Un informe financiero es un documento que contiene información sobre la situación financiera de una empresa u organización en forma de balance, estado de resultados y estado de flujo de caja. Los estados financieros generalmente son revisados y analizados por gerentes comerciales, juntas directivas, inversionistas, analistas financieros y funcionarios gubernamentales. Este informe debe prepararse y difundirse de manera oportuna con información precisa y clara. Aunque el proceso de preparación de estados financieros puede parecer muy complicado, aprender los procedimientos contables que se deben conocer para preparar estos informes no es demasiado difícil.
Paso
Parte 1 de 4: Preparación de estados financieros
Paso 1. Determine el período en el que se preparan los estados financieros
Antes de comenzar a realizar informes, debe determinar el período para el cual se prepararán los estados financieros. Los informes financieros se suelen preparar trimestralmente y anualmente, aunque también hay algunas empresas que preparan informes financieros todos los meses.
- Para que pueda determinar el período que debe reportarse, estudie los documentos que forman la base para la formación de su organización / empresa, por ejemplo, los estatutos, los estatutos o la escritura de constitución de la organización / empresa. Estos documentos generalmente describen cuándo deben prepararse los estados financieros.
- Pregunte a los líderes de su empresa con qué frecuencia se prepara cada informe.
- Si es el jefe de su propia organización, considere cuándo necesita más informes financieros y establezca esta fecha como la fecha para preparar los estados financieros.
Paso 2. Revise su libro mayor
A continuación, debe asegurarse de que todos los registros de transacciones financieras en el libro mayor estén actualizados y registrados correctamente. Los informes financieros no serán de utilidad para los lectores a menos que el departamento de contabilidad registre los datos correctamente.
- Por ejemplo, asegúrese de que se hayan registrado todas las cuentas por pagar y por cobrar, verifique que la conciliación bancaria esté completa y asegúrese de que se hayan registrado todas las transacciones de compra de acciones y las ventas de productos.
- También debe considerar cualquier pasivo que no se haya registrado a la fecha de preparación de los estados financieros. Por ejemplo, ¿ha utilizado la empresa servicios no facturados? ¿Hay sueldos de empleados pendientes y no pagados? Estos son pasivos acumulados y deben registrarse en los estados financieros.
Paso 3. Reúna la información incompleta
Si ha revisado el libro mayor y aún hay información incompleta, revise los documentos relacionados que necesita para asegurarse de que los estados financieros estén completos y sean correctos.
Parte 2 de 4: Preparación de un balance general
Paso 1. Prepare la página para el Balance
El informe Balance general presenta datos sobre los activos de la empresa (lo que posee), los pasivos (lo que se convierte en deuda) y las cuentas de capital, como el capital social y el capital pagado adicional en una fecha determinada. Escriba “Informe de balance” como título en la primera página de sus estados financieros, seguido del nombre de la organización y la fecha de presentación del balance.
Las cuentas del balance general se informarán en determinadas fechas del año. Por ejemplo, se puede preparar un balance general al 31 de diciembre de un año determinado
Paso 2. Determine el formato adecuado para su balance general
El balance general generalmente enumera los activos a la izquierda, los pasivos y el capital a la derecha. Como alternativa, hay un balance general que enumera los activos arriba y los pasivos / capital en la parte inferior.
Paso 3. Enumere todos los activos de su empresa
Ponga el título “Activos” en la parte superior del Balance, seguido de los distintos activos que posee la empresa.
- Comience con activos corrientes como efectivo y otras cuentas que se pueden convertir en efectivo dentro de un año después de la fecha de presentación del balance. Escriba el título “Activos actuales totales” en la línea inferior del estado de activos corrientes.
- A continuación, enumere todos los activos no corrientes de su empresa. Los activos no corrientes se definen como activos que no están en forma de efectivo y no pueden convertirse en efectivo en un futuro próximo. Por ejemplo, la propiedad, el equipo y los valores por cobrar son activos no corrientes. Escriba el título “Activos fijos totales” en la línea inferior del estado de activos fijos.
- Finalmente, sume los activos corrientes y los activos no corrientes y escriba “Activos totales” como título en esta línea.
Paso 4. Escriba las obligaciones de su empresa
La siguiente sección del balance general es el pasivo y el patrimonio. El título que debe escribir en el balance general de esta sección es “Responsabilidad y patrimonio”.
- Empiece por enumerar sus obligaciones a corto plazo. Los pasivos a corto plazo son obligaciones que vencerán dentro de un año y generalmente consisten en cuentas comerciales por pagar, deudas acumuladas, la porción de deuda hipotecaria que pronto vencerá y otras deudas. Escriba "Cantidad de pasivos a corto plazo" en la parte inferior.
