Un certificado de empleo (o carta de verificación de empleo) es una correspondencia formal generalmente escrita por un empleador a la parte solicitante, con el objetivo de validar el historial laboral del empleado. Por lo general, se requiere un certificado de empleo para solicitar un préstamo, alquilar una propiedad, solicitar un nuevo trabajo o, por otras razones, para verificar el historial laboral. Al redactar un certificado de empleo, explique quién es usted, proporcione un resumen honesto de los deberes del empleado y verifique el trabajo. Este certificado debe usar membrete profesional y proporcionar información de contacto y firma. Lea las instrucciones a continuación para averiguar cómo hacer un certificado de empleo completo y preciso.
Paso
Parte 1 de 2: Preparación para escribir un certificado de empleo
Paso 1. Piense por qué está redactando un certificado de empleo
El contenido y el tono del idioma de la carta dependen del destinatario. Para las instituciones financieras, use un tono profesional de lenguaje e incluya información financiera (por ejemplo, salarios, comisiones, aumentos y bonificaciones). Por otro lado, si está redactando un certificado de empleo para un empleado que está solicitando un nuevo trabajo, el tono del lenguaje puede ser más informal y es posible que no incluya información financiera.
Al comprender su propósito y alcance, puede escribir una carta que se adapte a las necesidades del destinatario
Paso 2. Piense en quién debería escribirlo
Normalmente, un certificado de empleo lo redacta un supervisor. En esta situación, el empleado le pedirá a usted como empleador que escriba una carta de empleo para propósitos específicos. Por otro lado, los empleados pueden redactar una carta de certificado de empleo por sí mismos. En esta situación, usted, como empleado, lo redactará usted mismo y luego le pedirá al jefe que lo firme o lo cambie según sea necesario. Siempre que sea posible, el empleador debe escribirlo en nombre del empleado, no al revés.
- Si usted es el jefe que escribe cartas a los empleados, puede estructurarlas de acuerdo con sus propias especificaciones y controlar los mensajes que contienen. Además, como empleador, la carta que escribe se considera genuina y honesta. Sin embargo, el principal obstáculo es el tiempo que lleva. Como jefe, por supuesto, tiene una agenda muy ocupada, mientras que la preparación de esta carta llevará tiempo. Debido a esto, los certificados de empleo suelen ser cortos y concisos para que no pierda demasiado tiempo, especialmente si ya lo ha hecho.
- Si eres un empleado que escribe tú mismo, puedes determinar qué información transmitir a los destinatarios y no tienes que encontrar tiempo para compartir ideas con tu jefe. Además, el jefe tampoco está agobiado por el tiempo que se le debe dar para escribirlo (si lo escribe usted mismo, el jefe puede estar contento porque no tiene que hacerlo él mismo). Sin embargo, el jefe siempre debe firmar y existe la posibilidad de que se muestre reacio a hacerlo después de leer el contenido de su carta. Si ese es el caso, debe reescribirlo o persuadirlo para que lo escriba él mismo para usted.
Paso 3. Reúna la información necesaria
Una vez que conozca al destinatario y quién escribirá la carta, debe recopilar la información requerida en la carta.
- Si eres el jefe, habla con el empleado para ver qué quiere incluir. Discuta quién es el destinatario, cuál es el propósito de la carta, qué especificaciones deben incluirse y cuándo debe enviarse.
- Si usted es un empleado y escribe la carta usted mismo, toda la información necesaria ya está allí, pero primero debe hablar con su jefe y preguntarle qué tipo de carta espera. Esto asegura que escriba una carta que se ajuste a las especificaciones del empleador y obtenga su firma.
Parte 2 de 2: Redacción del certificado de empleo
Paso 1. Utilice papel con membrete de la empresa
Escriba un certificado de empleo con el membrete oficial de la empresa. Si eres un jefe, este documento es de uso gratuito. Si es un empleado, pregunte primero si puede usarlos. El membrete oficial de la compañía certificará su carta y hará que el destinatario crea en su contenido.
Si no tiene membrete oficial, puede usar una computadora para crear encabezados de carta. El encabezado debe contener el nombre de la empresa, la dirección, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico. También proporcione información sobre el autor de la carta (y el título) y la fecha en que se escribió la carta
Paso 2. Dirija la carta al destinatario de la forma más específica posible
Si conoce el nombre del destinatario, envíelo directamente a la persona interesada. Si no sabe quién lo leerá, envíelo a la organización, con una línea de asunto que describa el contenido de la carta.
- Por ejemplo, si conoce la dirección y el nombre del destinatario, escríbalo justo debajo del encabezado. Siga con un saludo apropiado, como "Estimado [Sr. Sudirman]".
- Si no sabe a quién va dirigida la carta, envíela al departamento correspondiente con una línea de asunto que describa el contenido de la carta. Por ejemplo, para una carta a una institución financiera con el objetivo de obtener un préstamo, puede enviar una carta a su sucursal local con el asunto "Descripción del empleado para la solicitud de préstamo". Continúe con un saludo como "A quien interese".
