El mercado laboral es cada día más competitivo. Para poder competir por nuevos puestos de trabajo, contar con recomendaciones positivas y encomiables de empleadores / empleadores anteriores será el apoyo más valioso. Si desea proporcionar una referencia positiva para un empleado, debe pensar detenidamente cómo representará a esa persona. Al considerar lo que le va a decir o escribir a esa persona y representarlo de la manera más positiva y profesional, puede ayudar a un empleado u otra persona a conseguir el trabajo de sus sueños.
Paso
Método 1 de 2: escritura
Paso 1. Proporcione una carta de referencia positiva
Si un empleado se le acerca y le pide una carta de referencia, lo primero que debe hacer es considerar la solicitud. Si ha tenido una buena experiencia con el empleado y puede brindar un apoyo positivo para aumentar sus posibilidades de conseguir un trabajo, proporcione una carta de referencia positiva.
- No se ofrezca a proporcionar una carta de referencia si no puede escribir algo positivo. No dejes que eso acabe con tus posibilidades de conseguir un trabajo.
- Acepte solicitudes para escribir referencias solo si ha trabajado con el empleado durante más tiempo. Le resultará difícil juzgar las habilidades y el trabajo de una persona en tan solo unos meses.
- Asegúrese de ser la persona adecuada para proporcionar una referencia. Es posible que deba volver a verificar la política de la compañía sobre referencias.
Paso 2. Reúna información que pueda escribir para una carta de referencia
Pídale al empleado información sobre el trabajo que está solicitando y cualquier otro dato relevante que deba conocer, incluido su currículum. También debe recopilar información relacionada con el trabajo del empleado, como evaluaciones de desempeño.
- Si decide escribir una carta de referencia para alguien, solicite información sobre el trabajo que está solicitando, su currículum más reciente y otra información sobre lo que piensa de la contribución que ha hecho a una empresa o proyecto en particular y cómo beneficiará su nuevo trabajo.
- Considere leer la correspondencia entre usted y el empleado para poder evaluar el profesionalismo y cómo funciona. También puede utilizar la evaluación de desempeño para este propósito.
Paso 3. Redacta la carta inicial
Antes de dar una referencia positiva a un ex empleado o colega, use la información que reunió para redactar la carta inicial. Este paso ayuda a garantizar que la carta de referencia que escriba sea positiva y completa.
- Las cartas de referencia deben tener una o dos páginas. Si escribe más tiempo, es posible que los empleadores potenciales no lo lean todo y que pierdan información vital sobre el candidato.
- La introducción debe ser breve e incluir el nombre del empleado, el trabajo que está solicitando y si lo recomendaría para el trabajo. Por ejemplo, podría escribir “Me complace recomendar a Amir Priambodo para el puesto de gerente de marca. Amir Priambodo ha hecho una gran contribución a nuestra empresa y creo que será un activo valioso para su equipo”.
- El cuerpo de la carta puede ser de 1 a 3 párrafos y debe describir cuánto tiempo ha conocido al empleado, en qué capacidad trabajó, describir y resaltar sus habilidades y explicar cómo contribuirá a un posible empleador. Debe proporcionar pruebas procesables y razones por las que el empleado es el mejor candidato para el puesto.
- También puede describir el carácter del empleado en el cuerpo de la carta, pero debe tener cuidado de no incluir información personal, que no solo es sospechosa de empleadores potenciales, sino que también es ilegal.
- Debe cerrar la carta con un párrafo corto y conciso que recomiende a la persona y ofrecer su ayuda si el empleador potencial tiene alguna pregunta. Por ejemplo, “Basado en mi experiencia trabajando con Amir Priambodo, lo recomendaría para el puesto de gerente de marca en Brand Management, Inc. Si tiene alguna pregunta o inquietud, comuníquese conmigo por correo electrónico o por teléfono ".
Paso 4. Utilice palabras positivas y prácticas
Al redactar y luego revisar, asegúrese de utilizar un lenguaje positivo y práctico al describir a los candidatos. Esta acción puede ayudar a los posibles empleadores a hacerse una idea del candidato y también puede representar una imagen más positiva de sí mismo.
