El desarrollo de un buen plan de trabajo debe comenzar por determinar metas claras en forma de visión o meta a alcanzar. Los planes de trabajo lo ayudan a cambiar su estado actual al lograr sus objetivos deseados. Sus metas pueden alcanzarse si puede hacer un buen plan.
Paso
Parte 1 de 4: Hacer un plan
Paso 1. Sepa lo que debe hacer
Los planes serán menos efectivos si aún no sabe qué hacer. Sea específico sobre lo que quiere lograr desde el principio, preferiblemente antes de que comience la planificación.
Por ejemplo, desea escribir un ensayo muy largo de aproximadamente 40,000 palabras como tesis de maestría que consiste en una introducción, una revisión de la literatura (para discutir críticamente otra investigación que revisa su investigación y explicar la metodología de investigación que utilizó), varios capítulos que explican que sus ideas se han aplicado con éxito a través de pruebas y conclusiones concretas. Te doy 1 año para completar
Paso 2. Organice los pasos para alcanzar la meta final
Determina tu objetivo final y luego haz una lista de lo que necesitarás para lograrlo. Incluso es posible que deba considerar varias formas diferentes de lograr ese objetivo. Una vez que sepa lo que necesita lograr, divídalo en pasos que pueda seguir de inmediato para desarrollar un plan más realista.
- Tenga en cuenta que sus planes aún pueden estar sujetos a cambios para lograr sus objetivos. Entonces, intente adaptarse.
-
Para que su plan sea efectivo, asegúrese de incorporar los siguientes estándares en sus objetivos:
- Específico: defina los objetivos con claridad.
- Medible: divida el objetivo en varios resultados medibles.
- Alcanzable: puede completar los pasos necesarios para lograr el objetivo.
- Relevante: establecer metas razonables para su vida.
- A tiempo: tiene el tiempo necesario para alcanzar sus metas y progresar según lo programado.
Paso 3. Desarrolle un plan específico y realista
Establecer metas específicas es solo el comienzo porque aún tiene que determinar cada aspecto específico y realista del proyecto que es su plan, es decir, determinando cronogramas, metas y resultados finales específicos y alcanzables.
- Desarrollar un plan de trabajo a largo plazo específico y realista evitará el estrés porque los proyectos respaldados por un plan menos bien pensado no cumplirán con los plazos y requerirán un esfuerzo extenuante adicional.
- Por ejemplo: para terminar tu tesis a tiempo, debes escribir aproximadamente 5,000 palabras por mes. De esa manera, aún tendrá unos meses al final de su agenda para perfeccionar su idea. Ser realista no significa exigir que escribas más de 5000 palabras cada mes.
- Si enseña como asistente de enseñanza durante tres meses dentro de un plazo establecido, tenga en cuenta que no podrá escribir 15.000 palabras en tres meses de enseñanza, por lo que esta escritura debe dividirse en partes iguales entre los otros meses.
Paso 4. Establezca objetivos medibles
El objetivo es un punto de referencia para alcanzar una determinada etapa en la consecución del objetivo final. El establecimiento de objetivos debe comenzar desde el final de un plan (logro de objetivos) y luego retroceder hasta volver a la situación y condición actual.
- Establecer metas lo mantiene a usted y a su equipo motivados porque al dividir un proyecto en tareas pequeñas y objetivos claros, no tiene que esperar hasta que el proyecto esté completo solo para sentirse exitoso.
- No dejes un intervalo demasiado largo o demasiado corto entre dos objetivos, pero trata de determinar el período de tiempo más efectivo.
- Por ejemplo: al escribir una tesis, no establezca objetivos basados en la finalización del capítulo porque puede llevar un mes. En su lugar, establezca una meta más pequeña para dos semanas, por ejemplo, por recuento de palabras. Recompénsese si lo logra.
Paso 5. Divida una tarea grande en tareas más pequeñas que sean más fáciles de hacer
Algunas tareas u objetivos a veces son más difíciles de lograr.
- Si se siente abrumado por una gran tarea, alivie la ansiedad facilitando la tarea. El truco consiste en dividir la gran tarea en varias tareas más pequeñas para que sean más fáciles de hacer.
