Las horas hombre son una parte importante de hacer una oferta de proyecto lucrativa y determinar el costo del trabajo completado. Dado que la mano de obra constituye una gran parte de la mayor parte del trabajo por contrato, estimar e informar con precisión las horas de trabajo es fundamental para el éxito de su negocio.
Paso
Parte 1 de 2: Estimación de las horas de trabajo para la licitación de proyectos
Paso 1. Divida el proyecto en componentes
La primera parte del cálculo de las horas trabajadas para un trabajo es dividir el proyecto en componentes más pequeños. Luego, calcule la cantidad de horas que tomará completar cada componente. Estos componentes deben designarse de acuerdo con el tipo de mano de obra involucrada. Si está construyendo un complejo de apartamentos, necesitará mano de obra en excavación, construcción, electricidad, plomería, etc. Asegúrese de estimar cada componente que forma parte del proyecto.
Paso 2. Determine el tipo de mano de obra necesaria
El tipo de mano de obra depende en gran medida de las tareas que deben realizarse. No necesita un capataz para cada trabajo. Las tareas sencillas pueden ser realizadas por asistentes o pasantes. Este proceso de determinación es más difícil para trabajos que involucran una combinación de diferentes tipos de fuerza laboral, que van desde simples a complejos.
Paso 3. Calcule el tiempo necesario para completar cada componente
Una vez que haya determinado los componentes y el tipo de mano de obra para cada componente, calcule el número total de horas-hombre necesarias para completar cada etapa de principio a fin. No incluya descansos. El número de horas trabajadas debe reflejar la cantidad de tiempo que se dedica al trabajo para completar una etapa.
- Si conoce bien el tipo de trabajo para cada etapa, intente utilizar proyectos anteriores como referencia para estimar el tiempo de trabajo. Por ejemplo, si sabe que un trabajador tarda diez horas en instalar cuatro nuevas ventanas, o 2,5 horas por ventana, es posible que su proyecto actual no sea muy diferente.
- Si una etapa de su proyecto involucra a un tipo diferente de fuerza laboral, no Una vez que se familiarice, investigue un poco para preparar sus horas de trabajo estimadas. dependiendo del proyecto, puede encontrar información valiosa en Internet o en otros contratistas. También puede utilizar los servicios de un consultor que esté familiarizado con el tipo de fuerza laboral que necesita. Un consultor puede ayudarlo a estimar las horas de trabajo necesarias para completar una etapa en particular.
- También considere factores como el grado de dificultad del trabajo al hacer estimaciones. Si la ventana de su proyecto futuro está en el séptimo piso y la ventana en la que trabajó en el proyecto anterior está en el primer piso, aumente la proporción de horas por ventana para compensar esta diferencia.
- Incluya estimaciones del tiempo dedicado a las tareas administrativas requeridas por el contrato.
Paso 4. Incluya las horas del supervisor
También puede incluir las horas del proyecto para el capataz o gerente, quien dirigirá un equipo de trabajadores y administrará informes detallados y el cumplimiento del cronograma del proyecto. Algunos proyectos pueden emplear a más de un supervisor o capataz y administrar los diferentes componentes del proyecto. Otros proyectos pueden utilizar varios niveles diferentes de supervisión. Puede tener un capataz para administrar a los trabajadores en los diferentes componentes de un proyecto y un supervisor principal que administra a todos los capataces.
Paso 5. Utilice sus estimaciones para preparar un cronograma del proyecto
Su cliente determinará el tiempo de finalización del proyecto. Quizás el cliente le pida que especifique cuánto tiempo le llevará completar el proyecto. Puede utilizar etapas y horas calculadas para desarrollar un cronograma del proyecto. Determine los componentes que se pueden completar simultáneamente y los componentes que deben completarse en etapas (la salida de un proceso se convierte en la entrada del siguiente proceso). Si sabe cuándo debe completarse cada etapa, puede dividir la cantidad de horas que se necesitan para completar una etapa por la jornada laboral de 8 horas durante el período de tiempo del proyecto. Es posible que pueda alargar o acortar la línea de tiempo del proyecto agregando o reduciendo la fuerza laboral. Cuantos más trabajadores tenga, más rápido se puede completar una etapa.
