de febrero de 2013.
Paso 3. Deje una línea en blanco entre la fecha y la siguiente parte de la carta
Esto separará la dirección de la siguiente sección, lo que facilitará su lectura.
Paso 4. Escriba la línea de referencia, si es necesario
Si la carta está escrita con una referencia a un punto en particular, puede ayudar al lector a escribir una línea de referencia que comience con "Re:"
- Las líneas de referencia se escriben alineadas a la izquierda e intentan constar de una sola línea.
- Anote la línea de referencia cuando responda cartas, ofertas de trabajo o solicite información.
- Si está escribiendo una línea de referencias, deje una línea en blanco después para separar la línea de referencia del resto de la carta.
Paso 5. Anote la dirección del destinatario
Escriba el nombre y el cargo del destinatario, así como el nombre de la empresa, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal.
- Toda esta información está alineada a la izquierda y a espacio sencillo. El nombre del destinatario se escribe en una línea separada, junto con el título del destinatario, el nombre de la empresa y la dirección postal. La ciudad, provincia y código postal se escriben en una línea.
- Si envía una carta a otro país, escriba el nombre del país en letras mayúsculas en una línea separada debajo de la dirección del destinatario.
- Dirija la carta a una persona específica, si es posible, y escriba el nombre de la persona con un título apropiado como "Sr." o "Madre". Si no conoce el género del destinatario, no es necesario que escriba el título.
- Deje una línea en blanco debajo de la dirección completa del destinatario.
Paso 6. Comience el cuerpo de su carta con un saludo cortés
Un saludo común suele comenzar con "Estimado señor", seguido del título y el apellido del destinatario. Ponga una coma después del apellido del destinatario.
- Los saludos se escriben alineados a la izquierda.
- Si no conoce el género del destinatario, puede dirigirse al destinatario por su nombre completo o escribir el puesto de trabajo del destinatario seguido de su apellido.
- Deje una línea en blanco después del saludo.
Paso 7. Escriba una línea de asunto, si lo desea
Escriba el asunto en mayúsculas debajo del saludo, alineado a la izquierda.
- Mantenga la línea de asunto corta pero descriptiva. Intente constar de una sola línea.
- Cabe señalar que esto no es convencional y no debe usarse con frecuencia.
- No incluya una línea de asunto si ya ha incluido una línea de referencia.
- Deje una línea en blanco después de la línea de asunto si incluye una línea de asunto.
Paso 8. Comience el cuerpo de la carta con una breve introducción que explique el propósito de su carta
Los párrafos de la carta se escriben alineados a la izquierda, pero el comienzo de cada párrafo está escrito con sangría.
Paso 9. Siga la introducción de la carta con el cuerpo más largo de la carta
Esta sección debe explicar el propósito de la carta y también incluir una conclusión que resuma todo lo que está escrito en la carta.
Escribe brevemente el cuerpo de la carta. Cada párrafo tiene un espacio simple, pero deje una línea en blanco entre cada párrafo y después del último párrafo
Paso 10. Termine su carta con un cortés saludo final
Algunos ejemplos de saludos de cierre cortés incluyen "Atentamente", "Saludos" o "Gracias". Recuerde escribir el saludo de cierre alineado a la izquierda y seguido de una coma.
Solo la primera letra de la primera palabra del saludo de cierre está en mayúscula
Paso 11. Siga el saludo de cierre con su nombre
Sin embargo, deje tres líneas en blanco debajo del saludo de cierre antes de escribir su nombre completo, seguido de su puesto de trabajo en la línea de abajo.
Paso 12. Enumere los archivos adjuntos al final de su carta
Si va a adjuntar un archivo adjunto, escriba “Adjuntos” / “Adjunto” una línea debajo de su nombre y título y escriba los adjuntos que se incluyen con la carta.
- Tenga en cuenta que esto no es obligatorio si no incluye ningún archivo adjunto.
- Los archivos adjuntos están alineados a la izquierda y a espacio sencillo.
Paso 13. Ingrese las iniciales del mecanógrafo, si lo desea
Si alguien más está escribiendo la carta y usted está dictando, anote el nombre y apellido del mecanógrafo al final de su carta, una línea debajo del archivo adjunto.
