Las cajas registradoras se utilizan para registrar las cifras de pago y almacenar el efectivo recibido durante la jornada laboral. Hay varios tipos de cajas registradoras, incluidas las cajas registradoras electrónicas, las cajas registradoras Square iPad y varias cajas registradoras informáticas. Cada tipo tiene sus propias especialidades y similitudes entre sí.
Paso
Parte 1 de 4: Configuración de la caja registradora
Paso 1. Deje la caja registradora y conéctela a la red eléctrica
Colóquelo sobre una superficie plana y dura. Idealmente, la caja registradora se coloca en una caja registradora que sea lo suficientemente ancha para que el comprador coloque los productos por los que pagará. Conecte la caja registradora directamente a una fuente de alimentación (no utilice un cable de alimentación adicional).
Paso 2. Instale la batería del motor
La batería proporciona memoria de respaldo para la caja registradora en caso de un corte de energía, por lo que debe instalarse antes de ejecutar cualquier programa en la caja registradora. Abra la tapa del papel del recibo de pago y busque el compartimento de la batería. Es posible que necesite un destornillador pequeño para abrir la tapa del compartimento de la batería. Luego instale la batería en la dirección indicada en la máquina. A continuación, vuelva a cerrar el compartimento de la batería.
- En algunos tipos de cajas registradoras, el compartimento de la batería se encuentra debajo del soporte del papel para recibos.
- Reemplace la batería una vez al año para asegurarse de que la caja registradora siempre funcione correctamente.
Paso 3. Instale el papel del recibo de pago
Abra la tapa del soporte del papel del recibo de pago. Asegúrese de que los extremos del rollo de papel estén cortados rectos para que quepan fácilmente en los rodillos. Inserte el rollo de papel en el rodillo de manera que llegue hasta el frente de la caja registradora, de modo que pueda romper el recibo de pago y entregárselo al cliente. Presione el botón FEED para que la máquina succione el papel y lleve a cabo el proceso de enrollado.
Paso 4. Desbloquee la caja registradora de pago
Este cajón de efectivo generalmente tiene un candado que asegura el dinero pagado por el comprador. Tenga cuidado de no perder esta clave. Puede poner esta llave en el cajón de efectivo cuando esté desbloqueado, para que pueda encontrarla fácilmente cuando necesite bloquearla.
Paso 5. Encienda la caja registradora
En algunas cajas registradoras, el interruptor de ENCENDIDO / APAGADO se encuentra en la parte posterior o lateral de la máquina. En otros tipos de cajas registradoras, este botón se encuentra en la parte superior frontal de la máquina. Arranque el motor o gire la llave a la posición REG (registro).
Los tipos más nuevos de cajas registradoras no tienen un botón físico, pero tienen un botón MODE. Presione el botón MODE y busque las opciones REG o del modo operativo
Paso 6. Configure el programa en su caja registradora
La mayoría de las cajas registradoras tienen botones que se pueden programar para agrupar detalles similares en categorías. Estos grupos o categorías se pueden determinar en función de si los detalles están gravados o no. También puede establecer la configuración de visualización de la fecha y la hora.
- Por lo general, se puede acceder a las funciones de programación girando el dial a la opción PRG o P, o presionando el dial de modo hacia PROGRAM. Algunas cajas registradoras tienen una palanca manual ubicada debajo de la cubierta del papel del recibo de pago. Esta palanca se puede mover a las opciones de Programa.
- La mayoría de las cajas registradoras tienen al menos 4 botones de impuestos. Estos botones se pueden programar para varias tasas impositivas, en función de si está sujeto a una tasa impositiva fija sobre las ventas (como es el caso en algunos lugares) o si está sujeto a una tasa impositiva específica del sistema (por ejemplo, GST, PST, o IVA, según su ubicación).
- Siga las instrucciones específicas en el manual de su caja registradora para programar las diversas funciones.
Parte 2 de 4: Realización de ventas
Paso 1. Ingrese el código de seguridad o contraseña para comenzar a usar la caja registradora
Muchas cajas registradoras requieren un código de caja registradora u otro tipo de código de seguridad antes de poder usarse. El código del cajero es útil para proporcionar información sobre quién maneja el cajero en cada transacción de pago. Con este código, puede realizar un seguimiento de cada transacción de venta y hacer frente a los errores que se produzcan.
- Si trabaja en un restaurante, es posible que deba ingresar el código de empleado junto con el número de mesa y el número de invitados en la mesa.
