La capacidad de administrar el tiempo es una de las habilidades más útiles. El buen momento le ayuda a aprovechar al máximo su tiempo para lograr el éxito en el trabajo y la educación. Este artículo explica cómo utilizar el tiempo de forma productiva, por ejemplo, eligiendo el entorno de trabajo adecuado y realizando tareas de acuerdo con las prioridades. Si es necesario, apague su teléfono y las redes sociales para no distraerse. Adquiera el hábito de realizar actividades de acuerdo con un horario regular para que pueda lograr lo mejor en su vida diaria.
Paso
Método 1 de 3: Usar el tiempo de manera productiva
Paso 1. Cree un entorno de trabajo propicio
Las condiciones ambientales en la oficina afectan la productividad laboral. Elija o cree el entorno más adecuado porque no existe un estándar que determine el entorno de trabajo más adecuado para usted. Organice su espacio de trabajo con decoraciones que fomenten el entusiasmo y la pasión por el trabajo porque ese sentimiento lo hace más concentrado y más productivo.
- Por ejemplo: compre algunos cuadros de artistas que lo inspiren y luego muéstrelos en su espacio de trabajo.
- Si puede elegir un área de trabajo, elija una que esté libre de distracciones. Trabajar mientras se ve la televisión no es una forma útil. Instale un escritorio de trabajo en la esquina del dormitorio para que pueda trabajar en silencio.
Paso 2. Haga una lista de tareas por prioridad
Antes de comenzar a trabajar, primero determine las tareas que deben priorizarse. En lugar de simplemente hacer una lista, escriba las tareas diarias que deben completarse en orden de prioridad y divídalas en categorías.
- Antes de hacer una lista, escriba varias categorías según su urgencia. Por ejemplo: la categoría "urgente" (tareas que deben completarse hoy), la categoría "importante, pero no urgente" (debe completarse, pero aún se puede completar mañana o unos días después) y la categoría "no urgente" categoría (puede retrasarse).
- Escribe asignaciones según categorías. Por ejemplo: si necesita completar un informe de trabajo inmediatamente, esta tarea pertenece a la categoría "urgente". Otras tareas que deben completarse en 2 días se incluyen en la categoría "importante, pero no urgente". Si desea hacer ejercicio después del trabajo, pero solo como ejercicio regular, esta actividad se incluye en la categoría "no urgente".
Paso 3. Priorice las tareas importantes
Se sentirá aliviado si ha realizado una tarea muy urgente por la mañana. El éxito de hacer lo que es importante hace que la vida cotidiana sea más agradable para que usted esté libre de estrés. Comience el día completando las tareas enumeradas en la lista una por una comenzando con las más importantes.
- Por ejemplo: si tiene que responder 5 correos electrónicos y revisar un informe, hágalo tan pronto como llegue a la oficina.
- No chatee innecesariamente hasta que haya completado una tarea prioritaria.
Paso 4. Haga algo mientras espera
Aproveche al máximo su tiempo trabajando siempre cuando tenga que esperar. Mientras está sentado en el autobús de camino al trabajo o la universidad, lea un informe o un libro de texto. Use el tiempo en la fila en la caja del supermercado para leer los correos electrónicos en su teléfono celular. Puede aprovechar al máximo su tiempo trabajando siempre en algo.
Si todavía estás en la universidad, considera comprar audiolibros o grabarlos mientras tu maestro está enseñando para que puedas escucharlos nuevamente mientras esperas en la fila o de camino al campus
Paso 5. No hagas varias tareas a la vez
Mucha gente piensa que este método es lo suficientemente eficaz para completar las tareas diarias y hacer un buen uso del tiempo. De hecho, este método reducirá la productividad del trabajo porque completar las tareas lleva más tiempo porque tiene dificultades para concentrarse. Para completar las tareas más rápido, aproveche al máximo su tiempo completando las tareas una por una.
