Tres formas de ser más eficiente en el trabajo

2024 Autor: Jason Gerald | [email protected]. Última modificación: 2024-01-19 22:12

Actualmente, la presión del trabajo es cada vez más dura. Cualquiera que tenga un trabajo de tiempo completo sabe que la jornada laboral promedio no siempre es suficiente para hacer todo. Sin embargo, su productividad puede aumentar considerablemente adoptando hábitos creados para hacer el trabajo más eficiente. El trabajador eficiente utiliza todo el tiempo disponible, prestando toda su atención en primer lugar a las tareas más importantes. Ser eficiente en el trabajo no solo aumentará su productividad y se lo mostrará a su jefe, sino que también lo hará más satisfecho porque tuvo un día productivo.

Paso

Método 1 de 3: Crear foco

Paso 1. Mantenga un lugar de trabajo limpio y ordenado

Lograr la eficiencia en el trabajo a veces puede ser tan fácil como limpiar su lugar de trabajo. Un lugar de trabajo limpio y desordenado obstaculizará su productividad. Si constantemente tiene problemas para encontrar herramientas o documentos debido a este desorden, ha perdido el tiempo. Mantenga solo los artículos que usa a diario; otros artículos deben mantenerse alejados de su escritorio, pero aún así se pueden recuperar rápidamente.

• Si trabaja en una oficina, organice su espacio de oficina y su escritorio para que pueda encontrar rápida y fácilmente lo que necesita para trabajar. Si no trabaja en una oficina, se siguen aplicando los mismos principios. Por ejemplo, si trabaja en un taller de reparación de bicicletas, mantenga sus herramientas limpias y organizadas para poder encontrarlas cuando las necesite. Casi todos los lugares de trabajo se benefician de mantenerlos limpios.

  

• Los trabajadores de oficina y otras personas que manejan grandes cantidades de papeleo deben establecer un sistema de archivo lógico y ordenado. Tenga a mano los documentos que utiliza con frecuencia. Guarde otros documentos en orden alfabético o en otro orden.

Paso 2. Asegúrese de que su lugar de trabajo esté bien abastecido

Asegúrese de tener los elementos y herramientas necesarios para su trabajo. En la oficina, esto significa que debe tener herramientas como una perforadora, una grapadora, una calculadora, etc. Fuera de un entorno de oficina, las herramientas son diferentes, pero el principio sigue siendo el mismo: tenga las herramientas que necesita para trabajar de manera eficiente antes de comenzar a trabajar.

• También significa asegurarse de tener un stock de las herramientas que requiera su trabajo. Los maestros necesitan tiza, los carpinteros necesitan clavos, etc.
• Asegúrese de que su equipo esté bien mantenido. ¡Una herramienta importante que se rompe puede interrumpir el flujo de trabajo de todo el día si no puede trabajar sin ella! Ahorre tiempo a largo plazo reservando un poco de tiempo para limpiar y mantener periódicamente su equipo.

Paso 3. Mantenga el cronograma consolidado

Si tiene un plan, por supuesto, creo que su trabajo será más eficiente. Para hacer un horario realmente efectivo, limítese a un solo libro de agenda (y un calendario adicional en el trabajo a largo plazo). No complique su trabajo llevando más de un cuaderno. Necesita poder ver en un solo lugar lo que necesita hacer.

• Organice cada día haciendo una lista de "cosas por hacer". Comience con la prioridad más alta para que puedan completarse primero. Coloque las tareas menos importantes al final. Empiece en la parte superior de la lista. Si no completa la lista de tareas pendientes un día, complete la tarea inconclusa al siguiente.

  

• Establezca plazos para los proyectos más importantes y sea realista con los plazos necesarios. No querrás prepararte para el fracaso; es mejor pedir tiempo extra al comienzo del proyecto que pedirlo cuando se acerca la fecha límite.

Paso 4. Elimine sus distracciones personales

Los diferentes lugares de trabajo tendrán diferentes distracciones: algunos trabajos estarán llenos de compañeros de trabajo ruidosos. Otros pueden ser muy silenciosos, lo que lo distraerá con el menor sonido. Haz lo que tengas que hacer para mantenerte enfocado. Si se le permite escuchar música en el trabajo, lleve un reproductor de mp3 al trabajo. Incluso podría considerar publicar notas en su lugar de trabajo para que sus compañeros de trabajo no lo molesten. Puede parecer duro, pero no es así. Esta es una forma razonable y eficaz de conseguir que la gente le deje en el trabajo. Recuerde, puede socializar durante los descansos y las horas del almuerzo.

• Una de las molestias más comunes son los sitios de Internet. Los estudios muestran que dos tercios de los trabajadores pasan al menos algún tiempo todos los días en sitios no relacionados con el trabajo. Afortunadamente, la mayoría de los navegadores de Internet le permiten descargar ayudas de productividad gratuitas para ayudarlo a bloquear sitios problemáticos. Busque adiciones en la tienda de su navegador con las palabras clave "bloqueador de sitios web" o "ayuda para la productividad". Obtendrá unos resultados que son gratuitos y efectivos.

