La empresa tiene la obligación de calcular con precisión los salarios de sus empleados. Los errores de cálculo pueden hacer que los salarios de los empleados se deduzcan demasiado de los impuestos, la seguridad social, los costos de atención médica o médica y otras deducciones que los hagan sentir incómodos al calcular los impuestos anuales. Los errores de cálculo también pueden hacer que la empresa sea revisada por agencias gubernamentales, como el servicio de impuestos, y posiblemente sea multada.
Paso
Parte 1 de 2: Llenado del formulario
Paso 1. Pida a sus empleados que completen formularios federales y estatales para las deducciones de nómina de empleados
Al comenzar un nuevo trabajo, todos los empleados deben completar un Certificado federal de asignación de retención para empleados, también conocido como formulario W-4. El nombre y la estructura del formulario estatal variarán de un estado a otro.
- La información provista en un Certificado de Beneficios de Impuestos para Empleados le dice a la compañía la cantidad de impuestos sobre la renta federales y estatales retenidos del cheque de pago de cada empleado según el estado civil y la cantidad de exención fiscal reclamada. Tenga en cuenta que cuanto mayor sea la exención fiscal reclamada, menor será la deducción fiscal del empleado de los cheques de pago. Sin embargo, el empleado puede deber dinero a la hora de pagar impuestos.
- Tenga en cuenta que puede estar haciendo negocios en un país que no requiere impuestos estatales sobre la renta, donde no existen formularios para las retenciones de impuestos estatales. Dado que el estado no requiere que sus ciudadanos paguen impuestos, no hay razón para que sus empleados llenen formularios de deducción de nómina.
Paso 2. Verifique que se haya firmado el formulario
Recuerde que los documentos federales y estatales no son válidos a menos que estén firmados.
Paso 3. Vuelva a verificar los cálculos en el formulario
Si bien los cálculos en el formulario pueden ser muy fáciles (generalmente solo agregando unos pocos 1), es mejor verificar dos veces para asegurarse de que el empleado haya agregado los números correctamente.
Parte 2 de 2: Cálculo del salario neto
Paso 1. Determine el salario bruto del empleado
Antes de comenzar a calcular el salario de un empleado, debe conocer el salario bruto del empleado. La cantidad se calcula multiplicando la cantidad de horas trabajadas en el período de pago por la tarifa por hora. Por ejemplo, si un empleado trabaja 40 horas en un período de pago y la tarifa es de $ 15 por hora, multiplicaría 40 por $ 15 para obtener un salario bruto de $ 600.
Paso 2. Obtenga una tabla de impuestos sobre la renta federales y estatales
La tabla del impuesto sobre la renta federal describe la cantidad de impuesto sobre la renta federal individual adeuda por salario, la cantidad de exención de impuestos y el estado civil para efectos de la declaración. La oficina de impuestos ha publicado una tabla de impuestos sobre la renta sobre los servicios en línea. Puede buscar tablas de impuestos estatales sobre la renta en línea visitando el sitio web de la oficina de supervisión de su estado.
Paso 3. Aplicar impuestos sobre la renta federales y estatales
Puede utilizar la tabla de impuestos que obtiene para aplicar los montos de impuestos sobre la renta estatales y federales correspondientes para las retenciones de impuestos.
- Para los impuestos federales, busca el monto de la retención según el salario bruto del empleado, el estado civil para efectos de la declaración y el monto de la exención fiscal reclamada. Luego, restará la cantidad del cheque de pago bruto.
- Para los impuestos estatales, consulte el sitio web de ingresos de su departamento de estado para obtener instrucciones sobre el monto de la retención de impuestos.
Paso 4. Aplicar la tasa impositiva de la seguridad social
Calcular el monto del impuesto a la seguridad social que debe pagarse es muy fácil porque es un porcentaje fijo de los ingresos del empleado. Las empresas deben entender que también son responsables del pago de los impuestos a la seguridad social. La tasa impositiva actual de la seguridad social es del 6.2% para los empleados.
Paso 5. Realice las deducciones fiscales por atención médica
Al igual que el impuesto a la seguridad social, el impuesto a la atención médica también es un porcentaje fijo de los ingresos de una persona. Además, la empresa también es responsable del pago de impuestos sobre la atención médica. El impuesto a la asistencia médica para los empleados actuales es del 1,45%.
Paso 6. Resta las otras piezas
Los empleados pueden tener contribuciones voluntarias o deducciones obligatorias que deben deducirse de su salario bruto.
- Los ejemplos de contribuciones voluntarias incluyen contribuciones 401, planes de compensación diferida, planes de discapacidad a largo plazo y cuentas de gastos flexibles.
- Entre los ejemplos de deducciones obligatorias se incluyen la pensión alimenticia y el subsidio de divorcio.
Paso 7. Calcule el salario neto total
La cantidad restante después de deducir estas deducciones es el salario neto. Repita sus cálculos y asegúrese de no haber cometido ningún error.
