Puede escribir una carta de solicitud si necesita un patrocinador para respaldar sus actividades planificadas u otras necesidades. Escriba una carta de solicitud que pueda convencer al patrocinador de que vale la pena apoyar su plan. Además, también explique de forma esquemática, qué beneficios recibirá. Al aprender a escribir una buena carta, puede ver la diferencia entre una solicitud aprobada y una solicitud rechazada.
Paso
Parte 1 de 3: Preparación de la carta de solicitud
Paso 1. Defina metas
¿Qué desea obtener específicamente al buscar patrocinadores? ¿Qué hacer si está dispuesto a convertirse en patrocinador? ¿Qué estás haciendo y por qué necesitas patrocinadores? Debería poder responder a todas estas preguntas antes de escribir una carta de solicitud.
- La carta de solicitud debe estar escrita específicamente y tiene un propósito específico. No tiene sentido escribir una carta donde no está claro o no sabe lo que quiere y por qué.
- Encuentre respuestas a por qué necesita planificar. Las solicitudes de patrocinio enviadas porque quieren alcanzar ciertas metas o sueños suelen ser más fáciles de conseguir. Trate de inculcar la creencia de por qué alguien necesita apoyar su causa dando tiempo o dinero y explicando cómo su ayuda ayudará a una persona o comunidad.
Paso 2. Haga una lista de empresas
¿Quiénes se moverán para apoyar su plan? ¿Los propietarios de alguna empresa tienen motivos personales para respaldar su plan? O hay una organización sin fines de lucro que quiere ser patrocinador porque tiene la misma misión. ¿Quién ha patrocinado la misma actividad? Intente encontrar más información.
- Escriba los nombres de las empresas o personas que conoce personalmente, incluidas las personas con las que trabaja. Nunca descuides las relaciones personales.
- No subestimes a las pequeñas empresas o emprendedores que no tienen puntos de venta. Quizás ellos también quieran dar. Tenga en cuenta que también puede explorar empresas locales. Las empresas del entorno inmediato suelen ver la relación que se ha establecido con la comunidad como algo útil.
- Si está trabajando en un equipo, divida la empresa que ha enumerado en grupos, luego haga que cada miembro se comunique con la empresa para que todos hagan lo suyo.
Paso 3. Determine lo que está buscando
Hay muchas formas de cartas de solicitud de patrocinio. Decida lo que está pidiendo antes de escribir una carta de solicitud.
- Las donaciones pueden ser en forma de dinero o bienes. Dar artículos como donación significa regalar materiales o productos que se pueden usar durante el evento, en lugar de simplemente dar dinero. A veces, las donaciones se dan en forma de servicios y no en forma de bienes.
- Quizás necesite voluntarios, no productos. De cualquier manera, sea específico sobre lo que necesita.
Paso 4. Decida las opciones que desea ofrecer
En una carta de solicitud de patrocinio, puede ofrecer varias formas diferentes de apoyo para elegir. Al hacerlo, brinda opciones para que tanto las pequeñas como las grandes empresas brinden soporte dentro de sus posibilidades.
- Determine la cantidad de apoyo y beneficios. Debe explicar qué beneficios recibirán de acuerdo con la cantidad de apoyo brindado. Las personas que dan más deberían beneficiarse más.
- Puede ofrecer publicidad, anuncios públicos sobre su empresa o patrocinio y logotipos en sitios web o en materiales / programas promocionales.
Paso 5. Determine el nombre de la persona que recibirá la carta
Nunca envíe una carta dirigida en general por escrito "a los interesados" porque parece menos personal.
- Por lo general, esta carta debe dirigirse a la persona a cargo del departamento de Personal o al director gerente. Intente llamar a la empresa o buscar en el sitio web quién está a cargo del patrocinio. No dude en este asunto. Para tener éxito, se debe enviar una carta de solicitud de patrocinio a la persona adecuada. Escribe el nombre y el título con la ortografía correcta.
- También averigua si esta empresa / organización tiene una política de donaciones para que no pierdas tiempo y puedas realizar una solicitud de acuerdo con la política de la empresa.
Parte 2 de 3: Comprensión de los formatos de letras
Paso 1. Estudie muestras de cartas de solicitud de patrocinadores
Puede ver ejemplos de esta carta en Internet, algunos son de pago, pero otros son gratuitos. Lea estos ejemplos para comprender el formato y el contenido.
- Sin embargo, no copie la carta modelo completa. Trate de ordenar las palabras usted mismo para que su carta parezca personal y fácil de leer.