- Los tipos más nuevos de cajas registradoras (por ejemplo, cajas registradoras Square) pueden requerir que inicie sesión con su dirección de correo electrónico y contraseña.
Paso 2. Ingrese el primer número de precio del producto
Utilice las teclas numéricas para escribir el precio de este producto. Por lo general, no es necesario que ingrese un número decimal, ya que la caja registradora lo ingresará automáticamente.
Algunas cajas registradoras tienen una función de escaneo (escáner), por lo que no es necesario que ingrese los números de precio manualmente. Este escáner leerá el código de barras e ingresará la información del producto automáticamente. Si su caja registradora es de este tipo, no necesita presionar los botones de categoría o departamento en el siguiente paso
Paso 3. Presione el botón de categoría / departamento correspondiente
La mayoría de las cajas registradoras requieren que presione un botón después de ingresar el número de precio, para determinar a qué categoría pertenece cada producto vendido (por ejemplo, ropa, alimentos, etc.).
- Los botones de categoría / departamento se pueden programar en función de si la venta está gravada o no. Estudie el manual de su caja registradora para aprender a programar tasas de impuestos para los botones.
- Observe el papel del recibo de pago: presione la flecha o el botón FEED para hacer que la máquina enrolle el papel, de modo que pueda leer el número total de transacciones registradas en el papel.
- Cada producto que agregue también se agregará a un total creciente, que generalmente se muestra en la pantalla de la caja registradora.
Paso 4. Agregue un descuento si es necesario al precio de venta indicado
Si un producto está en oferta, es posible que deba ingresar el número de porcentaje de descuento. Escriba el precio del producto, presione el botón de categoría / departamento, escriba el número de porcentaje de descuento (escriba 15 para ingresar un descuento del 15%, por ejemplo), luego presione el botón de porcentaje (%). Esta tecla generalmente se encuentra en un grupo de teclas a la izquierda del teclado numérico.
Paso 5. Escriba el precio de los otros productos
Use los botones numéricos para ingresar el precio de cada producto que no se haya incluido en la lista. Asegúrese de presionar el botón de categoría / departamento correspondiente para cada uno de estos productos.
Si desea ingresar el mismo producto varias veces, presione el número del producto, luego presione el botón QTY, ingrese el precio unitario del producto, luego presione el botón de categoría / departamento. Por ejemplo, si desea incluir 2 libros por Rp. 70,000, presione el número 2, luego presione QTY, luego presione 70000, luego presione el botón de categoría / departamento correspondiente
Paso 6. Presione el botón de subtotal
Este botón mostrará el total de productos incluidos en esa venta. A este monto también se le sumará con los impuestos aplicables cuando sea necesario, según la programación que se haya realizado en cada botón de categoría / departamento.
Paso 7. Determine el tipo de pago que realizará el comprador
Los compradores pueden pagar en efectivo, con tarjeta de crédito o por otros medios. También puede aceptar pagos en forma de tarjetas o cupones de pago, que generalmente se tratan de la misma manera que los pagos en efectivo.
- Efectivo: Escriba la cantidad de efectivo que pagó el comprador y presione el botón EFECTIVO / AMT TND (por lo general, este es el botón más grande ubicado en la parte inferior derecha del teclado de la caja registradora). Muchas cajas registradoras mostrarán inmediatamente el número de cambio que debe entregar al comprador. Sin embargo, algunas cajas registradoras no funcionan de esta manera y tendrás que hacer los cálculos de memoria. Una vez que el cajón de efectivo esté abierto, coloque el pago en él y tome la cantidad de cambio que necesita.
- Tarjeta de crédito: presione el botón CREDIT o CR y use la máquina de tarjetas de crédito para pasar la tarjeta de crédito del comprador.
- Cheques: escriba el monto del pago que figura en el cheque del comprador, presione el botón CK o CHECK, luego inserte la hoja de cheques en la caja registradora.
- Para abrir el cajón de efectivo cuando no hay venta, puede presionar el botón NO SALE o NS. Esta función puede estar protegida y solo puede realizarla el administrador. Es posible que el administrador necesite usar una tecla para mover la configuración de la máquina a un modo diferente para que se pueda ejecutar la función NO VENTA.
Paso 8. Cierre la caja registradora
Vuelva a cerrar siempre el cajón de efectivo inmediatamente después de usarlo, para que no quede abierto y corra el riesgo de robo o robo.
