A medida que aumenta la popularidad del correo electrónico como una alternativa más fácil, barata y rápida al papel de las cartas, también lo hace la cantidad de invitaciones para bodas, celebraciones de cumpleaños e incluso reuniones sociales enviadas a través de estos medios en línea. Generalmente, los invitados enviarán un correo electrónico con el sistema RSVP para medir la cantidad de invitados que pueden asistir al evento. Pero desafortunadamente, el sistema RSVP no es muy popular en Indonesia, por lo que es probable que le resulte difícil responder. ¡No te preocupes! Este artículo contiene varios consejos para determinar la forma y el momento correctos para responder, elaborar la respuesta correcta y verificar si el invitado ha recibido o no su respuesta.
Paso
Parte 1 de 3: Determinar la forma y el momento adecuados para responder
Paso 1. Toma una decisión
El primer paso que debe tomar es tomar la decisión de asistir o no al evento que se indica en la invitación. Piense en esto tan pronto como reciba el correo electrónico de RSVP.
- Piense en la ubicación del evento y considere si necesita o no viajar fuera de la ciudad. Por ejemplo, para asistir a un evento que se realiza fuera de la ciudad, por supuesto, tienes que gastar más para comprar un boleto de avión, ¿verdad?
- Asegúrese de no tener que asistir a otro evento en el momento del evento.
- Asegúrese de que su pareja y familiares más cercanos también puedan asistir. Recuerde, la disponibilidad de las personas más cercanas a usted también afectará su proceso de toma de decisiones.
Paso 2. Identifique la naturaleza del evento
De hecho, la naturaleza de los diferentes eventos requerirá diferentes tonos de respuesta y niveles de formalidad. Por lo tanto, primero debe comprender la naturaleza del evento antes de enviar una respuesta para evitar que se produzcan errores no deseados.
- Si el evento es informal, como una invitación a una barbacoa en la casa de un vecino, generalmente necesitará dar una respuesta informal. Además, el tiempo del que dispones para enviar una respuesta suele ser menor.
- Si el evento es formal, como una invitación a una boda, fiesta de cumpleaños u otra celebración importante, generalmente debe dar una respuesta que también sea formal.
Paso 3. Brinde una respuesta eficaz
Después de leer los detalles del evento y tomar una decisión, brinde inmediatamente una respuesta efectiva. En otras palabras, a través de la respuesta que dé, confirme si cumplirá con la invitación o no.
- Lea la fecha de RSVP indicada por el invitado. Recuerde, debe responder antes de la fecha límite.
- Responda lo antes posible. Incluso si el invitado le da uno o dos meses para responder, eso no significa que deba aprovechar la oportunidad para esperar una respuesta. En su lugar, responda inmediatamente después de haber tomado la decisión de aceptar o rechazar la invitación.
Parte 2 de 3: Elaboración de respuestas
Paso 1. Especifique el asunto del correo electrónico
Después de determinar cómo y cuándo responder, estructura tu mensaje. Para comenzar, incluya un asunto en el correo electrónico que indique su respuesta y sea apropiado para la naturaleza del evento.
- Para invitaciones formales, use oraciones que también sean formales. Por ejemplo, escriba: "Roger y Anna rechazan las invitaciones al baile y la cena del 11 de mayo".
- En el caso de invitaciones no formales, como invitaciones congeladas a sus vecinos complejos, simplemente escriba "No puedo venir a la undécima barbacoa".
Paso 2. Incluya un saludo
Es importante abrir el correo electrónico con un saludo adecuado porque es el saludo el que marcará el tono de su respuesta. Además, el saludo correcto también enfatizará sus sentimientos y perspectiva sobre el invitado.
- Algunos ejemplos de saludos apropiados son "Para", "Para mi mejor amigo" o saludos simples como "Buenos días / tarde / noche / noche"
- Para eventos informales, simplemente diga un saludo breve y simple como, "A John y Marcy".
Paso 3. Redacte el mensaje en el cuerpo del correo electrónico
El mensaje escrito en el cuerpo del correo electrónico puede ser la parte más importante de su respuesta, especialmente porque concluirá su respuesta y reflejará la naturaleza del evento. Algunos ejemplos de oraciones que puede utilizar para aceptar o rechazar una invitación:
- Brinde una respuesta informal a tal invitación. Por ejemplo, “Gracias por la invitación a la barbacoa, Tom. Pero lo siento, no pudimos asistir porque teníamos que estar fuera de la ciudad ese día ".