- Por ejemplo, si sabe que el director de la empresa tiene antecedentes relacionados con sus planes, escríbale una carta personal. Trate de averiguar los antecedentes de la persona o empresa a la que está escribiendo y estructura el contenido para que parezca más personal.
Paso 2. Elija el estilo de idioma adecuado según la audiencia
Sin embargo, debe escribir una carta de solicitud profesional y no usar palabras que se usan en la conversación diaria.
- Escribe una carta en papel con membrete que tenga tu logo y el nombre de tu organización. Esto hará que su aplicación parezca más profesional. Si está solicitando un patrocinio para usted, cree un membrete con su nombre en la fuente adecuada para que suene profesional.
- Si está escribiendo una carta para una empresa u organización, cuanto más formal sea, mejor. Si está dirigida a un familiar o amigo, escribe una carta que no sea demasiado formal, pero tampoco demasiado informal como para sonar grosera. Las solicitudes de patrocinio enviadas a través de direcciones de correo electrónico informales suelen tener menos éxito.
Paso 3. Utilice el formato de carta comercial estándar
La carta de solicitud de patrocinio debe utilizar el formato de carta comercial. Use letras adecuadas para que se vea profesional.
- Comience a escribir la carta incluyendo la fecha, el nombre del patrocinador y la dirección.
- Omita una línea en blanco, luego escriba: Estimado (nombre) y termine con una coma.
- Escribe una carta corta. Basta con escribir una carta de solicitud de patrocinador para una página para que no ocupe demasiado tiempo al lector. Las personas conmovidas le darán un minuto para leer su carta. Por lo tanto, escriba una carta breve y clara en una página.
- Envíe la carta a través de la oficina de correos o mensajería porque la solicitud enviada por correo electrónico parece poco importante.
Paso 4. Termine la carta con una nota de agradecimiento
Al final de la carta, agradézcales su atención. Salte una línea al final del párrafo y deje un espacio en blanco para su firma.
- Termina la carta con un saludo profesional y respetuoso, por ejemplo: Sinceramente tuyo / mío. Escriba su nombre y título, luego fírmelo.
- Adjunte otros materiales. También envíe folletos junto con la carta para dar una descripción general de sus actividades o empresa. Esto puede aumentar su credibilidad y hacer que el destinatario se sienta más cómodo apoyándolo.
- Si su organización ha sido cubierta, también incluya artículos o noticias sobre lo que ha hecho.
Parte 3 de 3: Refinando el contenido de la carta
Paso 1. Escribe una buena introducción
En el párrafo inicial de la carta, debe presentarse, el nombre de la empresa y describir sus planes específicamente. No escribas cosas que no sean necesarias para que el lector se sienta inmediatamente interesado en el contenido de tu carta.
- No asuma que la gente ya sabe quién es usted o qué hace su organización. Proporcione una explicación sobre la empresa (si está dirigida a una empresa) o sobre usted (si está dirigida a alguien). Por ejemplo: _ es una organización sin fines de lucro comprometida con la rehabilitación de _, etc.
- Haga hincapié en los éxitos que ha tenido para demostrar que no existe ningún riesgo en ser patrocinador. También explique cómo utilizará específicamente el dinero del patrocinador.
- En el segundo o primer párrafo, debe presentar una solicitud de inmediato y explicar por qué lo solicita.
Paso 2. Escriba los beneficios de ser patrocinador
Para convertirse en patrocinador, debe poder convencer a la empresa o persona de los beneficios que recibirá al patrocinar. Por lo tanto, explique en el medio de la carta cuáles serán los beneficios para ellos, no para usted.
- Ejemplo: explique que el beneficio de ser patrocinador es obtener buena publicidad. Sea más específico: ¿Esta actividad será cubierta por televisión? ¿Cuántas personas vendrán? ¿Hay invitados VIP? Si hay otras grandes empresas o competidores que las patrocinan, ¿aparecerán también en la lista?
- Dar una opción. Las empresas o personas que buscan convertirse en patrocinadores suelen preferir si existe una opción que se ajuste a sus necesidades o presupuesto.
Paso 3. Proporcione evidencia de apoyo convincente
Incluya algunos números, como el número de audiencias o datos demográficos a los que pueden llegar.
- Además, no olvide hablar sobre el impacto emocional del apadrinamiento. Por ejemplo: una historia corta sobre alguien a quien ayudarán puede ser muy influyente.
- Explique cómo reconoce el patrocinio. Quizás el patrocinador obtenga un stand gratis durante el evento a cambio del patrocinio.
- Bríndeles la información importante que necesitan para tomar una decisión sobre este patrocinio. No olvide incluir su información de contacto y la fecha de recepción de la respuesta deseada. También adjunte un sobre en blanco sellado con su propia dirección escrita para que sea más fácil para los patrocinadores enviar respuestas.