- Por ejemplo: escribir una revisión de la literatura suele ser lo más difícil porque tiene que hacer una gran cantidad de investigaciones y análisis importantes antes de comenzar a escribir.
- Divida la tarea en tres tareas más pequeñas: investigación, análisis y redacción. Puede subdividir aún más estas tareas en: seleccionar artículos para leer, establecer fechas límite para completar el análisis y la redacción.
Paso 6. Haz un horario
Haga una lista de las tareas que debe realizar para alcanzar sus metas. Las listas de tareas por sí solas no son efectivas porque debe respaldarlas creando programas y planes de acción realistas.
Por ejemplo: al dividir la tarea de escribir una revisión de la literatura en varias tareas pequeñas, puede determinar más fácilmente cuándo debe completarse la tarea y puede crear un cronograma realista para cada tarea pequeña. Quizás todos los días o dos debería leer, analizar y escribir algo importante de su lectura
Paso 7. Determine la asignación de tiempo para todas las actividades
Si no establece asignaciones de tiempo y establece fechas límite, su proyecto se retrasará, lo que llevará más tiempo y algunas tareas quedarán sin terminar.
- Independientemente de las acciones que tome en cualquier etapa del plan de trabajo, debe completarlas con un cronograma.
- Ejemplo: si le toma aproximadamente 1 hora leer 2,000 palabras, leer un artículo de 10,000 palabras hasta el final, le tomará al menos 5 horas.
- También considere comer al menos 2 veces durante la lectura y tomar un descanso cada 1 o 2 horas si se siente cansado. Además, agregue al menos 1 hora para anticipar interrupciones inesperadas antes de finalizar el tiempo objetivo.
Paso 8. Cree una representación visual
Después de crear una lista de tareas y un horario específicos, cree una representación visual para respaldar su plan, como el uso de diagramas de flujo, diagramas de Gantt, hojas de trabajo electrónicas u otras aplicaciones para fines comerciales.
Coloque la representación visual en un lugar fácilmente visible, como en su espacio de trabajo o estudio
Paso 9. Verifique las tareas completadas
Además de proporcionar su propia satisfacción, verificar las tareas completadas es una forma de determinar qué tareas ha completado.
Esto es muy necesario si está trabajando con otras personas. Si trabaja en equipo, le recomendamos que utilice documentos en línea a los que cada miembro pueda acceder sin importar dónde se encuentren
Paso 10. Grabe todo
A medida que avanza en cada paso del plan de trabajo, lleve un registro de todo. Es una buena idea mantener este registro en una carpeta y dividirlo en varios aspectos de planificación. Algunos ejemplos de secciones de notas incluyen:
- Anotar ideas / varias cosas
- Horario diario
- Programa mensual
- Logros
- Estudio
- Hacer un seguimiento
- Contactos / personas involucradas
Paso 11. No se detenga hasta llegar a su destino final
Una vez que el plan está listo para ser ejecutado (y conocido por los miembros del equipo), se han determinado los objetivos y el cronograma de trabajo, el siguiente paso es realizar las tareas diarias para lograr los objetivos.
Si bien no debe darse por vencido fácilmente, también debe ser flexible. Pueden surgir eventos inesperados que requieran que cambie su horario o planes
Paso 12. Cambie el horario si es necesario, pero nunca se rinda antes de alcanzar su meta
Las condiciones ambientales o los eventos imprevistos a veces pueden impedirle cumplir con los plazos, pero manténgase al día con la tarea y logre sus objetivos.
Si surgen problemas, no se rinda. Revise su plan y siga trabajando hasta que alcance su objetivo y avance
Parte 2 de 4: Gestión del tiempo
Paso 1. Prepare la agenda
Puede elegir una agenda en forma de una aplicación o un libro que puede utilizar para hacer un programa diario de la semana por hora. Elija una agenda que sea fácil de leer y usar para que sea más útil.
- Las investigaciones muestran que escribir un plan de trabajo, como usar lápiz y papel, lo motiva más para hacerlo. Por lo tanto, utilizar una agenda en forma de libro será mejor para preparar el horario.
