Hay dos tipos de planes de gestión de cambios. El primer tipo de plan aborda el impacto del cambio en la organización, lo que facilita la transición. El segundo tipo de plan monitorea los cambios específicos del proyecto, lo que da como resultado un registro claro de los cambios en el alcance del proyecto. Ambos planes tienen como objetivo comunicar de forma clara y precisa lo que se debe hacer.
Paso
Método 1 de 2: redacción de un plan para gestionar el cambio organizativo
Paso 1. Muestre el motivo del cambio
Enumere los factores que impulsaron la decisión de cambiar, como un rendimiento deficiente, una nueva tecnología o un cambio en la misión de la organización.
Un enfoque que se puede utilizar es describir la situación actual y la situación futura que la organización quiere crear
Paso 2. Defina el tipo y alcance del cambio
Describe brevemente la naturaleza del proyecto de cambio. Determine si este cambio afectará el título del trabajo, los procesos comerciales, los cambios de política y / o la estructura organizacional. Enumere los departamentos, grupos de trabajo, sistemas u otros componentes que sufrirán cambios.
Paso 3. Describa el apoyo de las partes interesadas
Enumere todas las partes que se verán afectadas por el cambio propuesto, por ejemplo, la alta dirección, los jefes de proyecto, los patrocinadores del proyecto, los usuarios finales y / o los empleados. Para cada partido, escriba si el partido apoya el cambio.
- Considere la posibilidad de crear un diagrama para comunicar esto de manera clara y concisa. Un ejemplo es enumerar la conciencia, el nivel de apoyo y la influencia de cada parte clasificada usando una escala alta / media / baja.
- Si es posible, realice una entrevista en persona para medir el apoyo.
Paso 4. Forme un equipo de gestión del cambio
Este equipo es responsable de proporcionar información a todas las partes, escuchar las inquietudes y garantizar que el proceso de cambio sea lo más fluido posible. Elija personas que tengan credibilidad dentro de la organización y buenas habilidades de comunicación.
Este equipo también debe tener miembros del nivel ejecutivo senior. Enfatice que ellos son responsables de promover el cambio, no solo de dar aprobación
Paso 5. Desarrollar un enfoque de gestión
El apoyo total de personas importantes en la organización es muy importante para el éxito del cambio. Brinde a los empleados senior la oportunidad de proporcionar comentarios y trabajar con ellos para crear un rol activo en la demostración y el liderazgo del cambio.
Paso 6. Cree un plan para cada parte interesada
Evalúe los riesgos y preocupaciones de todas las partes, incluidas las que apoyan el cambio. Asignar al equipo de gestión para abordar las inquietudes.
Paso 7. Cree un plan de comunicación
La comunicación es el componente más importante en la gestión del cambio. Comunicarse regularmente con las personas afectadas por el cambio. Enfatice las razones detrás del cambio y los beneficios que se obtendrán del cambio.
- Las partes interesadas deben aceptar comunicaciones personales de dos caras. Las reuniones cara a cara o cara a cara son muy importantes.
- La comunicación debe provenir de un patrocinador de cambio de alto rango, de su supervisor inmediato y de otras personas en las que confíen las partes interesadas. Todas las comunicaciones deben transmitir un mensaje coherente.
Paso 8. Supervise el partido
Siempre hay quienes se resisten al cambio. Este partido es a nivel individual. Entonces, comuníquese con la persona para comprender su razonamiento. Supervise las quejas para que el equipo de gestión del cambio pueda abordarlas. Las razones comunes de resistencia incluyen:
- Sin motivación para cambiar, sin sentido de urgencia
- No entiendo la situación general o por qué se necesita un cambio.
- Falta de insumos en el proceso
- Incertidumbre sobre la seguridad laboral, los roles futuros o las demandas y habilidades requeridas para realizar trabajos futuros.
- El fracaso de la gerencia para cumplir con las expectativas con respecto a la implementación o comunicación del cambio.