Paso 3. Describe quién eres
En el primer párrafo del cuerpo, explique quién es usted y el propósito de escribir la carta. Indique su puesto, la duración del servicio y cuánto tiempo ha conocido al empleado que solicitó el certificado. Si eres un empleado que escribe tú mismo, sigue escribiendo como si la carta viniera de tu jefe porque será él quien la firme.
Por ejemplo, "Mi nombre es Budi Jatmiko y soy el subdirector de marketing y ventas en PT. ABC. He trabajado en PT. ABC durante 12 años y conozco a este empleado durante siete años. Durante los últimos tres años he sido el supervisor directo del empleado"
Paso 4. Proporcione verificación
El siguiente párrafo de contenido resume el trabajo del empleado, incluida la fecha de inicio del empleo, el título, si el trabajo es temporal o permanente y si el empleado todavía trabaja allí. Este párrafo proporciona información financiera de los empleados si es necesario.
- Por ejemplo, "Esta carta es una confirmación de que el empleado efectivamente trabaja aquí. Ha trabajado en PT. ABC durante siete años, desde el 7 de septiembre de 2003. Ocupa el cargo de subdirector de ventas, que es un puesto permanente en PT. ABC. Hasta el 7 de enero de 2011, todavía trabaja en ese puesto en PT. ABC ".
- Otro ejemplo: "Esta carta confirma que el empleado trabajó en PT. ABC durante siete años. El interesado trabajó en PT. ABC del 7 de septiembre de 2003 al 7 de enero de 2011. Ocupó el cargo de subdirector de ventas en PT. ABC. Trabajó como empleado permanente durante siete años en PT ABC con un salario de IDR 35 millones por mes ".
Paso 5. Resuma los deberes del empleado
Este párrafo describe los deberes del empleado, que son muy necesarios en el certificado de empleo para los empleados que solicitan otros trabajos. Aunque el certificado de empleo no es una carta de recomendación, no hay nada de malo en incluir una evaluación positiva del empleado. Esta información adicional mejorará su reputación como empleador y ayudará a los empleados a encontrar nuevos trabajos, propiedades o préstamos.
Por ejemplo, "Los deberes de un empleado de PT. ABC son los siguientes: Responsable de la venta de radiadores en el área de Bogor y sus alrededores. Ocupa un puesto gerencial y es responsable de motivar a un equipo de siete a nueve personas. Debe asegurar satisfacción del cliente, resolver las quejas de los clientes e informar el progreso de las ventas cada tres meses a la oficina central"
Paso 6. Evite la información confidencial o ilegal sobre los empleados
Existen disposiciones sobre lo que puede incluirse en las referencias laborales y otras declaraciones a posibles empleadores. Existe una estipulación de que solo puede incluir información del empleado con el permiso correspondiente. También existe la regla de que puede divulgar cualquier información sobre el empleado en cuestión siempre que sea honesta y de buena fe. Antes de divulgar información confidencial, asegúrese de verificar qué es aceptable y apropiado incluir, de acuerdo con la idoneidad social y la ley aplicable.
Paso 7. Proporcione su información de contacto
El último párrafo debe incluir su información de contacto (empleador). Esta información es necesaria si el destinatario tiene alguna pregunta. Asegúrese de indicar que el destinatario puede comunicarse con usted.
Por ejemplo, "Si tiene alguna pregunta o necesita más información, no dude en comunicarse conmigo al (021) 21215555 o al [email protected]"
Paso 8. Firme y envíe
Una vez que se haya escrito la carta, termínela con un saludo final, fírmela y entréguesela al empleado que la solicitó o envíela usted mismo al destinatario.
- Cierre la carta con el saludo "Atentamente".
- Ponga su firma, junto con su nombre completo y cargo.
- Añade un sello oficial o de verificación que suelen utilizar las empresas para este tipo de carta.
Consejos
- Algunos procesos de solicitud de visa requieren que anote el puesto que ocupará el empleado, si se le otorga una visa. Es posible que deba explicar la importancia del trabajo del empleado que solicita la visa.
- Algunos empleadores le piden al empleado que redacte una carta, que luego firmará. Si pide a los empleados que escriban los suyos, asegúrese de leerlos detenidamente antes de firmar.
- Algunas empresas tienen una persona específica asignada para realizar la verificación del trabajo, y también hay empresas que tienen una plantilla específica. En caso de duda, consulte con el departamento de recursos humanos.
Advertencia
- Ingrese la información financiera solo cuando el empleado lo solicite. Si es un empleado y escribe la carta usted mismo, puede ingresar toda la información que necesite.
- No ingrese información personal sobre los empleados a menos que ellos lo permitan.
- Si el empleado que solicitó el certificado de empleo ya no trabaja con usted, no dé las razones para irse aunque no haya ningún caso o problema.