Siempre vacíe o retire el cajón de efectivo al final de la jornada laboral y guárdelo en un lugar completamente seguro
Parte 3 de 4: Corrección de errores
Paso 1. Cancelar la venta
Si ingresa accidentalmente un número de precio incorrecto para un producto, o si un comprador cancela la compra de un producto después de haber ingresado el precio, es posible que deba cancelar el producto o la venta. Cancelar esto resultará en una reducción en el número de subtotal.
- Escriba el número específico que desea cancelar, presione el botón de categoría / departamento, presione el botón VOID o VD para que se reste del número total. Debe cancelar un producto antes de ingresar los datos de precios para el siguiente producto. De lo contrario, deberá sumar los subtotales de todos los productos, luego presione el botón VOID, luego presione el número de precio que desea cancelar y presione el botón de categoría / departamento. Esto restará el número incorrecto del número subtotal.
- Si necesita cancelar una venta completa que consta de varios productos, hágalo cancelando cada producto individualmente.
Paso 2. Reembolso del pago
Si un comprador desea devolver un producto, debe tenerlo en cuenta en el número total de días en cuestión antes de otorgar este reembolso al comprador. Para realizar un reembolso de este pago, presione el botón REF, escriba el número de precio del producto que se devuelve y presione el botón de categoría / departamento correspondiente. Presione el botón de subtotal y luego el botón CASH / AMT TND. El cajón de efectivo se abrirá y podrá reembolsar al comprador.
- Ciertos botones y funciones, como los pagos de reembolsos, pueden estar protegidos y solo pueden ser utilizados por los gerentes. Esto puede significar que el gerente necesitará usar una llave para cambiar la caja registradora a un modo diferente con el fin de realizar una cancelación de ventas o un reembolso.
- Consulte con su supervisor sobre las políticas correctas para manejar devoluciones y pagos de productos.
Paso 3. Detenga el sonido de error
Algunos tipos de cajas registradoras emitirán un cierto sonido cuando se produzca un error porque presione los botones en el orden o combinación incorrectos. Para detener este sonido de error, presione el botón CLEAR o C.
Paso 4. Elimine los números incorrectos
Si ha presionado el número equivocado y no ha presionado la tecla de categoría / departamento, presione la tecla BORRAR o C para borrar el número equivocado. Si ha presionado el botón de categoría / departamento antes, debe cancelar la transacción.
Parte 4 de 4: Obtenga informes de ventas e información sobre el saldo de la caja registradora
Paso 1. Lea el total diario ascendente
Algunos gerentes pueden querer conocer las cifras de ventas totales en cualquier momento del día. Para encontrar este total temporal, gire el peine a la posición X o presione el botón de modo y seleccione X. Presione el botón CASH / AMT TND. Mientras tanto, las cifras de ventas diarias totales también se imprimirán en el recibo de pago.
Es importante que tenga en cuenta que X representa un total temporal que seguirá subiendo, mientras que Z devolverá el total temporal a cero
Paso 2. Ejecute la función de informe de ventas diarias
Como mínimo, este informe le mostrará las cifras de ventas totales de ese día. Muchos tipos de cajas registradoras también pueden mostrar cifras de ventas totales por hora, por cajero, por categoría o por otros medios. Para obtener este informe, presione el botón MODE y seleccione el modo Z, o gire la llave a la posición Z.
Tenga en cuenta que Z devolverá el número total de ventas del día a cero
Paso 3. Conozca el saldo de la caja registradora
Después de ejecutar la función de informe de ventas diarias, cuente el dinero en la caja registradora. Si hay una hoja de pago con cheque o tarjeta de crédito, agregue el número al total. La mayoría de las máquinas de tarjetas de crédito también pueden mostrarle las ventas totales diarias, por lo que puede compararlas fácilmente con las ventas totales que obtiene de la caja registradora. Reste este total de la cantidad de dinero que utilizó antes de comenzar a operar durante el día.
- Ponga todo el efectivo, los pagos con tarjeta de crédito y los cheques que reciba en una bolsa y llévela al banco.
- Mantenga registros de efectivo, tarjetas de crédito y cheques. Esto le ayudará en el proceso contable general.
- Ponga algo de dinero en la caja registradora cada vez que comience el día laboral. Asegúrese de guardar su dinero en un lugar realmente seguro cuando no sea un día laborable.
Consejos
- Busque el manual de su caja registradora en Internet utilizando un motor de búsqueda en línea. Ingrese la marca y el tipo de su caja registradora en el motor de búsqueda.
- Si utiliza una caja registradora tipo Square, puede aplicar la mayoría de las instrucciones que se aplican a una caja registradora normal. Consulte el manual de la caja registradora Square para obtener más información.
