Un plan de trabajo es un conjunto de metas y procesos que pueden ayudar a un equipo y / o persona a lograr esa meta. Al leer un plan de trabajo, puede comprender mejor la escala de un proyecto. Ya sea que se utilicen en el lugar de trabajo o en la academia, los planes de trabajo lo ayudan a mantener los proyectos organizados. A través de un plan de trabajo, divide el proceso en tareas pequeñas y ligeras mientras sabe lo que quiere lograr. Aprenda a crear un plan de trabajo para estar mejor preparado para su próximo proyecto.
Paso
Paso 1. Decide para qué es tu plan de trabajo
Hay muchas razones por las que desarrollamos un plan de trabajo. Establezca ese objetivo con anticipación para que pueda prepararse bien para el proyecto. Recuerde, la mayoría de los planes de trabajo son válidos por un período de tiempo determinado, por ejemplo, 6 meses o 1 año.
- En la oficina, un plan de trabajo ayuda a su jefe a saber en qué proyectos trabajará durante los próximos meses. Su jefe necesita esa información generalmente después de una revisión de desempeño anual o cuando su equipo está trabajando en un proyecto importante. Un plan de trabajo también puede ser el resultado de una sesión de planificación estratégica que la empresa realiza al inicio de un nuevo calendario o año fiscal.
- En el mundo académico, los planes de trabajo son adecuados para que los estudiantes los utilicen para trabajar en grandes proyectos o los profesores para diseñar un programa de estudios por semestre.
- Para proyectos personales, un plan de trabajo le da una idea de lo que pretende hacer, cómo lo hará y cuándo planea completarlo.
Paso 2. Escribe una introducción y antecedentes
Para un plan de trabajo profesional, debe escribir una introducción y antecedentes. Su jefe o gerente obtendrá la información que necesitan para comprender el plan de trabajo. Por otro lado, los planes de trabajo académicos no suelen necesitar introducción ni antecedentes.
- La introducción debe ser breve e interesante. Recuérdele a su jefe por qué hizo ese plan de trabajo. Preséntele un proyecto en el que trabajará durante un cierto período de tiempo.
- Los antecedentes deben resaltar por qué creó el plan de trabajo. Puede hacer esto, por ejemplo, presentando detalles o estadísticas del último informe, identificando problemas que deben abordarse u otras razones basadas en los comentarios y comentarios que ha recibido mientras trabajaba en proyectos anteriores.
Paso 3. Defina metas y objetivos
Los objetivos y las metas son dos cosas interrelacionadas. En el plan de trabajo, ambos conducen al logro de resultados. La diferencia es que los objetivos son generales, mientras que los objetivos son más específicos.
- Los objetivos son la imagen general de su proyecto. Anote los resultados finales que desea obtener del plan de trabajo. Asegúrate de que la cobertura sea amplia. Por ejemplo, digamos que desea completar un trabajo de investigación o aprender a escribir.
- Los objetivos deben ser específicos y tangibles. En otras palabras, debería poder tachar los pasos de su lista de objetivos una vez que los haya completado. Encontrar fuentes entrevistables para su trabajo de investigación es un buen ejemplo de objetivo.
- Si los objetivos existentes son demasiado diversos, puede dividirlos en pequeño, período medioy plazo largo. Por ejemplo, el objetivo a corto plazo de la empresa de aumentar el número de audiencias en un 30% en tres meses es diferente del objetivo a largo plazo de fortalecer la visibilidad de la marca en las redes sociales durante un año.
- Los objetivos generalmente se escriben en oraciones activas utilizando verbos de acción con significados específicos. Por ejemplo, "planificar", "escribir", "mejorar" y "medir". Evite los verbos con significados vagos como "aprender", "comprender" y "saber".
Paso 4. Desarrolle un plan de trabajo con objetivos "INTELIGENTES"
SMART es un acrónimo comúnmente utilizado para buscar resultados más tangibles y viables en los planes de trabajo.
- Específico significa detallado. ¿Qué vamos a hacer exactamente por quién? Describa la población a la que atenderá y las acciones específicas que utilizará para ayudarlos.