- Una agenda puede ayudar a reducir el estrés y calmarlo porque reducirá las posibilidades de que recuerde constantemente qué hacer. Además, la agenda también ayudará a su mente a digerir los objetivos con mayor claridad.
Paso 2. No se limite a crear una lista de tareas pendientes
¿Por qué crear una lista larga de tareas pendientes, pero no está claro cuándo hacerlo? Una lista de tareas pendientes es menos eficaz que un horario de trabajo porque al establecer un horario, proporcionará tiempo para que la tarea se complete de acuerdo con el plan.
Si has asignado un tiempo determinado para trabajar (la agenda suele tener un formato horario), la tendencia a procrastinar se reducirá porque tienes que completar la tarea dentro de un marco de tiempo determinado para que la siguiente tarea no se retrase
Paso 3. Aprenda a asignar tiempo
Al asignar tiempo, verá cuánto tiempo tiene en un día. Empiece por asignar tiempo para realizar las tareas con mayor prioridad y luego asigne tiempo a otras tareas.
- Haga un horario semanal de esa manera. Trate de pensar detenidamente en sus actividades a lo largo del día para que el horario que ha preparado se pueda utilizar lo mejor posible.
- Los expertos sugieren que piense en sus actividades para el próximo mes, al menos imaginando el panorama general.
- Empiece a hacer un horario desde el final del día y luego retroceda. Por ejemplo, si terminas de trabajar o estudiar a las 5 p.m., haz un horario desde aquí hasta que te despiertes a las 7 de la mañana, por ejemplo.
Paso 4. Tómese el tiempo para divertirse y descansar
Las investigaciones muestran que las personas que programan su tiempo libre para sí mismas tienen vidas más agradables. Además, el exceso de trabajo (más de 50 horas / semana) resulta ser menos productivo.
- La falta de sueño interferirá con la productividad. Asegúrese de dormir al menos 7 horas por noche (para adultos) u 8.5 horas (para adolescentes).
- Las investigaciones muestran que programar actividades diarias de recuperación personal (por ejemplo, ejercicio, descansos cortos, meditación, ejercicios de estiramiento) puede mejorar la productividad y la salud en general.
Paso 5. Tómese el tiempo para desarrollar un plan semanal
Los expertos recomiendan que se tome el tiempo para hacer un plan semanal al comienzo de la semana. Descubra cómo aprovechar al máximo su tiempo diario para lograr los objetivos que se ha propuesto.
- Considere sus obligaciones laborales o responsabilidades sociales. Si su agenda es demasiado apretada, considere si necesita cancelar planes menos importantes.
- No cancele los horarios para socializar. Trate de mantener buenas relaciones con sus amigos y sus seres más cercanos porque necesita una red de apoyo.
Paso 6. Descubra cómo se ve un programa diario a través del siguiente ejemplo
Usando el ejemplo de escribir una tesis, puede crear un horario diario con la siguiente secuencia de actividades:
- 07.00: levántate temprano
- 07.15: ejercicio
- 08.30: ducha y prepárate
- 09.15: preparar y desayunar
- 10.00: tesis y redacción (incluido un descanso de 15 minutos)
- 12.15: almuerzo
- 13.15: escribir un correo electrónico
- 14.00: investigar y hacer un informe de investigación (incluido un descanso / refrigerio de 20 a 30 minutos)
- 17.00: ordenar el escritorio, revisar el correo electrónico, establecer prioridades para el mañana
- 5:45 pm: ir de compras al supermercado
- 19.00: cocinar y luego cenar
- 20.00: descanso escuchando música
- 22.00: prepárate antes de acostarte, lee (30 minutos), duerme
Paso 7. Recuerde que su horario diario no tiene por qué ser el mismo todos los días
Realice determinadas tareas solo 1 o 2 días a la semana. Desglosar las tareas durante unos días puede ayudarlo a volver al trabajo / estudio con una nueva perspectiva.
Por ejemplo, lunes, miércoles y viernes para escribir una tesis e investigar, el jueves te llenas de aprender a tocar música
Paso 8. Ingrese un cronograma para anticipar problemas
Reserve tiempo adicional en su horario en caso de que su trabajo se retrase o las cosas se interpongan en su camino. Es una buena idea dedicar el doble de tiempo del necesario para completar la tarea, especialmente si recién está comenzando.