- Utilice palabras como colaborar, cooperar y animar.
- Utilice sustantivos como jugador de equipo, activo y responsabilidad.
- Use adjetivos como confiable, inteligente, amigable y decidido.
- Podría encadenar estas palabras en oraciones como “Amir y yo estamos colaborando en un proyecto de marketing y él es un activo importante para conseguir nuevos clientes. Es un jugador de equipo muy responsable, amigable y tendrá un impacto positivo en su empresa”.
Paso 5. Sea honesto y no exagere
Desea promover al mejor candidato posible sin dejar de ser honesto acerca de sus calificaciones. Existe una delgada línea entre la honestidad y la exageración y debe evitarla para que los posibles empleadores no sospechen que su carta fue escrita de manera deshonesta.
No tienes que decir que la persona es la mejor o la más grande, a menos que lo sea. En su lugar, considere escribir algo como "Amir es uno de los compañeros de trabajo más responsables y amigables, y disfruté trabajar con él". Al evaluar las habilidades y habilidades técnicas de alguien, puede escribir algo como "Amir se encuentra entre el 5% superior de gerentes de marca con los que he trabajado"
Paso 6. Revise y edite la carta de referencia
Después de completar el borrador inicial de la carta, revise el texto para fortalecerlo y examinar las áreas que requieren un mayor desarrollo. Este paso le permite editar la letra para encontrar errores ortográficos, de puntuación o gramaticales.
- Asegúrese de que el borrador revisado tenga un componente introductorio adecuado, un cuerpo y un cierre honesto, contenga un vocabulario positivo y ofrezca la mejor imagen del candidato.
- Considere leer la carta en voz alta para escuchar cualquier error y asegurarse de que suene profesional.
- Asegúrese de que la información que proporcione en la carta sea adecuada para el nuevo trabajo.
Paso 7. Formatee su carta
Antes de enviar una carta de referencia, debe utilizar el formato correcto. Este paso puede ayudar a garantizar que los empleadores potenciales tomen en serio su carta de referencia.
- Asegúrese de que la carta esté impresa en papel con membrete de la empresa.
- En la primera línea, escriba la fecha.
- Debajo de la fecha, escriba la dirección del posible empleador. Dirija la carta al supervisor del candidato o al departamento de recursos humanos.
- Incluya su dirección de contacto debajo de la información sobre el posible empleador.
- Después del saludo, asegúrese de firmar la carta con tinta negra e imprimir su nombre debajo. Puede incluir su puesto de trabajo, correo electrónico y número de teléfono si lo desea.
Paso 8. Vuelva a realizar la comprobación de caracteres
Antes de enviar una carta de referencia, lea el texto por última vez. Este paso asegura que no cometa ningún error ni se pierda información importante.
Método 2 de 2: proporcionar referencias verbales
Paso 1. Consulte la política de la empresa con respecto a las referencias verbales
Algunas empresas solo permiten que los empleados proporcionen información básica, como años de servicio. Algunos pueden permitirle proporcionar referencias escritas. Asegurarse de seguir la política de la compañía sobre referencias puede ayudarlo a proporcionar las mejores referencias verbales.
Paso 2. Acepte las solicitudes de referencias verbales
Si un empleado o colega le pide que proporcione una referencia, asegúrese de tomar la solicitud de manera positiva. Si tiene una buena experiencia con el empleado, acepte su solicitud de proporcionar referencias a posibles empleadores.
- No se ofrezca a proporcionar una referencia si no puede decir nada positivo sobre el empleado. No dejes que arruine tus posibilidades de conseguir el trabajo.
- Dar su consentimiento para hablar con un empleador potencial si ha trabajado con la persona durante algún tiempo. Es posible que tenga problemas para responder preguntas sobre el empleado o explicar sus habilidades si solo lo conoce desde hace unos meses.
- Asegúrese de ser la persona adecuada para proporcionar una referencia. Es posible que deba consultar con su jefe o la política de la empresa sobre las referencias.
