No importa si eres una persona joven que nunca ha enviado un fax o una persona mayor que se ha olvidado de cómo enviar un fax, es posible que eventualmente necesite saber cómo hacerlo. Tenga en cuenta que hay muchas variaciones de máquinas de fax, así que consulte el manual de su máquina de fax o el manual si tiene uno. Para usar la mayoría de las máquinas de fax, debe ingresar un certificado, marcar el número de fax y enviarlo.
Paso
Método 1 de 2: antes de enviar un fax
Paso 1. Haga un certificado
Las máquinas de fax a menudo son compartidas por la oficina o por varias personas en la oficina. Dado que cualquiera puede ver los faxes enviados a la máquina de fax, es una buena idea incluir una declaración jurada para que sus faxes lleguen a las manos adecuadas.
Este certificado contiene información como el nombre del destinatario, el contenido del fax y el número de páginas del fax. La carta también debe contener la información del remitente, como el nombre y el número de fax, para que el destinatario pueda saber quién envió el fax y pueda responder si es necesario
Paso 2. Marque el número de fax
A continuación, debe marcar el número de fax, al igual que marcar un número de teléfono. En la mayoría de las máquinas de fax nuevas, no es necesario que ingrese el código de área si está marcando un número local, pero si está marcando un número DLD, aún deberá ingresar el código de área. Algunos tipos de máquinas de fax todavía piden el código de área, independientemente de la ubicación del número. Verifique o solicite información sobre su máquina de fax.
- El código del país (1 para los números de teléfono y fax de los Estados Unidos) a veces también debe ingresarse antes del número local, pero solo si se requiere un código de área. Casi siempre se requiere el código de país para realizar llamadas de larga distancia.
- A menudo, también necesitará marcar el 9 antes de marcar un número de larga distancia. Consulte las especificaciones de su máquina de fax o solicite información sobre la máquina.
- Asegúrese de que el número al que está llamando sea el número de fax, no el número de teléfono de la persona a la que está enviando el fax. A veces, los números de teléfono y de fax se escriben uno al lado del otro en las tarjetas de visita, y puede leer fácilmente el número incorrecto.
Paso 3. Determine el método de entrada de papel
Cuando cargue material que envíe a una máquina de fax, debe insertarlo en la dirección correcta. Su papel se escaneará, por lo que si el papel está orientado en la dirección incorrecta, solo se escaneará la parte posterior del papel y su fax estará en blanco. Asegúrese de que su papel esté orientado en la dirección correcta antes de enviar el fax.
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Distintas máquinas de fax, distintas formas de cargar el papel. Afortunadamente, cada máquina de fax tiene una etiqueta con la dirección correcta para insertar el papel. Cerca de donde guarda el papel, busque el símbolo del papel con el borde doblado. En este símbolo, verá que un lado tiene una línea y el otro lado está en blanco.
- Si la esquina doblada está alineada, el papel debe cargarse en la máquina de fax con el espacio en blanco hacia usted.
- Si la esquina doblada no está forrada, el papel debe cargarse en la máquina de fax con el contenido hacia usted.
Paso 4. Envíe el fax en papel adecuado
Las máquinas de fax funcionan mejor con papel de tamaño estándar. Es posible que el envío de papel de un tamaño no estándar no funcione o que "atrape" su máquina de fax. Si necesita enviar algo de un tamaño no estándar, haga una fotocopia del archivo y envíe una fotocopia.
El tamaño de papel más común para faxes e impresoras es A4 o papel americano
Método 2 de 2: Envío de un fax
Paso 1. Utilice su máquina de fax para enviar el fax
Una vez que haya realizado todos los pasos anteriores, estará listo para enviar el fax. Cargue el papel correctamente, ingrese el número y estará listo para presionar el botón enviar. Este botón es un botón grande con una etiqueta transparente. ¡Enhorabuena, ha enviado su fax!
Notará que después de presionar el botón enviar, la máquina de fax emitirá pitidos y otros sonidos. Este sonido es normal y es una indicación de que la máquina de fax se está comunicando con otra máquina. Una vez enviado el fax, por lo general escuchará un pitido largo y claro después de unos minutos. Si el fax tiene problemas y no se envía, el pitido sonará aterrador. Si escucha el sonido aterrador, verifique el problema en la máquina de fax
Paso 2. Utilice Internet para enviar un fax
También puede utilizar Internet para enviar materiales a una máquina de fax. Hay muchos métodos que puede utilizar, pero la mayoría cuesta dinero. Sin embargo, estas tarifas pueden ser una inversión inteligente si no envía faxes con mucha frecuencia y no desea comprar una máquina de fax o negociar con un servicio como FedEx.
- PamFax es el servicio de fax perfecto para Skype. Sin embargo, este programa cobra una pequeña tarifa.
- HelloFax es un servicio que se integra con Google Drive, lo que le permite enviar documentos de Google por fax. Puede enviar varios faxes de forma gratuita antes de que se le cobre.
Paso 3. Utilice el correo electrónico para enviar el fax
Dependiendo del número que esté enviando por fax, es posible que pueda enviar un correo electrónico a la máquina de fax sin costo adicional. Sin embargo, tenga en cuenta que este método solo se puede utilizar con ciertos números de fax y solo puede enviar información limitada.
- Puede verificar si su número de fax de destino está incluido en línea.
- Utilice esta fórmula para crear una dirección de destino de fax: "remote-printer. [email protected]"
- Elimine las comillas, reemplazando los números con el número de fax (incluido el código de área y el código de país), "'Nombre" y "Apellido" con el nombre y apellido de la persona a la que envía el fax.
- Recuerde que solo el texto del cuadro de texto aparecerá en el fax. No puede adjuntar archivos PDF u otros materiales con este método.
Consejos
- Introduzca siempre el número completo, incluido el código de área y el número 1 para faxes de larga distancia.
- La mayoría de las máquinas de fax tienen una guía. Lea la guía.