Una vez que se acostumbre a la tarea o pueda estimar el tiempo que le llevará, decida si necesita acortar el tiempo. También tómate tu tiempo para estar en guardia
Paso 9. Sea flexible y no se esfuerce demasiado
Esté preparado para cambiar su horario, especialmente si recién está comenzando. Esto es parte del proceso de aprendizaje. Para hacerlo más fácil, haga un horario con un lápiz.
Trate de realizar un seguimiento de sus actividades diarias durante 1 a 2 semanas para saber en qué dedica su tiempo y cuánto tiempo le lleva completar las tareas
Paso 10. Limite el tiempo de acceso al sitio web
Establezca un horario para consultar el correo electrónico o acceder a las redes sociales. Controle usted mismo para no perder algunas horas simplemente revisando su correo electrónico cada pocos minutos.
Tal vez necesite apagar su teléfono o al menos mientras necesita concentrarse en el trabajo
Paso 11. Reduzca sus actividades
Esto es para que pueda concentrarse en el trabajo. Determine las actividades más importantes del día, que son actividades que apoyan el logro de los objetivos y se centran en esas tareas. No priorice cosas que son menos importantes porque harán perder tiempo, por ejemplo: revisar el correo electrónico, leer información inútil, etc.
- Un experto sugiere que demore la revisión de su correo electrónico entre 1 y 2 horas antes de comenzar a trabajar. De esta manera, puede concentrarse en una tarea importante sin distraerse con el contenido del correo electrónico.
- Si tiene muchas tareas pequeñas que hacer (por ejemplo: responder correos electrónicos, tomar notas, ordenar su espacio de trabajo / estudio), recójalas y establezca un horario específico para hacerlas todas a la vez. De esa manera, no interrumpe su flujo de trabajo cuando tiene que completar tareas que requieren más concentración.
Parte 3 de 4: Mantener la motivación
Paso 1. Sea positivo
Se necesita una actitud positiva para lograr las metas. Cree en ti mismo y en las personas que te rodean. Cambia el hábito de la autocrítica dándote afirmaciones positivas.
Además de ser positivo, se beneficiará de interactuar con personas positivas a menudo. Las investigaciones muestran que adoptará el comportamiento de las personas que conoce con frecuencia, así que elija sabiamente a sus amigos
Paso 2. Hazte un regalo
Debe hacer esto especialmente si alcanza el objetivo. Date una recompensa, como cenar en tu restaurante favorito porque alcanzaste tu meta en las dos primeras semanas o ver una película si alcanzaste tu meta bimensual.
Un experto recomienda que le dejes dinero a un amigo que debe devolver cuando completes una tarea en un tiempo determinado. Si no completa con éxito la tarea, su dinero será suyo
Paso 3. Obtenga apoyo de todos
Pide ayuda a tus amigos y familiares. También necesita entablar relaciones con personas que comparten los mismos objetivos para que puedan apoyarse mutuamente.
Encuentre un socio que comprenda sus plazos y le recuerde que debe cumplirlos. Por ejemplo, pídale a alguien que le recuerde y le pregunte acerca de su progreso, o reúnase con ellos una vez a la semana con un café para compartir su progreso
Paso 4. Conozca el progreso que se ha realizado
Las investigaciones muestran que el progreso es el mejor motivador. Para conocer el progreso, simplemente puede marcar las tareas completadas.
Paso 5. Adquiera el hábito de acostarse más temprano y levantarse más temprano
Si lee los horarios de las personas altamente productivas, la mayoría de ellas tiene la costumbre de levantarse temprano en la mañana. También realizan la rutina de la mañana como actividad divertida antes de comenzar a trabajar.
Algunas formas positivas de comenzar la mañana son haciendo ejercicio (por ejemplo: haciendo estiramientos ligeros o practicando yoga durante 1 hora en casa), comiendo un desayuno saludable y luego escribiendo en un diario durante 20 a 30 minutos
Paso 6. Tómese un tiempo para descansar
Tienes que descansar para mantenerte motivado. Te sentirás cansado si sigues trabajando. Tomar descansos es una forma proactiva de prevenir la fatiga y no perder el tiempo.