Paso 14. Firme la carta después de imprimirla
Firme la carta con un bolígrafo entre el saludo de cierre y su nombre. Firmar una carta con un bolígrafo le muestra al destinatario que se está tomando su tiempo para enviarle esta carta y que esto es importante.
Método 2 de 4: Dar formato a una carta a un amigo cercano o familiar (carta personal)
Paso 1. Anote la fecha
Incluya la fecha en que se escribió la carta o la fecha en que se completó en la parte superior derecha de la carta.
- Escriba la fecha en formato “mes-día-año”. Escribir el mes en letras suele ser el formato estándar, pero para este tipo de letra puede escribir la fecha completa en números.
- La fecha se escribe alineada a la derecha.
Paso 2. Escribe un saludo amistoso
El saludo "Estimado" sigue siendo el saludo más utilizado, pero, dependiendo de su relación con el destinatario, es posible que pueda escribir el nombre del destinatario sin ninguna formalidad.
- Los saludos se escriben alineados a la izquierda y seguidos de una coma.
- Cuando le escribe a un amigo o colega, normalmente solo puede escribir su nombre. Por ejemplo: "Querida Jane".
- Para una carta aún más personal, es posible que desee reemplazar "Estimado" con un saludo informal como "Hola", "Hola" o "Hola".
- Si le está escribiendo a un padre oa alguien a quien realmente necesita respetar, incluya el título personal y el apellido del destinatario. Por ejemplo: "Estimada Sra. Roberts"
- Deje una línea en blanco entre el saludo y el texto principal de la carta.
Paso 3. Escribe la introducción, el cuerpo / cuerpo y la conclusión del texto principal de tu carta
La introducción y la conclusión deben tener solo un párrafo corto cada una, pero el cuerpo de la carta suele ser mucho más largo.
- El texto principal de la carta está alineado a la izquierda, pero la primera línea de cada párrafo tiene sangría.
- Todo el texto principal de la carta está a espacio simple. Por lo general, no deja párrafos entre párrafos en una carta personal, pero puede hacerlo si hace que su carta sea más fácil de leer.
- Deje una línea en blanco después de la última oración de su texto principal para separar el texto principal del saludo final.
Paso 4. Cierre con un saludo de cierre apropiado
"Atentamente" todavía se usa con bastante frecuencia, incluso para cartas personales. Sin embargo, si la carta es lo suficientemente informal, puede incluir un saludo de cierre menos convencional. Prueba algo como "¡Hasta luego!" o "¡Hasta luego!" si le escribe a un amigo cercano.
- Ponga una coma después del saludo de cierre, pero no escriba su nombre después.
- El saludo de clausura se escribe en paralelo al membrete.
Paso 5. Firme su carta
Firme su carta debajo del saludo de clausura. Por lo general, su nombre se escribe a mano, en lugar de estar impreso en una impresora.
Si por lo general se llaman por su nombre con el destinatario de la carta, simplemente pueden escribir su nombre y terminar con él. Sin embargo, si es posible que el destinatario no sepa quién es usted por su nombre, asegúrese de incluir también su apellido
Método 3 de 4: Dar formato a un correo electrónico oficial o comercial
Paso 1. Empiece por escribir una descripción breve pero precisa del propósito de su correo electrónico
Esta descripción se encuentra en el asunto de su correo electrónico, no en el cuerpo del correo electrónico.
Si su correo electrónico ha sido esperado por el destinatario del correo electrónico, esta descripción solo puede ser una referencia al tema que se está discutiendo. Si no se espera este correo electrónico, escribir una descripción puede ser un poco difícil. El propósito de escribir una descripción es que los lectores puedan adivinar de qué se trata su correo electrónico cuando lo abren y lo leen. Esto significa que la descripción debe motivar a sus lectores a abrir y leer su correo electrónico
Paso 2. Empiece a escribir el correo electrónico con un saludo formal
Por lo general, comienza con "Estimado" y va seguido del título oficial del destinatario del correo electrónico o de la empresa a la que envía el correo electrónico.
- Dirija la carta a un destinatario específico si es posible. Evite enviar cartas a destinatarios anónimos. Utilice "A quien corresponda" sólo si no hay otra opción.