- A continuación, anote las obligaciones a largo plazo. Los pasivos a largo plazo son obligaciones que no se han reembolsado en un año, como la deuda a largo plazo y los valores por pagar. Escriba "Cantidad de pasivos a largo plazo" en la parte inferior.
- Sume sus pasivos a corto y largo plazo y coloque el título "Monto de pasivos" en la parte inferior de las cuentas de pasivos.
Paso 5. Enumere todas las fuentes de capital
La porción de capital en el Balance General se encuentra en el pasivo, que muestra la cantidad de dinero que posee la empresa si se venden todos los activos y se liquidan los pasivos.
Ahora, anote todas las cuentas de capital, como capital social, capital social recomprado y ganancias / (pérdidas) retenidas. Después de que se enumeren todas las cuentas de capital, súmelas y dé el título "Cantidad de capital" en la parte inferior de las cuentas de capital
Paso 6. Sume los pasivos y el patrimonio
Combine "Cantidad de pasivos" y "Cantidad de capital" y luego escriba el título "Cantidad de pasivos y capital" en la línea inferior del balance general.
Paso 7. Verifique la cantidad
Los cálculos de “Activos totales” y “Pasivos totales y patrimonio” que acaba de hacer deben producir los mismos números en el Balance general. Si estos dos números son iguales, el balance general está completo y puede comenzar a preparar el estado de resultados.
- El capital social debe ser igual al activo total de la empresa menos el pasivo total. Como se explicó anteriormente, el resultado de esta reducción es la cantidad de dinero que aún queda si se venden todos los activos de la empresa y se cancelan todos los pasivos. Entonces, los pasivos más el capital deben ser iguales a los activos.
- Si su balance general está fuera de balance, verifique sus cálculos nuevamente. Es posible que haya cuentas que no haya contado o que estén en la categoría incorrecta. Vuelva a verificar cada columna y asegúrese de que todas las cuentas estén registradas en los grupos adecuados. Es posible que no haya contado un activo valioso o un pasivo importante.
Parte 3 de 4: Preparación de un estado de resultados
Paso 1. Prepare la página para el estado de resultados
El Estado de Resultados informará la cantidad de dinero generado y emitido por la empresa durante un período determinado. Escriba “Estado de pérdidas y ganancias” como el título de su estado financiero seguido del nombre de la organización y el período que se informará.
- Por ejemplo, el estado de resultados generalmente se prepara para el período comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de un año determinado.
- Tenga en cuenta que los estados financieros pueden prepararse para un período trimestral o mensual, mientras que sus estados financieros pueden prepararse para un período de un año completo. Los estados financieros son más fáciles de entender si se preparan durante el mismo período, pero no es necesario.
Paso 2. Enumere todas las fuentes de ingresos
Enumere las diversas fuentes de los recibos de su empresa y la cantidad de dinero recibido.
- Asegúrese de informar cada tipo de recibo por separado y también calcule si hay un descuento de ventas o una reserva para devolver productos, por ejemplo: "Ventas IDR 10,000,000, 00" y "Recibos de servicio IDR 5,000,000, 00"
- Cree una agrupación de fuentes de ingresos de una manera que sea beneficiosa para la empresa. Los grupos de aceptación pueden estar formados por área geográfica, equipo de gestión o producto específico.
- Cuando se hayan registrado todas las fuentes de ingresos, súmelas e inclúyalas en su informe como "Cantidad de ingresos".
Paso 3. Informe el costo de los bienes vendidos
El costo de los bienes vendidos es el costo total incurrido para preparar la mercadería, producir productos para vender o brindar servicios durante el período del informe.
- Para calcular el costo de los bienes vendidos, debe sumar los costos de los materiales directos, la mano de obra directa, los costos de fabricación, los costos de transporte y los costos de envío.
- Reste el costo de los bienes vendidos de los ingresos totales y luego denomine "Ganancia bruta" para obtener el resultado de esta reducción.
Paso 4. Registre los costos operativos
Los costos operativos son todos los costos necesarios para administrar su negocio. Estos costos incluyen gastos generales y administrativos como salarios, tarifas de alquiler, costos de servicios públicos y depreciación de activos. Además, los costos de publicidad, investigación y desarrollo también se incluyen en los costos operativos. Debe informar estos costos por separado para que el lector del informe pueda tener una idea de cómo se está utilizando el dinero de la empresa.