- Da una respuesta formal a una invitación de esta naturaleza. Por ejemplo, "Los Higginson recibieron una invitación para asistir a la boda de Josh y Belinda el 5 de noviembre de 2019". Otro ejemplo es, "John y Sarah Appleby están encantados de aceptar su invitación a la fiesta de cumpleaños de Marta Rodríguez".
- Un ejemplo de una oración de rechazo formal sería: "La familia Parker no pudo asistir a la boda de Josh y Belinda el 5 de noviembre de 2019".
Paso 4. Escriba un saludo final e incluya su nombre
Después de escribir el mensaje, finalice la respuesta con un saludo de cierre apropiado. De hecho, escribir un saludo de clausura no es solo una formalidad, sino que al mismo tiempo puede representar el tipo de relación que tienes con la persona y cómo te sientes por ella.
- Elija un saludo de cierre formal, como "Saludos" o "Gracias".
- Elija un saludo de cierre informal como "Saludos" o "Saludos".
- Haga coincidir el saludo final con su respuesta. Por ejemplo, escriba "Con mucho pesar", si debe rechazar la invitación, o "Gracias", si acepta la invitación.
- Escriba su nombre al final del correo electrónico. Para eventos informales, simplemente escriba su apodo y el de las otras personas invitadas. Sin embargo, para un evento más formal, es una buena idea escribir su nombre completo y el de los demás invitados. Si usted y el invitado tienen una relación muy cercana, simplemente escriba "Familia Smith".
Parte 3 de 3: Manejo de correos electrónicos automatizados y solución de posibles problemas
Paso 1. Haga clic en "rechazar" o "aceptar", si hay un botón automático en el correo electrónico
Hoy en día, muchas personas están más interesadas en utilizar un servicio de confirmación de asistencia automatizado que se envía en forma de correo electrónico para invitaciones formales. Lo más probable es que el correo electrónico RSVP automatizado se haya reenviado a través de un tercero y tenga un botón con la opción "rechazar" o aceptar ".
- Si recibe un correo electrónico de este tipo, no es necesario que envíe un correo electrónico privado al invitado.
- Una vez que se acepta o rechaza una invitación, la respuesta se enviará a un tercero y se reenviará al invitado.
- Los servicios de correo electrónico automático se utilizan a menudo para eventos semiformales como fiestas de cumpleaños, reuniones, reuniones sociales, etc.
Paso 2. Haga clic en la opción "acuse de recibo" en el cuerpo del correo electrónico
Haga esto para que su proveedor de correo electrónico le envíe un correo electrónico confirmando si la persona en cuestión ha recibido o abierto su respuesta. De esa forma, sabrá si el mensaje ha sido enviado.
- Tenga en cuenta que los diferentes proveedores de correo electrónico también pueden tener políticas diferentes con respecto a la opción de "acuse de recibo".
- Algunos proveedores de servicios de correo electrónico ni siquiera ofrecen esta opción.
Paso 3. Envíe un correo electrónico de seguimiento si sus planes cambian
De hecho, un cambio de planes es una posibilidad inevitable. Si necesita rechazar una invitación que ha sido aceptada previamente o viceversa, asegúrese de transmitir el cambio en respuesta directamente al invitado.
- Si presionó accidentalmente la opción "Aceptar" en un correo electrónico automático, aclare el error a través de un correo electrónico privado a la persona en cuestión.
- Si desea rechazar una invitación que recibió anteriormente, transmita el rechazo directamente al invitado. Por ejemplo, envíe un correo electrónico con el asunto "Cambios de RSVP" que diga "Lo siento, por una razón u otra, Sarah y yo no pudimos asistir a su vigésimo aniversario de bodas el día 14. Ojalá podamos volver a encontrarnos en un futuro próximo, ¡de acuerdo!"
- Si desea aceptar una invitación que rechazó anteriormente, comunique también los cambios directamente al invitado. Por ejemplo, envíe un correo electrónico con el asunto "Cambios de RSVP" que diga "¡Hola! Si el cupo de invitaciones aún está disponible, estaré encantado de asistir a su evento".
- Los cambios en la respuesta deben comunicarse lo antes posible. Si el próximo evento es informal o semiformal, es más probable que haya cambiado su respuesta con algún tiempo de anticipación. Sin embargo, si el evento es formal (por ejemplo, una boda), los cambios en la respuesta deben realizarse con anticipación, al menos con un mes de anticipación.