Paso 3. Solicite información sobre el empleado para utilizarla como material de referencia
También puede necesitar información básica del empleado con respecto al trabajo que está solicitando y otros datos relevantes que debe conocer.
- Solicite información sobre el trabajo que solicita el candidato y un currículum actualizado. Es posible que deba averiguar qué piensa él de la contribución que ha hecho a la empresa y los proyectos en los que está trabajando y cómo contribuirá a su nuevo lugar de trabajo.
- Debe recopilar cualquier información relacionada con el trabajo del empleado, como una evaluación de desempeño.
- Considere volver a leer su correspondencia con el empleado para evaluar su nivel profesional y su funcionamiento. También puede utilizar la evaluación de desempeño para este propósito.
Paso 4. Programe una conversación telefónica
La mayoría de las referencias telefónicas se dan por teléfono y deberá programar un horario adecuado para hablar con el empleador potencial del candidato. Reservar una cierta cantidad de tiempo para hablar sobre el candidato puede garantizar que pueda brindar una referencia completa, profesional y positiva.
- Pídale al candidato que proporcione su información de contacto al posible empleador o solicite datos relevantes sobre a quién contactar en la nueva empresa.
- Asegúrese de programar la conversación cuando se sienta relajado y no tenga prisa por asistir a una reunión.
Paso 5. Tome notas para referencias telefónicas
Una vez que haya determinado el calendario de las charlas y reunido la información relevante, tome una pequeña nota sobre el candidato. Este paso puede ayudar a garantizar que no olvide información importante sobre las habilidades o el comportamiento del candidato durante la conversación.
Dado que no conoce las preguntas que podría hacer un empleador potencial, asegúrese de tomar notas sobre varios aspectos del candidato, incluida la forma en que lo conoció y por cuánto tiempo, en qué capacidad trabajó y una evaluación de sus habilidades.
Paso 6. Responda todas las preguntas de forma completa y honesta
Las referencias verbales a menudo requieren que responda las preguntas que le hacen los posibles empleadores. Preparar notas y responder preguntas detalladas y honestas puede ayudar a los candidatos a conseguir el trabajo.
- Asegúrese de no sobrestimar las calificaciones de la persona. No es necesario que digas que es la mejor persona del mundo”, pero puedes decir objetivamente que“es uno de los mejores colegas / empleados que hemos tenido”.
- Tenga en cuenta que cualquier duda en su respuesta dará la impresión de que está siendo deshonesto.
Paso 7. Use palabras y oraciones positivas y descriptivas
Cuando responda la pregunta de un posible empleador, asegúrese de utilizar palabras que hagan que el candidato se vea atractivo. Esta acción hará que el candidato parezca superior a otros candidatos.
- También puede utilizar una variedad de verbos, sustantivos y adjetivos para describir al candidato. Cuanto más clara sea su descripción, más probable será que ayude a los posibles empleadores a tomar una decisión informada.
- Por ejemplo, podría decir cosas como "Amir Priambodo tiene la capacidad de resolver problemas de una manera muy creativa" o "Puede comunicar sus ideas con claridad".
- Asegúrese de proporcionar información sobre las habilidades que el candidato necesitará en su nuevo trabajo.
Paso 8. Evite los temas personales
Solo hable de cosas que se relacionen con el desempeño del candidato, como habilidades superiores de liderazgo o la capacidad de resolver conflictos entre compañeros de trabajo. No hable de su vida personal, ya que eso hará que parezca menos profesional ante los posibles empleadores.
- No hable de nada personal, incluida la religión, el estado civil, la edad o la salud.
- Proporcionar información personal puede poner en peligro las posibilidades de un candidato de conseguir un trabajo. Esto puede ser ilegal, dependiendo del tipo de información que revele.
Paso 9. Termine la referencia verbal
Complete la referencia verbal por teléfono una vez que haya respondido todas las preguntas del posible empleador. Puede hacer preguntas si lo considera necesario o si puede proporcionar más explicaciones sobre el candidato. Asegúrese de agradecer al empleador potencial y ofrezca proporcionar más información si es necesario.
