Se puede escribir una propuesta a la gerencia cuando desee proponer mejoras a los procedimientos de trabajo, sugerir formas de ahorrar, brindar información sobre oportunidades de ganancias o sugerir cambios. Si desea redactar una propuesta para la gestión de la empresa, tómese el tiempo para recopilar la información necesaria. Discuta ideas con sus compañeros de trabajo para averiguar qué piensan y trate con la gerencia con astucia.
Paso
Método 1 de 2: Diseño de una propuesta
Paso 1. Defina la idea o el tema que se abordará en la propuesta, como mejorar el flujo de trabajo o reducir los costos
Generalmente, puede visualizar las ideas con claridad. Sin embargo, si quieres solucionar un problema o hacer una propuesta de algo importante, presta mucha atención a todo lo relacionado.
Paso 2. Investigue y compruebe la situación actual antes de redactar una propuesta
Discuta con las partes relevantes, como compañeros de trabajo, gerentes o clientes. Busque información sobre la competencia y vea cómo funcionan.
Por ejemplo, si cree que es necesario cambiar el servicio de catering en la oficina, hable primero con el personal de cocina. ¿Han trabajado en otro lugar, con diferentes proveedores de catering? ¿Qué opinan tus compañeros de trabajo? Puede ser que su insatisfacción no sea un problema de calidad, sino solo una cuestión de gustos
Paso 3. Escriba una descripción del problema
Comience la propuesta explicando las condiciones actuales. Incluya todos los hechos relevantes, como el autor, la fecha y el lugar. Al escribir una propuesta de apertura, no haga juicios. Explique las condiciones según la realidad.
Por ejemplo, "PT Sukses Maju ha utilizado los servicios de catering de la Sra. Nyengir durante 7 años. Sin embargo, el menú principal disponible está disminuyendo gradualmente, de cinco menús a dos. La disponibilidad de menús vegetarianos también se ve afectada. De hecho, en ciertos días, los menús vegetarianos no están disponibles. disponibles."
Paso 4. Después de describir el problema, anote la solución que desea proponer y los pasos para implementarla
Empiece por escribir la esencia de la solución y describa lo que encontró basándose en sus observaciones.
Por ejemplo, "En mi opinión, PT Sukses Maju debería buscar un nuevo proveedor de catering. PT Fast Bangkrut utiliza varios otros servicios de catering. Catering La Sra. Sisca Soewitomo y el Sr. Rudi Chaeruddin ofrecen más menús a precios competitivos. Además, debido a que el catering Mr. Rudi Chaeruddin ofrece menús vegetarianos, veganos y sin gluten todos los días, el catering es más acorde con las necesidades de la empresa. Catering para la Sra. Sisca Soewitomo también se puede vislumbrar, aunque el menú vegetariano en el catering no es tan variada como la del proveedor de catering del Sr. Rudi Chaeruddin. Según una encuesta de empleados de 2011, el 40% de los empleados de PT Sukses Maju son vegetarianos, el 10% son veganos y el 2% debe seguir una dieta sin gluten"
Paso 5. Cree un plan de implementación
Explique cada paso que se debe tomar y el tiempo y el costo involucrados. Escriba lo que sabe y lo que aún le queda por aprender. Considere escribir los pasos en forma de lista y luego explicarlos en detalle. No exagere los cambios. Sin embargo, no olvide explicar los posibles resultados de estos cambios.
Por ejemplo, "Para utilizar otro servicio de catering, la empresa debe: 1. Rescindir el contrato con la Sra. Nyengir. 2. Pedir a la empresa de catering Sra. Sisca Soewitomo y al Sr. Rudi Chaeruddin que hagan una prueba de sabor. 3. Elija uno de los proveedores de catering. 4. Firmar un contrato con el proveedor de servicios de catering elegido. Los honorarios de catering requeridos no son muy diferentes de los honorarios de catering de la Sra. Nyengir. Siempre que la empresa cumpla con sus obligaciones contractuales con la Sra. Nyengir, la empresa no será penalizada. Además, si los empleados prefieren la comida ofrecida, estarán más satisfechos con las condiciones de trabajo"
Paso 6. Escriba la posible resistencia a su plan
¿Algunos empleados rechazarán su plan? En este caso, a algunos empleados les puede gustar el sabor de la cocina de la Sra. Nyengir. O, si propone una idea de producto, ¿puede convencer a los funcionarios de la agencia correspondiente de que el nuevo producto es seguro de usar? Escriba los pasos que puede seguir para convencer a otros de su proyecto.
Paso 7. Después de escribir los pasos, anote los materiales necesarios o los recursos humanos, si los hubiera
Además, anote el tiempo que llevará implementar los cambios, porque el tiempo es dinero. Haz una lista de verificación sencilla. En el caso del ejemplo anterior, puede crear una lista de la siguiente manera:
Recursos necesarios: subcomité de evaluación de catering (4 personas de diferentes secciones), 2 horas para pruebas de sabor y 3 horas para redacción de informes
Paso 8. Concluya la propuesta reescribiendo los cambios que desea realizar y sus principales beneficios
Reescribe tus tres puntos principales, luego haz una oración de cierre. Piense en el final de la propuesta como un resumen ejecutivo. Por ejemplo:
- "Como se explicó anteriormente, el catering de la Sra. Nyengir ha ido reduciendo gradualmente el menú principal disponible durante los últimos 7 años. Catering La Sra. Sisca Soewitomo y el Sr. Rudi Chaeruddin ofrecen un menú más diverso a precios competitivos. Por lo tanto, sugiero que PT Sukses Maju haga pruebe y seleccione un nuevo proveedor de servicios de catering para la empresa. Con este nuevo proveedor de servicios de catering, se espera que aumente la satisfacción de los empleados y es más probable que los empleados se queden ".
- Indique los beneficios cuantitativos o financieros del cambio, si los hubiera.
- Explique las ventajas cualitativas del cambio. A veces, los beneficios del cambio no se pueden medir con cifras o hechos. Si el cambio propuesto se relaciona con la felicidad de los empleados, explíquelo. El cambio cualitativo puede ser tan valioso como el cambio cuantitativo.
Método 2 de 2: compartir la propuesta
Paso 1. Pídale a un compañero de trabajo que lea y proporcione comentarios sobre su propuesta
Él puede estar de acuerdo o no con los cambios propuestos. Si no está de acuerdo, considere por qué. Si las razones son válidas y afectan su propuesta, esté preparado para revisarla. También puede agregar el desacuerdo de su pareja en la columna "Desacuerdo", si comprende la idea pero no está de acuerdo.
Paso 2. Después de crear una propuesta y pedir comentarios a sus colegas, revise el flujo, la gramática, la precisión y el recuento de palabras de la propuesta
No haga una propuesta demasiado larga para que el gerente se dé cuenta de su propuesta. Haga una propuesta de 1-2 páginas si es posible.
Paso 3. Una vez que la propuesta esté lista, sepa a quién debe enviarla y luego envíe la propuesta
En algunas empresas, los tomadores de decisiones son claros, pero otras tienen una estructura más fluida que dificulta saber con quién contactar. Mire los antecedentes de la empresa para averiguar a quién debe enviar una propuesta.