Reste estos costos de la ganancia bruta y luego titule “Ganancia antes de impuestos” para el resultado de esta deducción
Paso 5. Ingrese la cantidad de ganancias / pérdidas retenidas
"Ganancias / Pérdidas Retenidas" es la suma de todos los ingresos netos y las pérdidas netas desde que se fundó la organización / empresa.
Sume el saldo de las ganancias retenidas al comienzo del año con las ganancias / pérdidas netas obtenidas durante el período actual para calcular el saldo de las ganancias retenidas al final del período informado
Parte 4 de 4: Preparación de un estado de flujo de efectivo
Paso 1. Prepare la página para el estado de flujo de efectivo
Este informe presenta las fuentes y los desembolsos de efectivo por parte de la empresa. Escriba “Estado de flujos de efectivo” como el título de su estado financiero seguido del nombre de la empresa y el período que se informará.
De manera similar al estado de resultados, el estado de flujo de efectivo también se prepara para un período de tiempo determinado, por ejemplo, del 1 de enero al 31 de diciembre de un año determinado
Paso 2. Prepare una sección que enumere las operaciones de la empresa
El estado de flujo de efectivo comienza con una sección que debe titular "Flujos de efectivo de las actividades operativas". Esta sección se relaciona con el estado de resultados que acaba de preparar.
Anote todas las operaciones de su empresa. Esta actividad incluye la recepción de dinero de las ventas y el dinero gastado en la compra de inventario. Calcule la diferencia entre estas dos actividades y luego denomínela "Efectivo neto de las actividades operativas"
Paso 3. Prepare una sección para registrar las actividades de inversión
Escriba el título “Flujo de caja de las actividades de inversión” para esta sección. Este registro de inversión está relacionado con el Balance General que acaba de preparar.
- Esta sección se refiere al efectivo pagado o recibido de inversiones en propiedad y equipo, o inversiones en valores como acciones y bonos.
- Escriba el título “Efectivo neto de actividades de inversión” para los resultados de este cálculo.
Paso 4. Registre todas las actividades financieras
Esta es la última sección a la que debe asignarle el título “Flujos de efectivo de las actividades de financiamiento” que se relaciona con la cantidad de capital en el balance general.
Esta sección debe informar las entradas y salidas de efectivo de las transacciones de valores y deudas realizadas por la empresa. Indique el título “Efectivo neto de actividades de financiamiento” para los resultados de este cálculo
Paso 5. Sume todos los números de cada sección
Sume los tres grupos de cálculos que ha realizado anteriormente e inclúyalos en este Estado de flujo de efectivo con el título "Aumento o disminución de efectivo" durante el período del informe.
Puede sumar este aumento o disminución de efectivo con el saldo de efectivo al comienzo del período del informe. Los resultados del cálculo de estos dos números deben ser los mismos que el saldo de caja que figura en el Balance
Paso 6. Incluya también notas o explicaciones importantes
En los estados financieros suele haber una sección denominada “Notas a los estados financieros” que contiene información importante sobre la empresa. Proporcione información adicional sobre la situación financiera de la empresa que sea más útil en la sección "Notas" y luego incorpore esta información en su informe.
- Estos registros pueden contener información sobre la historia de la empresa, planes a largo plazo o información sobre desarrollos de la industria. Esta es una oportunidad que puede aprovechar para explicar a los inversores qué significa su informe y qué aspectos necesitan atención. Este informe ayudará a los posibles inversores a ver la situación de la empresa desde su punto de vista.
- Esta nota también puede proporcionar una explicación de las prácticas y procedimientos contables aplicados por la empresa, así como una explicación de asuntos importantes en el Balance General.
- Esta sección también se usa a menudo para discutir en detalle la condición de la empresa relacionada con la situación fiscal, los planes de pensiones y las ofertas de acciones.
Consejos
- Utilice la Declaración de Normas de Contabilidad Financiera (PSAK) como referencia cuando busque la información que necesita para preparar estados financieros. PSAK es una norma contable y financiera profesional para todas las actividades comerciales e industriales aplicable en Indonesia.
- Proporcione un título claro para cada sección del balance general y del estado de resultados. La información que proporcione debe ser comprensible para los lectores de estados financieros que no comprendan los detalles de las actividades de su empresa.
- Si tiene dificultades para preparar estados financieros, busque informes financieros de otras empresas que operan en la misma industria que la suya. Es posible que pueda obtener información útil sobre el formato de su informe. Puede estudiar los formatos de los estados financieros en línea o en el sitio web de la Comisión de Bolsa y Valores de los Estados Unidos.
