A menudo escuchamos a las personas quejarse de que no tienen tiempo suficiente para completar las tareas. Si experimentas lo mismo, ¡no te preocupes! Puede aprovechar al máximo su tiempo disponible al dominar algunas habilidades básicas de organización y administración del tiempo. Cuanto más sabiamente administre su tiempo, más tareas se completarán.
Paso
Método 1 de 3: Identificar cómo usa su tiempo
Paso 1. Registre todas las actividades diarias
Observe las actividades que realiza todos los días y observe cuánto tiempo le lleva completarlas. Tal vez no crea que el tiempo que se pierde resulta ser mucho más que el que realmente se usa para completar las tareas diarias.
No olvide registrar sus actividades rutinarias en casa, como preparar el desayuno, barrer la casa, ducharse, etc
Paso 2. Registre todas las actividades en un cuaderno
Una vez que sepas las actividades que realizas a lo largo del día y el tiempo que tardas, anótalas en un cuaderno. Si toda la información se combina y se presenta en una página, verá patrones y actividades que tienen el potencial de provocar una pérdida de tiempo.
- Mantenga notas completas y claras. No registre varias actividades en una sola entrada, no ignore las tareas aparentemente triviales y lleve un registro del tiempo con precisión al monitorear la implementación de las actividades diarias.
- Agrupe las actividades en categorías. Por ejemplo, observe las tareas del hogar en azul, el trabajo de oficina en rojo y las actividades de ocio en negro. Este método le ayuda a estimar cuánto tiempo tomará cada grupo.
Paso 3. Descubra cómo utiliza su tiempo
¿Pasas: 1 hora al día soñando despierto? 2 horas para decidir dónde comer? 8 horas para acceder a Internet? Encuentre patrones que describan cómo usa su tiempo y luego determine qué actividades son útiles y cuáles no.
- ¿Está perdiendo el tiempo porque le falta autocontrol? ¿Estás acostumbrado a postergar el trabajo? ¿Tiene una gran responsabilidad? Hágase estas preguntas al evaluar cómo usa su tiempo.
- Quizás programes tus actividades diarias de una manera irracional. Por ejemplo, no ha administrado su tiempo sabiamente si trabaja durante 30 minutos, se toma un descanso de 10 minutos para ocuparse de cosas triviales y luego vuelve al trabajo durante 30 minutos. Estarás más concentrado y productivo si trabajas durante 1 hora y luego te ocupas de cosas triviales.
- Complete las tareas estableciendo plazos. Esto se hace especificando el período de tiempo para completar ciertas tareas sin distraerse.
Paso 4. Realice ajustes en el horario
Una vez que sepa exactamente qué actividades hacer y en qué dedica su tiempo, ajuste su horario diario. Asegúrese de saber qué actividades no puede o no eliminará debido a la falta de tiempo. Las actividades que requieren mucho tiempo no siempre son una pérdida de tiempo.
Paso 5. Si le toma 3 horas al día enviar correos electrónicos relacionados con el trabajo, es poco probable que reduzca el tiempo asignado para esta actividad
Sin embargo, si responde a 4-5 correos electrónicos personales mientras envía correos electrónicos de trabajo, reduzca el tiempo asignado.
Paso 6. Cambie sus hábitos y perspectiva
Incluso si tiene problemas para administrar su tiempo, siempre hay una solución. Ahora que sabe por qué está perdiendo el tiempo o cómo debe usarlo, el siguiente paso es cambiar la forma en que administra su tiempo para formar nuevos hábitos.
- Si pasas mucho tiempo limpiando la casa o cocinando, es una buena idea contratar a una empleada doméstica o suscribirte a un servicio de catering. Para algunas personas, el tiempo es más valioso que el dinero.
- Tal vez use un poco de tiempo para acceder a Internet sin ningún propósito específico. Limite el tiempo de acceso a determinados sitios web o redes sociales si tiene tareas más importantes que realizar.
Método 2 de 3: Evitar desvíos
Paso 1. Determine las cosas que lo distraen durante sus actividades diarias
La distracción constante es un obstáculo importante para administrar el tiempo de manera inteligente. Averigüe qué actividades o personas consumen mucho de su tiempo, como amigos a los que les gusta charlar o quieren relajarse para que usted descuide el trabajo. Trate de evitar cosas que le hagan perder el tiempo.