Por ejemplo: después de responder a todos los correos electrónicos, cierre la sesión de su cuenta y luego realice la siguiente tarea. Por ahora, no pienses en el correo electrónico. Si tiene un correo electrónico para responder, hágalo más tarde cuando haya completado una tarea que debe priorizarse
Método 2 de 3: Reducir las distracciones
Paso 1. Apague el teléfono
En la medida de lo posible, apague su teléfono celular cuando esté trabajando o estudiando. A veces, los teléfonos móviles ocupan mucho tiempo que podrían utilizarse de forma más productiva. Cuando tenga la oportunidad de acceder a Facebook o leer el correo electrónico, puede sentirse tentado a acceder a él. Sin embargo, hágase un favor apagando el teléfono si aún tiene trabajo por hacer. Si accidentalmente alcanza el teléfono, solo se verá la pantalla negra.
Si necesita encender su teléfono en el trabajo, colóquelo a cierta distancia de su escritorio para que pueda mantenerse concentrado porque no tiene la tentación de usarlo. Además, apague el timbre de las notificaciones que no estén relacionadas con el trabajo
Paso 2. Cierre los navegadores inútiles
En estos días, muchas personas dependen en gran medida de las computadoras e Internet para completar sus tareas. Sin embargo, tendrá dificultades para administrar el tiempo si usa Facebook, Twitter u otros sitios web que llamen la atención como fondo de pantalla. Los sitios web que aún están abiertos o los resultados de la búsqueda de información a través de Internet que ya no son necesarios tienden a distraerlo fácilmente. Adquiera el hábito de cerrar rápidamente los navegadores no utilizados y centrarse solo en los sitios web que necesita mientras trabaja.
Desafíate a abrir solo 1-2 sitios web en un momento dado
Paso 3. Bloquea las redes sociales
A veces, la tentación de acceder a Facebook o Twitter es difícil de superar. Sin embargo, hay muchas aplicaciones y sitios web de bloqueo de redes sociales que pueden llamar su atención por un tiempo.
- SelfControl es una de las aplicaciones gratuitas para usuarios de Mac como un medio para bloquear temporalmente ciertos sitios web.
- Si prefiere no usar Internet en absoluto, use la aplicación Freedom para bloquear el acceso a través de Internet durante 8 horas.
- Utilice el complemento Leechblock de Firefox para restringir el acceso a ciertos sitios web durante unas horas al día.
Paso 4. Evite las interrupciones tanto como sea posible
Las interrupciones interrumpirán el flujo de trabajo. Si se produce una interrupción mientras trabaja y tiene que detenerse para hacer otra cosa, reanudar el proceso de trabajo interrumpido no es fácil. Complete la tarea actual antes de pasar a otra tarea. Mientras complete una tarea, deje que las otras tareas esperen.
- Por ejemplo: cuando crea que tiene que responder a un correo electrónico mientras trabaja en otra cosa, no deje de trabajar de inmediato para leer su correo electrónico. En su lugar, tome una pequeña nota como recordatorio y luego responda el correo electrónico una vez que haya terminado la tarea en cuestión.
- Tenga en cuenta que las interrupciones a veces son difíciles de evitar. Por ejemplo: si alguien te llama mientras estás ocupado, por supuesto que tienes que contestar. Haga todo lo posible para evitar interrupciones, pero no se castigue si las distracciones siguen apareciendo mientras trabaja.
Método 3 de 3: Implementar el mejor horario diario
Paso 1. Utilice un calendario digital
La tecnología es muy útil como herramienta para gestionar el tiempo y realizar un seguimiento de los plazos, citas, etc. Use la aplicación de calendario en su teléfono y computadora. Lleve un registro de las tareas diarias, las citas y los horarios de trabajo o estudio. Configure un recordatorio configurando una alarma. Por ejemplo: configure la alarma de un teléfono celular para que suene 1 semana antes de la fecha límite de envío del trabajo. Haga un horario diario para que las tareas escolares y laborales se puedan completar a tiempo.