- Mensurable significa medible. ¿El objetivo es cuantitativo y medible? ¿Puedes calcular el resultado? ¿Planificó el trabajo para que "los niveles de salud en Sudáfrica mejoren en 2012"? ¿O lo estructura de modo que "el número de casos de infección por VIH / SIDA entre los recién nacidos en Sudáfrica disminuya en un 20% para 2020"?
- Realizable significa alcanzable. ¿Puedes completarlo dentro del tiempo asignado con los recursos a tu disposición? Dadas todas las limitaciones que existen, su objetivo debe ser realista. Aumentar las ventas en un 500% tiene sentido si su empresa es pequeña. Incrementar las ventas en un 500% es un objetivo casi imposible para una empresa que ha dominado el mercado.
- Pertinente está relacionado con intereses. ¿El objetivo tendrá un impacto en su objetivo o estrategia deseada? Aunque es importante para la salud en general, ¿es cierto que medir la altura y el peso de los estudiantes de secundaria puede conducir directamente a cambios en los procedimientos de salud mental? Asegúrese de que sus objetivos y métodos de trabajo tengan un vínculo claro e intuitivo.
- Limitados en el tiempo tiene un límite de tiempo. ¿Cuándo se alcanzó el objetivo y / o cuándo supo que lo había logrado? Determine la fecha de finalización del proyecto. También mencione, en su caso, qué tipo de resultado final podría haber causado que su proyecto finalizara antes de tiempo, con todos los resultados logrados.
Recuerde, es necesario especificar un número base para calcular el cambio. Si no sabe cuántos recién nacidos en Sudáfrica están infectados con el VIH / SIDA, ¿cómo puede asegurarse de que el número de casos se reduzca en un 20%?
En determinadas situaciones, es posible que deba consultar con un experto para asegurarse de que los objetivos de su plan de trabajo sean alcanzables
Paso 5. Enumere los recursos que tiene
En esta lista escriba todo lo que necesita para lograr sus metas y objetivos. Los recursos adoptan diversas formas, según el propósito de su plan de trabajo.
- Los recursos de la oficina incluyen presupuestos financieros, empleados, consultores, edificios o salas y libros. Puede adjuntar un presupuesto detallado si el plan de trabajo es más formal.
- Los recursos académicos incluyen el acceso a bibliotecas; materiales de investigación como libros, periódicos y revistas; acceso a computadoras e internet; así como profesores u otras personas que puedan ayudarlo cuando tenga preguntas.
Paso 6. Reconozca las limitaciones existentes
Los límites son obstáculos que pueden obstaculizar sus esfuerzos para lograr sus metas y objetivos. Por ejemplo, cuando realiza tareas de investigación en la escuela o la universidad, su horario resulta demasiado apretado, por lo que no puede investigar y escribir bien. Por lo tanto, su límite es una agenda agitada. Intente eliminar otros compromisos durante el semestre para que pueda completar su plan de trabajo de manera efectiva.
Paso 7. ¿Quién es el responsable?
La rendición de cuentas es un elemento esencial de un buen plan. ¿Quién es responsable de completar cada tarea? Incluso si hay un equipo trabajando en una tarea, una persona debe ser responsable de garantizar que la tarea se complete a tiempo.
Paso 8. Escribe una estrategia
Observe su plan de trabajo, luego decida cómo utilizará sus recursos mientras supera las limitaciones para lograr sus metas y objetivos.
- Escribe una lista detallada de acciones. Identifique lo que debe suceder cada día o cada semana para lograr sus objetivos. También enumere las acciones que deben tomar otros miembros del equipo. Puede utilizar un software de gestión de proyectos o un calendario personal para organizar esta información.
- Haz un horario. Si bien puede hacer un horario de trabajo tentativo, de vez en cuando pueden surgir eventos o situaciones imprevistas. Por lo tanto, haga espacio en su horario para evitar retrasos.
Consejos
- Defina hitos si su proyecto es grande. Los hitos son puntos a lo largo de un proyecto que destacan el logro de ciertos objetivos. También puedes considerarlo un punto de reflexión, cuando observas cuánto ha avanzado el proceso y al mismo tiempo te aseguras de que no se desvía del plan de trabajo.
- Cree un plan de trabajo que funcione para usted. Puede ser detallado, puede ser extenso, según sus deseos o necesidades. Puede escribir en una hoja de papel o con un software profesional, utilizando imágenes y colores. Utilice lo que sea más natural y eficaz para usted.