  

• Otra excelente manera de evitar distracciones es limitar las llamadas telefónicas (para evitar conversaciones telefónicas innecesarias) y minimizar los encuentros repentinos.

  

Paso 5. Utilice descansos para ocuparse de asuntos personales

Sorprendentemente, esos descansos pueden aumentar la eficiencia de su lugar de trabajo, en lugar de estorbar. En primer lugar, el descanso te hace sentir más renovado y menos cansado. En segundo lugar, el descanso te da tiempo para lidiar con tus distracciones. Tómese descansos para hacer cualquier cosa que pueda distraerlo en el trabajo. ¿Sueñas a menudo con tu hermano en el trabajo? ¡Llámalos durante los descansos y elimina esa distracción!

Método 2 de 3: Hacer que las estrategias funcionen de manera eficaz

Paso 1. Divida sus responsabilidades en partes manejables

Los grandes proyectos pueden ser intimidantes: si son demasiado grandes, es muy fácil deshacerse de ellos primero, dedicando tiempo a trabajos menos importantes hasta que termines teniendo que trabajar en ellos a medida que se acerca la fecha límite. Como trabajador eficiente, primero debe hacer lo que es importante, incluso cuando eso significa que está haciendo una pequeña parte de un gran trabajo. No se siente muy satisfactorio completar una pequeña parte de un gran trabajo, pero es una forma inteligente de aprovechar al máximo su tiempo. A la larga, completará las tareas más importantes más rápido si las completa poco a poco cada día.

Por ejemplo, si tiene que hacer una gran presentación en un mes, hágalo un objetivo para delinear hoy. No requiere mucho tiempo, por lo que no lo distraerá de su trabajo, pero es un primer paso importante que hace que el resto del proceso sea más rápido y fácil

Paso 2. Ilumine su trabajo con la delegación

A menos que esté al final de su trabajo, tiene la oportunidad de dividir algunas tareas repetitivas entre sus subordinados para ahorrar tiempo. No les dé un proyecto a sus subordinados si solo puede completarlo bien. Dales un trabajo monótono y que requiera mucho tiempo para que puedas concentrarte en cosas más importantes. Si está delegando trabajo, recuerde hacer un seguimiento con una fecha límite. Siempre esté agradecido cuando sus subordinados lo ayuden; si ven que lo aprecia, es más probable que trabajen en su próximo proyecto.

• Si eres un pasante, un empleado de nivel inferior, aún puedes compartir este trabajo monótono con empleados del mismo nivel que tú (con su permiso y con el permiso de tu supervisor, por supuesto). Si utiliza la ayuda de su socio, ¡esté preparado para ser recompensado la próxima vez!

  

• Si tiene una buena relación con su jefe, ¡incluso puede notar que él o ella está delegando parte del trabajo a otra persona en su nombre!

  

Paso 3. Mantenga las mallas delgadas

Hay una razón por la que todo el mundo odia las reuniones (según una encuesta de 2012, casi la mitad de los participantes pensaba que las reuniones eran una pérdida de tiempo de trabajo) más que el tiempo que dedicaban a sitios personales y recreativos. Las reuniones pueden ser vitales para discutir los objetivos y establecer una visión para el futuro. Pero a menudo esto se convierte en una reunión ineficaz durante horas, incluso días, sin producir nada. A continuación, se ofrecen algunos consejos para que sus reuniones sean más eficaces:

• Cree una agenda antes de cada reunión para maximizar el tiempo asignado. Ingrese el período de tiempo que debe cubrirse cada tema. Siga su agenda tanto como sea posible. Si surge otro tema, recomiéndelo para discutirlo más adelante.
• Invite a la menor cantidad de personas posible. Mantener la asistencia a sus reuniones al mínimo reducirá las posibilidades de que la conversación se desvíe del tema. También mantiene a las personas que no necesitan estar allí para seguir trabajando en sus escritorios.
• Mantenga las diapositivas de presentación al mínimo. Hay poco debate sobre si las diapositivas de presentación (PowerPoint, etc.) ayudan o dificultan la eficiencia de la reunión. Es bastante obvio: si está utilizando diapositivas de presentación, asegúrese de que sean lo más concisas e informativas posible. Use diapositivas para mostrar imágenes y datos que no se pueden transmitir a través de sus palabras, no todo el contenido de su presentación.
• Finalmente, el principio fundamental, sabes lo que quieres decidir antes de comenzar la reunión y tomar esa decisión lo más rápido posible.