- Por ejemplo: manténgase alejado de la computadora, apague el teléfono celular, siéntese en un lugar tranquilo sin hacer nada. Si surge una idea, anótela, si no, disfrute de un ambiente relajado.
- Otro ejemplo: haz meditación. Apague el timbre del teléfono celular y las notificaciones entrantes y configure un temporizador para 30 minutos o como desee. Siéntese en silencio y trate de aclarar su mente. Si surge un pensamiento, etiquételo y déjelo ir. Por ejemplo, si estás pensando en el trabajo, di "trabajo" y luego olvídalo. Haga esto por cada pensamiento que le venga a la mente.
Paso 7. Utilice la visualización
Tómate unos minutos para pensar en tu objetivo e imaginar cómo sería lograrlo. Este método te ayuda a superar las dificultades que a veces te impiden alcanzar tus objetivos.
Paso 8. Recuerde que esto no siempre es fácil
Las cosas valiosas son muy difíciles de lograr. Tal vez tengas que resolver muchos problemas o superar varios obstáculos mientras intentas alcanzar tu objetivo. Trate de aceptarlo cuando sucedan estas cosas.
Muchos maestros espirituales que enseñan cómo vivir en el presente sugieren que aceptes la adversidad como resultado de tus propias decisiones. En lugar de rechazarlo o sentirse decepcionado, acéptelo, aprenda de la experiencia y trate de encontrar una manera de lograr sus objetivos con la situación cambiada
Parte 4 de 4: Establecer metas
Paso 1. Escriba su deseo
Utilice un diario o una computadora para escribir. Es realmente útil, especialmente si no está completamente seguro de lo que quiere hacer, pero puede sentirlo.
Llevar un diario con regularidad le ayuda a entenderse a sí mismo y a conocer mejor sus sentimientos. Muchas personas dicen que pueden aclarar sus sentimientos y deseos si llevan un diario
Paso 2. Haga su investigación
Una vez que haya determinado lo que quiere hacer, investigue. Para elegir la mejor manera de lograr sus objetivos, intente buscar información.
- Busque personas que hayan logrado el mismo objetivo. Estas personas pueden darle cualquier consejo que pueda ser útil y que deba evitar para lograr sus objetivos.
- Busque información en Reddit (opciones de idioma disponibles, si es necesario), que es un foro en línea que analiza una variedad de temas, especialmente si desea saber qué piensan otras personas sobre un trabajo en particular.
- Por ejemplo, cuando escribe su tesis, comienza a imaginar cómo se verá el resultado final. Lea sobre las experiencias de otras personas que han escrito tesis con éxito. Esto puede abrirle oportunidades para que pueda publicar un libro u obtener una oportunidad de avance profesional.
Paso 3. Considere varias opciones y elija la mejor
Después de investigar, obtendrá una mejor idea de cómo hacerlo y de los resultados que obtendrá. Esto le facilita la elección de la mejor manera de alcanzar sus objetivos.
Paso 4. Preste atención a las cosas que le afectarán cuando alcance su meta
Sea consciente de los diversos obstáculos que pueden dificultar el logro de las metas. Usando el ejemplo de escribir una tesis, puede experimentar agotamiento mental, falta de información o la obligación de realizar asignaciones inesperadas.
Paso 5. Sea flexible
Sus objetivos pueden cambiar a medida que trabaja para alcanzarlos. Date una oportunidad y fíjate otro objetivo mejor. No se rinda si tiene dificultades. ¡Hay una diferencia entre perder el interés y perder la esperanza!
Consejos
- Utilice el mismo método si desea planificar y establecer metas más grandes a largo plazo, como elegir el trabajo adecuado.
- Si programar le parece tedioso, piénselo de esta manera: crear un programa diario, semanal y mensual le ayuda a ahorrar el tiempo necesario para determinar qué debe hacer a continuación en su vida diaria. Este método calma su mente para que sea más creativo y pueda concentrarse en las cosas que son importantes.