Paso 9. Supere los obstáculos
Muchas quejas deben resolverse mejorando las comunicaciones o cambiando las estrategias de comunicación para abordar problemas específicos. Algunas quejas requieren un enfoque adicional que puede incluir como parte del plan o puede delegar en el equipo de administración para que puedan hacer lo que sea necesario. Considere qué pasos son apropiados en su organización:
- Para cambiar roles o procesos de trabajo, priorice la capacitación de los empleados.
- Si predice una baja moral o un período de transición estresante, lidie con los eventos de la empresa o los beneficios para los empleados.
- Si las partes interesadas no están motivadas para cambiar, incentívelas.
- Si las partes interesadas no se sienten involucradas en el proceso de cambio, convoque una reunión para recopilar comentarios y considerar cambios de planes.
Método 2 de 2: Supervisión de cambios en el proyecto
Paso 1. Defina la función de gestión de cambios
Haga una lista de puestos que se nombrarán para este proyecto. Describa las responsabilidades y habilidades requeridas para cada puesto. Como mínimo, incluya un gerente de proyecto para realizar cambios diarios y un patrocinador de proyecto para monitorear el progreso general y tomar decisiones de cambio importantes.
Para un proyecto amplio en una organización grande, divida la función de gestión de proyectos en varias personas con conocimientos especializados
Paso 2. Considere la posibilidad de crear un tablero de control de cambios
Los proyectos de desarrollo de software generalmente cuentan con una Junta de Control de Cambios compuesta por representantes de cada uno de los grupos interesados. Es esta junta la que aprueba las solicitudes de cambio, no el director del proyecto y comunica las decisiones a las partes interesadas. Este enfoque funciona bien para proyectos que involucran a múltiples grupos y proyectos cuyo alcance y objetivos mínimos a menudo requieren una reevaluación.
Paso 3. Cree un proceso para realizar las solicitudes de cambio
Una vez que alguien del equipo de cambio ha determinado el siguiente paso, ¿cómo se convierte una idea en realidad? Describe este proceso con el acuerdo del equipo. Ejemplo:
- Los miembros del equipo llenan un formulario de solicitud de cambio y se lo envían al director del proyecto.
- El gerente de proyecto ingresa el formulario en el Registro de solicitud de cambio y ajusta este registro a medida que se implementan o rechazan los cambios.
- El gerente les pide a los miembros del equipo que escriban un plan específico y estimen cuánto esfuerzo se requerirá.
- El director del proyecto envía el plan al patrocinador del proyecto para su aprobación o rechazo.
- Implementar cambios. Se informa periódicamente a las partes interesadas de la evolución.
Paso 4. Cree un formulario de solicitud de cambio
Los datos a continuación deben incluirse cada vez que se realiza una solicitud de cambio y se ingresan en el registro de cambios:
- Cambiar fecha de solicitud
- Cambiar el número de solicitud asignado por el director del proyecto
- Título y explicación
- Nombre del solicitante, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
- Prioridad (alta, media o baja). Los planes de gestión de cambios de emergencia pueden requerir plazos específicos.
- Número de producto y versión (para proyectos de software)
Paso 5. Ingrese información adicional en las notas de cambio
Los registros de cambios deben registrar las decisiones y la implementación. Además de la información copiada del formulario de solicitud de cambio, debe preparar un lugar para escribir lo siguiente:
- Signo de aprobación o rechazo
- La firma de la persona que aprueba o rechaza la solicitud.
- Cambiar la fecha límite de implementación
- Cambiar la fecha de finalización
Paso 6. Supervise las decisiones importantes
Además de las notas diarias, el seguimiento de las decisiones importantes será beneficioso para el proyecto. Estos registros le facilitarán el seguimiento de los proyectos a largo plazo o los proyectos que están experimentando un cambio de liderazgo. Estos registros también pueden orientar la comunicación con los clientes o la alta dirección. Para cualquier cambio en los plazos, el alcance o los requisitos del proyecto, el nivel de prioridad o la estrategia, incluya la siguiente información:
- Personas que toman decisiones
- Fecha de decisión
- Resumen de las razones detrás de la decisión y el proceso de toma de decisiones. Incluya documentos relacionados con este proceso.