- Si pierde mucho tiempo, pero no obtiene los resultados que esperaba, es posible que deba evitar distracciones.
- Mientras trabaja en la oficina, es posible que encuentre algunos compañeros de trabajo que le distraigan. No hagas conversaciones triviales ni hable sin rumbo fijo durante el horario comercial. Sin embargo, sea cortés con ellos porque el comportamiento en la oficina es tan importante como la capacidad de administrar el tiempo para el éxito profesional.
Paso 2. No te quedes en el teléfono por mucho tiempo
Si pasa parte de su tiempo en largas conversaciones telefónicas, cambie ese hábito. A menudo, hablar cara a cara es más eficaz que por teléfono. Por lo tanto, deshágase del hábito de hablar mucho por teléfono.
Cuando se habla por teléfono, el principio o el final de la conversación suele ser solo sobre cosas triviales. Muchas personas no pueden concentrarse y soñar despiertas en el teléfono. Entonces, trate de ser consciente de esto. Para obtener los mejores resultados, celebre una reunión cara a cara si necesita discutir asuntos relacionados con el trabajo, ya que ambas partes pueden discutir sin distraerse durante la reunión
Paso 3. No acceda al sitio web con demasiada frecuencia
Muchas personas necesitan Internet como medio principal para completar sus tareas. Sin embargo, muchos también pierden el tiempo sin el beneficio de simplemente buscar artículos, noticias deportivas, fotos de artistas, imágenes de gatitos o cachorros. Concéntrese en usar Internet. Existen varios programas para bloquear ciertas aplicaciones, sitios web y medios para reducir los redireccionamientos provenientes de Internet.
- Cierre Facebook, Twitter y otras redes sociales cuando necesite concentrarse en cosas más importantes.
- La búsqueda de temas a través de Google también requiere mucho tiempo. Al principio, solo desea encontrar algo de información, pero antes de que se dé cuenta, ha estado navegando por varios sitios web durante 3 horas.
Paso 4. Coloque un letrero que diga "Por favor, cálmese"
Quizás hayas visto el letrero colgado en la puerta de la habitación del hotel. Publique este letrero en su oficina o espacio de trabajo. En lugar de pedirlo en el hotel, imprímalo usted mismo y cuélguelo en la puerta del espacio de trabajo si es necesario. De esa forma, nadie te invita a chatear para que puedas concentrarte en el trabajo.
Si trabaja desde casa, configure una habitación especial para trabajar. No trabaje en un lugar que generalmente se usa para actividades con miembros de la familia. Es fácil distraerse cuando escucha el sonido del televisor, el timbre del teléfono o el sonido de un videojuego
Paso 5. Esté preparado para desvíos inesperados
A veces, las desviaciones son inevitables, por ejemplo, porque tu jefe te invita a chatear a través de WA o tus padres te piden ayuda para completar tareas livianas. Si lo ha programado, estas cosas no le reducen el tiempo para completar las tareas y realizar las actividades prioritarias.
Método 3 de 3: Usar el tiempo de manera eficiente
Paso 1. Escriba todas las cosas que deben hacerse
No confíe en la memoria para las tareas diarias. Haga una lista de actividades que se deben realizar y léala con la mayor frecuencia posible para que se logren todas las metas laborales.
- Incluso si ciertas tareas parecen triviales o ligeras, simplemente escríbalas. El horario de la agenda contendrá algo como "Llamar a Steve", "Calcular el margen de beneficio" o "Enviar un correo electrónico al jefe".
- Adquiera el hábito de tomar notas con usted durante sus actividades diarias para que esté listo para tomar notas sobre nuevas actividades o tareas. Si bien puede anotarlo más tarde, es mejor no retrasarlo para no olvidarlo.
Paso 2. Utilice un calendario
El uso de un calendario o una agenda como medio para programar las actividades diarias le ayuda a administrar su tiempo de manera eficiente. Tome nota de cualquier cosa nueva que deba incluirse en su programa, como una fecha límite, una tarea o una reunión. Reserve tiempo cada mañana para leer su agenda y averiguar qué actividades hacer durante el día.
Paso 3. No programe citas con el mismo horario
Para poder administrar el tiempo de manera inteligente, organice un horario de actividades que no esté demasiado abarrotado. No cumpla con los plazos ni programe citas con el mismo horario. Lea la agenda primero antes de aceptar un nuevo horario para garantizar la disponibilidad de tiempo. De esta manera, podrá administrar bien su tiempo y ceñirse a un horario diario constante.