Paso 4. Detenga el drama en la oficina en primer lugar

El lugar de trabajo puede ser un lugar estresante. Si hay un temperamento en aumento, trátelo de inmediato. Podría ser usted, la persona con la que está tratando, o ambas partes deben disculparse. Hágalo lo más rápido posible. Si permite que la pelea se prolongue, su eficiencia se verá afectada y le costará tiempo a largo plazo, ya que tenderá a evitar a esta persona. Más importante aún, ¡no permita que el drama en el trabajo destruya su eficiencia y estado de ánimo!

• No tema involucrar a un mediador. Todos sabemos que el drama y los sentimientos heridos pueden obstaculizar el flujo de trabajo, por lo que muchos contratan a personas asignadas específicamente para resolver conflictos en el lugar de trabajo. Comuníquese con el personal de recursos humanos de su oficina si se siente frustrado, triste o asustado por otras personas en su lugar de trabajo.
• Cuando todo haya terminado, no es necesario que sea amigo del colega con el que tuvo una discusión, pero debería poder trabajar con él o ella. Sea cortés y discreto en su lugar de trabajo, incluso con las personas que odia.

Método 3 de 3: hacer cambios en el estilo de vida

Paso 1. Descanse bien

La fatiga nunca mejora la calidad del trabajo de nadie. La fatiga ralentizará su rendimiento y, si se queda dormido con facilidad, puede resultar embarazoso en una reunión importante. Más que eso, la falta de sueño creará muchos problemas de salud. No se quede dormido en el trabajo ni se salte el trabajo porque está enfermo; duerma de 7 a 8 horas al día para obtener la mejor calidad.

La fatiga en el trabajo solo puede ser una distracción menor. Pero en el peor de los casos, podría ser un problema de seguridad grave. Si tiene un trabajo en el que está en juego la vida de las personas (por ejemplo: empleado de aeropuerto o conductor de camión), es muy importante administrar su horario de sueño

Paso 2. Ejercicio

La ciencia ha demostrado que el ejercicio mejora el estado de ánimo en el trabajo y la productividad. Esto es muy importante especialmente para los trabajadores de oficina que solo pasan mucho tiempo frente a la computadora. Con el ejercicio, no solo te hace más saludable, sino también más feliz, más concentrado y motivado.

Si está comenzando una rutina de ejercicios por primera vez, pruebe una combinación de entrenamiento cardiovascular y con pesas

Paso 3. Mantenga un buen humor

Si está tratando de mejorar la eficiencia de su trabajo, debe trabajar en serio. A menudo, esta no es una buena idea: puede aumentar su eficiencia a corto plazo, pero esto no lo hace feliz en el trabajo, es muy fácil cansarse, lo que lleva al agotamiento y la falta de motivación. Trate de mantenerse motivado: si se siente feliz en el trabajo, se sentirá más motivado y ambicioso. Haga cosas pequeñas para mejorar su estado de ánimo que no se interpongan en el camino de la productividad, como escuchar música, estirarse un poco o llevar su computadora portátil a la sala de descanso para disfrutar de una atmósfera más tranquila y pacífica.

• Aproveche al máximo su hora de almuerzo: aproveche esta oportunidad para disfrutar de una buena comida y bromear con sus amigos.
• Usa el café con cuidado. El café puede ser un estimulante fantástico si se siente muy letárgico, pero si lo usa todos los días, puede volverse dependiente de él y no le servirá de nada a largo plazo.

Paso 4. Motívate

Es más fácil trabajar de manera más eficiente si tiene una buena razón para hacerlo. Si a menudo le resulta difícil mantenerse motivado, piense en las razones que lo llevaron a buscar este trabajo: sus metas en la vida, sus sueños o su propia visión. Trate de pensar que su trabajo es el camino hacia su objetivo final. Si disfruta de su trabajo, piense en cómo su trabajo afecta cómo se siente: ¿se siente satisfecho después de hacerlo?

• Piense en las cosas buenas que surgen de su trabajo. Tal vez pueda tener su propio automóvil o casa, o puede enviar a sus hijos a la escuela. También piense en los beneficios que obtiene de su trabajo, como un seguro médico y un dentista para usted y su familia.

  

• Piense en las consecuencias si no trabaja. ¿A qué tienes que renunciar porque perdiste tu fuente de ingresos? ¿Cómo ha afectado a su familia y a sus seres queridos?

Paso 5. Recompénsese

Si aumenta con éxito la eficiencia de su trabajo, celébrelo. No es fácil romper con los viejos hábitos y adoptar otros nuevos, así que recompense su arduo trabajo. Tome una cerveza después del trabajo el viernes, o una fiesta con sus amigos, o simplemente recostado en la cama leyendo un libro, lo que sea que lo haga feliz después de una larga semana. Esto es muy importante para mantenerte motivado.

Su donación no tiene por qué ser demasiado grande y no debería ser una carga financiera. Guarde sus regalos de lujo para ocasiones especiales