A pesar de que la gente ya rara vez envía documentos por fax, es posible que deba enviarlos por fax en algún momento. Hay una serie de razones por las que las personas siguen enviando faxes, especialmente para enviar contratos o si no tienen el equipo o la tecnología necesarios para enviar documentos de otra manera. Afortunadamente, puede enviar documentos utilizando una máquina de fax, una computadora e incluso un teléfono inteligente.
Paso
Método 1 de 3: uso de una máquina de fax
Paso 1. Realice los ajustes en la máquina de fax
Para enviar y recibir documentos con una máquina de fax, asegúrese de que la máquina de fax esté enchufada y conectada a una línea telefónica fija.
- Le recomendamos que se suscriba a una línea telefónica dedicada si envía faxes con frecuencia. No podrá utilizar el teléfono y la máquina de fax al mismo tiempo.
- También asegúrese de que la máquina de fax tenga tóner y papel si desea recibir un fax.
- Si no tiene una máquina de fax en su oficina u hogar, puede alquilar una en una biblioteca pública o de alquiler de computadoras. Esta opción es perfecta si no envía documentos por fax con frecuencia.
Paso 2. Ajuste la configuración
No todas las máquinas de fax son iguales, pero normalmente se le dará la opción de ajustar la configuración. Lea la guía del usuario para conocer las funciones especiales que ofrece su máquina de fax.
- Si desea saber si el documento se envió correctamente, active la página de confirmación. Si esta función está habilitada, la máquina de fax imprimirá una página después de enviar el fax, que contiene una notificación si el documento se envió correctamente o no.
- También puede configurar el encabezado del fax, que es la línea de texto que aparecerá en la parte superior del documento que se envía. Por lo general, contiene información básica sobre el remitente del fax.
- Si también planea recibir faxes, puede elegir entre un modo de recepción automático o manual, que requiere que dé permiso cuando llega un fax.
Paso 3. Prepare el documento
Utilice documentos originales, no fotocopias, para obtener resultados más limpios y fáciles de leer.
Use una portada sobre la página que desea enviar. La portada contiene cierta información, como el nombre del remitente y el número de fax, el nombre del destinatario y el número de fax, la fecha y el número de páginas incluidas en el fax
Paso 4. Coloque el documento en la máquina de fax
Muchas máquinas proporcionan un alimentador de papel (un lugar para el papel como una impresora) y una pantalla plana (pantalla plana) al mismo tiempo. Si solo desea enviar un documento de una sola página, utilice una de estas funciones. Si desea enviar varias páginas de un documento, le recomendamos que utilice un alimentador de papel.
- Al utilizar el alimentador de papel, puede cargar todas las páginas de un documento a la vez. La máquina de fax tiene un icono que indica en qué dirección debe quedar el papel cuando se carga en el alimentador de papel. Algunas máquinas también ofrecen la opción de escanear y enviar documentos de un lado a otro. Por lo tanto, consulte el manual del usuario para ver si su máquina de fax ofrece esta función.
- Cuando utilice la función de pantalla plana, abra la tapa en la parte superior de la máquina de fax y coloque el documento boca abajo en la pantalla. Asegúrese de haber alineado el documento de acuerdo con las líneas de la pantalla. Después de eso, cierre la máquina antes de continuar.
Paso 5. Ingrese el número de fax
Asegúrese de que el número ingresado contenga el código de área, el código del país y el número del destinatario del documento. Ingrese el número de la misma manera que cuando marca el número por teléfono.
Paso 6. Presione el botón "Enviar" para enviar el fax
Unos momentos después, la máquina de fax enviará el documento y los papeles comenzarán a entrar en la máquina.
El botón para presionar en la máquina de fax puede decir "ir" o "fax" en lugar de "enviar"
Paso 7. Busque el mensaje de confirmación
Algunas máquinas de fax muestran un mensaje en la pantalla que les indica que el fax se envió correctamente. Si configura la máquina de fax para que imprima una confirmación, imprimirá los detalles del estado del fax que envió.
Método 2 de 3: usar una computadora
Paso 1. Seleccione el programa que desea utilizar
Al enviar un fax a través de una computadora, puede utilizar el software instalado en la computadora o aprovechar un servicio en línea.