Paso 4. Evite las distracciones
Aproveche al máximo su tiempo de manera productiva eliminando las cosas que lo distraen o le impiden desviarse de su horario y retrasar otras actividades. Apague la televisión y los videojuegos para que pueda concentrarse en sus tareas prioritarias y divertirse más tarde.
Paso 5. Priorice las tareas a completar
Organice su tiempo lo mejor que pueda programando las tareas más importantes o las que deben ser lo primero. Escriba esta tarea en un horario usando colores brillantes o pequeñas pegatinas. Programe primero las tareas de máxima prioridad para que haya tiempo suficiente para completarlas y luego enumere otras actividades que se pueden realizar más tarde.
- Esté preparado para cambiar las prioridades en cualquier momento. Hay cosas que surgen de repente y deben ser atendidas de inmediato por lo que te ves obligado a dejar de trabajar para dirigir la atención y dedicar tiempo a cumplir plazos muy urgentes con máximos resultados. Asegúrese de que eventos como este sean raros.
- Si cambia sus prioridades diarias con frecuencia, parece que hay que arreglar algo. Si bien es normal hacer pequeños ajustes en su horario, cambiar su horario con demasiada frecuencia indica una incapacidad para establecer prioridades correctamente.
Paso 6. Sea realista
Determine una asignación de tiempo realista para que cada tarea se complete correctamente. Si le toma de 30 a 60 minutos completar una tarea, programe 60 minutos. Al hacer estimaciones de tiempo realistas, no se siente abrumado ni necesita cambiar su horario de trabajo.
Es mejor tener cuidado con dar más tiempo del necesario. Si una tarea se termina antes, trabaje en la siguiente y esto no tiene ningún impacto en la productividad
Paso 7. Programe las actividades de rutina diaria
No olvide programar su rutina diaria, como comer y bañarse. Es probable que esto funcione solo, pero deberá asignar tiempo entre las tareas programadas para no perderse ni posponer otras actividades programadas.
Paso 8. Utilice recordatorios
Además de su agenda, use otras herramientas para recordarle tareas importantes o fechas límite, como hojas adhesivas o configurar un recordatorio en su teléfono que sonará o mostrará un mensaje en un momento determinado para recordarle que haga algo o prepárese para el próximo programa. De esta forma no te olvidas de las actividades programadas.
- No confíe en que otras personas le recuerden porque hay muchas posibilidades de que lo olviden tan bien como usted.
- Si hay una actividad muy importante programada, configure algunos recordatorios en caso de que se ignore una pequeña nota o la alarma del teléfono celular.
Paso 9. Solicite ayuda
Puede pedir ayuda a otros o delegar trabajos livianos si es necesario. Puede hacer un buen horario si no duda en pedirle a otra persona que le ayude a limpiar la casa o preparar la cena si todavía está ocupado trabajando hasta altas horas de la noche.
- Delega la responsabilidad a alguien con quien puedas contar. En lugar de pedir ayuda a personas que puedan completar la tarea, elija a alguien que esté listo para trabajar bien hasta el final.
- No te acostumbres a traspasar tareas a otras personas. Además de mostrar una incapacidad para administrar el tiempo, puede parecer perezoso y desmotivado.
Paso 10. Descubra su productividad
Periódicamente, debe reservar tiempo para analizar lo que ha logrado, qué tan bien se está desempeñando y cuánto tiempo lleva. Al evaluar varios aspectos de su vida personal y profesional, puede ajustar su horario de trabajo y estilo de vida diario para que pueda lograr resultados que superen sus objetivos.
Paso 11. Hazte un regalo
Trabajar demasiado o demasiado tiempo tiende a conducir al aburrimiento, lo que hace que sea difícil para usted concentrarse incluso en las tareas más fáciles. Por lo tanto, tómate un tiempo para celebrar tus logros y date un regalo que te encanta.
- Tómate un tiempo para descansar y relajarte. Apague su teléfono y no responda a los correos electrónicos. Si se combinan el trabajo y el ocio, esta no es una forma de recompensarse o prevenir el agotamiento.
- Si trabaja de lunes a viernes, tómese el fin de semana para descansar. Por ejemplo, si está completando un proyecto que tomó 3 meses seguidos, reserve un tiempo para unas breves vacaciones después de que se complete el proyecto.