- Algunos proyectos requieren más de 8 horas al día o 40 horas a la semana para completar las etapas según lo programado. Necesitan horas extraordinarias que deben ser incentivadas.
- Por ejemplo, si tiene un mes para construir los cimientos de una casa nueva y sabe que construir los cimientos requiere 1,000 horas por mano de obra, divida 1,000 por la jornada laboral de 8 horas en un mes para determinar la cantidad de trabajo requerida para completar esa etapa en el momento exacto. (1000 horas de trabajo del proyecto / 20 días hábiles en un mes = 50 horas por día; 50 horas por día / 8 horas por mano de obra = 6.25 mano de obra requerida).
- Sea realista sobre el número de trabajadores empleados en el período de tiempo especificado. No sería realista necesitar 7 electricistas para completar la instalación del circuito en una semana, dependiendo de la disponibilidad de electricistas en su área. Es posible que deba ampliar el cronograma para cumplir con la disponibilidad de la fuerza laboral para su proyecto.
- Si planea completar varias etapas al mismo tiempo, deberá dividir la fuerza laboral para completar cada etapa.
Paso 6. Prepare y envíe su oferta
Sume las horas trabajadas para cada fuerza laboral necesaria para tener el total de horas trabajadas para cada tipo de fuerza laboral. Si solo necesita un tipo de fuerza laboral, combine todas las horas del proyecto en un solo número. Si necesita diferentes tipos de mano de obra, su oferta debe especificar el número de horas trabajadas para cada tipo de mano de obra. Le recomendamos que incluya todos los costos laborales, incluidos impuestos y beneficios. Algunos contratos pueden especificar un salario mínimo para cada tipo de fuerza laboral. Además, incluya cualquier margen de beneficio (parte de las ganancias) que desee cobrar.
Por ejemplo, digamos que fue seleccionado para instalar una nueva cocina para una casa de tamaño mediano. Tendrá que dividir el proyecto en varias etapas, que consisten en trabajos de plomería, electricidad y construcción general. Su oferta debe reflejar el total de horas trabajadas para electricista, plomero y trabajos de construcción en general, así como las tasas salariales para cada tipo de fuerza laboral
Paso 7. Ajuste las horas de trabajo estimadas a medida que avanza el proyecto
Dado que las estimaciones de tiempo son solo estimaciones, debe actualizar las estimaciones a medida que avanza el proyecto. Es posible que deba facturar al cliente en función de las horas reales trabajadas del equipo, por lo que debe proporcionar periódicamente estimaciones actualizadas de las horas trabajadas. Esto evita que el cliente se sorprenda por la sobreexplotación de la jornada laboral.
- Incluya un "factor fudge", que es el aumento en el tiempo aproximado debido a lo desconocido. La cantidad de factor fudge depende de la complejidad del trabajo, la disponibilidad de mano de obra, la dependencia de agentes externos y la relación de un proceso con otro.
- La mayoría de los contratistas explican que sus ofertas son estimaciones. Las horas reales trabajadas variarán y los clientes pagarán de acuerdo con las horas reales trabajadas a medida que avanza el proyecto. Sin embargo, es posible que el cliente quiera pagar una suma global basada en estimaciones y no pagar por las horas reales trabajadas. Preste mucha atención a todo el lenguaje del contrato que indica este acuerdo porque en un acuerdo como este, el contratista debe estimar los costos cuidadosamente.
- Si el cliente va a pagar en función de las horas trabajadas reales, no olvide que su oferta refleja estimaciones y no debe cobrar horas trabajadas significativamente más altas a menos que exista una razón convincente y demostrable. Si encuentra algún problema y se confirma que excede su horario laboral estimado, informe al cliente para evitar malentendidos
- Haga un acuerdo por escrito que indique el trabajo que tiene más probabilidades de aparecer y que está fuera del alcance del trabajo. Incluya procesos para la identificación y aprobación de estos cambios, como permisos y documentación requerida.