- Algunos sistemas operativos están equipados con aplicaciones que se pueden utilizar para enviar faxes. Por ejemplo, Windows 7 proporciona una herramienta llamada Fax y escaneo para enviar faxes sin usar una máquina de fax.
- Para usar un programa de computadora, primero conecte la computadora a un teléfono fijo. Si esto no es posible, simplemente use un servicio en línea.
- Algunos de los servicios en línea que se pueden utilizar incluyen eFax, MyFax y FaxZero. Algunos servicios son de uso gratuito y otros requieren que pague una suscripción o membresía. También hay servicios que cobran una tarifa por cada fax enviado.
Paso 2. Abra el programa deseado y cree un nuevo fax
No todos los programas son iguales, pero se le dará la opción de crear un nuevo fax ("crear un nuevo fax") o algo similar.
Paso 3. Adjunte el documento
Para enviar un fax a través de una computadora, debe cargar el documento en un mensaje. Encontrará un botón que dice "cargar documentos" o algo similar.
- Si tiene un documento electrónico, búsquelo en su computadora y adjúntelo al mensaje.
- Si el documento aún es de papel, utilice un escáner para convertirlo en un archivo digital. Si no tiene un escáner, puede tomar una foto del documento y enviarla por correo electrónico o transferirla directamente a su computadora.
Paso 4. Ingrese el número de fax y el cuerpo del mensaje
Escriba un mensaje corto para el destinatario en el espacio provisto en la pantalla, al igual que cuando envió un correo electrónico. Funciona como una portada para que no tenga que adjuntar una portada por separado. También debe ingresar el número de fax del destinatario en el campo Para.
Es posible que también deba ingresar un código de confirmación para demostrar que no es un robot
Paso 5. Presione el botón "Enviar"
Después de adjuntar el documento, escribir el mensaje e ingresar el número de fax del destinatario, presione el botón Enviar para finalizar su trabajo.
Método 3 de 3: usar un teléfono o tableta
Paso 1. Descarga la aplicación
Hay muchas aplicaciones para tabletas y teléfonos que puede usar para enviar faxes como lo haría a través de una computadora. Algunas aplicaciones se pueden obtener de forma gratuita, mientras que otras son de pago. Algunas de las aplicaciones populares incluyen Fax Burner, Files Anywhere y JotNot Fax.
Algunas aplicaciones le asignarán un número de fax temporal. Esto no es ideal si envía y recibe faxes con frecuencia
Paso 2. Ejecute la aplicación y seleccione el documento a enviar
Una vez que se abra la aplicación en su dispositivo móvil, se le pedirá que cree un nuevo fax. Lo primero que debe hacer es seleccionar el documento que desea enviar por fax.
- Si el documento está almacenado en su dispositivo, en un correo electrónico o en un servicio de almacenamiento en la nube, como DropBox, busque y cargue el documento desde esa aplicación.
- Si el documento aún es de papel, use una tableta o teléfono para tomar una foto del documento y adjuntarla al mensaje.
Paso 3. Ingrese el número de fax y el cuerpo del mensaje
Escriba el mensaje en el destinatario del fax, tal como lo haría en una computadora. Asegúrese de ingresar el número de fax del destinatario en el campo PARA del mensaje.
Paso 4. Toque el botón "Enviar"
Después de adjuntar el documento, escribir el mensaje e ingresar el número de fax del destinatario, presione el botón Enviar para enviar el fax.
Consejos
- Compre una impresora todo en uno para poder enviar faxes desde el trabajo o desde casa sin tener que descargar programas, cargar documentos en Internet o comprar una máquina de fax por separado. Sin embargo, aún necesitará un teléfono fijo.
- Si tiene una cuenta que ofrece un servicio de fax en línea, como RingCentral o eFax, use esa cuenta para enviar faxes directamente desde Gmail. Todo lo que tiene que hacer es ingresar el número de fax del destinatario seguido de @ domainname.com en el campo TO. Por ejemplo, si usa eFax, escriba [email protected].
- Las máquinas de fax pueden atascarse y los documentos en papel se pueden pegar. Si este es el caso, el documento debe volver a enviarse.