Además del calendario digital, use un calendario regular como respaldo. Coloque el calendario en su escritorio o use el calendario en la agenda. Le resultará más fácil recordar su horario o fecha límite si lo anota en un papel
Paso 2. Descubra cuándo es más productivo en el trabajo o en el estudio
Todos alcanzan una alta productividad en diferentes momentos. Al saber esto, puede determinar cuándo puede usar su tiempo de manera óptima y luego usarlo para trabajar o estudiar. Por ejemplo: si se siente con más energía por la mañana, intente completar la tarea por la mañana. Tómese el tiempo de la noche para relajarse mientras hace las cosas que ama.
No es fácil averiguar el nivel de energía. Por lo tanto, comience a monitorear cuando se sienta con más energía e intente monitorearlo a lo largo del día durante 1 semana o más. Haga esto para determinar cuándo es más productivo durante su vida diaria
Paso 3. Reserve 30 minutos después de levantarse por la mañana para hacer un horario de actividades
En cuanto te despiertes por la mañana, empieza a planificar actividades que se llevarán a cabo a lo largo del día. Una vez que se despierte, piense en las cosas que puede hacer y establezca un horario de trabajo. Cumpla con sus responsabilidades en su vida laboral y social lo mejor que pueda y no olvide cumplir con sus obligaciones domésticas.
- Por ejemplo: trabajas de 8 a 4 de la tarde. Hoy, quieres llamar a la abuela para desearle un feliz cumpleaños y recoger la ropa en la lavandería después del trabajo. Por la mañana, determine de antemano el orden de actividades que desea realizar a lo largo del día.
- Si vive en una zona horaria más lenta, programe una llamada después de que termine de trabajar. Si llamas por la mañana, probablemente la abuela esté durmiendo porque todavía es medianoche allí. Después de eso, planee pasar a recoger ropa en la lavandería.
Paso 4. Establezca un horario para descansar y lidiar con las interrupciones
En general, las personas no pueden trabajar de forma continua sin descanso o sin interrupciones. Reserve tiempo para lidiar con las interrupciones y distracciones a medida que avanza en su vida diaria incorporándolas a su horario entre las tareas que deben realizarse. De esa manera, las interrupciones no se harán cargo y arruinarán su rutina diaria.
- Programe descansos largos o interrupciones que no sean distracciones que puedan ocurrir en su vida diaria.
- Por ejemplo: programe una pausa para el almuerzo de 1 hora todos los días y mire 30 minutos de televisión para relajarse después del trabajo.
- También programe pequeñas interrupciones durante su trabajo, por ejemplo: escribir un artículo mientras revisa Facebook cada vez que termine de escribir 500 palabras.
Paso 5. Complete las tareas el fin de semana
Aprovecha el fin de semana para descansar, relajarte y divertirte. Así que no trabajes demasiado. Sin embargo, realizar tareas ligeras los fines de semana tiene sus beneficios, por ejemplo: realizar pequeñas tareas que se han acumulado y deben completarse el lunes.
Por ejemplo: tómese el tiempo para revisar y leer el correo electrónico los fines de semana y luego envíe algunas respuestas de correo electrónico para que el lunes por la mañana, la pila de correos electrónicos se reduzca. Además, marque los correos electrónicos que deben seguirse el lunes por la mañana
Paso 6. Implemente un horario de sueño nocturno todos los días
Un buen horario de sueño es muy importante para que pueda administrar bien su tiempo. Una buena noche de sueño en un horario le asegura que puede levantarse temprano y estar listo para las actividades del día. Cíñete a un horario para ir a dormir, acostándote a la misma hora todas las noches y levantándote a la misma hora todos los días, incluso los fines de semana. La implementación de un horario de sueño constante permite que su cuerpo se acostumbre a un ciclo de sueño / vigilia para que tenga sueño por la noche y tenga energía cuando se despierte por la mañana.