Parte 2 de 2: Informar las horas de trabajo para el trabajo por contrato
Paso 1. Reúna información sobre su fuerza laboral
Asegúrese de que los archivos de los empleados para toda la fuerza laboral en su proyecto sean precisos y manténgalos. Esto incluye registros de nómina y todos los documentos legales. Si utiliza ingenieros, técnicos eléctricos, plomeros u otros trabajadores con licencia, deberá conservar una prueba de sus archivos de certificación activos. Para la mayoría de los trabajos de ingeniería y construcción, es necesario averiguar si el estado contrata la mano de obra. Tiene la responsabilidad de asegurarse de que todos los que trabajan para usted estén debidamente certificados, incluidos los subcontratistas.
- Puede pagar un salario de no empleado para trabajar en un proyecto. Estos subcontratistas trabajan para usted, el contratista, y usted le cobra al cliente sus salarios. Incluso si el subcontratista no es su empleado, su información de certificación debe recopilarse y archivarse. Como contratista, es su responsabilidad asegurarse de que todos los que trabajan en el proyecto tengan las calificaciones adecuadas, a menos que se indique en el contrato.
- Los contratos gubernamentales generalmente requieren información adicional de empleados y subcontratistas para garantizar el cumplimiento de la ley. Esto incluye informar sobre el origen étnico y las tasas salariales para garantizar que no haya prácticas discriminatorias. Si tiene un contrato con el gobierno, lea atentamente y siga todas las instrucciones relacionadas con la contratación y la presentación de informes para evitar problemas salariales.
Paso 2. Controle el tiempo de trabajo
Para poder producir informes precisos para los clientes, necesita un método de seguimiento de las horas de trabajo de los empleados que trabajan en el proyecto. Puede utilizar un reloj de tiempo o una hoja de tiempo, pero estos registros deben verificarse para garantizar su precisión. Dependiendo del contrato acordado, es posible que deba realizar auditorías periódicas y demostrar la validez del número de horas trabajadas informadas.
- Una forma de garantizar la precisión de los informes del tiempo de trabajo es asignar un supervisor a cada empleado o grupo de empleados. Al final de cada semana, cuando el empleado envía la tarjeta de tiempo, el supervisor puede revisar y firmar la tarjeta para demostrar que es correcta. Esto evita que los empleados agreguen horas trabajadas ficticias.
- También puede intentar usar un sistema de tarjeta de tiempo de trabajo eléctrico para monitorear el tiempo de trabajo de los empleados. Asegúrese de que el sistema esté bien controlado para evitar un uso indebido. Si el informe de horas trabajadas es cuestionable, debe poder probarlo.
- Los clientes del gobierno están obligados por ley a recopilar toda la información antes de pagar a los contratistas porque los salarios se pagan con los impuestos. El nivel de supervisión al informar los plazos de los proyectos gubernamentales será muy alto. Siga todas las instrucciones de notificación con cuidado y en detalle según lo acordado.
Paso 3. Envíe informes de salarios laborales a los clientes de forma regular
Su contrato debe especificar la frecuencia con la que debe informar al cliente la cantidad de horas trabajadas para recibir un salario. Al enviar este informe, transferirá la información de sus nóminas y documentos de marcado a un informe específico del cliente que compara la cantidad de horas facturadas con las horas estimadas trabajadas en el momento de la licitación. Si hay una gran discrepancia entre la cantidad estimada y la real de horas trabajadas, debe poder brindar una explicación sólida al cliente.
Paso 4. Utilice notas para preparar estimaciones para su próximo proyecto
Al final del proyecto, la información de monitoreo de las horas de trabajo será invaluable, ya que brinda detalles sobre la cantidad de tiempo que se completan los trabajos específicos. Puede utilizar estos datos para hacer estimaciones, como el número de horas trabajadas por número de baldosas instaladas o el tiempo de espera después de nivelar el cemento húmedo. Esta información mejorará sus ofertas futuras y mantendrá su negocio rentable.