- Pregunte a los patrocinadores qué reconocimiento quieren. Por ejemplo, ¿cómo quieren que se vea su nombre y quieren que sea reconocido? Pregunte, ofrezca oportunidades y no asuma.
Paso 4. Explique los antecedentes de esta actividad
Debe describir las actividades concretas en detalle para apoyar a la organización y las actividades que desea realizar.
- Por ejemplo, si desea escribir una carta solicitando el patrocinio de una organización benéfica, explique los antecedentes al recaudador de fondos, como cuándo se fundó su organización, quién está a cargo de ella, quién recibió los fondos y cualquier premio o logro que Ha sido logrado.
- Muestre, no se limite a hablar. No se limite a hablar de grupos o actividades que son buenos o que vale la pena apoyar. Proporcione evidencia de respaldo detallada que pueda convencer de que este grupo o actividad es realmente bueno y merece ser apoyado. La evidencia suele ser más persuasiva que los superlativos.
Paso 5. Realice un seguimiento personalmente
Enviar cartas no es la mejor manera de construir una relación personal. Si bien es una buena idea enviar una carta de solicitud de patrocinio, debe hacer un seguimiento de esta carta personalmente.
- Intente llamar o venir en persona, si no ha recibido una respuesta dentro de los 10 días. Sin embargo, tenga en cuenta que muchos directores están muy ocupados y lo encontrarán molesto. Le recomendamos que haga una cita o llame con anticipación.
- Demuestre que está muy contento con este plan de actividades. Evite las conversaciones negativas. No dé la impresión de que está suplicando o provocando culpabilidad para lograr que donen.
- Si la respuesta es "tal vez", no dude en hacer un seguimiento. Simplemente no se apresure ni se exceda porque pueden distraerse.
- No esperes demasiado. No asuma que lo van a invitar a una reunión o que quieren ser un patrocinador. Agradézcales su atención.
- Envíe una tarjeta de agradecimiento si se acepta su solicitud.
Paso 6. Revise su correo
Las oportunidades de conseguir patrocinadores se perderán si no revisa la carta que está a punto de enviar. Una carta con muchos errores ortográficos o gramaticales no es una carta profesional. ¿Por qué incluirías el nombre de una persona / empresa en una actividad que no fue preparada profesionalmente?
- Compruebe la puntuación. Mucha gente no sabe cómo utilizar correctamente las comas u otros signos de puntuación. Pequeñas cosas como esta son muy importantes aquí.
- Imprima su carta, déjela en paz y léala unas horas más tarde. A veces, nuestros ojos confían tanto en escribir en la pantalla de una computadora que es fácil pasar por alto los errores tipográficos.
- Envíe la carta en un sobre de aspecto profesional con franqueo suficiente o utilice un buen servicio de mensajería.
Paso 7. Modelo de carta:
Membrete (si lo hubiera) Fecha: _
Dirección: _
_
_
Querido. Damas y caballeros _
Recientemente, fui invitada a participar en el certamen mundial de reina de belleza que se llevará a cabo en los Estados Unidos en 2016. Actualmente, he sido seleccionada como Puteri Indonesia y quiero participar en un concurso internacional el próximo año.
A través de esta carta, permítanme solicitar patrocinio para poder ingresar al concurso con más de 100 concursantes de varios países. El evento será televisado internacionalmente y se espera que atraiga a 300.000 personas. Los nombres de los patrocinadores se mostrarán en este concurso y en el sitio web del organizador del concurso.
El apoyo financiero se puede proporcionar de acuerdo con las siguientes opciones:
Rp_ - Nombre, descripción y logotipo
Rp_ - Nombre y descripción
Rp_ - Nombre y logo
Rp_ - Nombre
Si está dispuesto a convertirse en patrocinador, espero noticias a más tardar el _.
Gracias por la atención que le ha prestado a esta aplicación.
Atentamente, firma
Nombre completo
Consejos
- Haga solicitudes con cortesía, no exija.
- Busque información que tomador de decisiones a quien puede llamar, en lugar de una secretaria o una tercera persona.
- Escriba su carta, a menos que su letra sea muy bonita, para que se vea más profesional.
- Imprima letras en papel de alta calidad para obtener mejores resultados.
- Casi siempre se pide a las empresas que sean patrocinadores. Por lo tanto, explique por qué una empresa en particular es la adecuada para respaldar sus actividades.
- Adjunte un formulario de patrocinio para que alguien de la empresa a la que envía pueda completarlo.
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