- En realidad, la puntuación más apropiada para usar después de un saludo sigue siendo dos puntos. Sin embargo, hoy en día, la mayoría de las personas usan una coma después del saludo al escribir correos electrónicos oficiales.
- Si no está seguro de saludar al destinatario con "mamá" o "padre", simplemente escriba el nombre completo del destinatario.
- Deje una línea en blanco después del saludo formal.
Paso 3. Escribe el texto principal de la carta, manteniéndolo breve pero informativo
Como cualquier tipo de carta, el texto principal debe incluir una introducción, un cuerpo y una conclusión. Mantenga todas las partes, incluidas las partes del cuerpo, lo más cortas y precisas posible.
- El texto principal está alineado a la izquierda.
- No es necesario sangrar el comienzo de cada párrafo.
- El texto principal está a espacio simple, pero deje una línea en blanco entre cada párrafo y después del último párrafo.
Paso 4. Utilice un saludo de cierre cortés
Escribe "Atentamente" u otro saludo de cierre igualmente cortés, después del texto principal de tu carta y sigue con una coma.
- Recuerde escribir el saludo de cierre alineado a la izquierda y solo la primera letra de la primera palabra del saludo está en mayúscula.
- Otros saludos de cierre formales que se pueden utilizar incluyen "Gracias", "Saludos" y "Saludos".
Paso 5. Escriba su nombre justo debajo del saludo de cierre
A diferencia de las cartas escritas / impresas en papel, no podrá firmar sus correos electrónicos con un bolígrafo.
Tu nombre está alineado a la izquierda
Paso 6. Escriba su información de contacto en la parte inferior
Deje una línea en blanco después de su nombre, luego escriba su dirección física, número de teléfono, dirección de correo electrónico y su sitio web o blog, si tiene uno.
Toda la información se escribe alineada a la izquierda y a espacio sencillo. Cada información de contacto se escribe en una línea separada
Método 4 de 4: formateo de correos electrónicos para amigos
Paso 1. Comience escribiendo una descripción breve pero precisa del asunto de su correo electrónico en la sección de asunto del correo electrónico
Esta descripción permite a los destinatarios conocer de un vistazo el asunto de su correo electrónico antes de abrirlo y les brinda suficiente información para que puedan adivinar de qué se trata su correo electrónico.
Paso 2. Comience escribiendo un saludo cortés o un saludo en la sección de texto del correo electrónico
Puede escribir cualquier saludo cortés que desee, como "Querido". Siga esto con el nombre del destinatario.
- Los saludos se escriben alineados a la izquierda.
- Si está escribiendo a un amigo cercano, puede dejar el saludo completamente fuera del camino y simplemente comenzar con su nombre seguido de una coma.
- Deje una línea en blanco entre el saludo y el cuerpo de su correo electrónico.
Paso 3. Escriba el cuerpo de su correo electrónico
Como todo tipo de cartas, el cuerpo de su correo electrónico debe incluir una introducción, un cuerpo y una conclusión. Sin embargo, si está escribiendo un correo electrónico a un amigo cercano, es posible que este tipo de formato no sea necesario.
Paso 4. Termine su correo electrónico con un saludo de cierre
Al cerrar un correo electrónico para un amigo, el saludo de cierre no necesita ser formal, pero debería ser una señal de que su correo electrónico está terminando.
Si le está escribiendo a un amigo muy cercano, a veces está bien terminar su correo electrónico con su nombre en lugar de escribir un saludo final
Consejos
- Cabe señalar que existen ligeras diferencias entre las cartas oficiales en los Estados Unidos y las cartas oficiales en el Reino Unido (Reino Unido). En el Reino Unido, la dirección del remitente y la fecha están alineadas a la derecha y la línea de asunto, si la hay, está centrada. Además, la fecha se escribe en el formato “día-mes-año” y se escribe una coma después del saludo, no dos puntos.
- Si no le gusta el formato que se describe aquí, que a veces se denomina formato de bloque, también puede utilizar el formato de bloque modificado y el formato de semibloque. Estos formatos contienen básicamente la misma información y solo las ubicaciones son diferentes.
